檔案工作精細(xì)化管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案工作精細(xì)化管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

關(guān)鍵詞：高校;檔案監(jiān)督指導(dǎo);精細(xì)化管理

一、引言

精細(xì)化管理是一種科學(xué)的管理理念，最早可追溯到“科學(xué)管理之父”泰勒的科學(xué)管理理論，真正實(shí)踐于20世紀(jì)50年代日本的企業(yè)管理中，其最大優(yōu)勢是可以極大提高企業(yè)具體管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的精準(zhǔn)性，縮短解決問題的程序。精細(xì)化管理實(shí)質(zhì)是一個(gè)不斷改進(jìn)和完善的過程，在項(xiàng)目實(shí)施過程中能精確規(guī)劃、精確決策、精準(zhǔn)控制和精細(xì)考評[1][2]。高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的主體即高校檔案部門，抱怨監(jiān)督指導(dǎo)工作阻力大、成效低、歸檔問題重復(fù)出現(xiàn)等；客體即高校內(nèi)部各歸檔單位，對檔案工作總是“說起來重要、忙起來不要”，要么嫌多事，要么嫌監(jiān)督指導(dǎo)不到位。這些問題和矛盾產(chǎn)生的主要原因在于高校監(jiān)督指導(dǎo)工作欠“管理”，尤其是欠細(xì)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化等精細(xì)化的管理。

二、高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理的現(xiàn)狀

為了了解高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的實(shí)際效果和內(nèi)部管理現(xiàn)狀，筆者以廣東省高校為樣本，專門做了抽樣問卷調(diào)查以做參考。廣東省教育廳網(wǎng)站公布出來的廣東省高校包括本科、專科、高職、獨(dú)立學(xué)院、職工高校、電大等，共計(jì)168所[3]，筆者以調(diào)查研究為基礎(chǔ)，并結(jié)合工作交流中的信息積累，分析高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作借鑒精細(xì)化管理理念的現(xiàn)狀如下：

（一）高校檔案部門推進(jìn)監(jiān)督指導(dǎo)工作有明確的法律法規(guī)保障。新修訂的《中華人民共和國檔案法》第九條規(guī)定企事業(yè)單位要“對所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”；高校參照執(zhí)行的國家檔案局令第13號《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的第十條規(guī)定，機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)之一就是要“對機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”；教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》第八條指出高校檔案部門有對檔案工作人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)的職責(zé)，第十四條還規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作”。這些都為高校檔案部門開展監(jiān)督指導(dǎo)工作提供了明確的法律法規(guī)保障。

（二）現(xiàn)代科學(xué)交叉融合發(fā)展為檔案工作的創(chuàng)新提供了機(jī)遇。人類為了提高研究和解決問題的能力，現(xiàn)代科學(xué)及相應(yīng)的實(shí)踐活動(dòng)日益趨于交叉融合。檔案學(xué)的學(xué)科包容性強(qiáng)，呈現(xiàn)了歷史學(xué)、管理學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、傳播學(xué)和信息技術(shù)等多視角的研究[4]，為檔案工作中出現(xiàn)的新問題和新挑戰(zhàn)提供了多角度的分析和指導(dǎo)。這些都為高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的變革和創(chuàng)新提供了機(jī)遇，借鑒精細(xì)化管理理念成為可能。

（三）精細(xì)化管理具有內(nèi)在的優(yōu)勢。精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式，追求更高效率、更多效益和更強(qiáng)競爭力，具有把組織引向成功的功能和可能[5]。這種工具作用蘊(yùn)含的方式和理念適用于實(shí)際工作中的方方面面。

（四）高校內(nèi)部各歸檔單位對檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作有著持續(xù)的高需求。有人類實(shí)踐活動(dòng)的地方就會(huì)有檔案和檔案工作。高校內(nèi)部各歸檔單位的監(jiān)督指導(dǎo)需求有顯性和隱性之分，并且具有持續(xù)性和潛在性，隨著社會(huì)的發(fā)展，新技術(shù)的不斷產(chǎn)生和應(yīng)用，高質(zhì)量、高層次的監(jiān)督指導(dǎo)需求日趨增多。

（五）高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作缺乏精細(xì)化的內(nèi)部管理。一是缺乏精細(xì)化的崗位責(zé)任制。高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作缺乏細(xì)化的崗位要求、職務(wù)分析和責(zé)任規(guī)定，容易導(dǎo)致崗位設(shè)置中只有工作內(nèi)容，而沒有工作責(zé)任，很難做到量才分責(zé)和量才授職，降低了檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的實(shí)施效果。二是缺乏合理、準(zhǔn)確、細(xì)致、靈活的管理制度、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)。難以精確評價(jià)什么是“做了”“做完了”“做好了”以及“怎么做的”，檔案監(jiān)督指導(dǎo)過程管理缺依據(jù)、效果管理缺準(zhǔn)繩。三是缺乏科學(xué)完善的約束激勵(lì)機(jī)制。高校檔案部門內(nèi)部缺少對監(jiān)督指導(dǎo)工作人員更細(xì)致的考評、總結(jié)和獎(jiǎng)懲，易導(dǎo)致工作任務(wù)的落實(shí)流于形式化，只有工作內(nèi)容的描述，沒有工作效果的分析、考量和評價(jià)，形成了沒有改變和創(chuàng)新激情的工作“舒適區(qū)”。

三、高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理策略

（一）轉(zhuǎn)變思維模式，培育“精細(xì)文化”。高校檔案部門內(nèi)部從上到下要求每個(gè)人從細(xì)微處著眼，每個(gè)崗位、每份工作都應(yīng)求精求細(xì)，把細(xì)節(jié)意識(shí)、規(guī)則意識(shí)、系統(tǒng)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)變?yōu)槿珕T的自覺意識(shí)。通過培訓(xùn)、宣導(dǎo)等方式，建立精細(xì)化管理的思想基礎(chǔ)[6]。

（二）建立精細(xì)化管理支撐體系。1.梳理并完善規(guī)章制度。規(guī)范、細(xì)化、可行性強(qiáng)的規(guī)章制度是高校檔案部門開展監(jiān)督指導(dǎo)工作的基礎(chǔ)保障，依法監(jiān)督、依歸指導(dǎo)的背后實(shí)際上體現(xiàn)了對科學(xué)和法治的遵從。2.制定精細(xì)化的工作流程。高校檔案部門針對監(jiān)督指導(dǎo)工作的常規(guī)工作事項(xiàng)、重點(diǎn)跟進(jìn)事項(xiàng)、專項(xiàng)工作等不同類型的工作任務(wù)和目標(biāo)，宏觀和微觀、固定和機(jī)動(dòng)相結(jié)合，制定相應(yīng)工作流程，并且隨著工作的開展不斷總結(jié)優(yōu)化。如事前溝通調(diào)研、細(xì)化工作內(nèi)容，事中嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、不走過場，事后及時(shí)收集反饋、登記總結(jié)、定期回訪等是開展工作的宏觀流程，針對某項(xiàng)工作需要可以制定更細(xì)化的工作流程。通過優(yōu)化的工作流程實(shí)現(xiàn)高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作全程管控和高效能運(yùn)作。3.完善崗位職責(zé)體系。高校檔案部門應(yīng)改變粗放、固化的檔案監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)體系。責(zé)任是各項(xiàng)規(guī)章制度和工作任務(wù)得以落實(shí)的最有效的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，權(quán)責(zé)清晰、責(zé)任明確，督查和追責(zé)措施到位，才有可能精準(zhǔn)完成各項(xiàng)工作。首先總結(jié)日常工作、重點(diǎn)工作、臨時(shí)工作等事項(xiàng)，以此為依據(jù)，細(xì)化崗位和責(zé)任。其次，在工作團(tuán)隊(duì)中進(jìn)行充分的調(diào)研和溝通，了解每個(gè)人對自我及其崗位的認(rèn)知，根據(jù)實(shí)際情況對崗位執(zhí)行規(guī)范和其他事項(xiàng)做進(jìn)一步的確認(rèn)。最后明確不同崗位、不同角色的工作職責(zé)，并細(xì)化崗位職責(zé)履行情況的督查、追責(zé)、獎(jiǎng)懲事項(xiàng)。4.搭建精細(xì)公平的考評激勵(lì)機(jī)制。在有規(guī)章制度保障以及崗位職責(zé)和工作流程相互制約的情況下，采取考核、獎(jiǎng)懲等手段，有利于培育和推進(jìn)高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)的精細(xì)化管理。首先，基于每個(gè)人的工作特點(diǎn)和工作能力，本著有利于實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)和調(diào)動(dòng)人員積極性的原則，對每項(xiàng)工作有落實(shí)、有考評、有獎(jiǎng)懲。其次，注重考評結(jié)果的合理應(yīng)用。將考評結(jié)果與人員的獎(jiǎng)懲、任用、升級等掛鉤，真正達(dá)到以考評促管理、以考評促落實(shí)，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)人的積極性。

（三）創(chuàng)新高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的方法和措施。一是宏觀管理與重點(diǎn)指導(dǎo)相結(jié)合。具體問題具體對待的同時(shí)，幫助各歸檔單位理順問題，形成可操作性強(qiáng)的長效機(jī)制；二是點(diǎn)與面相結(jié)合。在開展常規(guī)的全校范圍普及性的培訓(xùn)和指導(dǎo)的同時(shí)，樹立典型，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體做法，以點(diǎn)帶面，逐步推開；三是傳統(tǒng)方法與新技術(shù)相結(jié)合。在面對面、手把手式方法的基礎(chǔ)上，利用新技術(shù)，如制作微信小視頻推送、專題視頻教學(xué)、搭建檔案監(jiān)督指導(dǎo)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等，使監(jiān)督指導(dǎo)工作更便捷易懂；四是獨(dú)立開展與聯(lián)合協(xié)同相結(jié)合。結(jié)合其他職能部門的業(yè)務(wù)，聯(lián)合校內(nèi)其他部門開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，可以減小工作難度和阻力，緩解高校檔案部門人員、技術(shù)、設(shè)備等不足的問題。

（四）改善人員結(jié)構(gòu)體系。一要健全高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人才建設(shè)政策機(jī)制，制訂人才培養(yǎng)計(jì)劃和引進(jìn)計(jì)劃，出臺(tái)培養(yǎng)、評價(jià)、管理、激勵(lì)等一系列配套政策。二要基于精細(xì)化管理重點(diǎn)引進(jìn)和培育高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的規(guī)劃者、引領(lǐng)者和管理者，營造崇尚科學(xué)和法治，上下一心追求精細(xì)的工作氛圍。三要儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)化、有敏銳精細(xì)化管理思路的管理體系搭建者。提升高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理水平所必需的規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)、考評激勵(lì)方案等一系列的支撐體系必須由專業(yè)人員經(jīng)過細(xì)致的調(diào)研、分析、協(xié)作才能出臺(tái)，并且在實(shí)施過程中要不斷總結(jié)、調(diào)整、優(yōu)化。四要培養(yǎng)實(shí)施精細(xì)化管理的一線工作人員。繁雜的、實(shí)操性高、技術(shù)性強(qiáng)的具體檔案監(jiān)督指導(dǎo)業(yè)務(wù)離不開對精細(xì)化管理理念接受度高、檔案專業(yè)好、執(zhí)行力強(qiáng)的綜合型的工作隊(duì)伍。

（五）加強(qiáng)互動(dòng)，建立長效溝通機(jī)制。針對高校內(nèi)部各單位工作內(nèi)容多樣、兼職檔案員崗位變化快的問題，高校檔案部門可以采取一對一、一對多、分片包干等方式面向各歸檔單位，建立兼職檔案員登記更新制度。通過建立工作交流群、及時(shí)通報(bào)檔案工作動(dòng)態(tài)、發(fā)送業(yè)務(wù)操作指南、校外培訓(xùn)通知、意見收集等方式建立不間斷的日常互動(dòng)，以確保歸檔渠道的暢通。

（六）建立信息反饋機(jī)制。高校檔案部門通過日常的溝通聯(lián)絡(luò)、固定的登記回訪、重點(diǎn)的調(diào)研分析等措施，一方面收集監(jiān)督指導(dǎo)對象的需求、意見和建議，另一方面要及時(shí)聽取部門內(nèi)部每個(gè)成員的心聲、工作心得及意見。通過分析反饋信息，及時(shí)調(diào)整、優(yōu)化管理措施，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，從而逐步形成高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的精細(xì)化管理模式。

（七）堅(jiān)持專業(yè)性要求，不照搬其他模式。引入精細(xì)化管理的理念，最基本的要求是精準(zhǔn)有效地對接到精細(xì)化管理的核心要求，即精、準(zhǔn)、細(xì)、實(shí)，并堅(jiān)持長期推動(dòng)、持續(xù)改進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作效果最大化、管理精確高效、內(nèi)部運(yùn)行清晰規(guī)范。結(jié)合高校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的專業(yè)性特點(diǎn)，在實(shí)踐過程中，要避免下面兩種偏差：一是過于追求量化，導(dǎo)致難以操作和持續(xù)；二是過于依賴流程、規(guī)范和技術(shù)，導(dǎo)致理論和實(shí)際脫節(jié)，并忽視了人的主觀能動(dòng)性作用。

篇2

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案工作;精細(xì)化;管理

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和進(jìn)行創(chuàng)新的重要信息資源。對于企業(yè)檔案的管理，不能說是影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素，但是也在其中對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益起著潛移默化的影響。因此，對企業(yè)的檔案管理也必須改變原有的管理思路和理念，做到精細(xì)化、系統(tǒng)化，從業(yè)務(wù)工作、服務(wù)利用等方面推進(jìn)檔案工作流程化、規(guī)范化發(fā)展，才能跟上企業(yè)發(fā)展步伐，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。

1．企業(yè)的檔案管理

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)的原始記錄和重要信息資源，企業(yè)檔案工作則是在企業(yè)研發(fā)、企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)經(jīng)營等管理活動(dòng)中的基礎(chǔ)性管理工作。隨著現(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，管理水平不斷提高，市場競爭愈加激烈，將對各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提出更高要求。對于一個(gè)成熟的企業(yè)來說，不僅要有完善的企業(yè)管理體制和沒有漏洞的經(jīng)濟(jì)經(jīng)營制度，企業(yè)經(jīng)營者還要不斷完善的就是企業(yè)檔案的精細(xì)化管理。企業(yè)檔案的原始憑證性，決定了檔案必須高質(zhì)量、高穩(wěn)定，特別是信息化建設(shè)速度加快、網(wǎng)絡(luò)辦公的普遍應(yīng)用，這就要求要求從檔案形成伊始就必須精細(xì)地管理，做到落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，每一個(gè)管理者都要到位、盡職。工作要日清日結(jié)，每天都要對當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，及時(shí)處理。這樣，企業(yè)檔案工作才能提升工作質(zhì)量，才能體現(xiàn)企業(yè)管理的水平。

2.檔案精細(xì)化管理的機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍建設(shè)

要適應(yīng)精細(xì)化管理的需要，首先要加強(qiáng)機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍的建設(shè)。

(1)面對企業(yè)檔案的多樣化，企業(yè)檔案管理應(yīng)進(jìn)行合理的規(guī)劃和明細(xì)。企業(yè)要配備專門領(lǐng)導(dǎo)分管檔案的工作。

(2)檔案的機(jī)構(gòu)設(shè)置。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的規(guī)模和本身的管理模式對檔案管理進(jìn)行分析，從而設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)。對于大型企業(yè)，應(yīng)該成立和設(shè)置適合企業(yè)本身的檔案館。一個(gè)企業(yè)的檔案管理模式，并不適用于所有企業(yè)，面對不同的模式，企業(yè)管理者應(yīng)該認(rèn)真進(jìn)行研究，制定出適用于自身的企業(yè)檔案工作的管理模式，才能使檔案工作管理更加完善和全面。

(3)企業(yè)檔案管理人員的配備問題是很多企業(yè)值得思考的一個(gè)問題。企業(yè)的檔案管理是企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，所以對企業(yè)檔案管理人員如何選擇也就更值得研究。對于企業(yè)的研發(fā)、經(jīng)營和管理以及企業(yè)的重大項(xiàng)目，應(yīng)配備與其相關(guān)的專職的檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性。

3.檔案精細(xì)化管理的制度建設(shè)

企業(yè)的檔案管理部門，必須貫徹落實(shí)國家有關(guān)檔案工作的相關(guān)法規(guī)和方針政策，建立健全的檔案管理規(guī)章制度，完善相應(yīng)的檔案管理規(guī)定，制定詳細(xì)具體的、可操作性強(qiáng)的管理措施，將檔案管理納入相應(yīng)的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃之中，為檔案工作的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展提供相應(yīng)的保障。

(1)加強(qiáng)制度建設(shè)，構(gòu)建“制度健全、管理規(guī)范、利用方便”的檔案管理長效機(jī)制。

(2)建立檔案管理責(zé)任制。根據(jù)檔案管理要求，對檔案管理進(jìn)行定崗定責(zé)，建立“領(lǐng)導(dǎo)主抓、部門分管、專人負(fù)責(zé)、全員配合”的多層次檔案管理體系。

(3)健全檔案管理制度。制訂適合企業(yè)的《檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等制度，逐項(xiàng)細(xì)化檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的操作要求。

(4)細(xì)化檔案管理工作流程。制訂《文件歸檔辦法》、《文件資料歸檔范圍和保管期限表》，建立檔案收集渠道，明確相關(guān)責(zé)任人。以此要求全體員工在經(jīng)營管理活動(dòng)中積極介入檔案工作的日常工作，移交應(yīng)歸檔的文件資料，確保檔案管理合法、規(guī)范、有序。

(5)將歸檔工作納入企業(yè)的績效考核指標(biāo)。

4.檔案精細(xì)化管理的重點(diǎn)建設(shè)

企業(yè)檔案工作應(yīng)該滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在信息和責(zé)任等方面的需求，為企業(yè)的管理提供有效和便利的服務(wù)。因此必須確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

(1)必須要采取相應(yīng)的手段和措施，確保企業(yè)檔案不受到任何威脅和破壞。嚴(yán)格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項(xiàng)設(shè)施，并及時(shí)更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲(chǔ)空間，確保檔案庫房建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

(2)在科技日益進(jìn)步和發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為了便利和快捷的代表，已普遍應(yīng)用到在企業(yè)檔案管理中。但因網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊或因計(jì)算機(jī)的壽命致使硬件損壞，將造成難以彌補(bǔ)的損失。所以，對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息必須用光盤或移動(dòng)硬盤定期備份；企業(yè)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)施物理隔離或?qū)嵭芯钟蚓W(wǎng)管理。作為重要的憑證，紙質(zhì)檔案是電子文件無法代替的，白紙黑字無疑是最好的檔案保存方式，專門的檔案庫房和檔案館是企業(yè)保存檔案途徑的不二選擇。

5.檔案精細(xì)化管理的日常工作

企業(yè)檔案工作的日常管理業(yè)務(wù)，其內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面,即檔案實(shí)體管理和檔案信息管理。應(yīng)加強(qiáng)日常管理，不斷改進(jìn)檔案工作。

5.1檔案實(shí)體管理

檔案實(shí)體管理,是指以檔案保管單位(卷、盒、件)為對象的管理工作,主要通過檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和移交等六個(gè)環(huán)節(jié)來完成;對于企業(yè)的檔案管理，其文件整理是檔案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)檔案管理工作的重要途徑。檔案管理人員應(yīng)將收集到的文件資料進(jìn)行分類、排列與編目，從而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，檔案整理工作亦是如此，只有從開始的點(diǎn)點(diǎn)滴滴做好，才會(huì)在以后慢慢累積的過程中不會(huì)感到檔案卷宗的冗雜和散亂，便于對檔案更好的整理。

檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，要認(rèn)真核對，杜絕遺漏現(xiàn)象的發(fā)生；檢查的時(shí)侯，要核實(shí)檔案數(shù)目和種類，要認(rèn)真清點(diǎn)，杜絕任何錯(cuò)誤的發(fā)生。

一個(gè)企業(yè)的檔案相當(dāng)于一個(gè)企業(yè)的歷史，企業(yè)成立時(shí)間越長，歷史就越長，檔案就越多，檔案保管人員就更應(yīng)該小心謹(jǐn)慎，防火防潮，定期進(jìn)行對檔案上灰塵的擦拭，確保檔案的完整和安全。對于因時(shí)間久遠(yuǎn)而破損和泛黃的紙張，檔案的管理人員應(yīng)該進(jìn)行定期的修復(fù)和抄寫，以確保檔案系統(tǒng)的完整。當(dāng)檔案保管人員進(jìn)行職位調(diào)整和交接的時(shí)候，雙方要認(rèn)真進(jìn)行手續(xù)交接，填寫交接表，清點(diǎn)檔案數(shù)量，確保檔案數(shù)目不會(huì)因?yàn)槿藛T調(diào)度而出現(xiàn)混淆。

5.2檔案信息管理

檔案信息管理是以檔案所蘊(yùn)含的內(nèi)容信息為對象的管理工作,是對檔案深層次的智能管理,其目的在于采取有效手段,開發(fā)檔案信息資源,充分發(fā)揮檔案的作用,主要通過檢索、編研和開發(fā)利用等三個(gè)環(huán)節(jié)來實(shí)現(xiàn)。

6.檔案精細(xì)化管理的改進(jìn)

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)部門作為企業(yè)的一個(gè)管理部門和基層單位，除了按其職責(zé)，做好日常工作，組織學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高員工的檔案法制意識(shí)，宣傳普及檔案知識(shí)外，還應(yīng)更細(xì)致地開展工作并加以進(jìn)一步改進(jìn)。

(1)關(guān)注公司重大業(yè)務(wù)，提前了解歸檔材料有關(guān)情況，提出檔案收集和相應(yīng)的文控管理建議。

(2)制定檔案移交工作流程，提前向移交方發(fā)送詳細(xì)、具體、可操作性強(qiáng)的歸檔要求，明確歸檔范圍、書寫材料、附件、移交目錄等各個(gè)工作步驟的質(zhì)量要求。

(3)制定檔案整理工作流程，明確組卷、裝訂、編目、信息化等各個(gè)工作步驟的質(zhì)量要求。

(4)主動(dòng)溝通，跟蹤了解歸檔文件的形成情況和工程進(jìn)度等情況，針對具體問題給出指導(dǎo)意見。

(5)完善各項(xiàng)檔案規(guī)章制度。

(6)提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)，跟蹤統(tǒng)計(jì)利用效果，征求完善意見。

企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，作為企業(yè)精細(xì)化管理的重要組成部分，就一定要從企業(yè)對精細(xì)化工作的管理要求入手，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，落實(shí)、推進(jìn)、持續(xù)完善精細(xì)化的制度、流程，使得企業(yè)檔案管理水平得到提高，為公司的生產(chǎn)、經(jīng)營打下穩(wěn)步前進(jìn)的基石。

【參考文獻(xiàn)】

［1］劉曉莉.企業(yè)管理制度與企業(yè)內(nèi)部規(guī)劃[J].關(guān)于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理制度的討論,2009:45-46.

［2］覃兆劌.企業(yè)檔案的價(jià)值與管理規(guī)范.企業(yè)檔案究竟該怎樣分類和管理,2012:77-79.

［3］劉朝天.我們身邊的經(jīng)濟(jì)學(xué)2011.我國的經(jīng)濟(jì)體質(zhì)變革[J].企業(yè)的管理制度與監(jiān)督機(jī)制:78-79.

篇3

疾控檔案作為原始材料記錄了在疾控過程中的歷史面貌,也是國家檔案管理重要財(cái)富的一部分,目前由于各級疾控機(jī)構(gòu)對檔案工作的認(rèn)識(shí)不一,管理不科學(xué),存在著以下問題:

(一)檔案管理格局混亂、機(jī)構(gòu)不健全各級防疫機(jī)構(gòu)管理機(jī)制不健全,由于檔案特點(diǎn)平時(shí)不起眼,有些機(jī)構(gòu)沒有把檔案統(tǒng)一的習(xí)慣,各科室對工作中形成的檔案單獨(dú)進(jìn)行管理,由于沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)誰,檔案分散在各科室或者個(gè)人手中,各科室根據(jù)自已主觀的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理。由于檔案的經(jīng)濟(jì)效益往往不能直接在社會(huì)上反映出來,使得許多應(yīng)納入管理范圍的材料沒有存檔,造成平時(shí)我們防疫工作中形成的大量珍貴的資料丟失。另外,一旦單位內(nèi)人動(dòng)或部門重組、解散,這些珍貴的信息材料就有可能丟失或毀壞,造成嚴(yán)重的信息資源浪費(fèi),對今后查看歷史檔案帶來諸多不便。

(二)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案利用率低一套完整的檔案資料,不僅對歷史防疫經(jīng)驗(yàn)的借鑒和未來防疫工作的研究有很大的參考作用,而且對整個(gè)疾控工作學(xué)術(shù)科研和涉及到疾控執(zhí)法標(biāo)誰都是重要的參考依據(jù)。而在當(dāng)前的疾控工作中,缺乏相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)誰支持,檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),大多存在著重經(jīng)營、輕檔案的意識(shí),也由于這種思想的影響,沒有認(rèn)識(shí)到日常工作中檔案管理的必要性和重要性,對各類檔案分界不清,認(rèn)為存檔只是例行公事,可有可無,對形成的檔案是否符合今后需求都不做考慮,檔案工作者普遍存在知識(shí)面窄、知識(shí)老化等,尤其是部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理意識(shí)不強(qiáng),導(dǎo)致檔案研究、利用率較低。

(三)檔案管理工作硬件建設(shè)不完善根本談不上專業(yè)的檔案庫房,也正是由于這種分開管理,對檔案的存檔和保護(hù)工作帶來了很大的困難。近年來,科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用,而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理疾控檔案的卻較少,大部分的疾控檔案工作仍依靠人工收集、檢索,儲(chǔ)存信息量小,不利于檔案的利用和開發(fā)。

二.信息化環(huán)境下的疾控檔案管理工作研究

由于全球信息化高速發(fā)展,我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到,檔案信息化將成為未來趨勢。疾控檔案作為重要的信息資源,檔案管理人員必須加強(qiáng)重視對檔案的收集、整理以及研究,為疾控工作提供快速、精誰的檔案信息,要充分發(fā)揮檔案這一重要?dú)v史資料的參考、憑證與宣傳作用,以確定檔案在疾控日常工作中的重要地位。對于在信息環(huán)境下如何做好疾控檔案管理,筆者提以下幾點(diǎn)意見供其他疾控檔案管理人員參考:

(一)建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)機(jī)制

疾控站檔案管理,也是一項(xiàng)科學(xué)管理,在疾控系統(tǒng)還是新的技術(shù)工程,亞需建立和完善管理長效機(jī)制。俗話說得好,“沒有規(guī)矩,不成方圓”。要提倡全員參與,先收集、整理各科室建議與意見,在檔案管理總要求的指引下,設(shè)計(jì)出檔案管理的規(guī)劃,具體制定檔案管理的各項(xiàng)制度,讓疾控檔案管理發(fā)生根本性的改變。由于疾控檔案的特殊性,針對業(yè)務(wù)過程中形成的檔案材料無須進(jìn)行繁瑣的紙質(zhì)登記整理,甚至無須進(jìn)入庫區(qū),可通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)時(shí)上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中。應(yīng)用各種方法進(jìn)行科學(xué)管理,使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密相聯(lián),形成一個(gè)系統(tǒng)化的整體。檔案格式即可以保存純文字性信息,還可以以多媒體的影音形式于一體存檔,即可供日常查閱管理,也可供其他地區(qū)或國家借鑒,不但檔案的完整性得到有效保證,而且因信息共享,可以查詢檔案室以外地區(qū)或國家的檔案信息,打破傳統(tǒng)檔案管理的地域限制,對一些病因的學(xué)術(shù)研究和突破都有很好的推進(jìn)作用。檔案讓我們了解以往的情況,研究疾控工作的發(fā)展過程及其規(guī)律性,批判地繼承前人的研究成果,總結(jié)與吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),繼續(xù)新的研究創(chuàng)造所必須參考的寶貴材料。各項(xiàng)疾控檔案利用規(guī)章制度的條文即要應(yīng)非常嚴(yán)謹(jǐn),同時(shí)更要便于執(zhí)行,要不斷在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善。

(二)提高檔案標(biāo)誰化、規(guī)范化水平

目前雖然有些機(jī)構(gòu)也試圖通過信息化系統(tǒng)來管理疾控檔案,但由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰和規(guī)范,各種資料存檔雜亂無序,沒有統(tǒng)一平臺(tái),甚至很多只是基于辦公文檔工具處理,達(dá)不到真正意義上的信息化水平,這些都嚴(yán)重影響檔案保存的質(zhì)量。要明確獎(jiǎng)罰條例,對“失誤”、“失職”責(zé)任人建立追究制度。由于疾控檔案管理范圍廣,首先要對其管理內(nèi)容進(jìn)行分類,例如:環(huán)境衛(wèi)生包括公共場所、水、大氣等,免疫規(guī)劃包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品衛(wèi)生包括飲食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件設(shè)施的缺乏,而是沒有制定統(tǒng)一的檔案保存標(biāo)誰和規(guī)范,因此系統(tǒng)沒有發(fā)揮出應(yīng)有的水平,要做好疾控檔案管理工作,在硬件條件滿足的前提下,必須要真正建立健全統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰,并真正實(shí)施才能達(dá)成。搞好疾控檔案的管理對保障疾控工作正常運(yùn)行,對保障疾控事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展極為重要。在建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰后,可適當(dāng)組織疾控工作人員進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)全員對檔案管理的重視程度,要讓每一位檔案管理人員都清楚他們肩上擔(dān)負(fù)著重任,防疫檔案隨時(shí)發(fā)揮著不可估量的社會(huì)效益,逐步使檔案管理走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。

(三)有重點(diǎn)地做好數(shù)據(jù)庫

篇4

關(guān)鍵詞：信息化；電子檔案；檔案管理

1 引言

當(dāng)前我國的信息化發(fā)展水平越來越高，而檔案管理工作的方式也在這種情況下產(chǎn)生了非常大的轉(zhuǎn)變，在檔案管理工作中不僅僅只是將檔案的功能當(dāng)做是重點(diǎn)的因素，同時(shí)還要使用后先進(jìn)的技術(shù)和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)資源對其進(jìn)行全面Dev處理，這樣也就在很大程度上使得檔案自身的綜合管理能力得到了非常顯著的改善，檔案管理人員在實(shí)際的工作中必須要重視創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，提升檔案管理的質(zhì)量和水平。

2 現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題

首先是現(xiàn)在還有很多檔案依然是以紙質(zhì)的形式存在，還沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，其次是各個(gè)部門之間的溝通不暢，數(shù)據(jù)不能交換和共享，所以在這一過程中也容易形成信息孤島現(xiàn)象，沒有辦法形成一個(gè)相對相對完整和科學(xué)的信息資源數(shù)據(jù)庫，再次就檔案管理水平不完全相同，使用的管理軟件也并不是十分相同，重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象比較普遍，所以在這樣的情況下也使得其管理水平無法得到顯著的提升，軟件自身的功能也還存在著十分顯著的不足，其可靠性和安全性都無法保證，最后一點(diǎn)是軟件系統(tǒng)在運(yùn)行的過程中靈活性方面無法滿足其運(yùn)行的需要。

此外，檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案工作信息化。

3 檔案信息化管理的意義

3.1 信息化檔案管理，有利于節(jié)省人力物力

在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量人財(cái)物力才能更好地保管，而且不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔。檢索查找的困難，降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量人力物力檔案管理工作電子化后，可把按“卷”立卷歸檔改為按'。件“整理歸檔，大大提高檔案管理的工作效率。

3.2 信息化檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，信息化檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)資料的信息化，大量原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這將使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 信息化檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著社會(huì)進(jìn)步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像。視頻等資料，而傳統(tǒng)檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求電子檔案因?yàn)閷π畔⒈４娴亩鄻有裕饾u成了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有密切聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都將發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，而加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足這一多樣化需求。

4 在信息化條件下如何進(jìn)行檔案管理工作

4.1 轉(zhuǎn)變工作方法，將信息管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，檔案一般都是以紙質(zhì)或者是照片錄音等形式存在，在工作的過程中一般也是按照手工的方式對其進(jìn)行收集和整理，但是這需要完成大量的工作，在這一過程中還會(huì)出現(xiàn)一些困境。由于存儲(chǔ)量相對較大，所以檔案部門在實(shí)際的工作中已經(jīng)不能很好的對其進(jìn)行全面的處理，所以很多檔案信息資源在這一過程中出現(xiàn)了非常明顯的浪費(fèi)現(xiàn)象。而當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得檔案信息化成為了可能。

當(dāng)前的檔案管理工作中，一定要采取有效的措施，不斷的適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，這樣也就使得實(shí)體檔案管理能夠更加平穩(wěn)的轉(zhuǎn)換到信息資源的管理。在實(shí)際的工作中，一般是以信息為主要的對象進(jìn)行管理，同時(shí)還要完成數(shù)字化但你敢的加工，使信息更加的全面和細(xì)致，在對檔案信息進(jìn)行處理之后，檔案信息資源就可以根據(jù)實(shí)際的需要進(jìn)行重復(fù)性的使用，只有對其進(jìn)行信息化和數(shù)字化管理，才能更好的體現(xiàn)出其自身的價(jià)值和優(yōu)勢，它也成為了社會(huì)發(fā)展過程中一個(gè)重要的推動(dòng)力。

4.2 建立有效的信息系統(tǒng)，合理使用電子檔案

要更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，就一定要建立一個(gè)適應(yīng)其發(fā)展需要的信息系統(tǒng)，所以，單管部門在日常的工作中必須要從以下幾個(gè)方面入手：首先是對計(jì)算機(jī)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)條件下的檔案管理流程和手段進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和改進(jìn)，這樣其才能更好的順應(yīng)當(dāng)前的時(shí)展需求。其次是按照文件處理的流程對信息化系統(tǒng)進(jìn)行功能設(shè)計(jì)，使其可以充分的發(fā)揮自身的積極作用。最后一點(diǎn)就是在信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中要不斷的改進(jìn)和完善內(nèi)部控制制度，提高檔案信息的安全性和可靠性。

在應(yīng)用電子檔案的時(shí)候，首先必須要對電子檔案自身的安全性予以高度的重視，這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在實(shí)施的過程中得到了非常迅猛的發(fā)展，電子檔案所涉及到的范圍也在不斷的拓展，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)出明顯的上升趨勢，但是在這一過程中也出現(xiàn)了一些問題，最為明顯的就是計(jì)算機(jī)病毒和黑客的侵?jǐn)_，所以必須要保證電子檔案的安全。其次是電子檔案自身的真實(shí)性需要確認(rèn)和控制。在檔案工作中，因?yàn)殡娮訖n案在生成的過程中沒有一個(gè)相對比較統(tǒng)一和完善的系統(tǒng)，所以很多檔案的元數(shù)據(jù)無法歸檔，對于對應(yīng)的紙質(zhì)檔案也沒有給出一個(gè)統(tǒng)一性的處理方法，電子檔案可以更改，且不留痕跡，所以在這一過程中也會(huì)產(chǎn)生篡改檔案信息的問題，這樣一來也就影響到了檔案信息的真實(shí)性。

結(jié)束語

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)跨入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會(huì)產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作、為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

篇5

【關(guān)鍵詞】檔案信息化 資源共享 分析 探究

所謂的檔案信息化，就是指必須在國家檔案行政管理部門的的組織和管理下，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源做出一定的處理，使之可以為社會(huì)服務(wù)。檔案信息化是加快國家信息化實(shí)現(xiàn)的必須手段。符合“十二五”規(guī)劃中所提出來的：建設(shè)資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會(huì)，發(fā)展循環(huán)經(jīng)濟(jì)，加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)增長的方式。這對于檔案管理的發(fā)展起引導(dǎo)性作用。檔案信息化的工作方式是信息化建設(shè)的總體目標(biāo)之一，是完成現(xiàn)代化管理的重要組成部分。是實(shí)現(xiàn)“科學(xué)發(fā)展”的必經(jīng)之路。

1.當(dāng)前我國檔案信息化管理發(fā)展?fàn)顩r

1.1檔案信息化發(fā)展基礎(chǔ)與背景

我國檔案信息化發(fā)展整體呈現(xiàn)出發(fā)展較早，但發(fā)展水平落后的趨勢。對于這種狀況，各學(xué)界人士都在積極尋找解決方法。很多人認(rèn)為，信息化發(fā)展不盡人意的原因在于缺少專業(yè)性人才，大家的重視不夠，但主要是缺少資金和經(jīng)驗(yàn)。對此，筆者也有自己的看法。檔案信息化的實(shí)現(xiàn)所需要的資金主要來源于財(cái)政預(yù)算，對于后期資源的補(bǔ)充不足。這的確是個(gè)很難解決的問題，但是這并不是主要原因。事實(shí)上，對于檔案信息化發(fā)展，各級財(cái)政都非常的重視。據(jù)統(tǒng)計(jì)：2003年全國省級以上檔案館用于檔案信息化建設(shè)方面所投入的經(jīng)費(fèi)就高達(dá)5000多萬元。根據(jù)幾年的數(shù)據(jù)顯示，國家的總投入量并不少。預(yù)算規(guī)劃都在百萬左右，在浙江省數(shù)字檔案館計(jì)劃中預(yù)算高達(dá)1500萬元。盡管如此重視檔案信息化管理的建設(shè)，投入如此多的基金相對于檔案信息化發(fā)展依然覺得缺乏，這說明資金沒有合理的規(guī)劃。“好鋼用在刀刃上”資金預(yù)算并不能決定后期的發(fā)展，而是我們在于怎樣做好做到細(xì)水長流的長期規(guī)劃。

1.2檔案信息化發(fā)展的特點(diǎn)

首先，構(gòu)建起高度統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。按照政府規(guī)定的“整體規(guī)劃、統(tǒng)一管理”的要求，檔案信息化的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了各省各部門之間的檔案公用化，并且與圖書、媒體、等結(jié)合起來，形成了一個(gè)完整的一體化系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)了各數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并適應(yīng)不同部門的專業(yè)化需求，實(shí)現(xiàn)了檔案之間的無縫銜接。

其次，構(gòu)建起全面、及時(shí)與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案采集系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)選擇了多級審批的檔案采集流程，確保企業(yè)檔案在采集過程中需要的完整性、真實(shí)性與準(zhǔn)確性特征。

其三，構(gòu)建起數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息服務(wù)模式。以實(shí)用、快捷、高效為發(fā)展目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)了自身檔案信息資源采集、存儲(chǔ)、管理、利用等工作的網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)整個(gè)檔案信息服務(wù)的多元化管理，讓檔案管理工作與生產(chǎn)運(yùn)營結(jié)合地更加緊密。

1.3主要成果分析

2010年至今，我國檔案信息化管理成績顯著。各地方，各部門的檔案信息化程度顯著提高，檔案工作正經(jīng)歷著翻天覆地改革。不僅擴(kuò)大了檔案利用的范圍，實(shí)現(xiàn)了各省各部門之間的檔案公用化，是檔案從一張陳舊的紙轉(zhuǎn)化成了飛揚(yáng)在服務(wù)界的信息。達(dá)成了全國檔案之間的資源共享，自此之后，檔案不僅僅只是為國家機(jī)構(gòu)服務(wù)，還可以為全社會(huì)提供資料。通過檔案信息化管理工作的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的遠(yuǎn)程共享，為利用者提供了各種形式，各種題材的數(shù)據(jù)，圖片，文章。但是檔案信息化并不等于通俗化、網(wǎng)絡(luò)化，它具有更為廣泛的含義，包括了有序的整理檔案資源、建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫、并建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)、開發(fā)并利用檔案信息資源、同時(shí)建設(shè)檔案信息化人才隊(duì)伍，還有促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)制定等，可以說這是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要全社會(huì)的共同努力。

2.當(dāng)前我國檔案信息化管理工作呈現(xiàn)的問題分析

現(xiàn)今社會(huì)，各行各業(yè)都缺乏專業(yè)人才。檔案信息化建設(shè)也一樣。如果管理人員不懂得專業(yè)知識(shí)，就會(huì)形成專業(yè)和管理分離的現(xiàn)象。導(dǎo)致管理工作難度增大，效率不高。信息化管理是創(chuàng)新型的一種工作，具有跨時(shí)代的意義、鮮明的時(shí)代特征。但是現(xiàn)實(shí)中，許多工作者具有思維定式，習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式真。在觀念上和思想中難以適應(yīng)這一跨時(shí)代的變化。很多工作者對于檔案信息化管理不甚了解，甚至帶有消極情緒。所以很多時(shí)候當(dāng)單位購買了信息化管理所必需的設(shè)備，卻沒有人會(huì)操作，或依然延續(xù)傳統(tǒng)做法，最終使信息化變成空想，造成了金錢和資源浪費(fèi)。也使得檔案信息化建設(shè)不全面，使得一些信息網(wǎng)不能鏈接以來，造成利用者的困擾。甚至有時(shí)會(huì)出現(xiàn)總說紛紜的情況，即沒有一致的說法，原因在于各部門交流不便，和各自為政的社會(huì)制度。嚴(yán)重影響了檔案信息化管理工作的進(jìn)程。

3.新時(shí)期檔案信息化管理工作思路探索

3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高創(chuàng)新意識(shí)

在檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的過程中，每個(gè)人都要從傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)念。即要樹立信息化管理和創(chuàng)新意識(shí)，把檔案工作從藏館中轉(zhuǎn)向電腦前。各部門人員都要意識(shí)到檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到發(fā)展檔案信息化管理的重要性和必要性。切實(shí)把檔案信息化管理提升到戰(zhàn)略高度來看待。檔案工作者們應(yīng)看到前方的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，了解現(xiàn)代化管理思想，增加工作責(zé)任感，積極主動(dòng)的用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案信息。做到因地制宜，適應(yīng)時(shí)展。

3.2構(gòu)建檔案信息管理中心，推行優(yōu)質(zhì)服務(wù)

檔案工作是服務(wù)性工作，其目的就是為了國家，社會(huì)，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供所需的信息。

通過現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)， 檔案的信息資源從一定程度上得到共享， 使得檔案管理走向現(xiàn)代化。國家推崇建立龐大快捷的檔案管理信息網(wǎng)，即把檔案，信息，圖書，等組合成一個(gè)信息管理中心。為管理者提供了更加全面的信息，充分發(fā)揮了信息化時(shí)代的快捷和高速。

3.3加強(qiáng)管理人才培養(yǎng)力度，優(yōu)化管理隊(duì)伍

檔案信息化管理，需要管理與專業(yè)一體化的復(fù)合型人才，涉及到信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等多領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)。因此應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的兼職模式，建立專門的組織機(jī)構(gòu)人員機(jī)制，并設(shè)立完整的人員專業(yè)化培訓(xùn)，來提高工作質(zhì)量和工作能力。只有加強(qiáng)人才培養(yǎng)的力度，提高管理者的水平，優(yōu)化管理隊(duì)伍質(zhì)量，才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作的前提。

3.4構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享

實(shí)現(xiàn)信息化管理，就必須終止檔案部門各自為政的政治體系。建立一個(gè)具有同一規(guī)格的體系，實(shí)現(xiàn)資源共享。使利用者可以清楚明了的獲得所需要的信息。同時(shí)通過資源共享，使地方檔案部門走上具有自我特色的檔案信息化管理的道路，從而實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)，相得益彰的效果。形成整體化，完整化的管理體系。

3.5走滾動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，踏上中國特色化檔案信息建設(shè)道路

信息化管理的實(shí)現(xiàn)是一個(gè)過程，不可能在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，就必須走滾動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略。現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛，導(dǎo)致了檔案管理需要不斷更新，我們不是要求設(shè)備的先進(jìn)，而是要求思想的進(jìn)步性。無論是文字檔案一體化，還是信息資源的整合化，都會(huì)是一個(gè)滾動(dòng)發(fā)展的過程。通過滾動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，形成不斷更新的檔案信息化發(fā)展，最終走出一條具有中國特色的檔案信息化之路

4.結(jié)語

本文對檔案信息化的發(fā)展?fàn)顩r與出現(xiàn)的問題做出分析與討論，并對未來的發(fā)展提出了自己的看法。筆者認(rèn)為：檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化發(fā)展的總趨勢，信息化建設(shè)必須以局域網(wǎng)建設(shè)為前提，計(jì)算機(jī)管理為基礎(chǔ)，校園網(wǎng)建設(shè)為依托。大力發(fā)展檔案信息系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，避免人工管理的錯(cuò)誤，對我國社會(huì)發(fā)展和科技探究都有一定的影響。運(yùn)用實(shí)踐、總結(jié)、理論相互交替相互結(jié)合的理念；在原有的基礎(chǔ)上，探索新的管理方法；有問題及時(shí)探討，積極改正；這樣才能加快檔案信息化的發(fā)展，將會(huì)使檔案的信息化管理工作變得更加輕松，更加高效！

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