紙質(zhì)檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇紙質(zhì)檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平得以提升，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域。在傳統(tǒng)方式下，檔案管理工作面對(duì)較大壓力，無(wú)法與現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)有效融合。電子檔案在使用與記錄方式下，都能發(fā)揮較大意義，從而實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合發(fā)展。因?yàn)闄n案中記載著變遷情況，具有原始性特征，也能形成不同的價(jià)值形態(tài)，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在較大共性，所以，在對(duì)其管理期間，實(shí)現(xiàn)兩者的融合性，無(wú)論在信息整理、歸檔、收集等工作中，都需要促進(jìn)其長(zhǎng)期保存，基于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，維護(hù)其安全性，這樣不僅保證了現(xiàn)代方法與現(xiàn)代技術(shù)的充分利用，也使檔案管理工作更規(guī)范。

1電子檔案與紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案具有較高的留念價(jià)值，將其保存后，當(dāng)一些有意義的事物產(chǎn)生后，會(huì)對(duì)其有效利用，紙質(zhì)檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質(zhì)檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業(yè)單位中，使用的紙質(zhì)檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質(zhì)檔案不容易保存，容易被破壞，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)良好的保密工作。所以，企業(yè)或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)、管理人員需要認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案的重要性，以認(rèn)真的態(tài)度對(duì)其處理。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，本身具備一定的保存價(jià)值，是基于計(jì)算機(jī)軟件、硬件以及數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行保存的，與人們生活存在密切關(guān)系[1]。紙質(zhì)檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質(zhì)檔案需要保存的時(shí)間比較長(zhǎng)，容易識(shí)別，在儲(chǔ)存期間，存在一定的直觀特點(diǎn)，是電子檔案中不具備。但是，與紙質(zhì)檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質(zhì)檔案中存在的缺陷，不僅能實(shí)現(xiàn)自由轉(zhuǎn)換，還能對(duì)各個(gè)信息介質(zhì)進(jìn)行識(shí)別，對(duì)信息儲(chǔ)存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進(jìn)信息資源的共享性發(fā)展。

2電子檔案與紙質(zhì)檔案發(fā)揮的優(yōu)勢(shì)

在企業(yè)與事業(yè)單位中，對(duì)檔案進(jìn)行處理期間，要促進(jìn)原始數(shù)據(jù)完整性。促進(jìn)原始內(nèi)容的完整性，保證其價(jià)值的充分發(fā)揮。當(dāng)檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質(zhì)檔案與電子檔案的對(duì)比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質(zhì)檔案更方便閱讀。而且，紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)信息也更穩(wěn)定。當(dāng)單位、企業(yè)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)簽字、審核后，對(duì)其無(wú)法更改，其存在的真實(shí)性也比較強(qiáng)，具備一定的法律特征[2]。

3紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合策略

3.1檔案管理模式

在新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)下，檔案管理技術(shù)還比較低下，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)都處于獨(dú)立發(fā)展地位。電子檔案在對(duì)信息進(jìn)行傳輸、處理與開發(fā)過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)了較大的便捷性和高效性，應(yīng)用過(guò)程中，是各個(gè)媒體的集成化發(fā)展，具備全面性與直觀性特點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案相比，促進(jìn)較大優(yōu)勢(shì)。如果電子檔案無(wú)法得到安全保障，就要將紙質(zhì)進(jìn)行開發(fā)與備份保存。電子方式的實(shí)現(xiàn)是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，在該階段，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，能夠?qū)崿F(xiàn)良好的發(fā)展需要。在目前建設(shè)與發(fā)展下，紙質(zhì)檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實(shí)現(xiàn)文化歸檔的統(tǒng)一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質(zhì)進(jìn)行備份，還能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)展，使紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同儲(chǔ)存與使用。對(duì)于雙軌制，主要是信息在生成、運(yùn)轉(zhuǎn)期間實(shí)現(xiàn)的相互依存，它們隨著業(yè)務(wù)流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案，工作人員對(duì)重復(fù)文件進(jìn)行辦理，促進(jìn)了管理形式的全面化發(fā)展[3]。

3.2檔案管理流程

在新時(shí)期不斷進(jìn)步與發(fā)展下，電子商務(wù)、電子政務(wù)得以有效開展，各個(gè)企業(yè)與事業(yè)單位在內(nèi)部也建立了相關(guān)辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促進(jìn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合使用，達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的作用。隨著國(guó)家檔案局對(duì)相關(guān)方法的推出，使紙質(zhì)檔案、電子檔案在良好的環(huán)境下實(shí)現(xiàn)融合。在并存時(shí)期，檔案管理工作流程也產(chǎn)生較大變化。對(duì)檔案進(jìn)行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動(dòng)過(guò)程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲(chǔ)存工作等。在傳統(tǒng)方式下，基層檔案都是從外部、自身內(nèi)部引來(lái)的，其中，紙質(zhì)檔案比較多。所以，在對(duì)其管理期間，電子檔案中也含有紙質(zhì)檔案。在現(xiàn)代檔案管理中，需要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理，在執(zhí)行工作中，不僅在歸檔工作中更統(tǒng)一，在鑒定工作、整理工作以及儲(chǔ)存工作中都為更一致[4]。

3.3工作人員的能力

在新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)下，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效實(shí)施，還需要提高工作人員的能力和自身素質(zhì)。在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理期間，需要基于紙質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行思考，保證能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期保存和使用。紙質(zhì)檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的技術(shù)含量比較高。因?yàn)殡娮訖n案自身一定的技術(shù)特點(diǎn)和系統(tǒng)特點(diǎn)，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專業(yè)性與自身素質(zhì)都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，還要學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度與標(biāo)準(zhǔn)

在新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)下，為了應(yīng)用新型檔案載體，實(shí)現(xiàn)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的智能化管理，在對(duì)檔案處理工作中，要求實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息系統(tǒng)的使用質(zhì)量與數(shù)據(jù)信息質(zhì)量存在緊密聯(lián)系，所以，要為數(shù)據(jù)信息格式設(shè)定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。在新型載體檔案得以廣泛應(yīng)用后期，促進(jìn)業(yè)務(wù)管理各個(gè)方面更標(biāo)準(zhǔn)十分重要。如：建立統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等。還需要為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)新型檔案信息載體格式的轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)，保證計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關(guān)的實(shí)施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲(chǔ)存工作等各個(gè)環(huán)節(jié)充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導(dǎo)致電子檔案的真實(shí)性存在較大限制，所以，需要建立相關(guān)的法律法規(guī)，確定出電子檔案的法律地位。

結(jié)束語(yǔ)

電子檔案成為當(dāng)今發(fā)展的主要趨勢(shì)，其含有的豐富內(nèi)容能夠?yàn)楣ぷ魈峁┬畔⒒A(chǔ)。對(duì)電子檔案進(jìn)行開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的保存工作，需要在技術(shù)、使用方法以及標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行改變，還需要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的充分融合。

參考文獻(xiàn)

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篇2

紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時(shí)代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時(shí)其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點(diǎn)。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點(diǎn)：

1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來(lái)的發(fā)展成熟過(guò)程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。

2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲(chǔ)和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡(jiǎn)單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來(lái)。在長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無(wú)論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時(shí)間長(zhǎng)久。紙質(zhì)檔案管理中不會(huì)出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時(shí)間）。我國(guó)是造紙術(shù)的發(fā)明國(guó)，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會(huì)發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國(guó)保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時(shí)代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲(chǔ)存載體，是社會(huì)科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時(shí)代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無(wú)法替代的特點(diǎn)：

1.電子檔案管理過(guò)程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過(guò)程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲(chǔ)存載體量來(lái)計(jì)算，一個(gè)U盤的儲(chǔ)存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個(gè)U盤就可以存儲(chǔ)大約20480頁(yè)到1310720頁(yè)的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個(gè)打火機(jī)大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對(duì)圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲(chǔ)存于同一個(gè)儲(chǔ)存載體上面。這樣的儲(chǔ)存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中時(shí)空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時(shí)代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時(shí)的檔案資料管理。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理?yè)碛辛藱n案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲(chǔ)量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長(zhǎng)久以來(lái)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無(wú)法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無(wú)法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過(guò)二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無(wú)縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來(lái)，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：

1.針對(duì)已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過(guò)拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對(duì)應(yīng)的電子檔案。

篇3

一、紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)

1、紙質(zhì)檔案管理

紙質(zhì)檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對(duì)企業(yè)在工作時(shí)的信息的記錄。紙質(zhì)檔案管理較為繁瑣，管理時(shí)注意事項(xiàng)較多，尤其是保存時(shí)容易發(fā)生破損。這就給檔案保存工作帶來(lái)一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)要提高警惕，認(rèn)真對(duì)待。

2、電子檔案管理

電子檔案管理是以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的，在檔案管理上有很大的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對(duì)于信息的處理上更方便，可以對(duì)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)性操作，實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用，同時(shí)使用虛擬存儲(chǔ)便于信息管理和保存，更利于信息的遠(yuǎn)距離傳輸。

3、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢(shì)

對(duì)于現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理中，電子檔案對(duì)檔案信息容納量比較大，沒(méi)有儲(chǔ)存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時(shí)，電子檔案室由計(jì)算機(jī)處理的，因此對(duì)于檔案的分類，立卷工作就很高效，準(zhǔn)確了。這就提高了利用的效率。同時(shí)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸?shù)娜蝿?wù)。從另一方面來(lái)說(shuō)，電子檔案比較容易保存，具有很好的復(fù)用性質(zhì)。

4、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢(shì)

一般的事業(yè)單位或者是企業(yè)管理中，在進(jìn)行檔案處理時(shí)比較強(qiáng)調(diào)原始數(shù)據(jù)的完整性。保證原始的內(nèi)容，確保其價(jià)值，并且檔案數(shù)據(jù)一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時(shí)，紙質(zhì)檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數(shù)據(jù)也比較穩(wěn)定。而且，在單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽字的時(shí)候比較不容易更改，具有真實(shí)性較強(qiáng)，形成具有法律的證據(jù)。在中國(guó)甚至今后很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)，是不可能完全拋開紙質(zhì)檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無(wú)缺，與紙質(zhì)檔案相比也存在自身無(wú)法克服的局限。

二、電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的融合

隨著現(xiàn)在國(guó)家科技水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在進(jìn)行不斷的發(fā)展，這就對(duì)有關(guān)的檔案管理必須進(jìn)行細(xì)致性的管理，現(xiàn)在的電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理中具有的優(yōu)勢(shì)比較強(qiáng)，但是紙質(zhì)檔案的管理的真實(shí)性是電子檔案無(wú)法比較的。因此，對(duì)于這兩種檔案管理方式，需要根據(jù)具體的情況進(jìn)行具體的使用。在相關(guān)的企業(yè)中，可以將兩者有效結(jié)合，一方面反映真實(shí)的檔案依據(jù)；另一方面，延續(xù)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。在現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展中，紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理應(yīng)該相互融合，互相利用，給自身帶來(lái)巨大的利益。

1、建立相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)

由于電子檔案在收集時(shí)間和方式，以及存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實(shí)現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用，即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來(lái)保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

2、實(shí)行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲(chǔ)到保護(hù)整個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照檔案管理程序進(jìn)行，有效避免非專業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，并對(duì)電子檔案進(jìn)行專業(yè)性開發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用.因此，檔案管理部門應(yīng)該積極主動(dòng)地承擔(dān)起收集電子文件、管理電子檔案的責(zé)任.

3、建立一套科學(xué)合理的管理制度

由于電子文件的可復(fù)制性和刪改無(wú)痕跡性，電子檔案的保護(hù)應(yīng)貫串于電子文件的整個(gè)生命周期，在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理的重點(diǎn)是過(guò)程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失.同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性.因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.

4、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案管理技術(shù)既是檔案管理方法也是一種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，它存在一定的技術(shù)含量，需要一個(gè)計(jì)算機(jī)和檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)都比較扎實(shí)的專業(yè)人員，因此在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，管理人員的素質(zhì)和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統(tǒng)，管理人員還需要有一定的外語(yǔ)基礎(chǔ)。所以檔案管理人員要在紙質(zhì)的基礎(chǔ)上積極的推進(jìn)電子檔案的管理方式，促進(jìn)檔案管理的向前發(fā)展。

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【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案；檔案安全；影響及對(duì)策

由于紙質(zhì)檔案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理方面有很大的不同。由于這些不同，紙質(zhì)檔案管理具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，所以在現(xiàn)代檔案理中，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方法，在管理和制度方面建立科學(xué)的方法，并提高檔案管理人員的素質(zhì)，科學(xué)管理紙質(zhì)檔案。

一、紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)及缺陷

紙質(zhì)檔案是指以紙張為載體的信息檔案，而電子檔案是指用現(xiàn)代信息科技，如電腦、光盤、U盤、圖像記錄等方式為載體保留信息的方式。如今，雖然作為新興載體的電子檔案倍受關(guān)注和青睞，但傳統(tǒng)的、具有原始性質(zhì)的紙質(zhì)檔案也不容忽視。據(jù)了解，紙質(zhì)檔案具有以下特點(diǎn)：1.檔案載體較為單一；2.記載信息的固定性和穩(wěn)定性；3.信息的隱蔽性和原始性；4.缺乏一定的復(fù)用性；5.傳輸較為繁瑣。

二、 紙質(zhì)檔案對(duì)檔案安全的影響及優(yōu)勢(shì)

（一） 紙質(zhì)檔案可以較為獨(dú)立地完成信息記載和傳輸。首先，相比電子檔案等其他記載信息的方式，紙質(zhì)檔案可以獨(dú)立地完成信息的記載。在紙質(zhì)檔案的記錄中，紙質(zhì)檔案的閱讀、調(diào)閱和使用都可以單獨(dú)完成，而電子檔案則更多地需要依靠閱讀工具，如電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)等高科技，信息與設(shè)備結(jié)合，只有兩者共同使用才有一定的作用。

（二）紙質(zhì)檔案載體穩(wěn)定、可較長(zhǎng)期地保存資料。紙質(zhì)檔案相比其他檔案記載方式有更加穩(wěn)定、耐用的特點(diǎn)，因?yàn)闄n案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些電子檔案并不能達(dá)到這個(gè)要求。因?yàn)殡娮有畔?huì)受到多種因素的影響，如環(huán)境的防磁性、抗病毒和資料的儲(chǔ)存空間都有較大的要求。

（三）紙質(zhì)檔案記載方式傳統(tǒng)而便于理解。在檔案管理和查閱、記錄的過(guò)程中，一般都需要更快捷的、更簡(jiǎn)便的查詢和調(diào)閱方式，而電子檔案相比紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，運(yùn)用的是更為先進(jìn)的記錄技術(shù)和調(diào)閱方式。在這個(gè)過(guò)程中，由于一些檔案管理人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，或者有些檔案管理人員屬于老一代的“機(jī)盲”，在這種情況下，會(huì)操作、懂電腦的特別少。所以紙質(zhì)檔案沒(méi)有局限性。

（四）具有保密性。在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)的年代，科技發(fā)達(dá)給現(xiàn)代生活帶來(lái)了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盜取的現(xiàn)象也更普遍了。所以紙質(zhì)檔案在這一點(diǎn)上可以確保信息的隱秘性和保密性。只要保管的地方合理，檔案室封鎖嚴(yán)密，基本可以保證信息不泄露。因此，紙質(zhì)檔案的存在，很大程度上保護(hù)了原始數(shù)據(jù)，杜絕了某些別有用心的人希望通過(guò)破壞電子數(shù)據(jù)而達(dá)到其特有目的的幻想，維護(hù)了檔案的權(quán)威。同時(shí)，紙質(zhì)文件在刪改后想不留痕跡幾乎是不可能的。因此，各部門對(duì)一些重要數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)，為確保這些信息的安全可靠性，必須及時(shí)備份形成紙質(zhì)檔案。可以說(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的不安全因素，充分體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案存在的重要性，同時(shí)也穩(wěn)固了紙質(zhì)檔案在檔案中的地位。

三、紙質(zhì)檔案管理的對(duì)策研究

（一）與電子檔案相結(jié)合。既然紙質(zhì)檔案和電子檔案都各有利弊，在建立紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，就必須研究電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，可以將紙質(zhì)檔案作為原始憑證和永久保存檔案，將電子檔案作為備份檔案建立相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系的系統(tǒng)。應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道。

（二）集中管理。在紙質(zhì)檔案管理的過(guò)程中，要注意檔案管理的科學(xué)性和集中性。建立集中管理的紙質(zhì)檔案管理制度，不僅可以更好地完成檔案的及時(shí)歸檔、整理和取用，還可以防止非檔案保管人員對(duì)檔案的完整性和可持續(xù)使用性造成的破壞。

（三）建立科學(xué)的管理制度。由于紙質(zhì)檔案的無(wú)法更改性和永久性，應(yīng)必須保證檔案在建立之初就有一個(gè)很好的、正確無(wú)誤的歸檔和保管。因此，對(duì)紙質(zhì)檔案的科學(xué)管理和建立是十分有必要的。并且在建立檔案的過(guò)程中，應(yīng)該為每一份檔案建立相應(yīng)的記錄制度。實(shí)施檔案保管和整理的責(zé)任制，確保發(fā)生業(yè)務(wù)之后可以及時(shí)地歸檔，在其他人員借閱檔案后，也能及時(shí)地整理到位，從而使檔案的保存更加完整。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)。最后也是最重要的一方面，就是必須加強(qiáng)檔案管理人員的相應(yīng)素質(zhì)。第一，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)了解紙質(zhì)檔案在保管過(guò)程中需要注意的問(wèn)題，如防潮、防蟲和防腐蝕等。第二，檔案管理人員應(yīng)記錄在編，防止自管自盜的現(xiàn)象發(fā)生。第三，檔案管理人員還需要了解一些現(xiàn)代檔案管理的制度，從而使紙質(zhì)檔案管理更加科學(xué)化。

四、結(jié)語(yǔ)

雖然在信息科技大力發(fā)展的今天，電子檔案被越來(lái)越多地提及，但由于其還有一些無(wú)法改變的缺陷，紙質(zhì)檔案并不能完全被電子檔案代替。所以對(duì)紙質(zhì)檔案的研究仍然十分有必要。在紙質(zhì)檔案管理建設(shè)中，我們也應(yīng)該跟上科技發(fā)展的步伐，在紙質(zhì)檔案建設(shè)上搶占制高點(diǎn)，這樣才能使紙質(zhì)檔案與電子檔案在發(fā)展中交相輝映。

【參考文獻(xiàn)】

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關(guān)鍵字：電子檔案；紙質(zhì)檔案；對(duì)比分析；并存發(fā)展

計(jì)算機(jī)科技高速發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用使得檔案管理更加便捷有效，但是由于電子檔案自身的缺陷也為檔案管理帶來(lái)了一定的困難，因此如何更好的解決紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展、配合應(yīng)用的關(guān)系就成了檔案管理中非常重要的一點(diǎn)。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

隨著電子計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理的全部需要，電子檔案逐漸占據(jù)重要地位，但是事物都具有都具有兩面性，電子檔案和紙質(zhì)檔案都有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，客觀分析他們的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，善加利用，才能更好地應(yīng)用到檔案管理之中。

1.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

電子檔案形成文件便捷快速。電子檔案錄入一次，可以多次輸出，方便檔案的查找和利用，而且電子檔案的輸出和輸入不受到時(shí)間地點(diǎn)的限制，只要能夠找到相應(yīng)的檔案，千里之外都能共享電子檔案資料。電子檔案在輸出過(guò)程中不受形式的限制，可以集文字、圖像、聲音于一體，形式表現(xiàn)多樣化。

電子檔案是一種高密度的儲(chǔ)存方法。以前有磁帶、磁盤，現(xiàn)在有U盤、硬盤，都是小體積可隨身攜帶的物品，但是其中儲(chǔ)存的信息量驚人，最大程度發(fā)揮了共享資料的優(yōu)勢(shì)。

電子檔案?jìng)鬟f信息迅速。電子檔案由計(jì)算機(jī)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在全球范圍內(nèi)傳播，傳送速度非常快，和以只能通過(guò)郵寄的方式來(lái)傳輸?shù)募堎|(zhì)檔案相比，可謂是天壤之別。

電子檔案穩(wěn)定性差。

1.由于電子檔案不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，不僅可以在電腦上多次輸出，還可以用U盤等設(shè)備多次復(fù)制，這種不受載體限制的相互復(fù)制，很難確定哪一個(gè)是原件，更無(wú)法確定有沒(méi)有人為的更改。

2.一旦電子檔案遭到病毒的侵害，可能會(huì)無(wú)法挽救，變成廢品。

3.電子檔案依賴相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備。當(dāng)存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備由于擠壓、磨損等原因損壞時(shí)，電子檔案也將失效；即使正常保存，這些設(shè)備的存放壽命也遠(yuǎn)不及紙質(zhì)檔案，例如光盤的使用壽命已經(jīng)是載體中比較長(zhǎng)的，也只有30年左右。電子檔案載體如此短的壽命，影響了它的整體使用時(shí)長(zhǎng)。計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代非常快，電子檔案又依賴于特定設(shè)備和軟件，如果使用這些及其設(shè)備形成的電子檔案需要保存很長(zhǎng)時(shí)間，而在此期間一旦廠家不再提供相應(yīng)的技術(shù)支持，就容易造成數(shù)據(jù)丟失。

1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案與電子檔案相比有明顯的優(yōu)勢(shì)，閱讀上具有便利性，易于安全保存，不易丟失。紙質(zhì)檔案可以做到有一定的法律效力，比如帶有當(dāng)事人印章、手印和簽字的檔案，具備了相應(yīng)的法律效率，但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質(zhì)檔案具有耐久性，現(xiàn)代文件用紙的壽命能夠達(dá)到200年以上，可以較長(zhǎng)時(shí)間保存重要檔案。

紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)也是非常明顯的，占據(jù)空間較大，能夠儲(chǔ)存信息的密度太小，查閱檔案不方便，整理起來(lái)也比較麻煩，而且紙張容易損壞，因此需要妥善保存和管理。紙質(zhì)檔案的信息共享性較差，在同一時(shí)間同一地點(diǎn)只能供一位用戶使用。同時(shí)，傳遞速率也較差，可以通過(guò)郵寄的方式傳遞，既是目前快遞業(yè)發(fā)達(dá)，遠(yuǎn)距郵遞也是需要以天為單位計(jì)算的，和以互聯(lián)網(wǎng)傳遞的電子檔案無(wú)法相比。

2 兩者應(yīng)并存發(fā)展

通過(guò)上述對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)的對(duì)比分析可以發(fā)現(xiàn)，二者各有優(yōu)勢(shì)，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是應(yīng)該相互配合使用，彌補(bǔ)彼此的不足之處。

在電子檔案歸檔保存時(shí)將相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案也一并保存，紙質(zhì)檔案具備的長(zhǎng)久保存和真實(shí)可靠的優(yōu)勢(shì)，電子檔案有檢索速度快、存儲(chǔ)密度小的優(yōu)越性能。這就決定了紙質(zhì)檔案和電子檔案必須共存，并且同步發(fā)展和管理。

2.1 檔案管理人需具備完整的檔案管理知識(shí)

由于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，很多老一輩檔案工作人員對(duì)新鮮事物接受速度比較慢，對(duì)電子檔案的操作流程并不理解，這就要求對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使其具備完整的檔案管理知識(shí)。

而檔案管理人員自身必須更新自己的觀念，接受電子檔案，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。在增強(qiáng)自身檔案管理方面的知識(shí)的同時(shí)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基礎(chǔ)知識(shí)，并運(yùn)用到日常檔案管理工作之中。

2.2 電子檔案全過(guò)程管理

由于電子檔案非常依賴其設(shè)備和軟件，因此要對(duì)電子檔案做到全過(guò)程管理，也就要求檔案管理部門在電子檔案的制作形成、歸納整理和保管應(yīng)用等全過(guò)程發(fā)揮作用，肀Vさ繾擁蛋傅惱媸島陀行А

檔案管理部門中應(yīng)設(shè)有專門人員負(fù)責(zé)電子檔案的存儲(chǔ)和登記，實(shí)現(xiàn)辦公和檔案管理相結(jié)合，以便于日后電子檔案的管理和利用。

2.3 同步歸檔

由于電子檔案所具備的法律效力尚不明確，而且自身有一些缺陷，為了避免造成不可挽回的損失，對(duì)于同一內(nèi)容的電子檔案和紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步接收歸檔。比如，大學(xué)畢業(yè)生的檔案移交問(wèn)題，因?yàn)闄n案對(duì)于大學(xué)生之后的發(fā)展起著非常重要的作用，所以在畢業(yè)時(shí)，人才市場(chǎng)等負(fù)責(zé)檔案移交的部門會(huì)做到將紙質(zhì)檔案和電子檔案同步接收和歸檔，不僅保證檔案內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確，還能使檔案更為長(zhǎng)久地保存。

同步歸檔可以讓電子檔案和紙質(zhì)檔案達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的目的，更能揚(yáng)長(zhǎng)避短，避免出現(xiàn)不必要的損失。

2.4 建立聯(lián)系

電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內(nèi)容，為了能夠把兩者配合使用，應(yīng)當(dāng)在兩者之間建立相應(yīng)的聯(lián)系。

如果目前庫(kù)存中有大量的紙質(zhì)檔案，而電子檔案內(nèi)容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質(zhì)檔案中重要的內(nèi)容進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換，制作成為電子檔案，并把兩者同時(shí)歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來(lái)，轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)檔案，這樣如果電子檔案的設(shè)備不小心損壞，電子檔案失去價(jià)值，還存有的紙質(zhì)檔案就可以發(fā)揮作用，挽回一些損失。

在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)和軟件建立通道，使得二者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)方便快速的檢索和有效的管理應(yīng)用。

2.5 利用檔案的管理措施

由于電子檔案容易被改動(dòng)，而且改動(dòng)之后難以分辨原始數(shù)據(jù)和改動(dòng)數(shù)據(jù)，使得在利用工作中管理人員經(jīng)常難以控制，并且由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)上就能更改自己的檔案信息，更是為檔案管理增加了困難。

為了保證檔案的真實(shí)完整，有關(guān)部門可以采取相關(guān)措施，比如更改信息前必須驗(yàn)證口令和身份，并及時(shí)登記，對(duì)于非常重要的檔案，必須經(jīng)過(guò)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的審批才可進(jìn)行更改。對(duì)于更改過(guò)的電子檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)記錄并與更改前的電子檔案保持關(guān)聯(lián)，保證檔案內(nèi)容的延續(xù)性和完整性。

比如畢業(yè)生在檔案管理網(wǎng)站上查找并審核自己的檔案內(nèi)容之前，必須登錄自己的賬號(hào)，保證查看的是自己的檔案內(nèi)容，在提出修改的過(guò)程中必須嚴(yán)格按照審核要求，如果需要學(xué)校老師和領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和證明，必須出示相關(guān)資料才能進(jìn)行修改，否則不予修改。

3 總結(jié)

由于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，電子檔案已經(jīng)在檔案管理中扮演舉足輕重的角色，但是通過(guò)對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)的分析，可以發(fā)現(xiàn)兩者配合使用更加有利于檔案的管理和應(yīng)用。本文第二部分還為電子檔案和紙質(zhì)檔案配合提出5點(diǎn)建議，希望可以為檔案管理工作提供新的思路和方向。

參考文獻(xiàn)

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