檔案文獻(xiàn)管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案文獻(xiàn)管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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1 數(shù)據(jù)來(lái)源與處理

以《管理》為數(shù)據(jù)源，在CNKI中檢索獲得2004年～2013年3111條數(shù)據(jù)，剔除新聞、通訊、卷首語(yǔ)、文苑、休閑等，得到2343篇論文，參照《GB/T7714-2005文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》，通過(guò)自編程序在SPSS19.0中輸入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)，得到參考文獻(xiàn)引用次數(shù)5679次。

2 統(tǒng)計(jì)結(jié)果與分析

2.1 篇均引用及普賴斯指數(shù)（整體）。《管理》2343篇論文中被引總數(shù)660篇，引文總量5679次，平均被引率28.17%，篇均引用2次，低于王文統(tǒng)計(jì)的同期《通訊》和《研究》的篇均引用7.49與6.74次[1]。根據(jù)表1中的年度變化，除2010年外，整體上《管理》呈現(xiàn)穩(wěn)健上升趨勢(shì)。普賴斯指數(shù)（引用文獻(xiàn)中5年內(nèi)引文量與總引文量之比）是評(píng)價(jià)期刊新穎度的數(shù)量指標(biāo)[2]，10年《管理》總引文量5679次，5年內(nèi)引文量2619次，普賴斯指數(shù)平均值為46.12%，其中2005年達(dá)到64.05%，說(shuō)明2005年引用文獻(xiàn)的內(nèi)容新穎度最高，《管理》作者在檔案學(xué)領(lǐng)域新信息的吸收與使用，引文新穎度的提高方面仍是今后努力的方向。

表1 2004年～2013年載文被引及引文量情況

2.2 文獻(xiàn)類型分布（整體）。《管理》的引文按照中文、譯文、外文劃分，統(tǒng)計(jì)出中文5332次，譯文171次，外文176次，占比分別為94.3%、2.6%、3.1%，說(shuō)明《管理》的主要參考來(lái)源也是中文參考文獻(xiàn)。比較而言，《管理》譯文外文5.7%的引用低于《通訊》《研究》12%與14%的引用量[3]。根據(jù)GB3469-83《文獻(xiàn)類型與文獻(xiàn)載體代碼》規(guī)定，將無(wú)法歸類和未說(shuō)明的文獻(xiàn)統(tǒng)一歸為“Z”，并將中文參考文獻(xiàn)單獨(dú)統(tǒng)計(jì)。表2可見(jiàn)，中文與整體，其J、M、OL的比例和均超過(guò)了92%，其他類型差別不大，這與《通訊》《研究》的比例相當(dāng)。在中文中，期刊文章和專著占比85.18%，明顯主導(dǎo)著參考文獻(xiàn)的比例。此外，網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)OL占比8%左右，明顯高于除J和M外的其他類型，說(shuō)明網(wǎng)絡(luò)在文獻(xiàn)引用中的作用逐漸顯現(xiàn)。

表2 文獻(xiàn)類型分布

2.3 期刊文章（中文）。期刊被引3468次，涉及463本期刊，為便于與王文比較，排名前15見(jiàn)表3，排名前10高被引論文見(jiàn)表4。從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可知，一是《管理》對(duì)排名前15的期刊引用2452次，占比70.7%，集中性強(qiáng)，其中對(duì)《通訊》《研究》《中國(guó)檔案》的引用占比30.7%，雖略低于《通訊》《研究》的35.91%和36.53%[4]，但仍占引用總量的三分之一。二是在463本期刊引用中，僅引用1次的有283本，占比61.12%，低于《通訊》《研究》的64.48%和63.97%[5]；引用9次以上的有35本，僅占7.6%，略高于《通訊》《研究》的5.72%和5.65%[6]，分散性大。三是《管理》自引率13.75%，介于《通訊》的20.96%和《研究》的11.29%之間[7]，同時(shí)，排名前10高被引期刊論文有7篇來(lái)自《管理》，自引率高。四是《管理》對(duì)《通訊》《研究》的引用高達(dá)13.52%和8.13%，但《通訊》《研究》對(duì)《管理》的引用僅為3.16%和3.03%[8]，互引率不對(duì)等。五是《管理》排名前15的高被引期刊均為檔案學(xué)專業(yè)期刊，且與《通訊》《研究》有12本期刊相同，學(xué)科獨(dú)立性強(qiáng)。

表3 高被引期刊分布（前15）[9]

表4 高被引期刊論文（前10）

2.4 圖書（中文）。中文圖書被引1074次，涵蓋492本圖書，其中僅被引1次的圖書有343本，占69.72%，高于王文圖書被引1次的66.11%[10]。其中，馮惠玲、周雪恒、吳寶康、何嘉蓀、陳兆?、鄧紹興等6人7本專著位列《管理》《通訊》《研究》高被引專業(yè)書籍的前10，說(shuō)明此6人的書籍在檔案學(xué)領(lǐng)域影響力很大；非專業(yè)書籍排名前10的無(wú)一相同。詳見(jiàn)表5。

表5 高被引圖書（前10）

2.5 學(xué)位論文、報(bào)紙、報(bào)告等其他類型文獻(xiàn)（中文）。學(xué)位論文、報(bào)紙、會(huì)議集、標(biāo)準(zhǔn)等在參考文獻(xiàn)中有372次，占6.98%，詳見(jiàn)表2。（1）學(xué)位論文。涵蓋30所高校，僅被引1次的有18所（60%），高于王文25所（43.1%）高校被引1次的數(shù)據(jù)；被引5次以上的集中在蘇州大學(xué)（18），黑龍江大學(xué)（7），安徽大學(xué)（6），中北大學(xué)（5），其中蘇州大學(xué)與安徽大學(xué)在王文統(tǒng)計(jì)中亦位列前六[11]。（2）報(bào)紙。涉及24份報(bào)紙，其中，中國(guó)檔案報(bào)（19）、中國(guó)青年報(bào)（9）、光明日?qǐng)?bào)（8）、人民日?qǐng)?bào)（8）排名前四，僅被引1次的報(bào)紙有15份，占62.5%，與王文61.22%相差無(wú)幾[12]。（3）會(huì)議論文集。54次被引涉及35個(gè)會(huì)議，其中17個(gè)涉及歷屆檔案工作年會(huì)，9個(gè)屬于檔案工作文集、文選，9個(gè)無(wú)法核實(shí)到具體會(huì)議；被引頻次最高的是“曾三檔案工作文集”，其次為2010年全國(guó)檔案工作者年會(huì)。（4）標(biāo)準(zhǔn)。排名前2的是GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》與GB/T20988-2007《信息安全技術(shù)――信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》。其他類型數(shù)據(jù)甚少，不再贅述。

2.6 網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)（整體）。《管理》網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)引文有507篇，占8.93%，篇均數(shù)不到0.4，低于《通訊》《研究》的23.34%、24.48%[13]，雖所占比例很小，但整體數(shù)量上在逐年增加。按照丁敬達(dá)的檔案學(xué)期刊網(wǎng)絡(luò)引文類型分類[14]，《管理》10年間網(wǎng)絡(luò)引文以靜態(tài)類網(wǎng)頁(yè)（244）為主，占48.13%，其他網(wǎng)站類（164）占32.35%，動(dòng)態(tài)類網(wǎng)絡(luò)（99）最少，占19.52%；整體可訪率為41.8%，而動(dòng)態(tài)類網(wǎng)絡(luò)可訪率最低僅為21.21%，說(shuō)明動(dòng)態(tài)類網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性和持久性較差，作者在引用時(shí)要更加審慎[15]。從網(wǎng)絡(luò)引文域名來(lái)看，《管理》引文集中分布在.com（168）、.gov（139）、.org（34）、.edu（32）、.net（31）中，占79.68%，與丁敬達(dá)統(tǒng)計(jì)的2002年～2011年《通訊》《研究》的數(shù)據(jù)一致[16]。

2.7 譯文、外文文獻(xiàn)（整體）。在171次引用中，圖書引用 121次，涵蓋50本，只被引1次的有36本，最高被引的為謝倫伯格的《現(xiàn)代檔案：原則與技術(shù)》，高達(dá)52次；期刊35篇，僅被引1次的有13篇，高被引前3的均為（加）特里?庫(kù)克

表6 網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)引用年度變化表

的文章，即：“銘記未來(lái)――檔案在建構(gòu)集體記憶中的作用”“檔案學(xué)與后現(xiàn)代主義：舊意新解”“電子文件與紙質(zhì)文件觀念：后保管及后現(xiàn)代主義社會(huì)里信息與檔案管理中面臨的一場(chǎng)革命”，與王文統(tǒng)計(jì)一致。

表7 譯文類型分布

外文被引共176次，表8可見(jiàn)。整體上外文引用呈上升態(tài)勢(shì)，平均篇引用為0.07次，低于《通訊》《研究》的最低值0.1[17]。引用主要集中在網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)（88）和期刊（43）上，說(shuō)明作者對(duì)外文的獲取主要依靠網(wǎng)絡(luò)渠道。其中，43次期刊被引中涉及27本期刊，高被引外文期刊與王文統(tǒng)計(jì)相同的有《Archival Science》《The American Archivist》《Government Information Quarterly》[18]。

表8 外文引用年度變化表

3 結(jié)論與探討

3.1 加強(qiáng)參考文獻(xiàn)著錄規(guī)范性。參考文獻(xiàn)作為一種引證憑據(jù)和對(duì)他人成果尊重的表達(dá)，其著錄規(guī)范性可在一定程度上反映作者的學(xué)術(shù)研究水平。5679次引用中存在“四缺”，即：缺作者（561次）、缺標(biāo)題（178次）、缺來(lái)源（124次）、缺時(shí)間（250次）；“五錯(cuò)”，即：作者名字錯(cuò)，如“劉東斌”標(biāo)成“劉斌東”，類型錯(cuò)，如“N”標(biāo)成“J”，文獻(xiàn)標(biāo)志碼與期刊位置放錯(cuò)，出版時(shí)間標(biāo)錯(cuò)，刊名寫錯(cuò)；“兩不規(guī)范”，即：多名作者間的標(biāo)注符號(hào)用“、”“，”不一，文獻(xiàn)標(biāo)志碼“M”“C”“G”混用。

3.2 增強(qiáng)檔案學(xué)科開放性。參考文獻(xiàn)主要分布在“理論探討”（2798）、“業(yè)務(wù)研究”（1153）、“爭(zhēng)鳴”（362）等19個(gè)欄目中，從學(xué)科內(nèi)交流來(lái)看，高被引論文前10中有5篇來(lái)自“爭(zhēng)鳴”，作者就同一主題探討較多，檔案學(xué)科內(nèi)、作者間的交流較多，開放性較高；從學(xué)科間來(lái)看，檔案學(xué)科與關(guān)聯(lián)學(xué)科、交叉學(xué)科、工具學(xué)科的交流甚少；“海外采風(fēng)”（104）采的多，批判、移植、“本土化建設(shè)”寥寥無(wú)幾。

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關(guān)鍵詞：組織管理 檔案 文獻(xiàn)遺產(chǎn) 保護(hù)技術(shù) 推進(jìn) 作用

客觀上，長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)十分重視保護(hù)技術(shù)的開發(fā)，形成了以技術(shù)研發(fā)為主導(dǎo)的基本特征，卻忽視了如何組織實(shí)施技術(shù)的研究。當(dāng)代文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)及其研究工作也暴露出一些缺陷，諸如對(duì)文獻(xiàn)遺產(chǎn)的結(jié)構(gòu)與分布研究不夠、對(duì)保護(hù)基礎(chǔ)工作的重視不夠、部門各自為政、部門間保護(hù)工作失衡、專指性保護(hù)法律缺位、專門性教育匱乏、技術(shù)研究項(xiàng)目重復(fù)、科研機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理等。這些方面都或多或少地影響到檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)的成效。如何科學(xué)地認(rèn)識(shí)檔案文獻(xiàn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)過(guò)程中組織管理的地位和作用，并在實(shí)踐過(guò)程中通過(guò)組織管理的優(yōu)化使得檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)的成效最大化，這是一個(gè)需要深入研究的問(wèn)題。

1.對(duì)組織管理在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)中作用的正確理解

“組織”含有多種含義：是社會(huì)實(shí)體；有明確的目標(biāo)；有精心設(shè)計(jì)的結(jié)構(gòu)和協(xié)調(diào)的活動(dòng)系統(tǒng)；與外部環(huán)境相聯(lián)系。管理是存在于社會(huì)中的一種目標(biāo)責(zé)任活動(dòng)過(guò)程，它以人為中心，以決策為基礎(chǔ)，通過(guò)計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等手段協(xié)調(diào)組織活動(dòng)中的各項(xiàng)關(guān)系和工作，以期達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。可見(jiàn)，組織與管理的含義是不同的。組織管理，相對(duì)于檔案文獻(xiàn)保護(hù)的技術(shù)層面而言，是影響技術(shù)推進(jìn)的各種因素的總稱，是檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)技術(shù)性保護(hù)以外的各種因素的統(tǒng)稱。以檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)為例，不論是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)還是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，它們本身并不是技術(shù)，但直接影響檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)的實(shí)施，故將其歸納到組織管理層面。

《保護(hù)世界文化與自然遺產(chǎn)公約》第4條規(guī)定，遺產(chǎn)保護(hù)需要各國(guó)竭盡全力，最大限度地利用本國(guó)資源，必要時(shí)利用所能獲得的國(guó)際援助和合作，特別是財(cái)政、藝術(shù)、科學(xué)及技術(shù)方面的援助和合作。這體現(xiàn)了聯(lián)合國(guó)教科文組織保護(hù)遺產(chǎn)的總體思路和基本框架是技術(shù)層面與組織管理層面的有機(jī)結(jié)合。國(guó)家文物局單霽翔局長(zhǎng)指出，要用十七大精神推動(dòng)當(dāng)前的文物保護(hù)工作，一是要積極結(jié)合文化遺產(chǎn)保護(hù)實(shí)際開展調(diào)査研究，著力思考研究各項(xiàng)工作面臨的新情況新矛盾，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，研討新思路新舉措，力爭(zhēng)取得一批富有成效的調(diào)研成果。二是要抓住文物保護(hù)法修訂頒布五周年的時(shí)機(jī)，大力開展宣傳貫徹文物保護(hù)法活動(dòng)。三是要推進(jìn)第三次全國(guó)文物普査工作。目前各地都積極啟動(dòng)普查工作，但是工作進(jìn)度還不平衡。調(diào)査研究是推動(dòng)文物保護(hù)工作的基礎(chǔ)，而法律宣傳、組織以及人財(cái)物的保障，都是文物保護(hù)技術(shù)房面之外的部分，歸屬于文物保護(hù)的組織管理層面。

可見(jiàn)，保護(hù)遺產(chǎn)并非只是“技術(shù)“一枝獨(dú)秀，需要百花齊放，多方合作。在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)過(guò)程中，技術(shù)的應(yīng)用是硬性的，技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中的組織管理是軟性的。只有硬性和軟性的有機(jī)結(jié)合，即技術(shù)的應(yīng)用及其組織管理緊密結(jié)合起來(lái)，檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)才會(huì)產(chǎn)生成效。也就是說(shuō)，在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)的過(guò)程中，技術(shù)性保護(hù)的優(yōu)先使用具有必然性，而樹立以技術(shù)為主、多方兼顧的基本思想，才能取得檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)成效的最大化。

2.組織管理在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)中的作用從定量的方面進(jìn)行研究

為了定量分析組織管理各個(gè)因素在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)中的作用，有必要對(duì)影響檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的因素進(jìn)行剖析。

因素是構(gòu)成事物本質(zhì)的成分，決定事物成敗的原因或條件。在檔案文獻(xiàn)保護(hù)漫長(zhǎng)的發(fā)展歷程中，必然存在各種復(fù)雜的因素影響著檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的成效。按照視角的不同，這些影響因素既有社會(huì)方面的，也有機(jī)構(gòu)方面和個(gè)人方面的；既有行政管理方面的，也有業(yè)務(wù)工作方面的；還可以分為人、財(cái)、物方面的，物質(zhì)的、能量的和信息的，國(guó)內(nèi)和國(guó)外的，保護(hù)系統(tǒng)內(nèi)部的和外部的等。對(duì)這些因素進(jìn)行深入分析，有助于全面地考察與檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)相關(guān)的各種因素，從中發(fā)現(xiàn)組織管理所起的作用。

一般認(rèn)為，影響保護(hù)檔案文獻(xiàn)成效的因素可以分為外因和內(nèi)因兩個(gè)方面。內(nèi)因方面，與之相關(guān)的因素包括管理機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)、教育機(jī)構(gòu)、保護(hù)法律法規(guī)建設(shè)、保護(hù)物質(zhì)條件與經(jīng)費(fèi)投人等。內(nèi)因是事物變化發(fā)展的內(nèi)在根據(jù)，事物存在的基礎(chǔ)，是一事物區(qū)別于他事物的內(nèi)在本質(zhì)，是事物運(yùn)動(dòng)的源泉和動(dòng)力，它規(guī)定著事物運(yùn)動(dòng)和發(fā)展的基本趨勢(shì)，直關(guān)檔案文獻(xiàn)保護(hù)的效果。外因方面，檔案文獻(xiàn)保護(hù)系統(tǒng)與外界有著密切的相互聯(lián)系。相互聯(lián)系的實(shí)質(zhì)是系統(tǒng)各要素之間以及系統(tǒng)與環(huán)境之間發(fā)生著廣泛的物質(zhì)、能量和信息交換。這些外界因素不僅包括宗教、政治體制、經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件等社會(huì)環(huán)境因素，也包含人為因素，畢竟不同的人具有不同的遺產(chǎn)保護(hù)意識(shí)和行為。因此，社會(huì)保護(hù)意識(shí)的強(qiáng)弱、

相關(guān)法律法規(guī)是否健全、遺產(chǎn)保護(hù)信息傳播通暢與否、經(jīng)費(fèi)保障是否得力等都直接決定著檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的發(fā)展步伐，影響著檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的未來(lái)。由此可見(jiàn)，不少因素直接或間接地影響和制約著檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的水平和速度。其中，組織管理方面的因素是不可忽視的重要方面。因此，在實(shí)施檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)過(guò)程中，需要加強(qiáng)組織管理方面的工作。

3.組織管理與檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)之間的定量關(guān)系

用層次分析法進(jìn)行過(guò)量化研究。層次分析法由美國(guó)著名運(yùn)籌學(xué)家薩蒂創(chuàng)建，是對(duì)問(wèn)題所涉及的因素進(jìn)行分類，然后構(gòu)成一個(gè)各因素之間相互連接的層次結(jié)構(gòu)圖。因此，對(duì)于因素的分析與判斷是層次分析法的重要步驟之一，也是其基本要求和邏輯起點(diǎn)。

在實(shí)際應(yīng)用方面，層次分析法是"在對(duì)復(fù)雜的決策問(wèn)題的本質(zhì)、影響因素及其內(nèi)在關(guān)系等進(jìn)行深人分析的基礎(chǔ)上，利用較少的定量信息使決策的思維過(guò)程數(shù)學(xué)化，從而為多目標(biāo)、多準(zhǔn)則或無(wú)結(jié)構(gòu)特性的復(fù)雜決策問(wèn)題提供簡(jiǎn)便的決策方法。正是由于能夠?qū)?fù)雜問(wèn)題中各種因素通過(guò)劃分成相互聯(lián)系的有序?qū)哟尾⑹怪畻l理化，它不僅在旅游資源評(píng)價(jià)方面有突出的應(yīng)用，而且被廣泛地應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)管理規(guī)劃、能源開發(fā)利用與資源分析、城市產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、人才預(yù)測(cè)、交通運(yùn)輸、水資源分析利用等多個(gè)方面。應(yīng)用層次分析法時(shí)，需要將各種有關(guān)因素分為目標(biāo)、準(zhǔn)則和措施三個(gè)層次。其中，目標(biāo)是檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)希望達(dá)到的目的；準(zhǔn)則是衡量目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)；措施是實(shí)行目標(biāo)的方案、方法、手段等。

參考文獻(xiàn)

[1]馬建華，管華.系統(tǒng)科學(xué)及其在地理學(xué)中的應(yīng)用.北京：科學(xué)出版社，2003

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在《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》當(dāng)中有明確指出：社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔與保管期限》進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。對(duì)于進(jìn)入醫(yī)療檔案管理內(nèi)容的類別可以劃分為永久性和定期性兩大類，其中定期保管類當(dāng)中又分為10年、30年、50年、100年等幾小類。而對(duì)于上述的各種社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案在管理過(guò)程中都是具體依據(jù)國(guó)家所頒布的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》相關(guān)要求進(jìn)行執(zhí)行。因此，一名從事醫(yī)療檔案管理的從業(yè)人員，要想提高自身的業(yè)務(wù)水平及服務(wù)水平，就必須要明確自己所從事行業(yè)的相關(guān)工作內(nèi)容是什么。通過(guò)認(rèn)清與掌握自己的工作范疇，工作內(nèi)容，才能更為有效地提高社會(huì)服務(wù)水平。

二、以對(duì)醫(yī)療檔案前期文書的處理為切入口

從醫(yī)療檔案管理的角度來(lái)看，檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)有效檔案管理的重要前提。要使檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，必須先解決好公文制發(fā)。而完成這一環(huán)節(jié)，做好前期的文書處理是重中之重，也是檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理主要是對(duì)參保單位或者個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄，是參保個(gè)人所能享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”是我們醫(yī)療檔案管理的核心目標(biāo)，也是反映社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)不斷發(fā)展的寶貴資料與重要的歷史憑證。公文本身質(zhì)量的高低將直接影響檔案質(zhì)量，也將制約日后檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。對(duì)于將成為檔案的公文文本載體的質(zhì)量上一定要注意，其中幅面的尺寸規(guī)格上就要求統(tǒng)一化，這樣做的好處便于裝訂。另外，文書的標(biāo)題是否是準(zhǔn)確的，主送單位與抄送單位是否準(zhǔn)確齊全與否，還有落款是否與公文一致，簽發(fā)的手續(xù)有無(wú)。以上所提到的種種都是提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作有效性所應(yīng)該關(guān)注和重視的內(nèi)容。

三、以醫(yī)療檔案管理的信息化發(fā)展為切入口

案卷質(zhì)量的高低將會(huì)直接影響到檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)。實(shí)踐證明，案卷在材料的收集過(guò)程中能否做到準(zhǔn)確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們醫(yī)療檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動(dòng)自身的發(fā)展。醫(yī)療檔案管理工作也同樣如此，未來(lái)的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來(lái)越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題。相反，實(shí)施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當(dāng)打字員與保管員的角色了。

四、以對(duì)檔案管理工作正確的認(rèn)識(shí)為切入口

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關(guān)鍵詞：電子檔案文件；安全管理；風(fēng)險(xiǎn)防范

中圖分類號(hào)：G275．7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1671-7864(2015)06-0195-02

作者簡(jiǎn)介：夏忠球(1964－)，男，江蘇太倉(cāng)人，蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院工程師，研究方向?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全、軟件技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及應(yīng)用。

隨著電子政務(wù)的迅速發(fā)展，電子文檔成為政府部門和企事業(yè)單位體現(xiàn)數(shù)據(jù)流的主要表現(xiàn)形式，其流程中的瀏覽、復(fù)制、修改、打印過(guò)程中，存在著極大安全隱患。目前國(guó)內(nèi)對(duì)于電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究正在深入，經(jīng)過(guò)，對(duì)于電子文件的風(fēng)險(xiǎn)類型和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的研究，最早是在《電子文件物理歸檔完整性風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)研究》一文中提出。目前，國(guó)內(nèi)對(duì)于信息化平臺(tái)中電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究停留在比較初級(jí)階段，在《識(shí)別電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件風(fēng)險(xiǎn)》一文中，分析了電子文件管理平臺(tái)的特點(diǎn)及各階段存在的基本風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)安全調(diào)查機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)顯示，有超過(guò)85%的信息泄密來(lái)自于企業(yè)內(nèi)部，追溯源頭發(fā)現(xiàn)，電子信息的明文存儲(chǔ)和無(wú)控流轉(zhuǎn)是泄密事件頻發(fā)的根本。檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，對(duì)電子文件的完整性、可讀性、可鑒別性等概念認(rèn)識(shí)不足。電子文檔安全管理中具體的保護(hù)實(shí)施，是廣大檔案管理工作者亟待研究的課題。。

一、電子檔案文件保護(hù)的特點(diǎn)

電子文檔的使用頻率已經(jīng)超過(guò)了紙質(zhì)文檔，給日常辦公帶來(lái)了極大方便。電子文檔是由文件內(nèi)容信息和保存描述信息的元數(shù)據(jù)二者共同構(gòu)成，以計(jì)算機(jī)硬盤、光盤、U盤等物理存儲(chǔ)介質(zhì)為載體的文字、圖片、音視頻材料。電子文檔資料可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取。電子文檔主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙、紙質(zhì)文本文檔的電子掃描版、記錄活動(dòng)的影音文件等。但與紙質(zhì)印刷品文檔相比較，電子文檔具有更易復(fù)制、更易修改、更易刪除和損壞的特點(diǎn)。電子檔案文件具備三個(gè)特征：(1)電子文檔真實(shí)一致性，是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與電子文件形成時(shí)的原始狀況一致，沒(méi)有被非法篡改；(2)電子文檔完整性，是指文件的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等無(wú)缺損，可以正常打開閱讀使用；(3)電子文檔有效性，是指電子文件具備法律法規(guī)的保障，應(yīng)用電子簽名與數(shù)字證書，嵌入國(guó)家認(rèn)證的數(shù)字證書中心頒發(fā)的證書，實(shí)現(xiàn)文件和載體的完好。根據(jù)電子檔案的特征，應(yīng)從三個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)應(yīng)的文件保護(hù)措施：(1)從電子文件產(chǎn)生、運(yùn)行、消亡的整個(gè)生命周期，加強(qiáng)電子文件運(yùn)行環(huán)境的保護(hù)；(2)從電子文件的載體角度，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬盤、網(wǎng)盤等電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)；(3)從電子文件信息內(nèi)容的保護(hù)出發(fā)，加強(qiáng)電子文件信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的可獲得和可讀取性保護(hù)。

二、電子檔案文件管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，電子檔案文件在數(shù)據(jù)的訪問(wèn)控制和存儲(chǔ)管理等方面存在諸多問(wèn)題，其安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題越來(lái)越受到重視。

(一)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案的在線利用是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開展，在提供便捷利用的同時(shí)，也存在各種安全風(fēng)險(xiǎn)。目前網(wǎng)絡(luò)上用戶管理權(quán)限漏洞導(dǎo)致存在許多不可預(yù)測(cè)的安全風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)被盜取等諸多安全事件越來(lái)越多。

(二)電子檔案文件在訪問(wèn)控制中的安全風(fēng)險(xiǎn)

在電子檔案利用權(quán)限方面，給用戶授予的權(quán)限過(guò)大，導(dǎo)致權(quán)限劃分不清、越權(quán)行為的發(fā)生。失去對(duì)電子檔案的監(jiān)護(hù)控制行為，產(chǎn)生諸如電子檔案文件的二次傳播問(wèn)題、非法刪除和篡改問(wèn)題，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致電子檔案的丟失。

(三)電子檔案文件在信息存儲(chǔ)中的安全風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案在檔案管理信息系統(tǒng)中的存儲(chǔ)格式一般以常見(jiàn)的Office辦公文檔格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此類可編輯格式的電子檔案如果未經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的加密防范措施，在信息存儲(chǔ)和利用過(guò)程中就可能存在被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

三、電子檔案文件的安全存儲(chǔ)管理

(一)電子檔案文件的歸檔要求

實(shí)施電子文件登記檢驗(yàn)制度，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集。電子文件拷貝至耐久性的介質(zhì)載體上，最好一式3份，一份封存保管，一份異地保存，一份供查閱使用。

(二)電子檔案文件的安全存儲(chǔ)

在電子文件的媒介存儲(chǔ)方面，應(yīng)采用帶有備份功能的文件存儲(chǔ)服務(wù)器、磁帶、光盤等。存儲(chǔ)電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)及包裝盒上要貼上包含編號(hào)、保密級(jí)別、名稱、軟硬件環(huán)境、保管期限等描述性標(biāo)簽，以方便日常的安全管理。電子檔案文件的存儲(chǔ)安全管理具體要求。

四、電子檔案文件安全管理防范措施

(一)使用檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行安全歸檔

嚴(yán)格按照我國(guó)指定的《信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國(guó)家檔案局令第6號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(國(guó)標(biāo)GB/ti18894－2002)等法規(guī)，規(guī)范用戶角色分配、介質(zhì)存儲(chǔ)管理和文件訪問(wèn)控制等手段對(duì)電子文件進(jìn)行過(guò)程控制。在政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的檔案信息管理系統(tǒng)中，設(shè)計(jì)系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計(jì)員三種角色，符合三員權(quán)限及職責(zé)的有效分離，實(shí)現(xiàn)三方管理的相互制約機(jī)制及監(jiān)督機(jī)制。其歸檔流程，按照以下步驟：使用用戶名登錄檔案管理系統(tǒng)—在線錄入文件歸檔表—按照目錄進(jìn)行歸檔分類提交保存—檔案部門在線審核辦理檔案移交手續(xù)完成歸檔。

(二)電子檔案文件的加密及跟蹤保護(hù)

對(duì)電子文檔提供數(shù)字標(biāo)密，并生成電子標(biāo)簽功能。電子文檔擁有者可在電子文檔生成時(shí)，進(jìn)行實(shí)施審批手續(xù)制定秘密等級(jí)。標(biāo)密后的電子文檔可識(shí)別電子文件的創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、秘密等級(jí)等信息，能夠記錄文件的復(fù)制、打印和刪除等行為，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)跟蹤保護(hù)。在設(shè)置文件的授權(quán)訪問(wèn)控制方面，可以按照用戶和文件兩個(gè)維度，建立二維矩陣式的內(nèi)部權(quán)限控制體系，提供文件的標(biāo)準(zhǔn)授權(quán)、文件的定向授權(quán)和文件的向上授權(quán)這三種授權(quán)方式，給予用戶相應(yīng)的權(quán)限。

(三)電子檔案文件的安全傳遞及文件恢復(fù)管理

在電子文檔的兩個(gè)關(guān)鍵階段：文件定密階段和文件外發(fā)階段，引入流程審批管理手續(xù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔使用過(guò)程行為的全程追蹤管理。電子檔案?jìng)鬟f過(guò)程中，引入數(shù)字指紋技術(shù)和數(shù)字水印技術(shù)實(shí)現(xiàn)的安全傳遞管理。在數(shù)字指紋和水印中通過(guò)嵌入的是信息擁有者的信息和傳遞流向的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)跟蹤監(jiān)控，能夠防范解密后的電子文檔被不明身份的用戶非法篡改。另外，不同城市之間的異地存儲(chǔ)技術(shù)目前正應(yīng)用于電子文檔的保護(hù)中，當(dāng)發(fā)生檔案數(shù)據(jù)丟失時(shí)，可以使用備份文件完成數(shù)據(jù)恢復(fù)，保障檔案文件的安全。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，電子文檔的安全環(huán)境是信息安全范疇的薄弱環(huán)節(jié)，是防范的重點(diǎn)。在電子檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管方面，需要從管理人員的安全意識(shí)、數(shù)字指紋物理技術(shù)等有效的物理安全防范措施，確保電子檔案文件的真實(shí)性、完整性、有效性。

參考文獻(xiàn)：

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［3］楊鳳梅．關(guān)于電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法探討［J］．才智，2013(16)：121－123．

［4］金凡。淺談電子文件之風(fēng)險(xiǎn)管理［J］．科教導(dǎo)刊，2013(8)：22－24．

篇5

關(guān)鍵詞：文書處理；檔案管理；策略

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文書檔案管理工作是各企業(yè)、公司檔案工作的核心內(nèi)容，文書處理整體工作質(zhì)量對(duì)檔案管理服務(wù)發(fā)揮著重要影響作用。優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作則離不開公文科學(xué)、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業(yè)的鐵通公司，只有秉承系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范原則，優(yōu)化文書處理，開展現(xiàn)代化檔案管理，才能真正提升實(shí)踐工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案工作有針對(duì)性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續(xù)發(fā)展中作出相輔相成的重要貢獻(xiàn)。

二、提升文書處理規(guī)范性，優(yōu)化檔案管理

良好的文書處理需要依據(jù)規(guī)范程序開展各項(xiàng)工作，針對(duì)遼寧分公司經(jīng)營(yíng)規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)豐富廣泛、涉及較多現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)實(shí)特征，文書處理工作更應(yīng)依據(jù)科學(xué)規(guī)律，統(tǒng)籌安排工作流程，推進(jìn)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的良好銜接、文件檔案在公司內(nèi)部的順暢流轉(zhuǎn)、共享傳遞，進(jìn)而綜合應(yīng)用于細(xì)化管理。遼寧公司應(yīng)由文書工作具體形式進(jìn)行處理流程的科學(xué)設(shè)計(jì)，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規(guī)范工作秩序。文書處理具體流程包括內(nèi)部發(fā)文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發(fā)文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現(xiàn)了各個(gè)工作環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系、互相滲透、有效制約與環(huán)環(huán)相扣。不同分公司對(duì)具體的檔案管理、文書處理環(huán)節(jié)則會(huì)呈現(xiàn)不同做法，而基本的處理環(huán)節(jié)卻不應(yīng)隨意的增減或省略，應(yīng)遵循客觀規(guī)律、流程安排進(jìn)行規(guī)范處理，只有這樣才能優(yōu)化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運(yùn)轉(zhuǎn)，并在公司內(nèi)部營(yíng)造良好的工作環(huán)境與暢通的工作秩序。

三、科學(xué)制發(fā)公文，優(yōu)化文書處理

公文是檔案形成的基礎(chǔ)，其制發(fā)科學(xué)性對(duì)于自身質(zhì)量與整體檔案水平均產(chǎn)生了至關(guān)重要的影響。因此制發(fā)實(shí)踐應(yīng)秉承科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)原則，摒棄注重公文內(nèi)容、忽視制發(fā)形式的不良意識(shí)。應(yīng)科學(xué)依據(jù)我國(guó)公文格式相關(guān)要求，針對(duì)行文目標(biāo)、發(fā)文權(quán)限、行文關(guān)系，合理選擇公文類別，體現(xiàn)文種應(yīng)用的合理時(shí)效性。其具體內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)文機(jī)構(gòu)、秘密級(jí)別、文號(hào)、簽發(fā)方、具體題目、主送方、內(nèi)容、印章、抄送機(jī)構(gòu)、時(shí)間以及附件等。同時(shí)應(yīng)注重的原稿公文的有效整理與科學(xué)收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對(duì)于經(jīng)過(guò)幾次修改的文稿均應(yīng)全面收納，良好保存。對(duì)于字號(hào)的編制，應(yīng)依據(jù)文件形式進(jìn)行統(tǒng)籌編制，不應(yīng)出現(xiàn)某某字或第的字樣，同時(shí)不應(yīng)編制字號(hào)虛位。對(duì)于主題詞內(nèi)涵的解析應(yīng)體現(xiàn)準(zhǔn)確規(guī)范性，即應(yīng)依據(jù)詞表規(guī)定進(jìn)行選擇，對(duì)于特殊應(yīng)用的自擬詞則應(yīng)用三角符號(hào)進(jìn)行清晰標(biāo)識(shí)。為體現(xiàn)公文制發(fā)的良好時(shí)效性，應(yīng)按行文公司負(fù)責(zé)人具體的簽發(fā)時(shí)期進(jìn)行編制。作為正文內(nèi)容的有效補(bǔ)充并提供一定參考依據(jù)，公文附件也不可缺少，不應(yīng)將其隨意略去。應(yīng)位于正文后進(jìn)行附件題目及順序的標(biāo)注，體現(xiàn)公文制發(fā)完整有效性，進(jìn)而為優(yōu)質(zhì)的文書處理打下良好的基礎(chǔ)。

四、人性化實(shí)施歸檔立卷，契合現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)

現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)要求，對(duì)于相似公文不應(yīng)重復(fù)歸檔立卷，同時(shí)應(yīng)實(shí)施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現(xiàn)檔案信息的廣泛利用價(jià)值、令其發(fā)揮優(yōu)質(zhì)應(yīng)用效果，體現(xiàn)立卷管理的規(guī)范整體性，便于工作人員的個(gè)性化檢索應(yīng)用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應(yīng)基于自身發(fā)展需求，面對(duì)龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學(xué)把握以我為核心的實(shí)踐工作原則，有效區(qū)別各類資料與文件，注重內(nèi)容、核心價(jià)值與具體形式的有效劃分，進(jìn)而明確核準(zhǔn)各類高度相似的資料與文件。同時(shí)應(yīng)確保卷宗處理的一致完整性，應(yīng)依據(jù)鐵通公司發(fā)展特征、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類別、經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)明確主次，樹立人性化管理目標(biāo)，將不應(yīng)歸檔文件合理篩除，并注重預(yù)防價(jià)值化文檔信息的不良丟失，進(jìn)而科學(xué)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)。

五、引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，提升工作效率

為顯著提升工作效率，應(yīng)科學(xué)引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)、信息化管理技術(shù)，創(chuàng)建文書檔案優(yōu)質(zhì)管理體系，實(shí)現(xiàn)前文后檔單次錄入、廣泛應(yīng)用的科學(xué)目標(biāo)。應(yīng)借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、自動(dòng)化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來(lái)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的快速、穩(wěn)定傳輸。同時(shí)可將檔案文書之中具有一定聯(lián)系、性質(zhì)同樣的工作做一體化連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與高效轉(zhuǎn)儲(chǔ)。再者，可引入多媒體實(shí)踐技術(shù)，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規(guī)范錄入、細(xì)化標(biāo)引、綜合統(tǒng)計(jì)與快速打印，進(jìn)而令工作人員可由機(jī)械化的操作管理中脫離出來(lái)，有精力從事更高技術(shù)含量的文書檔案工作，發(fā)揮核心服務(wù)價(jià)值。

六、結(jié)語(yǔ)

總之，基于文書處理、檔案管理科學(xué)重要性，互相作用影響特征，我們只有依據(jù)鐵通公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)特征，開展規(guī)范性文書處理、科學(xué)制發(fā)公文、實(shí)施人性化歸檔立卷、引入現(xiàn)代化檔案管理手段，才能優(yōu)化文書檔案管理實(shí)踐效果，提升工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理、文書處理為促進(jìn)鐵通公司的持續(xù)健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)保障。

參考文獻(xiàn)：