檔案工作規(guī)范化管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案工作規(guī)范化管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；工作規(guī)范化；管理措施

1引言

在機(jī)關(guān)單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機(jī)關(guān)檔案，它具有重要的保存價值，并對領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國家方針政策、強(qiáng)化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國部分機(jī)關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機(jī)關(guān)單位的正常運轉(zhuǎn)，因此需要對加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行深入思考。

2機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的作用與意義

檔案是機(jī)關(guān)單位在業(yè)務(wù)工作、隊伍建設(shè)與管理任務(wù)等實踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統(tǒng)稱，它詳細(xì)記錄了機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷程。面對機(jī)關(guān)單位的新形勢與新要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高檔案工作規(guī)范化的管理水平，有助于促進(jìn)機(jī)關(guān)單位工作的進(jìn)步和發(fā)展。第一，機(jī)關(guān)檔案忠實反映了機(jī)關(guān)單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機(jī)關(guān)單位的一筆可貴財富，有利于推動機(jī)關(guān)單位工作科學(xué)發(fā)展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進(jìn)與加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化。完善的機(jī)關(guān)檔案能夠引導(dǎo)人們了解機(jī)關(guān)單位發(fā)展的主要歷史脈絡(luò)，及時跟進(jìn)工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，并且總結(jié)有關(guān)經(jīng)驗教訓(xùn)，屬于豐富的信息資源。第二，機(jī)關(guān)檔案是指導(dǎo)單位工作的必要依據(jù)，檔案的價值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，推動各項機(jī)關(guān)工作的順利開展。同時具體的單位工作能夠進(jìn)一步豐富檔案的種類，提高檔案質(zhì)量，有助于檔案工作更好地建設(shè)發(fā)展。伴隨我國法治建設(shè)的提高與完善，各級機(jī)關(guān)單位的檔案意識不斷增強(qiáng)，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機(jī)關(guān)單位的各項工作任務(wù)中具有舉足輕重的影響作用，在預(yù)防職務(wù)犯罪和行政監(jiān)察監(jiān)督等業(yè)務(wù)內(nèi)容中，機(jī)關(guān)單位各部門利用檔案信息資源及時歸納和總結(jié)經(jīng)驗，獲取了突出的工作業(yè)績。第三，規(guī)范化的機(jī)關(guān)單位檔案管理是提高其工作水平的關(guān)鍵保障。隨著我國法律法規(guī)的日益完善，機(jī)關(guān)單位的工作任務(wù)也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內(nèi)容大幅度增加。檔案工作還會出現(xiàn)資料收集不夠齊全，制度執(zhí)行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待提升的狀況與現(xiàn)象。這些問題在為機(jī)關(guān)單位的檔案管理任務(wù)施加壓力、帶來挑戰(zhàn)的同時，也為其進(jìn)一步發(fā)展帶來了機(jī)遇。所以提高檔案管理規(guī)范化水平，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)單位服務(wù)任務(wù)的作用要求，必須實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為機(jī)關(guān)單位各項工作的健康有序發(fā)展提供有力保障。

3提高機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的科學(xué)途徑

3.1完善現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位檔案的管理體制

從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務(wù)中，構(gòu)建統(tǒng)一的規(guī)范化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)完善檔案管理制度的規(guī)范性。應(yīng)當(dāng)明確機(jī)關(guān)單位涉及的所有需要歸檔的資料信息，由檔案部門統(tǒng)一進(jìn)行收集和整理，在歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)注重檔案的質(zhì)量保證，重視歸檔的具體細(xì)節(jié)例如證件與附件，關(guān)注檔案整理的不同時間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標(biāo)題需要清楚填寫，且避免任意改動。及時處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細(xì)節(jié)化明晰的歸檔細(xì)則，加強(qiáng)檔案資料信息的完整性、真實性和系統(tǒng)性。

3.2科學(xué)分類資源，完善檢索體系

首先要遵循文件材料的整合規(guī)律，保持各個文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并且充分體現(xiàn)以人為本的基本原則。其次要做到文件的準(zhǔn)確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規(guī)范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時率與完整率是否達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)。再次，不同的檔案檢索工具構(gòu)成了互為補(bǔ)充的檢索系統(tǒng)，從不同角度揭示了檔案資料的內(nèi)容。檢索工具的種類與質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的查詢速度與查準(zhǔn)率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機(jī)關(guān)單位需要根據(jù)要求來設(shè)立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數(shù)據(jù)庫，按照現(xiàn)實要求設(shè)置目錄專題數(shù)據(jù)資源庫。

3.3引進(jìn)和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)設(shè)施與專業(yè)技術(shù)，對檔案進(jìn)行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計檔案年報的編制、掃描圖紙及重大建設(shè)項目的檔案登記任務(wù)。為實現(xiàn)機(jī)關(guān)單位文檔的一體化管理，需要設(shè)計一系列適用于本單位實際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻(xiàn)材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應(yīng)使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應(yīng)該貼有標(biāo)簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務(wù)中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，就可引領(lǐng)檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。

4結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，機(jī)關(guān)部門的檔案管理工作需要更加科學(xué)與規(guī)范化。良好的檔案管理程序可以推動機(jī)關(guān)單位的工作發(fā)展，因此領(lǐng)導(dǎo)者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業(yè)化的檔案管理人員，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和實用性，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。

作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區(qū)民政局

參考文獻(xiàn)

[1]冼云嫦.提高機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)管理模式創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院:,2017(1).

[2]張立梅.關(guān)于檢察機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考[J].檔案天地,2016(11).

篇2

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校　檔案工作　規(guī)范化　制度化　程序化　標(biāo)準(zhǔn)化

一、高校檔案工作的地位及要求

高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃[1]。從1987年4月23日原國家教委、國家檔案局的《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點意見》（〔87〕教辦字016號）[2]、1989年10月10日國家教育委員會令第6號的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》[3]，到現(xiàn)行的2008年8月20日的中華人民共和國教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）等一系列直接針對高校檔案工作的法規(guī)性文獻(xiàn)，歷來都重視高校檔案管理工作。《辦法》強(qiáng)調(diào)了高校檔案工作的重要性并提出了明確的要求：檔案工作作為高校工作的重要組成部分，是高校一項不可或缺的基礎(chǔ)性工作，要與高校整體發(fā)展同步。

二、規(guī)范高校檔案工作的意義

1、明確高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制

《辦法》在總則中明確規(guī)定：“國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。”“國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。”并首次指明了“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)”，規(guī)范了高校檔案工作行政領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系，健全了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制，使高校檔案工作的行政管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)都有了明確的主體：高校檔案工作在行政管理上接受國家教育行政部門和省、自治區(qū)、直轄市教育行政部門的領(lǐng)導(dǎo)；業(yè)務(wù)上接受國家檔案局和省、自治區(qū)、直轄市檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。教育和檔案行政部門相互配合，共同組成和諧的行政主管、業(yè)務(wù)指導(dǎo)的管理體系，有利于高校檔案工作的規(guī)范和發(fā)展。

2、保障高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)

國家規(guī)范高校檔案管理的重大舉措，就是保障了高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置，如《辦法》明確了高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置條件，指出未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室，并規(guī)范其職責(zé)，為開展高校檔案工作提供了組織保證。

3、促進(jìn)高校檔案人才隊伍建設(shè)

專職檔案工作人員，是高校檔案工作的基本力量，高校檔案館（室）必須配備與本校檔案數(shù)量和工作任務(wù)相適應(yīng)的一定數(shù)量和較高素質(zhì)的專職檔案工作人員，保證檔案工作正常有序的推進(jìn)，保持檔案工作不斷發(fā)展的活力。針對高校檔案工作人員學(xué)歷職稱層次偏低、專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理、隊伍不穩(wěn)定、缺乏掌握現(xiàn)代技術(shù)的管理人才等問題，《辦法》規(guī)范了高校檔案館（室），應(yīng)當(dāng)配備具有檔案專業(yè)知識、相應(yīng)科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能的專職檔案人員，并實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或職員職級制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。這些相關(guān)條文，規(guī)范了高校檔案人員配備的要求及待遇，反映出國家對高校專職檔案人才隊伍建設(shè)的關(guān)心和重視，為高校檔案人才隊伍的穩(wěn)定和提高起到了至關(guān)重要的作用。

4、使高校檔案管理有章可循

高校檔案管理相關(guān)的規(guī)范性法規(guī)文件的頒布實施，適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要，符合高校檔案工作實際，是推進(jìn)依法治校、依法治檔，規(guī)范新時期高校檔案工作制度化、科學(xué)化發(fā)展的重要依據(jù)。如教育部和國家檔案局為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作、提高檔案管理水平、有效保護(hù)和利用檔案出臺的《辦法》，四川省教育廳、四川省檔案局制定的《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實施細(xì)則（試行）》，為高校檔案工作規(guī)范化管理提供了可靠的法律保障。

5、確保高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展

為了改善高校檔案工作的發(fā)展環(huán)境，《辦法》提高和強(qiáng)化了高校檔案工作的地位與作用，主要從高校檔案工作的定位、領(lǐng)導(dǎo)體制、管理體系、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理與利用以及檔案工作經(jīng)費、檔案庫房建設(shè)和檔案設(shè)備配置等各方面強(qiáng)化了高校檔案工作有效運行的條件保障。這些相關(guān)的法規(guī)文獻(xiàn)，既適應(yīng)了高等教育改革發(fā)展的需要，又符合高校檔案工作建設(shè)發(fā)展的實際情況，有利于高校檔案工作的規(guī)范化、檔案管理現(xiàn)代化、檔案資源信息化、檔案利用知識化、檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)化，能確保高校檔案事業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展。

三、高校檔案工作規(guī)范化管理的有效途徑

1、強(qiáng)化意識，更新觀念——人性化是前提

要規(guī)范高校檔案工作首先必須強(qiáng)化法制意識，牢固樹立依法治檔、依法管檔觀念，并以人性化理念管理高校檔案工作。

高校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[4]。高校檔案的內(nèi)涵，決定了高校檔案工作具有長期性、連續(xù)性、持久性、系統(tǒng)性的特征。時間在流逝，歷史在積淀，檔案在遞增，資源在積累，載體在變化，人員在更替，在這樣一種動態(tài)工作過程中，如果沒有合理的管理制度與政策法規(guī)來規(guī)范高校檔案工作，其后果不堪設(shè)想。同時，規(guī)章制度的制定與實施必須以人為本，貫徹人才興檔、人才強(qiáng)館理念：一方面，既要約束我們的檔案管理者，規(guī)范檔案管理行為，又要尊重知識、尊重人才，充分調(diào)動與激發(fā)檔案人的主動性與積極性；另一方面，要對利用者提供人性化的服務(wù)，才有利于高校檔案資源體系建設(shè)和檔案服務(wù)體系建設(shè)。轉(zhuǎn)貼于

2、專業(yè)培訓(xùn)，科學(xué)管理——現(xiàn)代化是手段

高校檔案館（室）是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，《辦法》明文規(guī)定應(yīng)配備專職檔案工作人員，且要具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。根據(jù)這一對高校檔案機(jī)構(gòu)及其人員的定位和要求，專職檔案人員必須鉆研檔案學(xué)專業(yè)知識和科學(xué)文化知識，掌握現(xiàn)代化管理技能，如計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)，這樣才能充分利用現(xiàn)代化管理手段，科學(xué)地管理檔案和快速便捷地提供利用，推動高校檔案工作從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，是規(guī)范高校檔案工作的重要手段。

要規(guī)范高校檔案工作 ，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，人才是核心。然而，根據(jù)教育部辦公廳檔案處對教育部直屬高校檔案工作狀況的調(diào)查，全國72所教育部直屬高校共有專職檔案人員750名，其專業(yè)結(jié)構(gòu)上，檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)的459人，非檔案專業(yè)畢業(yè)的291人，分別占總數(shù)的61.2%和38.2%；職稱結(jié)構(gòu)上，研究館員19人，副研究館員150人，館員316人，助理館員112人，管理員40人，無職稱人員113人[5]。這種狀況的人才隊伍很難適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和現(xiàn)代化管理的要求，優(yōu)化專職檔案人員隊伍結(jié)構(gòu)，既是時代的要求，也是高校檔案工作自身發(fā)展的需要。因此，要通過多種渠道，如講座、進(jìn)修、函授、自學(xué)、培訓(xùn)、外派、引進(jìn)，提高專職檔案人員的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能與綜合素質(zhì)。

3、健全規(guī)章，嚴(yán)格執(zhí)行——制度化是保障

高校檔案機(jī)構(gòu)是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，一方面是負(fù)責(zé)保管本單位的檔案與提供檔案為高校和社會服務(wù)的職能，另一方面是負(fù)責(zé)對高校檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的管理職能，這兩大方面職責(zé)的正確履行，首先要規(guī)范行為，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識，做到依法治檔、依法管檔。高校檔案館（室），要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，并以國家相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本校檔案工作實際，創(chuàng)新檔案管理制度化建設(shè)，建立和不斷完善本館的檔案管理規(guī)章制度，為檔案工作提供可靠的制度保障，使高校檔案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建設(shè)是高校檔案工作規(guī)范化管理的保障。

4、過程控制，監(jiān)督檢查——程序化是關(guān)鍵

高校檔案工作規(guī)范化管理的有效手段是程序化。要對高校工作系統(tǒng)的各個工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)督和控制，每項工作要設(shè)計完整的工作過程，事前有依據(jù)、計劃與布置，事中有檢查與監(jiān)督，事后有驗收、總結(jié)、評價與反饋，這樣才能規(guī)范整個檔案工作過程，提高工作效率，從而保障檔案工作系統(tǒng)有條不紊地高效地運行。

5、達(dá)標(biāo)認(rèn)定，不斷提高——標(biāo)準(zhǔn)化是依據(jù)

要實現(xiàn)高校檔案工作規(guī)范化管理，最有效的途徑是進(jìn)行高等學(xué)校檔案規(guī)范化管理認(rèn)定。如四川省檔案局、四川省教育廳組織的“四川省高等學(xué)校檔案規(guī)范化管理認(rèn)定”工作，就是為認(rèn)真貫徹執(zhí)行《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》（川辦函[2005]103號）和《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實施細(xì)則》（川教[2009]204號），全面提升我省高等學(xué)校檔案工作整體水平，不繼推動全省高等學(xué)校檔案事業(yè)的改革和發(fā)展而進(jìn)行的，其評定標(biāo)準(zhǔn)是《四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)（試行）》，考核的主要內(nèi)容包括組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、開發(fā)利用等四個部分，重點考核、評審其近三年（含當(dāng)年）檔案工作規(guī)范化管理的情況，以開展檔案規(guī)范化管理認(rèn)定工作為載體，使全省高等學(xué)校檔案工作逐步達(dá)到規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，切實提高高等學(xué)校檔案管理和服務(wù)質(zhì)量[6]。以上認(rèn)定目的、指導(dǎo)思想、認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)與考核內(nèi)容表明， 四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)定的相關(guān)文件及其標(biāo)準(zhǔn)，是保障四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的主要依據(jù)。

6、數(shù)字存儲，知識服務(wù)——信息化是動力

高校檔案是高校科研、教育、教學(xué)和日常管理以及各項事業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是高校可持續(xù)發(fā)展不可缺少的信息資源。檔案的本質(zhì)是原始記錄性，它是直接的、原始的歷史記錄，具有特殊的憑證價值。實體檔案，一旦損毀不可再生，于是檔案信息化建設(shè)被提上了議事日程。《辦法》要求“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”。檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，主要包括檔案資源數(shù)字化建設(shè)、檔案利用知識化建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)等方面，基本上覆蓋了檔案工作的各個環(huán)節(jié)和各門類檔案管理業(yè)務(wù)。因此，檔案信息化建設(shè)對高校檔案工作的規(guī)范化管理具有強(qiáng)大的推動作用。

參考文獻(xiàn)

[1]、[4]教育部 國家檔案局 高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號，2008.8.20。

[2]國家教委 國家檔案局 關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點意見〔87〕.教辦字016號，1987.4.23。

[3]國家教育委員會 《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，中華人民共和國國家教育委員會令第6號，1989.10.10。

篇3

1.1嚴(yán)重缺乏檔案征集的意識

受傳統(tǒng)觀念的影響，當(dāng)前我國檔案工作人員仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動征集檔案的意識，不愿主動走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴(yán)重制約了檔案征集工作的順利進(jìn)行。此外，由于對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導(dǎo)致社會群眾及一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案征集工作的認(rèn)識不到位，不愿配合或支持這項工作。

1.2缺乏完善的檔案征集機(jī)制

新時期下，隨著相繼出臺《檔案法》及其《實施辦法》，同時一些地區(qū)也根據(jù)實際情況制定了相應(yīng)的規(guī)定，在一定程度上有效地促進(jìn)了檔案征集工作的發(fā)展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關(guān)法律法規(guī)存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關(guān)組織保障體系，從而嚴(yán)重阻礙了征集工作的發(fā)展進(jìn)度。

1.3檔案征集方式較滯后

當(dāng)前我國各級檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經(jīng)費、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動宣傳、被動接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場相聯(lián)系，不能全面了解檔案資料情況。

2.對檔案工作規(guī)范化管理的探討

為了對檔案工作加強(qiáng)規(guī)范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴(yán)格規(guī)范檔案征集工作中的各個工作步驟和工作流程，制定相關(guān)的規(guī)定和制度，作為檔案征集工作管理的依據(jù)。只有從源頭上規(guī)范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規(guī)范化管理。

2.1制定合理可行的工作計劃

在檔案征集工作的整個流程中，提前制定合理可行的工作計劃對整個征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評估和鑒定征集對象的重要依據(jù)之一。一般來說，檔案征集計劃的主要內(nèi)容包括征集的方式、原則、標(biāo)準(zhǔn)及范圍等，檔案工作人員應(yīng)該熟悉并明確每個階段的征集目標(biāo)，包括明確征集的重點以及整個征集過程的各項經(jīng)費預(yù)算等。征集的檔案應(yīng)交由征集人員進(jìn)行分類歸檔管理，由本單位的財務(wù)人員實行對檔案的接收。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)征集對象的評估報告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協(xié)議、征集過程中的經(jīng)費支付憑證、專家鑒定回憶的會議記錄及檔案點交記錄表等方面對檔案進(jìn)行歸檔。

2.2提出征集意向，做好檔案評估

在檔案征集前，應(yīng)由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準(zhǔn)備好相關(guān)的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請表、征集對象原件及相關(guān)材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認(rèn)征集對象的持有人是否完全自愿地出讓征集對象，為了更好的提出意向，必須認(rèn)真記錄清楚征集對象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對象的名稱、所屬年代、出產(chǎn)地及數(shù)量等基本情況明確記錄在案，對持有人所提出的要求包括對所有權(quán)的分配情況等也應(yīng)一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續(xù)工作有序的進(jìn)行，工作人員還應(yīng)登記持有人的有效聯(lián)系方式并請對方確認(rèn)簽名。檔案征集表的準(zhǔn)備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評估專家。

2.3召開專家鑒定會

檔案工作人員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備好專家鑒定會的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請表、征集對象的圖片和資料及征集對象的評估報告。從檔案征集專家?guī)熘谐槿〈舜舞b定會的鑒定人員，最后以專家對征集對象的鑒定會會議紀(jì)要形成文件，其中應(yīng)包括對征集價格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業(yè)務(wù)檔案管理部門。在移交資料的時候，應(yīng)將征集對象的圖片和相關(guān)資料、檔案征集申請表和意向書的正本、征集對象專家鑒定會會議紀(jì)要及征集對象評估報告正本等按照程序移交給業(yè)務(wù)檔案管理部門。

3.結(jié)論

篇4

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；檔案資源

市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，促使檔案管理工作調(diào)整發(fā)展模式，從政治性向經(jīng)濟(jì)性與服務(wù)性轉(zhuǎn)變，提高檔案資源的利用率。這就要求檔案管理人員采取有效措施提高管理質(zhì)量，實現(xiàn)管理的信息化與規(guī)范化，推進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的必要性

受到傳統(tǒng)觀念的影響，很多檔案資源被束之高閣，導(dǎo)致其利用率下降，在這樣的環(huán)境下，提高檔案資源的利用率與管理水平，不僅可以使企事業(yè)單位的管理水平提高，同時也可以更好的規(guī)劃人才資源利用。因此，在這樣的環(huán)境下建立并規(guī)范檔案管理體系迫在眉睫，這對于整個社會的發(fā)展都具有十分重要的意義。首先，檔案是所在部門歷史的再現(xiàn)，是對其文化、價值的重視，是完善檔案管理的必然要求。其次，檔案不僅記錄好的，也將組織的錯誤記錄在案，對后期的管理具有良好的借鑒意義。針對如此重要的工作，實現(xiàn)管理的規(guī)范化就顯得更加重要，這是為決策者提供準(zhǔn)確參考的前提，是做出正確決策的基礎(chǔ)。從其中我們不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理規(guī)范化是實現(xiàn)檔案資源利用高效的前提，是為組織服務(wù)的基礎(chǔ)，因此，檔案管理人員必須將其作為工作的重點進(jìn)行。

2.檔案管理規(guī)范化過程中的問題

盡管檔案管理已經(jīng)引起相關(guān)部門的重視，但由于歷史遺留的問題較多，社會的發(fā)展又十分迅速，對檔案管理提出了更多新的問題，檔案管理規(guī)范化的整體水平?jīng)]有達(dá)到令人滿意的程度，在執(zhí)行中仍然存在諸多問題，具體體現(xiàn)在以下幾點中：

2.1管理人員的意識不足。這是制約我國檔案管理規(guī)范化水平提高最根本的因素，從其原因來看，這并不是由于工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)所造成的，而是由于整個環(huán)境而導(dǎo)致的，不論是檔案管理工作的人員或者是領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識都不夠全面，將其看作單獨的信息錄入或者是資源保管工作，缺乏對這項工作的真實，思想上無法給予其足夠的重視，導(dǎo)致對工作懈怠，這種意識嚴(yán)重制約我國檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

2.2信息化水平較差。近年來，國際化信息化進(jìn)程不斷加快，改變了整個世界的工作環(huán)境，各行各業(yè)也都改變了工作方式，檔案管理亦不例外，不僅提高了工作效率，工作模式也做出了改變，但從整個系統(tǒng)的管理情況來看，信息化的普及度仍然不夠，部分單位仍然沒有跟上時展步伐，各地信息化建設(shè)水平參差不齊，尤其是西部的一些地區(qū)，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，無法滿足社會發(fā)展的需求。與信息化檔案管理相比，傳統(tǒng)檔案管理對存儲環(huán)境要求較高，而且占據(jù)較大空間，而且保存年限有限，嚴(yán)重制約我國檔案事業(yè)的發(fā)展，同時也限制了檔案功能的發(fā)揮。

3.實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的有效措施

從上文的分析中我們可以看到，我國檔案的規(guī)范化進(jìn)程情況不是十分理想，對此，必須要結(jié)合具體的實際，采取有效的對策，提升檔案資源的利用率，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為社會的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.1強(qiáng)化管理意識，推動檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。要想做好一項工作，首要任務(wù)就是要提升管理人員的服務(wù)意識，切實推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。在這樣的發(fā)展環(huán)境下，除了要提升檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，更要注重提升時效性，這是時展的必然要求。因此，相關(guān)部門要根據(jù)發(fā)展環(huán)境、發(fā)展情況制定相應(yīng)的規(guī)范體制。從當(dāng)前的管理情況來看，由于法制的缺失導(dǎo)致我國檔案管理水平不同，通用性也不夠，因此，建立統(tǒng)一的管理體制勢在必行。從檔案的錄入直至保管，到最后的資源開發(fā)與利用，都必須要建立相對應(yīng)且嚴(yán)格的工作流程。明確檔案管理各個階段工作的規(guī)范性，初期，檔案資料的錄入、采集都必須要格外的細(xì)致與認(rèn)真，嚴(yán)謹(jǐn)且全面；進(jìn)入到歸檔與立卷環(huán)節(jié)，要以科學(xué)、合理、高效為標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對保管的重視，提升其安全性。在管理規(guī)章中必須要做到權(quán)責(zé)分明，提高工作人員的嚴(yán)謹(jǐn)性與責(zé)任意識。同時，要加大宣傳力度，使人們意識到檔案管理的重要性，營造良好的社會氛圍，唯有如此方可實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化目標(biāo)。

3.2推進(jìn)現(xiàn)代化的進(jìn)程，實現(xiàn)管理的規(guī)范化與信息化。信息化高速發(fā)展，為了適應(yīng)其發(fā)展，提高檔案的利用效率，必須要對傳統(tǒng)檔案管理理念進(jìn)行更新，使其可以與社會發(fā)展節(jié)奏相一致，早日實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。首先，在進(jìn)行檔案管理過程中要善于發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的作用，發(fā)揮信息化技術(shù)的功能，提升檔案工作的利用率。同時也要根據(jù)發(fā)展需求加大軟件開發(fā)力度，使其可以更好的進(jìn)行管理，提高檔案的規(guī)范化與信息化水平。通過對檔案管理規(guī)范化的建設(shè)，促使檔案管理水平的提高，減少違規(guī)情況，最終增強(qiáng)我國檔案管理的競爭力。

3.3提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。究其根本，都是人的責(zé)任，因此，要實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化，關(guān)鍵是要提升人員的綜合素養(yǎng)，這就要求檔案管理部門根據(jù)具體的情況開展科普活動，使從業(yè)者意識到當(dāng)前形勢下開展規(guī)范化管理的必要性，增強(qiáng)危機(jī)意識。除此之外，還要進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使從業(yè)者對現(xiàn)代化設(shè)備有一定的了解，熟練掌握，進(jìn)而提升管理水平。最后就是提升從業(yè)者的職業(yè)素養(yǎng)，使其認(rèn)識到工作的重要性，強(qiáng)化保密意識，增強(qiáng)資料的安全性。結(jié)束語綜上所述，我們看到要想增強(qiáng)檔案的利用率，加強(qiáng)檔案的流通，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化是必然的，但由于目前我國的檔案管理體制尚不完善，工作人員的管理意識也有待提高，管理模式也相對較為落后，要想實現(xiàn)管理的規(guī)范化仍需較長的一段時間，這就要求從建制、人員兩個方面著手，緊跟時展步伐，更好的發(fā)揮檔案管理的功能。

作者:賈書影 單位:黑龍江省保密技術(shù)服務(wù)中心

參考文獻(xiàn)：

篇5

一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)卷宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。 立卷工作的基本要求是：按照文件形成的特點和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)考慮和區(qū)分文件的不同保存價值，使組成的案卷便于管理和查找利用。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

四、提高檔案員隊伍的建設(shè)