檔案數(shù)字化管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案數(shù)字化管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

一、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理

（一）檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制，輔助設(shè)計(jì)、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)?？傊?，檔案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更為有效地為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為今后一個(gè)時(shí)期檔案發(fā)展的必然趨勢。

（二）數(shù)字化檔案

數(shù)字化檔案管理是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面。

1.數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在。數(shù)字化檔案依賴于計(jì)算機(jī)的軟硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，數(shù)字化檔案就無法生存、傳遞、識別。

2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。

3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。

二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢及要求

（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

檔案數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其優(yōu)勢包括以下幾個(gè)方面：

1.擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人力的浪費(fèi)。

2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。

總之，檔案數(shù)字化是大勢所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個(gè)階層提供服務(wù)。

（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求

檔案數(shù)字化所要實(shí)現(xiàn)的就是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，其主要目標(biāo)：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲問題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺，使有效意義的動態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價(jià)值。其主要要求是：

1.科學(xué)性。檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具有科學(xué)性。從實(shí)際出發(fā)，通過對檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進(jìn)行。優(yōu)先對具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

2.系統(tǒng)性。在進(jìn)行檔案信息資源數(shù)字化時(shí)，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應(yīng)保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。

三、推進(jìn)檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對策

數(shù)字化檔案管理在具體設(shè)施過程中，必須依托高新技術(shù)的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的，它的顯著特點(diǎn)是完全依賴現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)而進(jìn)行的管理和工作。筆者認(rèn)為，在推進(jìn)數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個(gè)方面入手。

（一）予以科學(xué)規(guī)劃

檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須立足于長遠(yuǎn)的科學(xué)規(guī)劃，為此要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠(yuǎn)期目標(biāo)，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長時(shí)間實(shí)行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實(shí)施。

（二）進(jìn)行成本核算

目前，將傳統(tǒng)的載體進(jìn)行數(shù)字化費(fèi)用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費(fèi)用，如對大量的數(shù)字文件進(jìn)行管理和維護(hù)，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟(jì)投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績效。如果不加強(qiáng)核算，則有可能導(dǎo)致數(shù)字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費(fèi)。

（三）建立雙套制管理機(jī)制

由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎(chǔ)相對薄弱，數(shù)字化過程中有很多問題待解決，因此在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)企業(yè)的檔案保存還要堅(jiān)持雙套制管理機(jī)制。在保存電子檔案的同時(shí)也保存相對應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實(shí)，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。

（四）提高員工的素質(zhì)

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【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字化；管理

如今電子信息飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、智能手機(jī)在改變?nèi)藗児ぷ鞣绞降耐瑫r(shí)也在改變著傳統(tǒng)檔案管理方式，隨之檔案的數(shù)字化管理模式普遍發(fā)展起來，所以本文就將對檔案數(shù)字化管理進(jìn)行簡單的闡述，供參考。

一、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

一是占用空間小、儲藏信息量大。檔案數(shù)字化管理運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字存儲技術(shù)將各種文字、圖片和聲音影像等檔案性資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)能夠識別的數(shù)據(jù)，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備展現(xiàn)給用戶，占據(jù)空間很小的數(shù)據(jù)庫能存儲大量的信息資源，打破了原來紙質(zhì)文檔一統(tǒng)天下的局面，嶄新的存儲方式讓傳統(tǒng)檔案館望塵莫及，同時(shí)，全球互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息共享，用戶通過數(shù)字化檔案館能查閱到其他檔案館的信息，它不僅是網(wǎng)上檔案館，更是網(wǎng)上文化和信息交流中心；二是實(shí)現(xiàn)了管理模式自動化。通過設(shè)計(jì)出合理的程序，各種檔案信息就能被分門別類地存入信息系統(tǒng)，無需人工鑒別再分門別類地運(yùn)輸上架。新型數(shù)字化檔案館將傳統(tǒng)檔案館實(shí)現(xiàn)了高智能的技術(shù)型管理，而相關(guān)的工作人員主要任務(wù)也將以信息的收集、分析以及信息資源的開發(fā)為主，更有利于促進(jìn)檔案館信息資源的全面化和服務(wù)優(yōu)質(zhì)化；三是查詢資料更加快捷，使用數(shù)字化檔案館，短時(shí)間內(nèi)就能獲得大量所需要的檔案信息，用戶只要擁有數(shù)據(jù)終端，比如一臺電腦，在操作系統(tǒng)中輸入檔案資料或信息的關(guān)鍵字就能立刻查詢到數(shù)據(jù)庫中存儲的相關(guān)信息，更重要的是，檔案數(shù)字化管理通過網(wǎng)絡(luò)將信息自動呈現(xiàn)在讀者面前，免去專門跑傳統(tǒng)檔案館的麻煩，能夠讓讀者隨時(shí)隨地方便快捷地查閱信息，省時(shí)省力，提高了工作效率；四是不同地域、單位建設(shè)的數(shù)字化檔案館通過網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，大大增加了檔案館的資源，加大了不同地域、單位之間的信息交流。

二、數(shù)字化檔案管理的重要意義

隨著數(shù)字化管理方式的深入落實(shí)很多的企業(yè)開始對檔案管理的工作效率進(jìn)行關(guān)注，只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進(jìn)工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義，具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是可以提高資料管理的工作效率，促進(jìn)工作的積極完成。通過計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備的引進(jìn)提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)?，F(xiàn)代社會是信息化時(shí)代，只有充分將這些信息進(jìn)行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行整體的規(guī)劃，促進(jìn)信息的暢通無阻；二是計(jì)算機(jī)的辦公設(shè)備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計(jì)算機(jī)就可以傳遞，工作人員通過計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)行信息的交換，同時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存；三是計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計(jì)算機(jī)備份系統(tǒng)可以將大量的信息結(jié)構(gòu)文檔的形式儲備起來，促進(jìn)工作的完成，關(guān)于信息的保存在充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強(qiáng)工作人員的管理水平，總之，數(shù)字化檔案管理的技術(shù)對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻(xiàn)，值得進(jìn)行普遍推廣。

三、檔案數(shù)字化管理需要注意的問題

1、加大投資，奠好檔案數(shù)字化的工作的根基。面對新事物，覺悟是基礎(chǔ)，落實(shí)才是關(guān)鍵，所以各部門領(lǐng)導(dǎo)要高瞻遠(yuǎn)矚，對檔案的數(shù)字化給予充分的重視，并有計(jì)劃、穩(wěn)妥的進(jìn)行設(shè)備的更新，如在計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施、軟件更新、安全設(shè)備上更新等，至于軟件的開發(fā)，則應(yīng)由國家檔案行政主管部門出面，盡快建立一套完善的、有關(guān)檔案數(shù)字化管理的軟件，進(jìn)而加速檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。

2、重視培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員。檔案數(shù)字化管理需要一大批熟練掌握計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人員，所以要高度重視專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)工作，更新知識，更新技術(shù)，更新觀念，在數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)字存儲等項(xiàng)技術(shù)領(lǐng)域要進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，進(jìn)而讓專業(yè)技術(shù)人員熟練掌握各種設(shè)備的原理和使用方法，熟練掌握影音、圖片編輯和保存，掌握檔案管理數(shù)據(jù)庫工作原理和應(yīng)用。熟練進(jìn)行檔案數(shù)字化管理技術(shù)，為檔案管理創(chuàng)新改革提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。

3、加強(qiáng)對檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。一方面要徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對檔案信息資源實(shí)施科學(xué)，有效地開發(fā)利用；一方面要加強(qiáng)檔案工作者對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展；一方面要強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練，加強(qiáng)培訓(xùn)。對檔案工作者要分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，同時(shí)還要突出時(shí)代應(yīng)用知識教育，對檔案工作者進(jìn)行市場經(jīng)濟(jì)理論、法律等知識系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。

4、確保數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)安全問題一直是困擾計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的一大難題，天災(zāi)、人禍、病毒、黑客入侵等都有可能造成數(shù)據(jù)損毀，所以在數(shù)字化檔案管理工作中一定要加強(qiáng)防范，確保萬無一失。

5、實(shí)現(xiàn)檔案館資源共享。為避免重復(fù)化建設(shè)，節(jié)約數(shù)字化檔案館建設(shè)成本，我們要最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享，應(yīng)按區(qū)域、按類別采用聯(lián)合采購、聯(lián)合存貯、聯(lián)合編目、聯(lián)合建庫、聯(lián)機(jī)檢索等手段，實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)間數(shù)字化檔案館的資源共享，更好地服務(wù)大眾。

綜上所述，本文主要對檔案數(shù)字化管理的定義、特點(diǎn)、意義及需要注意的問題進(jìn)行了論述，希望能對大家以后的工作有所幫助。

參考文獻(xiàn)：

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一、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的利與弊

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)：一是信息管理數(shù)字化。采用先進(jìn)數(shù)字化存儲技術(shù)方案，具有通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時(shí)瀏覽等特點(diǎn)。二是資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)來建設(shè)虛擬資源，從而達(dá)到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以使利用者進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息，獲取更為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時(shí)間長：100年以上；保真性高：而一般的紙介質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；真正實(shí)施在線：授權(quán)使用者可以隨時(shí)訪問自己所需要的檔案資料。

但是以磁盤或光盤等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢，其局限性也很明顯，如不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個(gè)人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)各不相同，對軟硬件依賴大；其影像記錄的穩(wěn)定期限不長。

二、數(shù)字化管理模式下對電子文件的歸檔管理

目前，對于電子文件的管理，有些企業(yè)將原電子文件保存在形成部門，沒有歸檔。也有一些企業(yè)將歸檔的紙制文件和電子文件分別歸口到檔案部門和信息技術(shù)部門。這兩種做法都有缺陷。形成部門看中電子文件在處理現(xiàn)行事務(wù)中的作用，由其自行管理往往出現(xiàn)短期行為，而且管理不規(guī)范，造成企業(yè)對這些電子文件的失控。由信息技術(shù)部門統(tǒng)一管理，常常把電子文件視同于一般的電子信息，主要著眼于技術(shù)管理，不能全面把握電子文件的價(jià)值和聯(lián)系性，對其真實(shí)性、完整性、長期可讀性的保障措施不夠得力，無法確保其行政有效性和法律憑證性的管理要求。電子文件與紙制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，給日后的查找利用帶來困難。根據(jù)《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）中都明確規(guī)定機(jī)構(gòu)內(nèi)部的電子文件應(yīng)由檔案部門歸口管理。檔案部門通過建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，制定和推行統(tǒng)一管理制度等措施，對本企業(yè)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一管理。這對于保證電子文件的完整安全和有效利用有明顯的優(yōu)越性。

三、電子文件的鑒定

歸檔前要對電子文件進(jìn)行鑒定。這一工作主要是鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限，并據(jù)此刪除已收集積累但無保存價(jià)值的電子文件，并予以銷毀。也可以說，是保證歸檔電子文件準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，確定檔案屬性的工作。

其中自動鑒定的方法是制定電子文件保管期限表。它是電子文件鑒定的依據(jù)性文件。在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的調(diào)查階段就著手制定保管期限表。電子文件保管期限表是自動鑒定功能能否實(shí)現(xiàn)的重要因素，通過系統(tǒng)自動運(yùn)用保管期限表，鑒定時(shí)完全可以不必審閱全部文件，因而也就避免了為挑選少量文件長久保存而必須審閱全部文件的低效率現(xiàn)象。為提高電子文件保管期限表的實(shí)際應(yīng)用效率，保管期限表的制定工作應(yīng)納入電子文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段。文件一旦生成，系統(tǒng)將文件與保管期限表的條款對照判斷，確認(rèn)文件是否能進(jìn)人正常的處理流程。參考本單位實(shí)際情況，將電子文件保管期限表做的更具體，保管期限劃分可以更小一些，還應(yīng)具有可拓展性，以便及時(shí)更新與補(bǔ)充。對于保管期限到期的文件，系統(tǒng)自動提示用戶進(jìn)行處置。

四、電子文件的著錄

完整的電子文件著錄工作可分為歸檔前文件級以及案卷級著錄和歸檔后案卷級以上的著錄。其中文件級以及案卷級著錄一般由電子文件形成部門完成，著錄文件與電子文件同時(shí)歸檔，即歸檔光盤中存放著相應(yīng)的“著錄文件”。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就必須在文件形成之前將著錄信息的形成和收集納入考慮范圍，從而實(shí)現(xiàn)“前端控制”。從設(shè)計(jì)的開始階段，設(shè)計(jì)人員先完成由檔案部門設(shè)計(jì)的著錄單，然后進(jìn)入設(shè)計(jì)系統(tǒng)界面開始設(shè)計(jì)工作。為了保證此項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案室可以根據(jù)需要將著錄項(xiàng)目編成統(tǒng)一的表格軟件，發(fā)給對方。以便于兩個(gè)部門的合作與銜接。案卷級以上的著錄由檔案室完成。要將機(jī)構(gòu)所有文件納入考慮范圍，再在全宗內(nèi)根據(jù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系劃分類別。

五、電子文件的維護(hù)

電子文件的數(shù)字化形態(tài)加大了日常維護(hù)的難度。例如：電子文件對系統(tǒng)有很高的依賴性，因此不但要保存好電子文件載體，還要保存完整的讀取環(huán)境，這無疑會增大管理成本。電子文件使用的是磁性、光學(xué)材料等精密型載體。因此，在電子文件的管理過程中要保護(hù)好其載體。控制好環(huán)境的溫濕度，做好防塵、防磁、防震工作。避免紫外線和有害氣體的影響。在日常管理中，軟盤和磁盤都應(yīng)垂直放置。對電子文件信息的保護(hù)也是保管電子文件的重要環(huán)節(jié)。對重要的程序和數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份。盡量選擇容量大、壽命長的備份介質(zhì)進(jìn)行定期備份，并指定專門人員完成備份，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；定期進(jìn)行病毒的檢測和清除；制定嚴(yán)格的管理制度，明確管理員職責(zé)和權(quán)限。

六、電子文件的安全問題

采用殺毒軟件控制網(wǎng)絡(luò)上病毒的傳播，樹立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念。不要寄望于恢復(fù)手段。對不需要再寫入或修改的軟盤加以寫保護(hù)。

綜上所訴，我們既要接受數(shù)字檔案館這一必然的發(fā)展趨勢，也要根據(jù)本單位的實(shí)際需要為它的發(fā)展道路做一個(gè)正確的定位。使數(shù)字化管理更好地為公司服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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照片檔案數(shù)字化管理是照片檔案管理中一個(gè)不可缺少的組成部分，照片要?dú)w檔的話就少不了要進(jìn)行掃描，而掃描的過程中，掃描分辨率以及掃描設(shè)備的性能對掃描的質(zhì)量起了決定性作用。在掃描之前根據(jù)照片的實(shí)際情況選擇適當(dāng)?shù)姆直媛?，對照片檔案數(shù)字化管理來說是非常重要的。

關(guān)鍵詞：

照片檔案；數(shù)字化；掃描；分辨率

一、照片檔案數(shù)字化的重要性

照片檔案數(shù)字化是保存照片檔案的必然要求。在照片檔案數(shù)字化之前，照片檔案都是通過傳統(tǒng)的光學(xué)照片來進(jìn)行保存的，這些傳統(tǒng)的照片檔案時(shí)間一長就會出現(xiàn)褪色、失真等諸多問題，大大影響了檔案保存的質(zhì)量。為了能夠讓照片檔案得到更好的保存，就必須要對其進(jìn)行數(shù)字化掃描。

二、掃描分辨率選擇的注意事項(xiàng)

1.要選擇最合適的分辨率所謂的分辨率指的是單位長度內(nèi)圖像所包含的點(diǎn)數(shù)或像素，通常情況下可以用每英寸點(diǎn)數(shù)來表示，也就是dpi。如果一個(gè)圖像包含點(diǎn)數(shù)越多，就說明它能夠保存的圖像信息越復(fù)雜細(xì)膩，同時(shí)也需要耗用更大的空間來進(jìn)行儲存。如果點(diǎn)數(shù)少的話，存儲面積會減少，但是相應(yīng)的圖像也會變得比較粗糙。掃描人員在確定掃描分辨率的時(shí)候要進(jìn)行合理的選擇，如果分辨率不夠?qū)е抡掌瑨呙韬笙喈?dāng)模糊，那么就起不到檔案保存的效果，但是也并不是圖像越清晰就越好，還必須考慮到存儲空間的問題。另外，分辨率的選擇還要考慮到打印設(shè)備的選擇，如果打印分辨率低于掃描的分辨率，那么是無法得到更好的打印效果的。所以在選擇分辨率的時(shí)候要綜合考慮各種情況，選擇最適合的分辨率來進(jìn)行掃描。

2.要選擇符合規(guī)定的分辨率由于國家檔案局在檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中已經(jīng)對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描分辨率進(jìn)行了一系列的規(guī)定，所以在進(jìn)行掃描的時(shí)候就要參考國家的相關(guān)規(guī)定，明確地按照規(guī)定的要求來進(jìn)行掃描。

3.注意掃描設(shè)備等的選擇由于照片檔案的掃描最重要的一點(diǎn)就是要保持真實(shí)地反映原始照片的情況，所以在掃描的過程中對于掃描設(shè)備的選擇也是十分重要的，掃描設(shè)備要能夠做到掃描照片的真實(shí)情況，在色彩等方面和原始檔案照片保持一致。值得注意的是，除了掃描設(shè)備以外，顯示器和電腦顯卡的因素掃描者也要考慮進(jìn)去，因?yàn)橛械臅r(shí)候這些設(shè)備會影響到色彩的顯示，如果顯示器不能夠準(zhǔn)確地顯示色彩的話，那么根據(jù)顯示器上的錯(cuò)誤色彩來進(jìn)行調(diào)節(jié)，必將南轅北轍，距離原始照片的真實(shí)性反而會越來越遠(yuǎn)。所以說在選擇顯示器和顯卡的時(shí)候也要注意一下，要先校正一下，看看它們是否能夠?qū)⑤斎氲膱D片真實(shí)地顯示出來。

三、掃描分辨率選擇的方法

1.掃描前選擇適當(dāng)?shù)膾呙璺直媛蕭呙枞藛T在進(jìn)行掃描之前首先要做的事情就是根據(jù)要求來選擇合適的分辨率，掃描照片的時(shí)候有一定的分辨率計(jì)算公式，掃描者可以通過打印照片的物理尺寸大小和打印所需要的分辨率，以及原始照片的尺寸來選擇分辨率。分辨率公式可以設(shè)定為：掃描分辨率=（打印照片的物理尺寸×打印的分辨率）/（原始檔案照片大小×n），其中n的數(shù)值由打印機(jī)的情況來決定，如果打印機(jī)是連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備，那么n的數(shù)值可以選擇為1，但是如果打印機(jī)是非連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備，這種情況下就要選擇n的數(shù)值為4了。掃描照片的時(shí)候除了按照固定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行以外，有的時(shí)候還可以根據(jù)實(shí)際工作需要得到的效果來進(jìn)行選擇。例如掃描從一寸到十二寸的一組照片的時(shí)候，可以統(tǒng)一一下，以滿足最終輸出的尺寸作為標(biāo)準(zhǔn)來選擇需要的分辨率，即可以統(tǒng)一成滿足十二英寸照片的圖片文件分辨率為標(biāo)準(zhǔn)。這樣的話，掃描一寸照片的話，照片的尺寸大小在2.5cm×3.5cm，這時(shí)候可以選擇掃描分辨率為2200dpi，而相應(yīng)的圖片文件分辨率為3058×2249pixel，而掃描照片尺寸在12英寸×10英寸的十二英寸照片的時(shí)候，可以選擇分辨率為240dpi，而得出的圖片文件分辨率為3000×2500。這樣就能使得不同大小的照片掃描出來的數(shù)字化文件的尺寸大小保持一致，可以方便以后進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2.掃描中合理使用掃描儀和相關(guān)軟件在使用掃描設(shè)備的時(shí)候要注意選擇最佳的圖片掃描區(qū)域，盡量選擇大面積而且無雜質(zhì)的區(qū)域作為掃描的區(qū)域，以求在掃描的時(shí)候能夠得到更好的掃描效果。對照片檔案的數(shù)字化掃描要完成得更加完美，還必須要在進(jìn)行分辨率選擇的同時(shí)慎重使用掃描軟件的各種功能，要利用掃描軟件的操作來配合分辨率的選擇，這樣才能掃描出真正符合要求的照片。在使用掃描軟件的時(shí)候要注意，有些掃描設(shè)備及其軟件中配備有一鍵掃描和智能修復(fù)等功能，在掃描的過程中不要胡亂地使用類似的功能，而要配合自己所選擇的掃描分辨率來合理運(yùn)用，因?yàn)槿绻x擇了這些自動功能的話，往往反而使得效果達(dá)不到預(yù)期的要求。尤其是對于色彩翻新、去除雜點(diǎn)、背光補(bǔ)償?shù)裙δ埽捎跈n案照片要保持原始照片的真實(shí)性，所以掃描者在選擇這些項(xiàng)目的時(shí)候要特別注意，不能因?yàn)楹鷣y的選擇而破壞了原始照片的真實(shí)面貌。

3.掃描后調(diào)節(jié)最終效果在掃描完成之后，掃描者要根據(jù)照片檔案的實(shí)際情況來進(jìn)行最終的調(diào)節(jié)，在進(jìn)行這一步的時(shí)候尤其要注意細(xì)心謹(jǐn)慎，要注意觀察是不是已經(jīng)將照片上的各種細(xì)節(jié)都掃描下來了，尤其在影響影像層次、細(xì)部存留參數(shù)這兩個(gè)方面要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，盡可能地使得原始檔案照片的真實(shí)面貌被保留下來。對照片檔案來說，保持照片的真實(shí)面貌是最重要的，所以要盡可能地保持這一點(diǎn)。掃描者在掃描之后要觀察一下照片的長寬比例等，看看是不是和原始檔案照片一致，有的時(shí)候甚至還可以保留住照片的外延邊界，這樣的話就更加能夠確保照片的真實(shí)面貌得到保留。掃描者要注意切不可對存檔用的檔案照片進(jìn)行改變顏色、移位遮擋等處理。

四、結(jié)論

照片檔案數(shù)字化掃描看似簡單，但是如果要真正做好的話并不容易，掃描者要仔細(xì)選擇掃描分辨率，并不斷積累掃描經(jīng)驗(yàn)，以求能夠更好地掃描照片，為檔案管理作出自己的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[2]彭勇，興兵.照片檔案數(shù)字化處理幾個(gè)基本問題的探討[J].信息管理（上海），2004（，3）：46-48.

篇5

關(guān)鍵詞：文化館;檔案;數(shù)字化管理

一、前言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)得到了非常廣泛的應(yīng)用，為了適應(yīng)當(dāng)今社會文化館檔案管理的要求，需要將數(shù)字化的管理方式運(yùn)用于文化館的檔案管理工作之中，進(jìn)而提升檔案管理工作的水平，從而為珍貴的檔案資料提供良好的管理。在文化館檔案管理的實(shí)際工作中，要對當(dāng)前檔案管理工作的不足進(jìn)行充分的分析，再通過有針對性的引入數(shù)字化的管理方式，進(jìn)而彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，經(jīng)數(shù)字化技術(shù)充分的運(yùn)用于檔案管理之中。

二、文化館檔案數(shù)字化管理的必要性

文化館檔案的數(shù)字化管理是指通過掃描、拍照、手打等方式，將紙質(zhì)的檔案資料輸入到數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器之中進(jìn)行存儲，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的存儲、備份以及檢索利用等。對文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：（1）由于檔案資料往往都記錄于紙張之中，而紙是一種比較脆弱的載體，經(jīng)過長時(shí)間的使用會不可避免的發(fā)生不同程度的破損，會對檔案資料的完整性造成嚴(yán)重的影響，因此，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式有利于檔案資料的安全保存；（2）由于紙質(zhì)檔案會占用大量的空間，隨著檔案數(shù)量的不斷增多，對其進(jìn)行管理的難度也會越來越大，尤其是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，會浪費(fèi)大量的時(shí)間，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，能夠大大提高查閱效率，而且還有利于紙質(zhì)檔案的集中管理。

三、文化館檔案數(shù)字化管理的問題所在

由于檔案的數(shù)字化管理所涉及到的內(nèi)容較多，而且具有非常強(qiáng)的專業(yè)性，在當(dāng)前文化館檔案數(shù)字化管理過程中，存在著如下的問題：（1）檔案數(shù)字化處理設(shè)備配備不足，某些文化館的數(shù)字化處理設(shè)備還比較落后，僅配備了計(jì)算機(jī)和掃描機(jī)等最基本的處理設(shè)備。在對文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化過程中，還停留在本機(jī)上處理本機(jī)上保存的管理模式，沒有專業(yè)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、存儲設(shè)備及配套的安全設(shè)備。同時(shí)，還無法對數(shù)字檔案進(jìn)行有效的共享和進(jìn)行異地備份，導(dǎo)致數(shù)字檔案的安全性無法得到有效的保障。（2）檔案館缺少專業(yè)的數(shù)字化管理人員，文化館中的檔案管理人員往往都缺乏檔案數(shù)字化管理的理念，也就無法對數(shù)字化檔案進(jìn)行良好的管理。同時(shí)，檔案管也沒有對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)全面的數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)，雖然很多檔案管引入了先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理軟件，但是檔案管理人員缺乏相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理知識，也就無法充分的發(fā)揮出檔案管理軟件的作用。

四、提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平的有效措施

為了進(jìn)一步提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平，需要結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的實(shí)際情況，采取以下有效的改進(jìn)措施：（1）加大數(shù)字化檔案管理的投入，配備充足的數(shù)字化檔案管理設(shè)備。文化檔案館要加大檔案數(shù)字化管理設(shè)備的投入資金，并建立有效的監(jiān)督機(jī)制，確保資金能夠有效的投入到檔案數(shù)字化管理設(shè)備上。在設(shè)備類型的選擇上，要充分的考慮當(dāng)前文化館的實(shí)際需要以及經(jīng)濟(jì)上的合理性，優(yōu)選出技術(shù)先進(jìn)經(jīng)濟(jì)合理的數(shù)字化檔案管理設(shè)備，進(jìn)而提高檔案管理的數(shù)字化水平。（2）制定切實(shí)可行的人才引進(jìn)制度和培訓(xùn)制度，文化館要通過引進(jìn)專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人員和對檔案管理人員進(jìn)行有效的數(shù)字化管理培訓(xùn)，進(jìn)而提高檔案管理人員整體的數(shù)字化管理水平。文化館要加大人才引進(jìn)資金的投入，進(jìn)而吸引到更多優(yōu)秀的檔案數(shù)字化管理人才，從而快速提升檔案管理人員的整體水平。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理人員的數(shù)字化管理培訓(xùn)，通過進(jìn)行系統(tǒng)全面的有效培訓(xùn)，逐步提高檔案管理人員的整體數(shù)字化管理水平。

五、結(jié)語

綜上所示，在文化館的檔案管理工作中引入數(shù)字化的管理方式是大勢所趨，也是檔案管理發(fā)展的實(shí)際要求。通過對文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠有效的提高檔案的安全性，在實(shí)際的文化館檔案管理過程中，要對檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行充分的分析，尤其是檔案數(shù)字管理中存在的問題，進(jìn)而對問題采取有針對性的改進(jìn)措施，從而提高檔案管理的數(shù)字化水平。

參考文獻(xiàn)

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