個人檔案管理法律法規(guī)精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇個人檔案管理法律法規(guī)，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

關(guān)鍵詞:個人信用檔案管理 法律關(guān)系主體 規(guī)制

個人信用檔案管理的法律關(guān)系實則是以個人信用檔案為核心在征信機構(gòu)、個人信用檔案主體、信用檔案信息提供者、信用檔案使用者之間形成的多重法律關(guān)系，這種法律關(guān)系的內(nèi)容體現(xiàn)為法律上的權(quán)利和義務(wù)，因此法律關(guān)系主體的權(quán)利與義務(wù)是立法的重點①。由于目前我國沒有個人征信法起草的計劃，最有可能盡快出臺的全國性征信法規(guī)仍是《征信管理條例》。因此，筆者將結(jié)合《征信管理條例》(征求意見稿)，具體闡述對個人信用檔案管理法律關(guān)系主體的規(guī)制，并對《征信管理條例》(以下簡稱《條例》)提出改進意見。

一、對個人信用征信機構(gòu)的規(guī)制②

個人信用征信機構(gòu)，指經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)成立的，專門從事采集、存儲、加工處理信用信息，提供信用檔案和其他信用咨詢服務(wù)的組織。它是獨立于信用交易雙方的第三方，具有中介性質(zhì)。

目前，我國現(xiàn)有的法律體系中，對征信機構(gòu)的管理，以地方政府規(guī)章或部門規(guī)章為主，尚沒有法律位階較高的專門法對征信機構(gòu)的從業(yè)資格、經(jīng)營范圍進行監(jiān)管。征信機構(gòu)設(shè)立無序、混亂。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面對征信機構(gòu)的義務(wù)做出規(guī)范。

1.尊重個人信用檔案主體權(quán)利的義務(wù)

征信機構(gòu)應(yīng)充分保障公民對自己的個人信用檔案信息的知情權(quán)、異議權(quán)。這在《條例》中也有所規(guī)定，“第四十條 信息主體認(rèn)為其信息存在錯誤、遺漏的，有權(quán)向征信機構(gòu)提出異議，要求更正。征信機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國務(wù)院征信業(yè)監(jiān)督管理部門的規(guī)定受理異議申請，并在收到異議申請之日起20個工作日內(nèi)完成對異議信息的核查和處理，書面答復(fù)異議申請人。個人提出異議申請，征信機構(gòu)未按照前款規(guī)定辦理的，該信息主體有權(quán)以書面方式要求該征信機構(gòu)一次性刪除其全部信息。”但是《條例》中缺少了對征信機構(gòu)通知、確認(rèn)等義務(wù)的規(guī)定，通過立法要求征信機構(gòu)記錄信息主體不良信用信息時，即負(fù)面信用信息將被列入‘黑名單’時，征信機構(gòu)應(yīng)通知本人，并核實信息的真實性、完整性與準(zhǔn)確性。美國信用檔案管理中，對于負(fù)面信息入庫，一般會有2-3次的友情提醒。

2.對個人信用檔案信息規(guī)范化管理的義務(wù)

在個人信用檔案信息收集時，首先須有特定的、合法的目的，并且需要依照法律規(guī)定的途徑和方式進行，不得以欺騙或其他違反法律規(guī)定的手段取得他人信息。《條例》中第十五條也體現(xiàn)了“合法收集的原則”，但是卻沒有對“限制收集”做出明確的規(guī)定，應(yīng)盡快完善。限制收集是指，將需收集的個人信息限制在最小的范圍內(nèi)，盡可能不收集或者收集最少的個人信息，即可收集可不收集的信息，采取不收集的原則。

在個人信用檔案使用時應(yīng)采用限制原則。征信機構(gòu)利用個人信用檔案，應(yīng)通知個人信用檔案主體，并征得個人信用檔案主體的同意，法律規(guī)定的除外。征信機構(gòu)還應(yīng)對信用檔案申請使用者的身份、使用目的進行嚴(yán)格的把關(guān)，以保證信用檔案的使用在法律規(guī)定的范圍內(nèi)。這在《條例》中也有所體現(xiàn)。

《條例》第十七條規(guī)定，征信機構(gòu)對所收集的信息應(yīng)當(dāng)客觀、及時進行整理、保存和加工，不得歪曲、篡改，并應(yīng)當(dāng)采取必要、合理的措施以確保信息的及時更新。這正是征信機構(gòu)保障個人信用檔案信息準(zhǔn)確性、真實性的義務(wù)。信用信息真實、準(zhǔn)確是個人信用檔案發(fā)揮作用的生命線。因此征信機構(gòu)在收集信用信息時，就應(yīng)按照法定的程序征集、審查，制定相關(guān)的內(nèi)部操作機制與校對機制，保證信用信息處理前后一致。

《條例》第二十三條規(guī)定，征信機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全征信信息保密管理制度，建立信息查詢內(nèi)部分級管理制度，在信息收集、整理、保存、加工和使用過程中確保信用信息不被泄露。征信機構(gòu)的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自查詢或越權(quán)查詢該機構(gòu)擁有的信息，不得泄露在業(yè)務(wù)工作中獲悉的信息。這對征信機構(gòu)的安全保護義務(wù)起到很好的法律規(guī)范作用。

3.保持獨立、公正的義務(wù)

信用信息對個人關(guān)系重大，信用信息的公正性就顯得尤其重要。如果征信機構(gòu)受某種利益的左右，信用檔案信息失去了公正、客觀性，不僅不能服務(wù)于社會，提高經(jīng)濟運行效率;相反還會貽害于人，成為擾亂市場的一個根源。因此，征信機構(gòu)作為獨立于市場交易的第三方，應(yīng)客觀、公正地收集信用信息，提供信用信息服務(wù)。不應(yīng)受到除法律以外的政府、企業(yè)或個人的干涉。《條例》中對于這點并沒有提出，筆者認(rèn)為在總則或征信機構(gòu)的一般規(guī)則中應(yīng)有所體現(xiàn)。

二、對個人信用檔案主體的保護

個人信用檔案主體，就是指其信用信息被征信機構(gòu)收集、處理和利用的人，即被征信人。對于個人信用檔案主體的稱呼，美國使用的是“消費者”，而歐盟使用的則是“數(shù)據(jù)主體”。一般而言，個人信用檔案主體應(yīng)當(dāng)為個人(即自然人)，而不包括法人或其他組織。

整個信用檔案管理流程是圍繞個人信用信息展開的，個人信用檔案的建立又是以個人信用信息在一定范圍內(nèi)公開為前提的，因此不可避免地會涉及到個人信用檔案主體的隱私問題，這也是個人信用檔案立法的焦點。《條例》對個人信用檔案主體的保護，從“總則”中的基本原則到“分則”中的具體規(guī)則都有體現(xiàn)。但是筆者認(rèn)為《條例》對于個人信用檔案主體的保護是不全面的，隨著個人權(quán)利空間的逐步拓展和權(quán)利種類的漸趨細(xì)化，與個人信用檔案有關(guān)的個人權(quán)利不僅包括隱私權(quán)，還有可能涉及個人的信用權(quán)、自由權(quán)、姓名權(quán)、名譽權(quán)等多種人格權(quán)。因此應(yīng)充分明確個人信用檔案主體的信息權(quán)。

為了有效規(guī)避公民信息在經(jīng)濟社會中可能受到的侵犯，我國個人信用檔案立法應(yīng)強調(diào)個人信用檔案主體享有以下信息權(quán)利③:

個人信用信息同意權(quán)，是指個人信用檔案主體決定其信息是否被該征信機構(gòu)征收，基于何種目的、以何種方式在什么范圍被處理、利用的權(quán)利。《條例》也規(guī)定除了行政機關(guān)、司法機關(guān)以及法律、法規(guī)授權(quán)的具有管理公共事務(wù)職能的組織已經(jīng)依法公開的信息和其他已經(jīng)公開的信息外，征信機構(gòu)收集、保存、加工個人信息應(yīng)當(dāng)直接取得信息主體的同意。

個人信用信息知情權(quán)，是指個人信用檔案主體有權(quán)知道其信用信息處理情況。個人信息知情權(quán)是實現(xiàn)個人信息權(quán)其他方面的基礎(chǔ)，因為只有個人信用檔案主體才會對自身的信息存在高度的敏感性，最容易發(fā)現(xiàn)個人信用信息中的錯誤，能積極主動更改錯誤信息和已過時信息，從而保證收集和使用信用信息的準(zhǔn)確性和完整性。《條例》第三十九條中的“信息主體有權(quán)按照國務(wù)院征信業(yè)監(jiān)督管理部門的規(guī)定向征信機構(gòu)查詢自己的信用檔案。信用檔案應(yīng)包括信用信息、信用信息來源和信用信息查詢記錄”正體現(xiàn)了這一點。

個人信用信息更正權(quán)，是指個人信用檔案主體發(fā)現(xiàn)其信用信息不正確、不完整、未更新，可要求有關(guān)征信機構(gòu)更正、補充的權(quán)利。個人信用信息更正權(quán)的賦予，既是個人信用信息知情權(quán)演繹和發(fā)展的必然邏輯，也是實現(xiàn)對個人隱私權(quán)保護的有效制度安排。

個人信用信息刪除權(quán)，是指個人信用檔案主體要求征信機構(gòu)刪除其信息的權(quán)利。在個人信用檔案管理中，對確認(rèn)為錯誤的信息，征信機構(gòu)非法儲存、超范圍儲存、逾期儲存?zhèn)€人信用信息的，個人信用檔案主體均有權(quán)要求予以刪除。

應(yīng)該說《條例》中以上規(guī)定對公民的信息更正、刪除、保密權(quán)的保護是比較完善的，但是對異議處理完畢以后除了書面答復(fù)個人信用檔案主體外，還應(yīng)免費提供一份信用檔案，以保證個人信用檔案主體了解自己的異議處理的最終情況。

個人信用信息救濟權(quán)，當(dāng)個人信用檔案主體的權(quán)利受到侵害時，應(yīng)獲得事后的民事、行政、司法上的補救。《條例》第四十一條規(guī)定，信息主體認(rèn)為征信機構(gòu)、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法權(quán)益的，可以向國務(wù)院征信業(yè)監(jiān)督管理部門投訴。救濟制度可以啟動個人信用檔案主體對征信機構(gòu)、信用信息提供者、信用檔案使用者的監(jiān)督程序，使我國對個人信用檔案主體的保護制度更加完善。

個人信用信息封鎖權(quán)，是指個人信用檔案主體對其信用信息的準(zhǔn)確性向征信機構(gòu)提出異議，在異議未解決期間，個人信用檔案主體有權(quán)要求征信機構(gòu)以一定方式暫停信息繼續(xù)處理和利用。另外，當(dāng)雙方對信用資料的正確性發(fā)生爭議，征信機構(gòu)又無充足理由證明的情況下，也必須對該信用信息進行封鎖，不能予以提供。這是《條例》中所欠缺的，筆者認(rèn)為有必要增加。個人信用檔案信息的封鎖權(quán)可以保障異議處理期間，公民的合法權(quán)益。

三、對信用檔案信息提供者的規(guī)制

個人信用檔案信息提供者，是指為征信機構(gòu)提供其掌握的關(guān)于公民的信用信息的社會組織或個人，如銀行、保險公司，公共服務(wù)部門(如水、電、氣)等。

信用信息的正確性、及時性、完整性很大程度上依賴信用信息提供者的行為規(guī)范，但我國對于信用信息提供者約束的法律條款少之又少。對于征信法律關(guān)系中重要的當(dāng)事人之一，如何對其行為進行規(guī)范，明確其法律責(zé)任，是一個值得深入探討的課題。

筆者認(rèn)為，信用檔案信息提供者的義務(wù)應(yīng)包括類似于征信機構(gòu)義務(wù)的方面，因為他們都涉及到信用檔案信息的傳輸環(huán)節(jié)。要保證信用信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，對信用信息保密，應(yīng)當(dāng)告知信息主體該信息特定的提供對象和提供該信息可能產(chǎn)生的不利后果，并取得信息主體的書面同意等。

四、對個人信用檔案使用者的規(guī)制

個人信用檔案使用者，是指利用征信機構(gòu)為其提供的個人信用檔案進行授信、雇傭等活動的個人或機構(gòu)。當(dāng)前社會中，信用檔案使用者往往也正是個人信用檔案信息的提供者，如諸多的商業(yè)銀行、保險公司。

筆者認(rèn)為，個人信用檔案信息使用者的義務(wù)主要應(yīng)該有④:

一是使用目的限制。個人信用檔案信息的使用者，只有在法律允許的范圍內(nèi)或取得個人信用檔案主體的授權(quán)后才可使用。

二是信用檔案信息來源披露義務(wù)。信用檔案信息使用者根據(jù)信用檔案信息，做出不提供服務(wù)或拒絕交易的決定后，有義務(wù)以口頭或書面的形式，告知個人信用檔案主體關(guān)于做出決定的依據(jù)或原因，并且提供出具信用檔案征信機構(gòu)的聯(lián)系方式，還應(yīng)清楚、全面地告知個人信用檔案主體提出異議的權(quán)利和途徑，這樣一方面有利于信息主體及時向征信機構(gòu)查證征信機構(gòu)所收集的自身信息的準(zhǔn)確性、全面性和及時性，另一方面還可以及時發(fā)現(xiàn)和制止某些不法行為，如身份盜竊行為。

《條例》對信用信息使用人也進行了使用限制，并規(guī)定了侵害的法律責(zé)任。但是對使用范圍定位的缺失，不能不說是一種缺憾。筆者認(rèn)為，應(yīng)出臺相關(guān)的法律法規(guī)對信用信息披露進行約束，可將個人信用檔案信息的披露限制在以下方面:

一是金融機構(gòu)、保險機構(gòu)等向公民提供相關(guān)業(yè)務(wù)服務(wù)時，調(diào)查其信用狀況，以判斷其支付能力與償還能力;二是有關(guān)政府機構(gòu)做出行政許可時的調(diào)查;三是潛在雇主需要了解個人誠信情況，以便做出是否雇傭的決定;四是個人信用檔案主體申請查詢本人的信用記錄或授權(quán)他人使用;五是法律、法規(guī)規(guī)定可以披露的。

注釋:

①吳國干.個人信用征信基本法律關(guān)系探略[J]. 湖北社會科學(xué)，2008(8):131-134.

②謝靜翀.關(guān)于征信機構(gòu)的幾個法律問題[J]. 社科縱橫，2006(7):90-91.

篇2

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代；檔案管理模式；特征；問題；方法

大數(shù)據(jù)這個詞語近些年來廣泛地被提及。其通常被廣泛的用來指與信息技術(shù)的快速發(fā)展與創(chuàng)新有關(guān)的大量數(shù)據(jù)，說明了我們現(xiàn)在正處于一個知識爆炸和擁有海量信息存儲的時代。在這種情況下檔案的管理模式發(fā)生了非常重大的變化。其中一個重要的變化是運用大數(shù)據(jù)時代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行檔案的管理，使檔案的管理工作更加科學(xué)化、系統(tǒng)化、快捷化。但是我們想要應(yīng)用好這種新型檔案的管理模式，就要對大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的特征、存在的問題、管理的方法進行認(rèn)真的研究，并且在今后的工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗，更好地為檔案管理工作服務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的特征

（一）對資源種類多的檔案進行科學(xué)數(shù)據(jù)管理。大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的特征是檔案數(shù)據(jù)資源的種類繁多、業(yè)務(wù)量巨大，但是必須要進行科學(xué)管理。其主要可以從兩個方面得以體現(xiàn)。第一，各個檔案管理部門需要把過去眾多的紙質(zhì)檔案運用計算機全部的轉(zhuǎn)換為現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)檔案，其業(yè)務(wù)量非常的巨大。第二，隨著這種大數(shù)據(jù)的管理模式，檔案的數(shù)據(jù)資源量會呈現(xiàn)出幾何式的增長速度，需要對它們進行科學(xué)數(shù)據(jù)管理會花費掉大量的時間與精力的，體現(xiàn)了這種新形勢下檔案管理工作的復(fù)雜性和持久性。（二）提高檔案資源利用效率。大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的特征是檔案資源利用效率的提高。在大數(shù)據(jù)時代運用網(wǎng)絡(luò)科技的技術(shù)特點下，通過歸納、分析、整理、總結(jié)等方式，檔案管理的利用效率會得到明顯的提高。從這個角度來說，這種新型檔案管理模式的建立對于人們在未來的生活與工作中更好地利用檔案打下了一個良好的基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的問題

（一）存在技術(shù)瓶頸。大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的問題是這種新型檔案管理模式的建立存在著技術(shù)上的瓶頸。比如：第一，庫房資源就是一個嚴(yán)重的技術(shù)瓶頸。設(shè)計出怎樣的一種軟件及在這種軟件下具有多大的庫房資源可以滿足未來的檔案資源儲存需要，這些都是我們需要認(rèn)真考慮的問題。第二，傳統(tǒng)的檔案信息資源與現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)信息存儲、存儲的方式、內(nèi)容、要點等進行怎樣的銜接，這種新型的檔案管理模式在當(dāng)前的市場經(jīng)濟中進行怎樣的應(yīng)用，這些問題都需要我們在今后的實踐工作中運用科學(xué)有效的方法來加以解決。（二）法律法規(guī)不完善。大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的問題是法律法規(guī)不完善。目前中國還沒有一部關(guān)于大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的法律法規(guī)，這對新型檔案管理模式的未來發(fā)展與完善是非常不利的。比如：進入大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的穩(wěn)定性問題、安全性問題、監(jiān)督問題、網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息的準(zhǔn)入問題等等，都需要法律法規(guī)的保障。（三）檔案管理部門的義務(wù)和職能有待加強。大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的問題是檔案管理部門的職能與義務(wù)需要加強。在大數(shù)據(jù)時代檔案的種類越來越多、分工越來越細(xì)、管理難度越來越大，因此需要檔案管理部門的工作人員加強自己的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德，對檔案進行科學(xué)的管理。比如：有許多的人員從事的是關(guān)于國家重要工程的項目研究工作，對于他們的檔案進行管理時需要格外認(rèn)真和小心，在日常的生活與工作中注意自己的言行不要對他們的個人檔案信息進行任何的泄露，否則很有可能會危害到國家安全和他們負(fù)責(zé)項目的進度。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的方法

從總體而言，在大數(shù)據(jù)時代進行檔案的管理工作需要我們運用發(fā)展的眼光來進行管理理念與工作流程的突破與創(chuàng)新，形成一種科學(xué)、高效、便捷、安全、充滿活力的新型檔案管理機制。想要實現(xiàn)這一目標(biāo)，建立起具有開放性、服務(wù)性、標(biāo)準(zhǔn)性的新式檔案管理模式，需要采用一些具有針對性的方法來加以完成。（一）完善檔案資源管理體系。在大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的方法是完善檔案管理的體系。原因是，具有完善管理體系的檔案管理部門可以使檔案的管理工作呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，保障存儲檔案資源信息的完整與安全，使這些檔案的所有者可以放心地把檔案放在現(xiàn)有的儲存地點。想要完成這一目標(biāo)，我們可以從以下幾個方面來進行工作。第一，在檔案管理部門內(nèi)建立一個統(tǒng)一的檔案管理信息中心，對于所管理的檔案進行集中的信息登記。第二，按類別對所管的檔案進行不同類別與地點的保存。第三，運用遠程連接系統(tǒng)把檔案管理信息中心與各個類別的檔案室進行有效的信息鏈接。第四，加強對于檔案管理部門業(yè)務(wù)人員的技術(shù)培訓(xùn)工作、使他們具有良好的素養(yǎng)進行大數(shù)據(jù)時代檔案管理的操作。第五，加強對于檔案管理人員的職業(yè)道德與精神品質(zhì)的培訓(xùn)工作，使他們能夠熱愛自己的崗位、并且遵守崗位的職業(yè)道德和行為準(zhǔn)則。第六，建立起檔案管理工作的嚴(yán)格獎懲辦法，對于在管理工作中出現(xiàn)的嚴(yán)重瀆職和泄密行為進行嚴(yán)肅的查處，并且進行點名的通報。通過這種方式可以更好地對檔案管理人員進行教育，使其守法認(rèn)真的進行工作。（二）加強檔案資源防護力度。在大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的方法是加強檔案資源的防護力度。原因是，網(wǎng)絡(luò)科技的飛速發(fā)展為檔案管理工作既帶來非常大的便利、同時也帶來了非常大的挑戰(zhàn)。其主要的挑戰(zhàn)是網(wǎng)絡(luò)黑客的盛行導(dǎo)致資源信息的攻擊問題與竊取問題越來越嚴(yán)重，現(xiàn)在這已經(jīng)成為一個世界性的難題。所以，在大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的建立需要運用專業(yè)的防護軟件對這些檔案資源進行保護。其具體由以下幾種措施。第一，對于負(fù)責(zé)具體檔案管理的計算機系統(tǒng)要多設(shè)立幾道防火墻有效地對于干擾行為進行攔截。第二，我們也可以通過設(shè)立出多個虛假檔案信息資源管理中心，并且對于真實的檔案信息資源中心采用網(wǎng)絡(luò)隱藏的方式躲避網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息竊取行為。第三，對于保存的檔案信息進行數(shù)據(jù)資料的多種備份工作，保證存儲的檔案信息不會因為各種意外情況而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失，更好地保障檔案信息資源的安全。（三）進行檔案管理服務(wù)創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理模式的方法是進行檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新。雖然，檔案管理具有明顯的社會性，尤其是一些政府部門的專業(yè)檔案管理機構(gòu)在這一點上表現(xiàn)的最為明顯。但是，從市場經(jīng)濟的角度來分析，檔案管理機構(gòu)也是一個市場主體，想要進行更好的生存和發(fā)展需要有良好的服務(wù)作為保障。比如：開展微笑服務(wù)，避免出現(xiàn)過去那種事難辦、臉難看的行為發(fā)生。進行良好的本人信息查詢與檔案電子周轉(zhuǎn)工作，防止檔案遺失或者是部分內(nèi)容在進行電子傳遞時因為各種情況導(dǎo)致部分檔案信息丟失情況的發(fā)生。（四）進行檔案資源管理法律法規(guī)的建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的方法是進行檔案資源管理法律法規(guī)的建設(shè)工作，從法律法規(guī)上對檔案資源管理工作進行保障。比如：建立專業(yè)的檔案信息資源管理法來對檔案資源管理工作的方方面面進行詳細(xì)的法律條文列舉。同時各個地方還要出臺檔案管理的相關(guān)規(guī)定細(xì)則條例，嚴(yán)格約束工作人員的行為。除此之外，這些法律與具體檔案管理的條文需要在實踐運用中針對出現(xiàn)的新情況和產(chǎn)生的新問題不斷地進行修正與完善，全面地保障我國的檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代可以得到有序的發(fā)展。

四、結(jié)論

在大數(shù)據(jù)時代，對于檔案管理模式呈現(xiàn)出的新變化問題進行認(rèn)真的研究工作，可以有效地保障檔案管理工作健康有序地運行。

【參考文獻】

[1]劉陽.大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究[D].湘潭大學(xué),2015.

[2]程平,崔納牟倩.大數(shù)據(jù)時代基于財務(wù)共享模式的電子會計檔案管理[J].商業(yè)會計,2016（13）:127-129.

[3]郅樂娟.電子政府?dāng)?shù)字檔案集中管理制度研究[D].陜西師范大學(xué),2014.

[4]劉文照.大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的轉(zhuǎn)換與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2015（20）:91.

篇3

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；問題；對策

伴隨社會的日趨發(fā)展、人事制度改革的逐步深入和省屬公立醫(yī)院改革的不斷推進，醫(yī)院人才的流動也越發(fā)頻繁，人才的合理流動，有利醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進步和發(fā)展，但人才流動也給醫(yī)院人事檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。如何充分發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的積極作用，為醫(yī)院合理選聘人才服務(wù)，顯得尤為重要。

一、人才流動下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院人事檔案管理內(nèi)涵。醫(yī)院人事檔案是指醫(yī)院在人事管理活動中形成的記錄和反映醫(yī)院員工學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，及其醫(yī)療技術(shù)、教學(xué)水平、科研能力、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等方面的數(shù)據(jù)和信息，并以個人為單位集中起來、具有一定保存價值和有機聯(lián)系的原始?xì)v史記錄。結(jié)合醫(yī)院的實際情況，醫(yī)院人事檔案材料主要包括：履歷材料，業(yè)務(wù)考核、組織考察材料，學(xué)歷學(xué)位材料，職稱（職務(wù)）晉升材料，進修培訓(xùn)材料，出國出境等政審材料，入黨（含派）材料，獎勵材料（科技獎、政治榮譽獎等），錄（聘）用材料，各類工資審批表等。

（二）醫(yī)院人事檔案管理對象。長期以來，干部身份的觀念根深蒂固，受干部審查制度的影響，人事檔案保管的對象僅局限于干部身份人員，暨醫(yī)院人事檔案只針對在編員工。然而，伴隨醫(yī)療衛(wèi)生體制和醫(yī)院人事制度改革的不斷深入，以人為本的人性化醫(yī)療服務(wù)和現(xiàn)行編制落差現(xiàn)象也越來越嚴(yán)重，聘用非在編合同制人員成為解決這一問題的最直接、最有效方式，由非在編合同制人員形成的具有保管意義的相關(guān)資料，如履歷情況、工作表現(xiàn)、考核鑒定、學(xué)歷學(xué)位、職稱晉升等材料，成為醫(yī)院人力資源管理的一個重要部分。隨著醫(yī)院人才的大量流動，也帶來了“棄檔”等現(xiàn)象，而這些都對當(dāng)前的、傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理形成強烈的沖擊，既要管理在編員工的人事檔案，也不能忽略非在編合同制人員形成的具有保管意義的相關(guān)資料，更不能放棄辭職、離職、解聘等人員的“死檔”“棄檔”，這些，共同構(gòu)成現(xiàn)時代下醫(yī)院人事檔案管理的對象。

（三）醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀。主要內(nèi)容如下：

1.醫(yī)務(wù)人員人事檔案觀念淡薄。臨床工作緊張又繁忙，醫(yī)療環(huán)境混亂又驚險，每天醫(yī)務(wù)人員承擔(dān)著身體和心理的雙重壓力，在此高壓下，醫(yī)務(wù)人員非常重視自身臨床技能的提高和綜合素質(zhì)的提升，注重SCI的發(fā)表、科技獎的申報、教學(xué)的規(guī)范……卻忽略了醫(yī)務(wù)人員在臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研過程中形成的具有一定保持價值的相關(guān)紙質(zhì)材料的收集，不能及時向醫(yī)院人事檔案管理部門移交，導(dǎo)致其個人人事檔案材料的不完整。

同時，非在編合同制人員由于身份的原因，單位不予保管其個人檔案材料，只能寄存在不同的人才市場或人才服務(wù)中心，加之壓力大、三班倒的工作屬性，以及生活、家庭等因素，導(dǎo)致其對個人人事檔案漠不關(guān)心，檔案觀念淡薄。

2.醫(yī)院對人事檔案管理的重視程度不夠。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展關(guān)鍵在于人，在于人才隊伍的建設(shè)與人才技能的提升，面對醫(yī)療市場的激烈競爭，如何吸引人才、留住人才，成為各醫(yī)院發(fā)展的首要任務(wù)。為了吸引人才，有些醫(yī)院不惜開設(shè)“綠色通道”，允許個人在不提供人事檔案的情況下，僅憑一些證明材料即可進行檔案重建，對于這些人而言，人事檔案可有可無。此種惡性競爭環(huán)境導(dǎo)致醫(yī)院人才流動的不規(guī)范，增加了“重建檔案”的人力成本，也影響了醫(yī)院人事檔案的科學(xué)管理。

根據(jù)人事檔案的特性，醫(yī)院人事檔案也實行封閉式的管理制度，一定級別的領(lǐng)導(dǎo)和人事組織部門依據(jù)一定的程序方能查閱，本人則無法知曉個人檔案中的內(nèi)容。其個人工作業(yè)績、繼續(xù)教育鑒定往往是由上級領(lǐng)導(dǎo)、人事組織部門或相關(guān)處室的少數(shù)人員掌握，結(jié)論上大多是流于形式、籠統(tǒng)概括，并沒有包括個人臨床業(yè)績、教學(xué)水平、科研能力、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等方面的內(nèi)容，導(dǎo)致個人的綜合素質(zhì)得不到全面、準(zhǔn)確的體現(xiàn)，也影響用人單位對流動人員真實實力和客觀背景做出正確的判斷。

大部分醫(yī)院沒有配備專職的人事檔案管理人員，日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)機制匱乏，人事檔案管理人員變化較大、頻繁調(diào)換，且多數(shù)人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)化、專業(yè)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對醫(yī)院人事檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，人事檔案管理人員的素質(zhì)問題導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量問題凸顯。

3.流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞程序不規(guī)范。醫(yī)院人事檔案轉(zhuǎn)遞，是指醫(yī)院員工因工作調(diào)動、辭職、辭退等，引起人員關(guān)系變更，導(dǎo)致個人人事檔案或應(yīng)歸入人事檔案的材料在醫(yī)療機構(gòu)或其他單位人事檔案管理部門之間轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出。

按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定：檔隨人走，即由于各種原因?qū)е聜€人隸屬單位發(fā)生變更，則個人人事檔案或應(yīng)歸入人事檔案的材料相應(yīng)地轉(zhuǎn)入相關(guān)隸屬單位或協(xié)管單位。但在實際操作過程中，有的醫(yī)院要么沒有按規(guī)定填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，要么沒有及時登記、甚至忘記登記，導(dǎo)致人事檔案去處無從查找。有的醫(yī)院則比較隨意，為了省事，直接將人事檔案交由個人保管、傳遞，導(dǎo)致人事檔案的丟失、損壞甚至被篡改。

二、人才流動下醫(yī)院人事檔案管理的對策

（一）提高認(rèn)識，強化服務(wù)水平。主要對策如下：

1.加大檔案普法宣傳，擴大檔案法規(guī)知曉率。強化檔案管理法律法規(guī)的宣傳教育，利用講座、宣傳欄、宣傳手冊、醫(yī)院網(wǎng)站、醫(yī)院專刊、員工QQ群、微信群、科室或醫(yī)院微信公眾號等多種形式普及《檔案法》《干部檔案條例》等檔案法律法規(guī)及人事檔案的相關(guān)知識，強化醫(yī)務(wù)人員的人事檔案意識，不斷提升自覺維護人事檔案的完整性和真實性的能力。

2.加強理論學(xué)習(xí)指導(dǎo)，提升專業(yè)技能素養(yǎng)。作為醫(yī)院人事檔案專職管理人員，應(yīng)當(dāng)掌握人事檔案管理的專業(yè)知識和技能方法，熟悉人事檔案工作流程和相關(guān)規(guī)定。但事實上，眾多醫(yī)院人事檔案專職管理人員均為非檔案專業(yè)人員，檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識薄弱，應(yīng)當(dāng)建立長效的培訓(xùn)機制，定期開展人事檔案相關(guān)的理論知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，重點介紹信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)知識、檔案數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)代設(shè)備和軟件的運用等方面的內(nèi)容。同時要提高認(rèn)識，明確人事檔案管理工作在醫(yī)院人才管理中的重要性和嚴(yán)肅性，積極選送檔案專職管理人員外出培訓(xùn)與進修，增強人事檔案專職管理人員的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)素養(yǎng)，不斷充實并壯大人事檔案管理隊伍，提升人事檔案管理服務(wù)水平。

（二）規(guī)范建檔，實行依法管檔。嚴(yán)格按照《檔案法》和人事檔案管理的相關(guān)要求，規(guī)范建檔。屬于醫(yī)院內(nèi)部形成的檔案材料，需對各環(huán)節(jié)責(zé)任部門和相關(guān)人員統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，規(guī)范管理。屬于醫(yī)院外部形成的檔案材料，則嚴(yán)格審核，尤其是關(guān)系到個人職業(yè)發(fā)展和社會保障等切身利益的檔案材料，如人事關(guān)系、學(xué)歷身份、工作經(jīng)歷、職稱晉升、技術(shù)水平、教學(xué)情況、科研成果、工資待遇等方面的證明，對于證明材料的真?zhèn)慰梢酝ㄟ^電話或公函形式向其原來單位問詢、核實，以確保檔案的真實、有效。

醫(yī)院人事檔案專職管理人員應(yīng)當(dāng)樹立高度的責(zé)任意識，根據(jù)醫(yī)院工作的屬性，緊密聯(lián)系相關(guān)機構(gòu)、部門或個人，加強醫(yī)務(wù)人員檔案材料的及時收集、歸檔、鑒定與保管等工作，完善人事檔案內(nèi)容，保證人事檔案的完整、真實。

（三）信息建設(shè)，推進動態(tài)管理。伴隨網(wǎng)絡(luò)媒體技術(shù)的快速發(fā)展，社會信息化程度越來越高，這也對醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理提出更高要求，在做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，在人事檔案的分類、編目、統(tǒng)計、檢索、分析利用等過程，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建起不同專業(yè)知識水平、業(yè)務(wù)實踐能力等方面的大數(shù)據(jù)庫，縮短查詢、分析時間，提升醫(yī)院人事檔案管理信息化水平，提高人事檔案專職管理人員的工作效率，為醫(yī)院決策提供及時、準(zhǔn)確、全面的參考依據(jù)。

同時，要對醫(yī)院人事檔案信息管理實行動態(tài)管理，根據(jù)人才流動情況和個人自身變化，實現(xiàn)人事檔案材料的適時補充和完善，包括：醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、臨床業(yè)務(wù)、科研獲獎、職稱晉升等材料。對于每個醫(yī)務(wù)人員，可以設(shè)定登錄帳號、密碼，僅供查詢每個人的個人信息，對于有疑義的地方可以提出申請和復(fù)核，并在提供相關(guān)證明材料的前提下予以修正和完善，進一步提高每份人事檔案材料的真實性和完整性。

伴隨市場經(jīng)濟體制的逐步建立和醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)用人制度改革的進一步深入，在醫(yī)院人才越發(fā)頻繁流動的社會背景下，建立起一套完整、嚴(yán)密、高效和適合時展的醫(yī)院人事檔案管理體系，不僅是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的需要，也是時代進步的表現(xiàn)。

篇4

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G472.4 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）010-00-02

人事檔案是在人事管理活動中形成的，記載和反映個人履歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料，是每個人的經(jīng)歷學(xué)歷、社會關(guān)系、思想道德品質(zhì)、工作學(xué)習(xí)狀況以及考核獎勵處罰等情況的原始記錄。人事檔案管理是將人事檔案先進行收集、整理、保管然后提供給人們利用的活動，對人力資源開發(fā)起著重要的作用。

一、人事檔案的作用

在現(xiàn)代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：

對職工個人而言，檔案具有任何材料都不可能具備的真實依據(jù)和原始憑證作用，所以它的法律效力極強。無論是考研、就業(yè)、出國審查還是升職晉級、各種社會保險、離休退休手續(xù)辦理以及各種證明材料的出具等都離不開檔案材料作為重要依據(jù)。

對于用人單位來說，人事檔案作為人才信息的重要載體，是人才信息最基本和最主要的來源，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，考察其德、能、勤、績、廉等各方面的情況，從而全面準(zhǔn)確地了解一個人的基本情況、素質(zhì)能力，是知人、選賢、舉能的重要工具，對培養(yǎng)選拔人才開發(fā)人力資源具有重要作用。

二、當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題

1.人事檔案管理硬件條件嚴(yán)重落后，管理水平較低。當(dāng)前有相當(dāng)一部分單位人事檔案管理仍停留在過去原始的手工操作階段，設(shè)備設(shè)施簡陋，應(yīng)付湊合，技術(shù)落后，徒耗時間和精力，檔案的完整、準(zhǔn)確難以得到保證。據(jù)統(tǒng)計，不少單位沒有專門的檔案管理庫房，辦公、閱檔、倉庫合一，缺乏空調(diào)、去濕機等設(shè)備，嚴(yán)重影響了檔案的安全性和保密性。

2.人事檔案管理人員不足，隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)素質(zhì)偏低。很多單位根本沒有達到中央組織部要求的“管理一千人的檔案需要配備一名專職干部”的基本人員配置，不但有一人兼職管理幾千卷檔案情況，甚至用臨時工管理檔案的也屢見不鮮。一些檔案管理人員學(xué)歷和專業(yè)素質(zhì)低，對檔案缺乏責(zé)任感，不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的業(yè)務(wù)知識，不懂電腦的使用。而且很多檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案管理工作精力投入不足，致使檔案材料未能及時整理歸檔，案卷達不到“歸檔齊全完整、鑒別要認(rèn)真、分類要準(zhǔn)確、編排必須有序、目錄務(wù)必清楚、裝訂要整齊”的要求，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

3.人事檔案內(nèi)容質(zhì)量不高。一是人事檔案造假嚴(yán)重。在各種利益驅(qū)使下，一些人利欲熏心，利用手中權(quán)力和管理漏洞，偽造、涂改檔案內(nèi)容，假工齡、假年齡、假黨員、假職務(wù)、假榮譽等屢見不鮮，從“原共青團石家莊市委副書記王亞麗，身份、年齡、履歷、檔案均涉嫌造假”的新聞也可以看出，一些單位的檔案造假已經(jīng)到了非常嚴(yán)重的程度。二是檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。人事檔案是每個人信息的“記錄儀”、“儲存器”和“說明書”，應(yīng)從各個方面反映一個人全面的基本的情況，“見檔如見人”。然而現(xiàn)實中的情況卻是，很多人的人事檔案寥寥數(shù)字，幾無更新，信息量很少，個性特征更是無從談起，可利用價值不高。很多鑒定、考核和評價材料都給人以“千人一面”、“如出一轍”的感覺，內(nèi)容及形式雷同，不能準(zhǔn)確反映個人的真實情況。三是人事檔案在觀念上多是重政治輕業(yè)務(wù)，反映政治表現(xiàn)、家庭狀況及社會關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，而能反映一個人業(yè)績特別是動態(tài)反映一個人工作情況的信息，如：管理能力、技術(shù)專長、工作實績、心理素質(zhì)、崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育等情況，則少之又少。有的即使有，數(shù)量也有限或補充不及時。

4.人員流動過程中出現(xiàn)的檔案管理滯后問題。隨著市場經(jīng)濟體制的確立、用工方式的多樣化以及人才資源配置方式的變化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣恕保霈F(xiàn)了擅自扣檔、擅自帶檔、重新建檔、棄檔、檔案丟失、傳遞混亂等情況。例如，近年來越來越多的高校畢業(yè)生把就業(yè)目標(biāo)投向了非公有制單位或外企，這些單位不需要個人檔案，只需要相關(guān)的學(xué)歷證明和身份證明，而多數(shù)國有企業(yè)在吸收人員時，也基本上實行了靈活的聘任制，而非終身雇傭制。人事檔案的這種社會功能的弱化，造成了越來越多的人不重視人事檔案，而一旦需要時又手足無措，費盡周折。

5.人事檔案信息開發(fā)利用不夠，重保密輕服務(wù)。檔案管理，無論是收集、整理，還是鑒別、保管，究其本質(zhì)，都是為了提供信息，服務(wù)于識人、選人、用人，為人事決策提供參考依據(jù)，有效利用是檔案管理的出發(fā)點和歸宿。但就目前而言，人事檔案利用工作基本都是被動服務(wù)，等待相關(guān)人員主動找上門來查閱才提供，缺少主動服務(wù)精神，開發(fā)意識差；即使查閱利用，范圍也有限，往往只提供黨團材料、社會關(guān)系、簡歷職稱等膚淺表面的自然情況，而真正用于人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)乃至預(yù)測等方面的內(nèi)容較少，嚴(yán)重影響和弱化了人事檔案的現(xiàn)實效用和歷史價值。另外，由于人事檔案具有機密性，加之利用檔案審批手續(xù)比較嚴(yán)格，限制較多，因此利用也不夠充分。許多檔案除了在職稱評定、工資晉升時利用外，長期沉睡在檔案盒里。

三、解決問題的對策

1.夯實人事檔案管理的基礎(chǔ)。檔案管理部門要按照檔案管理設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求，配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品、微機和空調(diào)、防潮、除濕等設(shè)備，建立牢固的防火、防盜、防蛀、防光照的專用庫房，庫房設(shè)施設(shè)備和安全措施應(yīng)定期檢查，檔案庫房、閱檔室和工作人員辦公室應(yīng)三室分開。檔案管理人員應(yīng)及時收集各種檔案材料，認(rèn)真整理，鑒別分類，及時歸檔。對不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續(xù)不全的內(nèi)容要及時補辦，確保檔案材料整齊完備、真實、準(zhǔn)確、權(quán)威。

2.加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的能力素質(zhì)和知識儲備。檔案管理工作的政策性和業(yè)務(wù)性較強，需要各種高素質(zhì)、高學(xué)歷和復(fù)合型人才。檔案管理人員應(yīng)緊密結(jié)合工作需要，跟上飛速發(fā)展的時代步伐，時刻掌握計算機操作、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等新技術(shù)新知識和先進的管理技術(shù)，增強使用現(xiàn)代化工具的能力。另外還要積極學(xué)習(xí)本專業(yè)領(lǐng)域相關(guān)知識，熟悉各個崗位環(huán)節(jié)，提高業(yè)務(wù)技能。只有這樣，才能成為具有較強管理能力和實際操作能力的檔案管理能手，才能更好地提供單位所需的優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案管理和開發(fā)服務(wù)。檔案管理人員還要深入了解檔案管理的重要性，不斷加強自身職業(yè)道德修養(yǎng)，增強使命感、責(zé)任心和事業(yè)心，提高主動服務(wù)意識和服務(wù)水平。

3.建立健全人事檔案管理工作制度，提高檔案質(zhì)量，提升服務(wù)水平。檔案工作頭緒多、瑣碎繁雜，需要一定的制度來制約，否則會無章可循、無所適從。一是要加大對《檔案法》等法律法規(guī)的宣傳力度，不斷增強民眾的法治觀念，檔案管理人員必須知法、守法，更要時刻不忘自覺宣傳《檔案法》。要盡快制定出臺《人事檔案管理法》，使人事檔案管理真正納入法制化軌道，朝著程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。二是從源頭上抓起，做好檔案收集工作并從根本上把好關(guān)，對制假、造假、涂改者依法處置，嚴(yán)懲不貸。三是嚴(yán)格管理，實行人事檔案管理目標(biāo)責(zé)任制和責(zé)任追究制，對檔案材料歸、轉(zhuǎn)、進、出等嚴(yán)格要求，堵塞管理環(huán)節(jié)上的漏洞。四是增加透明度，除確實不能公開的涉及個人隱私的一些內(nèi)容外，其它諸如職稱、學(xué)歷、工齡、年齡等自然情況和基本狀況，均應(yīng)在一定范圍內(nèi)公開公示，并加強有關(guān)部門對檔案管理的監(jiān)督檢查，接受群眾和社會監(jiān)督。

4.加強流動人員人事檔案管理。一是完善制度，明確要求，制定完善流動人員人事檔案審核工作方案，建立健全流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，確保形成的材料及時歸檔、及時更新。二是規(guī)范程序，嚴(yán)格管理，不斷健全檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對制度、保管保密制度等規(guī)章制度，使檔案記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)，檔案查借閱、轉(zhuǎn)移規(guī)范高效。三是便民利民，人。引入計算機管理檔案，建立計算機索引系統(tǒng)，提高檔案管理的效率，方便檢索。

5.提高人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化水平。檔案管理部門要加強信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，配備先進的計算機等成套設(shè)備，對人事檔案實行計算機輔助管理，通過計算機、攝像機、照相機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，將人事檔案材料錄入電腦，將圖片、影像、文字等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，既有紙質(zhì)檔案，又有數(shù)據(jù)格式，二者并存。甚至可以開發(fā)一套功能強大、方便高效、格式統(tǒng)一的信息系統(tǒng)軟件，建立完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，以滿足檔案信息化建設(shè)的基本要求。還要充分利用網(wǎng)絡(luò)對人事檔案管理體制進行創(chuàng)新，實現(xiàn)非保密檔案信息的共享，向社會提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，既方便了利用者，又能大大提高人事檔案工作的效率和檔案的利用率。

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[2]翟清.完善人事檔案管理工作的思考[J].網(wǎng)友世界，2013（22）.

篇5

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的全面記錄，能比較全面地、客觀地、歷史地反映出每名學(xué)生的成長歷程，科學(xué)、合理地利用和管理學(xué)生檔案，對于學(xué)生管理、學(xué)生就業(yè)、選拔人才以及高校教學(xué)質(zhì)量的提高和保障教學(xué)秩序都具有重要作用。

1 高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（1）管理機構(gòu)不統(tǒng)一。2008年9月教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，首次明確將“學(xué)生類”檔案與其他十類檔案一同納入高校檔案實體管理體系。然而，在實際工作中，由于學(xué)生檔案的產(chǎn)生部門多，內(nèi)容復(fù)雜，高校專職檔案人員數(shù)量較少，學(xué)生檔案管理工作尚不能由檔案部門獨立完成。目前，學(xué)生檔案管理在實際運作中分屬于學(xué)生管理部門、學(xué)校各院系、或是教務(wù)部門、檔案部門，各高校由于實際情況不同，在學(xué)生檔案的管理中，各部門所承擔(dān)的任務(wù)，角色輕重各有不同。

（2）管理方式不規(guī)范。學(xué)生檔案的流動性強，它不歸高校檔案部門長期或永久保存，因此不少高校并不重視學(xué)生檔案工作。此外，上級檔案行政部門的評估工作通常也不涉及學(xué)生檔案，這就使學(xué)生檔案管理工作缺少規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)。

①材料收集不齊全。學(xué)生類文件材料的歸檔范圍包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。然而，在實際工作中，高校接收到的新生檔案材料內(nèi)容參差不齊，究其原因，新生來自于全國各地，各省市對學(xué)生檔案的標(biāo)準(zhǔn)要求不同，導(dǎo)致新生檔案內(nèi)容多寡的地區(qū)差異。學(xué)生在校期間，學(xué)生檔案雖然由學(xué)生部門或檔案部門保存，但材料的收集、整理工作涉及學(xué)校的多個部門，由于一些高校尚未制定學(xué)生檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范，造成學(xué)生材料的收集沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，一些社會實踐、畢業(yè)論文等反映學(xué)生能力的材料沒有歸入檔案。

②“棄檔”現(xiàn)象普遍存在。近年來畢業(yè)生回母校查詢個人檔案、補辦學(xué)籍檔案等情況非常多。究其原因，一些畢業(yè)生在臨近畢業(yè)時由于沒有找到合適的工作，往往會將檔案留在畢業(yè)院校，按有關(guān)規(guī)定，學(xué)校可代為保管檔案1年～2年，過期后會根據(jù)學(xué)生原戶口所在地將其檔案寄往當(dāng)?shù)厝瞬攀袌觯灿幸恍W(xué)校沒有將檔案寄出，將其存放在學(xué)校的某個部門。很多畢業(yè)生不知道自己的檔案究竟在哪兒，因為沒有及時轉(zhuǎn)遞檔案或是找不到檔案，造成工齡斷檔或是無法晉級等，給個人帶來很大麻煩。

（3）管理手段落后。目前，各高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理已全面展開，而學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)則相對滯后，各高校還沒有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，大部分高校仍采用傳統(tǒng)的手工操作。學(xué)籍檔案雖然是學(xué)生檔案中最重要的部分，但是學(xué)生的社團活動、社會實踐、發(fā)明專利等體現(xiàn)學(xué)生能力和個性的紙質(zhì)檔案卻無法進行數(shù)字化檢索和利用，只能通過人工查找，不僅效率低，而且容易造成檔案的損壞和丟失。

2 高校學(xué)生檔案管理存在問題的原因

（1）制度規(guī)范不完善。當(dāng)前，我國大部分高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數(shù)高校尚未制定學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度、學(xué)生檔案管理的工作流程等，制度規(guī)范的不完善造成學(xué)生檔案材料內(nèi)容不完整、不規(guī)范，常常會出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯、假的情況，為學(xué)生將來就業(yè)、職稱晉升、考評等方面帶來一定影響。

（2）學(xué)生檔案意識薄弱。大學(xué)生檔案知識匱乏、檔案關(guān)注度低、檔案意識淡薄是普遍存在的現(xiàn)象，很多學(xué)生對檔案沒有形成正確的認(rèn)識，對檔案管理法律法規(guī)、大學(xué)生檔案基本材料內(nèi)容和大學(xué)生檔案功能的認(rèn)知相當(dāng)有限，沒有把檔案同個人未來的工作、生活緊密聯(lián)系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現(xiàn)象的原因之一。

（3）檔案管理人員責(zé)任心不強。隨著學(xué)生畢業(yè)，學(xué)生檔案將轉(zhuǎn)至工作單位或戶口所在地的人才流動服務(wù)機構(gòu)，實際保留在學(xué)校的只是學(xué)籍部分的內(nèi)容，因此很多檔案人員不太重視對學(xué)生檔案的管理。有些學(xué)校，在新生入學(xué)時將學(xué)生檔案送至檔案部門集中保存，待臨近畢業(yè)時突擊整理，很多檔案材料沒有及時歸檔，這勢必影響學(xué)生檔案的質(zhì)量，對學(xué)生將來就業(yè)產(chǎn)生不利。

3 改善高校學(xué)生檔案管理的對策

（1）完善相關(guān)制度規(guī)范。學(xué)生類檔案涉及的學(xué)生檔案材料內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，為保證學(xué)生檔案的質(zhì)量，各高校檔案部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校的實際情況制定具體的實施細(xì)則，對學(xué)生檔案的收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)作出規(guī)范性的規(guī)定，增強檔案管理的可操作性，逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保學(xué)生檔案歸檔材料規(guī)范、齊全、完整。

（2）提高師生的檔案意識。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)采用各種措施通過各種渠道宣傳學(xué)生檔案的重要性，一方面輔導(dǎo)員要加強對學(xué)生檔案意識的教育，另一方面檔案機構(gòu)可以通過講座、培訓(xùn)、選修課等形式對學(xué)生宣講檔案的重要性，同時也可利用檔案網(wǎng)站、校園廣播、校報等校園媒介宣傳學(xué)生檔案的內(nèi)容、價值等，從而提高學(xué)生的檔案意識，使學(xué)生充分認(rèn)識到學(xué)生檔案是人事檔案的前身，它在未來工作和生活中起著重要的憑證作用，無論是考研、出國、工作調(diào)動、轉(zhuǎn)正定級、工齡計算、職稱申報等都離不開檔案，檔案是自己權(quán)益的最好保障。

（3）加快學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)。隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行。目前，學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)主要是依托學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)共享平臺，通過采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將學(xué)生在校期間的成績、獎勵、社會實踐、特長、獲得資格等信息進行數(shù)字化管理，及時予以補充和更新，同時對有關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，以實現(xiàn)學(xué)生檔案的網(wǎng)上查閱、畢業(yè)生電子檔案的快捷轉(zhuǎn)接等，學(xué)生本人可通過設(shè)定的名稱和密碼在校園局域網(wǎng)內(nèi)查閱瀏覽自己的檔案信息，學(xué)校也可利用電子檔案與用人單位溝通、推薦，憑借一站式的檔案查詢、利用服務(wù)最大程度地發(fā)揮畢業(yè)生檔案資源的作用。