圖書供應采購管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇圖書供應采購管理，期待它們能激發您的靈感。

篇1

關鍵詞：圖書館 采購 戰略采購 發展趨勢

中圖分類號： G253文獻標識碼： A 文章編號： 1003-6938（2011）02－0111-03

On the Strategic Sourcing Trends of Library Based on the Theory of Purchasing and Supply Management in Enterprise

Zhang Hongyan （Tianjin Agricultural University Library, Tianjin, 300384）

Abstract：Development of socio-economy and technology lead to concentration of library core competitiveness. Cataloguing that was seen as core technology in library to be the overall outsourcing. The library purchasing agent needs to participate in the procurement decision-making, negotiation and concrete operation of outsourcing. The scope of purchasing work expended. This paper compares enterprise procurement and library acquisition from the aspect of purchasing function and purchasing processes and concludes that the library acquisition have the strategy development trend.

Key word： library； procurement； strategic sourcing； developmental trend

CLC number： G253Document code： AArticle ID： 1003-6938（2011）02-0111-03

圖書館采購一直是圖書館運營的重要環節。隨著社會經濟形勢和信息技術的發展，近年來圖書館的核心業務重心發生了巨大變化，原來被視為重中之重的圖書館核心技術――圖書編目被整體外包，圖書館的業務重心轉向了讀者服務方面。編目工作成為一些圖書經銷商的承包業務，或者是購買圖書的“饒頭”。數字文獻資源興起后，整體或部分購買數據庫或其使用權成為非常便捷的資源建設方式。采購人員需要參與更多購置決策、外包細節等的談判及具體運作。

研究企業采購業務的發展演變過程，我們發現，經費增加、投入加大只是一個表象，根本原因是社會經濟、技術的發展帶來圖書館核心業務的集中，單純原材料的采購變成越來越多的成品及各種服務項目的采購，采購工作被提到了一個前所未有的戰略高度。本文就是基于對企業采購與圖書館采購職能和過程的比較研究，驗證圖書館采購屬于非盈利性組織的采購，同樣受到企業采購發展規律的制約，二者發展趨勢具有相似性，即戰略采購趨勢。

1 采購職能的對比

1.1 基本職能

（1）向組織提供穩定的材料和服務流以滿足其需要

圖書館采購工作為圖書館正常運行，進行了圖書、期刊的購置，光盤、網絡數據庫（或使用權）的購買，還提供了圖書加工、整理、上架全程外包服務，以及數據庫制造商免費的用戶培訓等等。在提供這些材料和服務流的過程中，圖書館采購人員參與了部分決策，以及幾乎全部的談判、協調、運作等工作。由于洽談外包服務和數據庫培訓等工作內容的增加，圖書館采購工作的基本職能范圍已經悄悄發生了擴展，這跟企業采購職能的擴展方式如出一轍，區別也許只是圖書館沒有像企業那樣敏感地覺察到這種變化并有意識地規范、利用起來。

（2）確保供應的連續性

圖書館采購人員通過與現有書刊、數據庫供應商保持有效聯系，以確保供應的連續性，并不遺余力地發展其他潛在供應源，以便隨時以更為優惠的價格及更高效的服務代替現有供應商，用以滿足年度采購計劃的要求和緊急購置要求。這一點與企業采購是相同的。

（3）同其他部門保持牢固的合作關系

圖書館采購與館內其他部門有著千絲萬縷的聯系，隨時掌握其他部門的需求，及時提供必要的信息、物料和服務，才能確保整個圖書館的有效運行。這種部門間的合作關系是圖書館各個工作流程的需要，最司空見慣，所以最容易被隨意處置。相對于企業內部各部門之間的文件來往，圖書館各部門之間的聯系不夠規范化、制度化。造成一定的扯皮、推諉，直接影響了工作效率。保持牢固的合作關系，并不僅僅意味著融洽的同事關系，更重要的是制度化的文件往來。

1.2 具體目標

除了基本職能之外，采購工作還需要達到一些具體明確的目標，這些目標在以往的圖書館采購工作職責手冊中也有提到，但是沒有企業采購職責那么開誠布公和不容置疑。

（1）選擇市場中最好的供應商

最好的供應商不一定是報價最低的，這大概是對圖書館采購工作有過一些了解的人的共識。最好的應該是最適合本館的，在報價與貨品質量、后期服務等方面有一個雙方都可以接受的結合點。近年來絕大部分圖書館都進行了招標工作，但各圖書館采購招標從形式到內容差異很大，有些做法近乎走過場，而有些做法又太過刻板，總之尚未形成規范的合理的圖書采購招標模式。這在一定程度上給圖書采購工作增加了不確定因素，對于供應商的選擇造成了某些人為障礙。

（2）促進新產品的有效開發

圖書采購人員參與圖書館新服務項目的開發早已有之，應該說近幾年有增加趨勢。許多圖書館與出版社或者供應商合作，舉辦新書展覽，代購圖書等等；也有圖書館與數據庫運營商合作，舉辦數據庫推介、使用培訓等。這些工作都與采購人員不同程度的參與息息相關，隨著采購人員業務工作范圍的進一步擴大，可以預見在開發圖書館新服務項目的小組里，采購人員應該是必不可少的了。企業很早就意識到這個趨勢，所以采購主管經常是由企業的副總經理兼任，便于參與新產品的開發和決策。

（3）進行有效的談判

談判一直是采購中一個重要方面，談判的傳統作用是決定重要的合同細節，如圖書價格、質量、物流等。現在談判的主要目的是建立更強更具競爭力的供應伙伴關系。進行有效的談判，以便和那些通過出色的經濟成效來尋求共同利益的圖書（數據庫）供應商合作。雙贏才能帶來供應環節的順利進行以及采購過程的完美實現。圖書館與圖書（數據庫）供應商之間的談判也是需要業界同仁深入研究的課題。

（4）監測供應市場的趨勢，采取對環境負責任的供應管理

外部供應市場和環境是不斷變化的，并且變化速度在不斷提高，敏銳度、知識和供求雙方之間的關系將幫助我們圖書館采購人員從容應對變化所帶來的挑戰。對采購供應環境負責任，是每個成熟有責任感的圖書館采購人員的基本素質，這些責任大概包括拒絕盜版書、不盲目壓低價格、積極運用電子商務手段、重復使用包裝紙、節約使用供應商的人力等等。類似的責任感不僅是一種社會義務，還可以幫助采購人員獲得圖書（數據庫）供應商的支持，減少工作阻力。

2 采購過程的借鑒

企業采購供應理論認為，任何一個盈利性或非盈利性的組織，都要執行幾個基本采購步驟，只是執行的程度和方式不同而已。對比圖書館圖書采購流程，我們可以清晰地看到企業采購過程有值得我們借鑒的好經驗。

2.1 確認和描述需求

發現需求是企業中生產部門負責人的職責，他們有責任知道何時需要多少零部件，這些需求必須經過識別并傳達，以使采購行為準確并且及時。而圖書館的傳統采購模式是，采購什么類型的書由采購人員去選擇，他們可能經過讀者需求調研，也可能根據館藏結構要求。但一般不會形成描述需求的文字材料。在編寫招標文件時可能會涉及，一般也比較籠統。事實上，以文件形式描述和確認需求應該成為圖書館工作流程的一部分，保證在正確的時間得到正確的貨品和服務。

2.2 供應商的選擇和發展

在購買的過程中，圖書（數據庫）供應商的選擇是很重要的一步，采購部門的成功取決于考察、確定和發展供應商的能力。選擇和發展供應商的基本程序應該包括：識別、評估、認可和監控。識別應從搜集供應商相關資料開始，列出潛在供應商的名單。評估階段首先要建立供應商的選擇標準：質量、價格、可靠性、當前和今后的實力、服務、快速反應能力、技術知識、管理能力和財務的穩定性等等。認可供應商的關鍵是對潛在圖書（數據庫）供應商認真評估后，將采購集中在少數幾個供應商。監控供應商的業績以便供應商不斷改進自己的各項業務，適應圖書館的要求，不斷優化彼此間的合作關系。

2.3 確定價格，制定合同

企業采購一般用三種主要方法獲得盡可能低的價格：以目錄價格購買、競爭招標和談判。以目錄價格購買適合低需求量和低價值的商品，不值得花額外的時間和精力去獲得更低的價格，比如讀者對圖書館提出的特別需求，某本書或者某個數據庫的臨時使用權，可以到網絡書店或數據庫網站以標價購買；競爭招標是通過市場的公開競爭找到提供較低價格的供應商；談判適合購買金額很大、存在高風險或長期合作的場合。談判內容一般超越了價格本身，主要是為了建立一項全面的協議，協議對雙方是互利的。一般圖書館會在有上百萬元圖書（數據庫）專項資金投入時，采取招標和談判的辦法。獲得最低價格后，就可以制定采購合同了。采購合同需要具體指明產品質與量，以及雙方權利義務及合同有效期限等。

2.4 收貨和檢驗，結算票據和付款

當訂貨到達圖書館時，必須經過接貨程序，要求清單與貨物對應，包括實物清點和質量檢驗。可以通過“特許供應商”或“首選供應商”的做法來改變接貨程序。特許條款主要集中在供應商對高質量產品的供貨能力上，以便取消質量檢驗，縮短物流時間。供應商希望準時收到貨款，準時的支付貨款對于與供應商建立良好的關系是必要的。高效的票據結算程序在財務上很有意義，因為偶爾采購條款中會包括即刻付款折扣。特許供應商和即刻付款折扣問題應該得到圖書館的重視。

2.5 績效監控和數據庫管理

應該認真跟蹤圖書（數據庫）供應商的業績，采購數據庫應該及時更新。采購數據庫應包括4種類型的信息：所有訂單的當前狀況；所有供貨商的業績信息；每種類型訂單或商品的信息；與合同及合作關系相關的所有信息。庫存信息在成功的購買中起著至關重要的作用，所以必須認真設計和維護圖書館采購數據庫，使它能夠提供準確、實時的信息。

充分利用（包括供貨商供貨、合作信息的）采購數據庫在圖書館領域還比較少見，采購數據庫實際上是整個采購控制工作的一個反饋環節，可以反映出各個采購環節的進展和存在的問題（見圖1）。圖中實線箭頭表示采購流程方向，而虛線箭頭表示采購數據庫的控制信息流向。圖中采購控制信息流是以“采購數據庫管理”為核心的，足見其重要性。目前各館的圖書管理集成系統一般都包含采購模塊，但采購數據庫管理并沒有得到足夠的重視。

3 采購的戰略性發展趨勢

從整個工作流程看，采購無疑具有周期性。但采購不僅在運作層面上為組織作出了貢獻，也參與了一些戰略決策，如“自制還是購買”決策，戰略伙伴關系決策等等，可以在一個組織中發揮關鍵的戰略作用。綜合以上研究內容可以把圖書館采購的戰略趨勢概括為：減少供應商數量、加強與供應商的合作、采購職能范圍的擴展及新產品開發過程中供應商的介入。

3.1 減少供應商數量

20世紀80年代末，企業采購方開始注意到基本競爭關系的成本，并看到從單一來源的采購所能提供的可觀收益。也就是說，通過減少供應商的數量并與剩下的供應商緊密合作，總成本會減少，質量和服務水平會提高，產品的設計時間會縮短。為確保少數幾個供應商有能力滿足圖書館所要求的采購運作水平，供應商的篩選和特許過程與減少供應商數量是結合在一起的。也只有縮減了與之合作的供應商數量，才能夠有精力去發展高水平的供應商。

3.2 加強與供應商的合作

發展高水平的圖書供應商，建立成功的圖書（數據庫）供求聯盟需要高水準的計劃與合作。對建立一個牢固的戰略伙伴關系來說，明確共擔風險和共享收益的原則是很關鍵的。通過對比圖書館與供應商的新型伙伴關系和傳統供求關系（見表1），可以了解兩者的不同，以及今后采購人員在加強與供應商的合作過程中有哪些努力方向。

3.3 職責范圍的擴展

20世紀90年代，企業開始購買廣泛的服務項目，包括記賬、廣告、計算機編程、咨詢、客戶經紀人、快遞、保險、管理者、科研、債券、運輸和第三方物流等等。企業定義了它的核心競爭力，不再做非核心業務，所以采購的職責范圍擴展了。國內圖書館大約在進入新千年之后開始越來越多地依賴圖書（數據庫）供應商的各種附加服務，為了順利得到這些服務，圖書館不斷進行資源整合以及人員調配、部門結構調整。如何捋順圖書（數據庫）采購與利用之間的關系，采購人員參與圖書館各種業務流程決策變得越來越重要，其職責范圍也就不斷擴大。

3.4 供應商參與到新產品的開發階段

從在20世紀90年代開始，為了縮短新產品進入市場的時間，許多企業建立新產品開發小組來共同營銷、制造和設計。這一團隊把采購人員、顧客和供應商帶到新產品的開發過程中。為了提高圖書和數據庫資源的利用率，圖書館采購人員、讀者以及圖書（數據庫）供應商的參與，成為圖書館業務流程的必須，這要求圖書館采購部門和服務部門密切合作，各種項目小組和臨時業務團隊形式更適合這樣的工作需要，圖書館正經歷著部門結構扁平化的深刻變革。變革中，供應商參與新服務項目的開發成為圖書館業務特別是采購工作的重要發展趨勢。

總之，圖書館采購功能在新形勢下被認為是關鍵的增值過程。采購人員不但能建立和管理一流的供應基礎，而且能和圖書館的其他部門密切合作，發現可替代資源，擁有廣泛的交易范圍，平衡圖書館長期和短期的需求，把握不斷變化的供應環境的發展方向。圖書館采購的戰略趨勢不僅是一種觀點或一個方法論，更是一種業務模式，它強調兩種價值觀：圖書館在制定業務決策時始終要從全局的、綜合的角度考慮；圖書館與供應商的伙伴關系具有超乎想象的威力。

參考文獻：

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篇2

〔關鍵詞〕數字資源采購管理系統功能需求采購決策

〔分類號〕G250.7

Library's Digital Resources Purchasing Management System and Its Main Function Requirements

Han Xinyue

Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080

Graduate University of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080

Zheng Jiancheng

Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing 100080

〔Abstract〕In view of the current development status that libraries are lack of suitable digital resources purchasing management system, this paper, by taking the digital resources purchasing process as a main consideration aspect, puts forward the objection of purchasing management system and designs its main function modules. On that basis, the paper gives a comprehensive analysis of the system function requirements.

〔Keywords〕digital resourcespurchasing management systemfunction requirementspurchasing decision

在數字資源采購業務中，為保證真正有效、合理地滿足用戶需要，首要工作是全面評估數字資源，建立數字資源調研分析機制和分析評價指標體系，較全面地反映資源與本館需求的關聯。資源購買是數字資源采購管理的核心業務，主要活動有:購買方案設計，與供應商談判，實施采購，合同管理等。數字資源的管理和維護也是整個采購流程中不容忽視的一部分基礎工作，具體工作內容包括:使用數據統計，備份管理，組織機構管理，其它日常事務處理等等。

因此，基于采購工作的實際，設計采購管理系統的主要功能模塊及關系（見圖2）。

該系統以數字資源采購流程為主線，由基礎管理、采購管理、供應商管理、合同管理和決策支持系統5個子系統組成。各子系統既能獨立運行，又能集成到一個大系統協同運行，要求子系統之間實現數據高度共享。

4主要功能需求分析

4.1基礎管理

4.1.1系統設置和維護為保證用戶正確使用，系統應該提供進行初始化工作所必需的各項信息的設定和維護功能，如各項代碼的定義、用戶組織機構的定義、各終端用戶操作權限的定義等。由系統管理員根據業務重點對系統各模塊、各參數進行設置，通過靈活多樣的自定義選擇，滿足不同圖書館的業務應用需求和個性化需求。

在系統的使用過程中，常常會遇到因網絡、數據、服務器以及用戶終端等各個環節引發的訪問問題，所以系統必須能夠有效處理數據安全管理、數據備份與恢復、日志管理等日常事務。

4.1.2用戶管理對執行采購任務的人員進行角色和權限劃分，通過角色和權限的可定制功能實現對內部用戶群的分級分組管理，工作人員根據其職責被賦予不同的訪問權限，從而保證不同級別和組別的人只能夠瀏覽和操作相應的項目。同時，系統必須適應組織機構運作變化的要求，實現角色、權限與用戶的動態管理。

4.1.3組織機構管理系統不但要具備基本的組織機構管理功能，而且要求實現集團化結構管理[3]，即打破地域和組織限制，對下屬子單位和部門進行相應權限內的管理。在組織機構管理模塊中，必須突出人員任務管理和工作績效管理功能。另外，可以設置系統信息個人訂閱、系統提示、公告板、內部電子郵件、日程安排、聯系人信息管理、BBS社區等功能，通過系統功能的完善加強信息共享，使組織溝通順暢。

為確保安全性，系統采用多種安全控制策略，因此，基礎管理功能的操作權限只賦予系統管理員以及特定的管理人員。

4.2采購管理

采購管理作為系統的核心模塊，涉及的問題最多、最復雜，在設計和實現過程中必須給予足夠重視。

4.2.1采購計劃該項功能幫助圖書館編制和管理采購計劃，根據實際需要制定年度、半年度、季度、月度采購計劃，允許隨時調整采購計劃，同時相關管理人員也能夠方便地對采購計劃進行審核和監管。除了對經常性訂購產品形成訂購模板外，對額外采購情況也需要實現規范化管理。

圖書館制定數字資源采購計劃的主要內容包括數字資源的續訂、增訂、停訂(調整)計劃、問題分析和措施建議。制定采購計劃的主要依據有:①用戶需求分析與評估;②規劃制訂的資源建設目標和分步實施進度安排;③年度經費預算安排。這些依據來源于相應的統計分析，不一定在采購計劃模塊中完成，但是要求系統能夠在此模塊方便地調用相關統計數據。

4.2.2資源評估資源評估是采購過程中至關重要的一個環節。在系統中，這個模塊主要完成評估方法和評估標準體系的規范化，分別建立資源分析數據庫、用戶需求分析與評價(含用戶推薦、使用統計數據)數據庫和專家意見數據庫[4]。應該允許圖書館自定義評估模型，并且通過強大的統計計算能力為評估的準確性和客觀性提供保證，使采購人員能夠對資源進行綜合評價，對本單位是否需要訂購某種資源提出合理建議。

4.2.3采購方案及談判方案管理一般說來，圖書館制定采購方案都遵循以需求為主導和追求服務效果、成本效益最優化的原則，因而需要參考大量的數據和信息，包括本館采購原則和策略、在資源評估中得到的分析和評價結論、供應商的銷售方案、數字資源行業發展狀況和貨幣匯率(針對外文數字資源)等等[5]，系統應該設計恰當的功能體現和關聯這些因素。此外，來自于相關主管機構的指示和審核貫穿于采購方案設計的各個階段，系統必須及時反映這部分內容。

與資源供應商的談判是最終形成資源采購執行方案的重要過程。在談判中雙方提供的重要數據、信息、答復、建議和決策意見等必須存檔備查，并向有關人員及時通報，結合談判情況對采購方案進行調整、優化和完善。

由于采購方案和談判方案管理涉及多方面因素，用戶希望從各個視圖切入系統，綜合分析問題，這就對系統的開放接口和數據交換能力提出了很高的要求。

4.2.4工作進度工作進度安排、進展情況以及人員責權機制應該在系統中有明確而清晰的說明，系統可以借鑒管理工程類軟件(例如Microsoft Project)的設計方法和實現機制，形成科學高效的工作進度安排，并能夠實時跟蹤工作進展情況，及時更新，理想的狀態是系統能夠實現相關信息的全面鏈接。

4.3供應商管理

供應商管理模塊需要以數據庫的形式對供應商的基本信息和商業信息進行管理，建立供應商檔案，將同采購相關的數據量化，提供供應商資信查詢、產品價格查詢等功能，為決策支持系統和采購成本管理系統的有效運作提供準確的依據。設計這項管理功能的目的既要提高采購質量和效率，又要改善圖書館與供應商的關系，使圖書館對供應商的管理由原來的交易管理轉向關系管理，為圖書館的可持續發展戰略提供有力的支持[6]。

4.3.1供應商基本信息供應商的基本信息包括供應商名稱、概況描述、聯系方式、與本館的業務往來記錄等，其詳細描述項目可以包括交易的貨幣種類、折扣、聯絡周期等輔助信息。這些信息由圖書館負責建設和維護。

4.3.2供應商登錄系統設計這樣一個子系統的目的是整合供應商平臺，在圖書館設定的權限范圍內由供應商動態維護其基本信息和產品信息，包括新增產品種類、更新產品基本信息描述、更新產品價格等。供應商不但能夠在此展示其產品，而且可以說明其供應方案，尤其是針對該圖書館的特別銷售政策。

供應商管理模塊需要具備實用的統計分析功能，例如使圖書館能夠對供應商在一段時間內的提供資源的價格和服務等各方面進行綜合全面的統計和評估，進而監測數字資源市場和行業前景，據此調整采購策略，同時也可以實現對合作伙伴的動態管理。

4.4合同管理

合同管理模塊主要處理合同執行情況跟蹤、合同維護與變更等任務，它的目標是建立一個支持在線合同簽定、合同管理、合同執行狀態跟蹤和電子支付的平臺，不僅靈活可靠，而且具備一定的與銀行互聯的能力[7]。具體包括以下功能:①自定義在線合同簽訂管理流程，分類分狀態管理合同，監控合同執行過程;②進行合同基本信息管理，針對資源目錄或經常性采購資源制作合同模板，關聯不同合同模板;③實現電子支付，建立適合自身業務情況的支付流程，包括支付額度、審批權限、發票管理等;④在系統安全保障機制下，提供強大的異常處理機制、數字證書強認證機制和操作日志機制。

4.5決策支持子系統

決策支持子系統實際上是一個綜合分析系統，它的部分功能在系統的各個模塊已經有所體現，不必重復建設，只需以適當的方式調用和整合，融入計算機輔助決策的技術環境中即可。例如，根據業務需要自行設計多種統計查詢模板，相關權限人員可以使用相應的統計查詢模板。

4.5.1資源評估和用戶需求分析如前所述，資源評估和用戶需求分析是圖書館進行資源采購決策的重要依據，在后臺開放的數據接口和較高的數據交換能力的支持下，決策支持子系統可以任意調用資源評估模塊和用戶需求分析模塊的數據，并根據需要設定調用模板，重新分析數據。

4.5.2采購成本管理采購成本管理貫穿業務的全過程，決策支持子系統中的這項功能為規范財務用款提供了強有力的技術支持[8]。系統提供對所有采購經費的年度管理，允許圖書館根據實際情況，將經費分割成細項進行管理，系統自動為每一項經費建立一個預算清單，工作人員可以隨時查閱每一項資源的詳細付款情況以及財務費用發生明細，包括項目交易成本，采購過程發生成本，如人力投入、報銷費用等。

4.5.3采購效果分析評估數字資源的采購效果，包括采購活動質量和最終成本、供應商資信和合同履行質量以及采購人員績效等等[9]。系統允許自定義評估流程和模型，評估使用的數據可以是業務流程中的基本數據、交易過程中的反饋數據或者采購管理成本數據。

4.5.4異常事件處理記錄異常事件日志，不斷探索處理應急事件的人力資源配置和解決方法，形成靈活可靠的工作機制，在對整個系統有全面的把握和控制之后，決策者就有了更大的活動空間。

5 結語

本文對圖書館數字資源采購管理系統的目標、系統結構和主要功能需求進行了初步分析描述，重點說明了基于工作流程的采購管理系統需求。然而，正確識別目標和功能需求只是成功設計和實現應用系統的第一步，還需要進行數據結構設計、系統操作模式設計以及大量的編碼工作才能夠最終真正實現系統的功能。隨著數字環境的深入發展，數字資源的采購將會給圖書館業務工作帶來全面的影響。因此，應該加強圖書館與系統供應商之間的聯系，不斷推出科學、完善、實用的圖書館采購管理系統，提高圖書館的工作效率，促進圖書館事業的發展。

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[7]羅楠,李玉忱.基于MIDAS的企業物資采購系統的設計與實現.計算機工程與設計,2003(7):63-65.

篇3

摘 要：文章針對新時期高等學校圖書館建設過程中采購工作逐漸突顯的問題，以《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》（以下簡稱《指南》）作為研究對象，對采購的方式、組織、操作流程進行了研究，從中得出采購前期準備工作還有待加強、系統性規劃亟須完善、采購方式需要合理配置的結論。

中圖分類號：G250 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2015）01-0089-02

收稿日期：2014-12-16

作者簡介：皇甫軍（1969―），內蒙古醫科大學圖書館副研究館員。

1 《指南》概述

《指南》是結合《教育部政府采購管理暫行辦法》《中華人民共和國政府采購法》以及《中華人民共和國招標投標法》等相關法律法規，所制訂的符合高等學校圖書館文獻集中采購工作的工作指南。目的是使高校圖書館的文獻采購工作符合當前政府對使用財政性資金進行采購的規定與要求，提高采購經費的使用效益，規范高校的文獻采購行為，為我國高等學校集中采購管理部門和圖書館處理文獻事務提供參考依據，保證圖書館文獻資源建設科學、有序的進行。從現行《指南》看，其內容主要體現在如下幾個方面。

1.1 高校圖書館文獻集中采購遵循的原則

高校圖書館文獻資源作為高校辦學條件的重要組成部分，其質量的高低對將來教學及科研水平起到直接的影響。因此，《指南》中制定了進行圖書館文獻采購時需遵循的幾點原則。①文獻采購應該充分考慮到文獻類型的不同以及文獻資源的實際情況，合理選擇最適當的集中采購方式，以提高圖書館文獻資源的采購質量。②高等學校作為具有法人資格的機構，也是圖書館文獻集中采購的主體，因此，采購工作最好由高校集中采購管理部門主持，也可委托圖書館組織主持，最好不要交給校外采購機構承辦，以免出現中飽私囊的現象。③在實際的圖書館文獻采購工作中，必須要遵循集中采購的原則，以便節省高校圖書館的經費和推進資源共享[1]。

1.2 高校圖書館文獻集中采購的方式

從目前的形勢來看，高等學校圖書館文獻的集中采購方式主要由競爭性談判、公共招標、邀請招標、詢價采購、單一來源采購等幾種。此外，根據高等學校圖書館文獻的實際情況，還可選擇采購備案制，全權授予圖書館自行決定采購方式，其在采購時只需根據規定在學校管理部門登記資料備案即可。

1.3 高校圖書館文獻集中采購的組織

首先，高校圖書館文獻采購需在學校集中采購管理部門的指導下，根據學校所制定的集中采購管理辦法開展。其次，各高校最好成立由校圖書館、校相關職能部門等組成的圖書館文獻集中采購委員會，以便對詳細的采購項目、方式等進行討論。最后，高校圖書館文獻集中采購管理部門需負責集中采購工作的組織，包括接受采購申請，審核采購相關資料，確定采購方式，組織招、開、評、定標，組織競爭性談判，進行采購詢價、采購資料的整理與歸檔等工作。

1.4 高校圖書館文獻集中采購的操作流程

高校圖書館文獻集中采購的操作流程主要為：招標――競爭性談判――詢價――單一來源采購――采購備案（見圖1）。

圖1 高校圖書館文獻集中采購的操作流程

2 基于《指南》相關問題的分析

通過對《指南》的詳細分析，可以看出，該《指南》對規范高校的采購工作，促進采購效率的提高與采購經費的合理使用起到十分重要的作用。但是，從我國高等學校圖書館的實際應用情況來看，其在采購過程中，依舊存在著文獻質量低、館藏文獻難以滿足教學科研需求、文獻購置經費不足、館藏文獻缺乏整體性等諸多負面現象。究其原因，這些現象的出現與《指南》應用的不合理有著直接關系。

2.1 圖書館集中采購前期準備工作不到位

在高等學校圖書館集中采購過程中，采購前期的走訪、詢價等環節，對后期采購的經濟效益與采購質量起著極為重要的作用。但在實際的采購工作中，卻存在著前期采購走訪、詢價工作未能深入，隨意性較大的問題。如圖書館文獻資源的使用對象絕大多數是學校教師與學生，因此，采購人員為保證文獻資源采購的合理性，應該重視對師生的走訪，了解他們真正需要的文獻資源。但在實際采購中，卻普遍存在走訪對象不夠全面、詳細，不具代表性，走訪信息無重點等問題，最終影響到圖書采購的質量。

2.2 圖書館集中采購工作缺乏系統性規劃

由于《指南》中對圖書館文獻采購的一些主體性原則表述不清，容易使高校圖書館集中采購工作缺乏系統性規劃，從而出現圖書館文獻采購過于盲目、采購原則不科學、采購方向不明確等問題，對于高校館藏文獻的整體建設與發展造成了嚴重的負面影響。此外，圖書館文獻采購人員大多不具備深厚的學科性與專業性知識，他們中的大多數只懂采購、會計、財務等相關知識，對圖書館文獻資源的知識與要求一知半解。圖書館文獻采購人員的專業能力有限，他們不能準確把握師生的需求。此外，《指南》中也未能詳細描述圖書館文獻采購人員的監督權、管理權與具體責任，這樣容易出現所采購的文獻資源無法適應學校學科與專業發展需求的現象。

2.3 圖書館集中采購方式應用不合理

在數字化、信息化、智能化技術普及的當今社會，傳統的高校圖書館文獻集中采購方式也漸漸突顯出諸多弊端。如在一些高等學校圖書館，采購人員對先進技術的應用不夠嫻熟，雖然高校為滿足師生需求，加大了對圖書采購經費的投入，但由于《指南》本身的文獻采購規律不合理，再加上對先進性技術使用的不合理，最終使其無法有效滿足高校圖書館大批量采購圖書文獻的需要。

3 加強高等學校圖書館文獻資源采購配置的建議

3.1 認真貫徹執行《指南》中相關的采購要求

首先，通過分析可見，《指南》雖然存在一些不足之處，但從整體來看還是比較科學的。因此，只有認真學習和貫徹《指南》相關內容，才能保證整體文獻資源采購配置的合理性。其次，圖書館應建立一支專業技術水平高、采購能力強的隊伍，并在采購工作中嚴格執行招標合同，做好前期工作，為后期采購奠定基礎。最后，針對當前圖書館文獻集中采購的不合理之處，配合相關部門及時尋求解決與完善方案，為文獻集中采購中的談判、詢價等工作提供依據。

3.2 加強圖書館文獻采購工作的系統性規劃

高校圖書館進行文獻采購時，應考慮以下因素。①專業設置特點。圖書館文獻資源規模應根據學校的招生情況與學科專業來決定，切勿統一按照一個標準采購圖書文獻。如針對招生較少的專業，圖書復本量最好控制在2―5冊之間;針對招生較多的專業，復本量應控制在10―30冊之間;針對高校公用課圖書，復本量應控制在30―50人之間。②學科建設特點。文獻資源配置還應根據學科建設特點，遵循“層次性”配置原則，如學科建設層次主要為：國家級重點省部級重點校級重點重點發展一般性學科，而文獻資源也應該以這種層次進行合理配置。③構建合理的文獻管理機制。應根據學科建設和教學科研的需求逐步積累，最終達到優質圖書文獻的配置目標。④推廣電子文獻資源的應用。大力推廣電子文獻資源的應用，彌補紙質圖書文獻存在的不足，保證文獻資源均衡發展[3]。

3.3 科學合理地落實文獻集中采購方式

首先，合理選擇供應商。對圖書館文獻資源供應商的服務、折扣、信譽度、資質、供貨質量、責任心、價值取向等各方面進行綜合考慮與評估，選擇綜合實力良好的供應商，從而達到學校圖書館與供應商之間互惠互利的目的。其次，加強監督與管理。為保證圖書館文獻集中采購工作合理、順利、高效開展，還需要利用相應的法律法規，對采購人員的行為工作進行約束、監督與管理，進而使采購人員具備較強的職業道德與自律能力，杜絕腐敗現象的發生，為保證采購經費的合理利用打好基礎。

參考文獻：

[1] 王小瓊.高校圖書館財政專項文獻采購經費使用存在的問題[J].圖書館論壇，2013（5）：135-138.

[2] 王海花，劉艷民.高校圖書館采訪模式現狀分析及新思路[J].圖書館理論與實踐，2014（2）：28-30.

篇4

【關鍵詞】采購管理；教學目標；教學內容；方法手段

一、《采購管理》課程來源及地位

工商管理專業主要面向工業企業、商業企業單位等，培養擁護黨的基本路線，適應管理、服務和經營第一線需要，具有良好的職業道德和敬業精神。《采購管理》課程特別強調要關注每個學生的情感，激發他們學習的興趣，幫助他們建立學習的成就感和自信心，使他們在學習過程中提高人文素養，增強實踐能力，培養創新精神。通過市場調研，工商管理專業崗位群有人力資源部門、財務管理崗位、銷售部門、供應部門、公關部門、計劃部門、生產車間和采購部門。其中的采購部門具有如下職責：各部門需求下原料訂購單及時進行原料進料跟催、根據物管需求和供應商排程及時調整采購原料到貨狀況表、統計每月各家實訂量和實到量、每周協助財務申請L/C和匯票的開立、編制采購計劃、供應商管理、繕制采購訂單、招標與投標、采購合同管理、檢驗與驗收采購商品、評價采購績效。

《采購管理》課程是工商管理專業的專業技能課程之一，它以企業管理方法為基礎，其前面分別開設的課程有：生產作業管理、公共關系、商務談判、銷售管理。它后面陸續開的課程有：倉儲管理、人力資源管理、財務管理、戰略管理、項目管理。這些課程分別培養學生不同的專業技能，最后一個階段通過沙盤訓練、頂崗實習等來提升學生的綜合能力。

二、《采購管理》課程教學目標

《采購管理》課程教學目標包括知識目標、技能目標和素質目標。其中知識目標有：熟悉采購部門的組織結構和職責、熟悉采購流程、掌握商品采購計劃的編制、掌握供應商選擇、審核與考評方法、掌握招標方法、掌握采購合同訂立、跟蹤、掌握商品采購績效評價的基本方法。技能目標有：能辨別采購部門結構、能正確計算與確定商品的采購數量、能運用考評表對供應商進行審核與考評、初步能進行采購談判、能運用各種方法對采購合同進行跟蹤、能運用不同方法對采購績效進行評價。素質目標有：依法采購的法制觀念、誠信敬業的職業道德、嚴謹踏實的工作作風、善于溝通與表達的職業能力。

三、《采購管理》課程教學內容設計及學時安排

1.《采購管理》課程標準、教學內容（見表1）

2.《采購管理》教學情境設計及課時分配（見表2）

四、《采購管理》課程教學模式及方法

1.《采購管理》課程教學模式

整個課程教學模擬湖北南黃股份有限公司的采購業務，以學生操作為主，以企業真實業務、真實的工作崗位和真實流程進行操作訓練。這門課程以“學生為主體、教師為主導、工作任務為主源、操作為主線”的課堂教學觀來組織進行的，是堅持融技能培養、知識傳授、價值觀形成三位一體，教學做合一的教學模式。

2.《采購管理》課程教學方法

（1）運用仿真模擬法、分組討論法教學

具體步驟為：提出任務或目標、介紹與實際工作中基本相同的背景資料、根據實訓指導要求來指導學生操作、討論、引導學生主動探求知識、教師演示并點評講解，進行疑難解答、分析錯誤、再讓學生完善操作、檢查、評價、總結、布置相關項目作業。

（2）教學反饋

實行多級反饋：小組反饋、班長反饋、輔導員反饋等；實行多途徑反饋：當面反饋、網絡反饋、電話反饋等。

3.《采購管理》課程教學保障設計

第一，條件保障：充分運用好ERP實驗室和沙盤實驗室，與黃商集團股份有限公司、黃岡中商百貨有限公司、黃岡格林制衣有限公司和江蘇松上電子有限公司進行校企合作，建立頂崗實習基地，與浙江義烏錦都酒店簽訂訂單教育合同，以提高學生的實踐動手能力。引導學生閱讀校內圖書館資料，瀏覽中國采購經理人論壇，采購師考試網，中國采購與招標網。

第二，隊伍保障：有專業師資從事課堂教學，聘請企業高級經理人、營銷師、人力資源管理師參與教學、實訓指導、實習指導。

第三，質量保障：將高職教材與專業資格培訓教材組合使用，確保教學內容的完整；堅持教師集體備課，鼓勵教研室教師積極進行教學研究，學校教師與企業實習指導教師協商，將理論知識與實踐技能有機結合，教師積極參與社會實踐活動與培訓，虛心向企業實踐人員學習，以提高教師動手能力，確保教學的效果；完善教學檢查制度；堅持教師互相聽課評課，共同提高教學質量；完善教學質量考核制度；積極參加社會舉辦的各種技能比賽，實施對證施教，以國家標準檢驗教師的教學效果。

參考文獻

篇5

關鍵詞：物資；材料；大宗；施工企業；管理

采購是材料、物資管理工作的重要環節，完善采購流程有助于控制企業成本。在市場經濟高速發展與買方市場逐漸形成的情況下，采購管理模式的改進空間也在變大。應根據企業的材料物資供應要求完善采購制度及采購方式，減少重復采購、盲目采購與不規范采購問題，積極防控采購工作面臨的合同欺詐、技術進步、質量、價格及存量風險，以有效控制采購成本與增強企業的贏利能力[1]。集中采購材料物資，能夠提高采購工作效率，減少總庫存及避免擠占過多的流動資金，降低采購成本與物流成本，還可以杜絕物資采購中的暗箱操作行為。

1對策

1.1統一采購主體、分級管理供應商

將集團總部作為采購主體，成立集中采購中心，建立集中采購平臺（見圖1），使各分公司或區域指揮部中的物資保障部門成為采購主體的輔管理體系，集中采購大宗物料。各施工項目通過子公司或者區域指揮部定期向集采中心提交大宗物料采購計劃。子公司或區域指揮部簽訂集中采購合同，并統一資金結算、貨款支付等工作。在選擇供應商時，應對供應商進行分級管理，采用名錄管理制度、過程管理制度與淘汰機制管理模式。在名錄管理方面，根據供應商的貨款結算期限、服務態度、物料質量及能否按時向工地供貨等指標評價信譽情況，建立本區域的分供商名錄。根據供應商的信譽評估結果建立準入標準，優先選擇信譽良好的供應商建立起長期合作關系；在過程管理方面，項目采購人員負責檢查供貨情況，供應商不能及時供貨或信息反饋速度較慢時，可擴大采購招標范圍，與供應商、直屬單位進行溝通，時刻關注大宗物料的價格變化，實時監督物流公司、供應商的發貨、送貨情況，協調好物料運輸車輛進場與出場，合理安排物料堆放位置[2]。區域采購人員負責監督檢查與評議供應商履約情況，總部人員根據履約評估結果調整付款條件與采購數量；在淘汰管理方面，項目采購人員負責提供淘汰評審意見，區域及總部采購人員負責定期評審、更新與淘汰部分不合格的供貨商。

1.2規范采購流程、合理選擇采購形式

規范化管理采購流程是實現集中采購目標的有效保障，為有效規范采購流程，應把握好以下關鍵點：①明確集中采購的具體功能，合理設計作業環節，控制集中采購作業的時效性，保證采購流程的一致性與流暢性；②劃分各項采購環節的權責與任務，避免采購流程混亂、重復，協調各采購部門之間的關系；③根據集中采購條件與采購規模適時調整采購程序，保證采購流程可以有效適應大宗物料的供應過程；④選擇采購形式時，可以采用以下方法。對于石、砂、礦粉、粉煤灰及水泥等地域性強、運距要求嚴格的大宗物料，集中采購時利用區域統一供貨模式吸引供應商，以提高議價能力，同時保證公正、公平及公開招標，降低中標單價；對于區域干擾大、不能進行公開招標及貨源有限的大宗物料，邀請招標采購形式；對于止水材料、防水板、錨桿、外加劑、機械設備及鋼材等通用性強且不受地域影響的大宗物料，可利用信息平臺在國內統一招標信息。此外，還可以根據大宗物料特性，如使用過程的安全性與產品質量的可靠性等采用最高限價、上游鏈集中采購形式。

2建議

2.1建立采購監管機制

為了有效監管大宗物料集中采購工作，可以從權力監管與制度監管兩個方面入手。（1）權力監管應避免集中采購權力過于集中，以防止違規行為。物資保障部門建立企業內部的采購管理制度，如《物資集中采購辦法》，《招投標管理辦法》，《物資人員工資守則》等，完善企業內部的集中采購權責管理機制，確保采購機制具有權力制衡、決策民主的特點，實行陽光采購，減少依仗背景漫天要價、居間為供應商業務等行為。例如，某項目部在采購鋼筋及水泥時，建設單位向企業推薦了一個報價較高的供應商，該報價將造成項目成本增加300萬元左右。企業集采中心在發現此情況之后，向建設單位提出進行材料招標，以招標金額最低價進行采購，建設單位推薦的供應商如果要供貨，也可以此單價進行，建設單位同意該方案。由于監管單位管控到位，該次采購不僅項目未增加成本，反而為項目部節約了采購資金。為防止轉嫁成本與降低采購成本，利用公平化、民主化的競價平臺將不合理的物料價格暴露在透明的監管體制下，以避免施工企業的經濟效益流失。為制衡采購權力，可采用分級負責與統一采購的管理模式。例如，計劃部門提供采購計劃，物資部門進行招標采購，技術部門及物資部門進行物料驗收權，物資部門對物料進行分配并配合財務部門進行結算。在制衡權力的基礎上保證多部門實現通力合作，遏制發生腐敗現象。（2）制度監管方面，可按照明確責任與嚴格考核的原則規范集中采購工作，強化監督各個集中采購環節，確保大宗物料質優價廉，質量符合行業標準與國家標準，避免假冒偽劣物料流入施工現場。采購時還應注意保證合理儲備，確保物料不斷供、不超儲。

2.2管理好重點采購環節

制定采購計劃時可對大宗物料的需求量進行統一匯總及分類，以提高集中采購的標準化管理水平。例如，可將能夠影響建筑工程質量且較為急需的大宗物料，如水泥及鋼筋等列為A類物料，將碎石、砂等需要進行大量采購的物料列為B類物料，將二三項料、模板等不通用或不急需的物料列為C類物料。采購大宗物料時根據A、B、C分類法列出施工現場物資供應輕重緩急情況與采購量，合理制定大宗物料采購計劃。根據采購計劃統一訂購A類、B類及C類物料，并要求供應商將物料統一配送至施工現場或自行集中安排物料運送工作。在招標時可根據采購金額與A類、B類及C類物料管理方法合理選擇公開招標、邀請招標、議標及詢價比價等采購方式，以有效提高招標投標效率。此外，可充分利用信息技術管理大宗物料的集中采購工作。例如，可利用局域網拓展大宗物料的集中采購渠道，如網上查詢物料價格、在網上報單訂貨及實現網絡支付等。通過建立信息化集中采購管理平臺共享庫存物料，合理調度庫存資源，實現資源互補，盡量減少庫存積壓量，確保充分利用資金，縮短資金流轉周期，從而為大宗物料的集中采購工作提供資金保障。

3結束語

集中采購建筑施工企業需要使用的大宗物資材料，能夠將采購時間縮短，可以確保施工現場的物資材料實現快捷低價、保質保量及按地按期供應，使采購效益達到最大化。在管理集中采購工作時，應規范采購流程，在全面對比交貨期、信譽、距離、價格、質量的基礎上嚴格篩選供應商，嚴禁采購三無產品，全面監督采購工作的各個環節，還應制定具有預見性及科學性的采購計劃，全過程管控集中采購工作及保障正常供應物料。此外，要積極淘汰陳舊的采購思維模式，不斷發展與補充多元化的管理策略，提高集中采購的回報率。

作者:劉玲 單位:中鐵十六局集團第四工程有限公司

參考文獻：