對檔案管理的建議精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇對檔案管理的建議，期待它們能激發您的靈感。

篇1

一、編外人員隊伍壯大的原因

第一，隨著技工院校規模的擴大和招生人數的逐漸上升，在編人員已經無法滿足教學和管理的工作需要。在高校人事管理制度改革之前，很難通過增加編制的途徑為學院解決問題，因此，聘用編外人員的方法成了解決燃眉之急的最佳方案。

第二，因為學院需要不同種類的人員，編外聘用人員的組成復雜，流動性強，管理起來有一定的困難，所以對于他們的人事檔案，學院大多采取自管或由當地機構保管的方式。

二、機構保管編外人員檔案情況的分析

第一，新生成的檔案材料不能及時歸檔。編外人員的具體管理在用人單位，人事檔案管理卻在機構，因此他們的思想品德、業務能力、工作狀況、獎勵處罰以及后續學歷等材料不能及時傳遞給機構，給檔案的完整性帶來了嚴重問題。另一方面，用人單位與編外聘用人員之間沒有人事關系，往往會忽略他們人事檔案的生成。

第二，C構檔案管理的基礎業務薄弱。部分機構建立和健全了人事檔案管理制度，但大部分沒有真正落實；不少機構在檔案歸檔、檢查核對、轉遞、保密等管理環節缺少規范。

第三，機構缺少專職的檔案管理人員。機構的檔案管理人員整體素質偏低、專業性差、流動頻繁，缺少相應業務的培訓學習，知識更新慢。

第四，機構檔案室設施落后，缺少現代化管理手段。大多機構為節省資金，辦公場所、設施陳舊，難以保證檔案室的通風、采光、保濕、防蟲等多方面的要求。有的機構還停留在手工操作上，沒有實現檔案的信息化管理。

第五，人員流動頻繁，檔案轉遞不規范。隨著時代的發展，人員思想意識不斷開放，流動性日趨頻繁。有些單位為了留住技術人員，對其檔案的轉遞設置重重障礙；特別是大、中專畢業生或是辭職人員，檔案無處接收；一些三資企業，以無權檔案為由，拒絕接收檔案；有些單位或機構在轉遞檔案時，非常隨便，甚至非常不嚴肅地采用由本人攜帶的形式，造成檔案材料丟失、不全或檔案遺失。

三、如何做好技工院校編外人員人事檔案管理工作

第一，機構要建立科學、合理的制度。檔案制作是一項非常嚴肅、重要的工作，機構對人事檔案管理工作要深入研究，建立切合實際的規章制度，并嚴格執行、照章辦事。

第二，實行現代化信息管理，提高檔案的信息化程度。機構人事檔案管理工作時要進行電子管理，建立人事檔案信息系統。在查找檔案信息時盡量通過電腦，不需要實際打開檔案就可以查閱檔案信息，既節省了時間，又保護了檔案。

第三，增強服務意識，積極主動地為檔案使用提供服務。人事檔案信息是技工院校選用人才的重要依據，是技工院校人力資源管理工作的基礎。目前，在機構眾多、競爭激烈的情況下，只有端正服務態度，把工作做實、做細，才能博得流動人員和用人單位的信任，才能為技工院校推薦真正優秀的教育人才，最終自身得到發展。

第四，加強人員培訓，提高人員素質。機構中管理檔案的人員應當通過業務部門的專項培訓，經過嚴格的考核，持證上崗。機構要選拔、引進高素質的檔案人才，同時也應注重對現有檔案人員的后續培訓。通過不斷轉變工作人員的思想觀念，不斷提升機構檔案管理工作的水平。

第五，形成編外人員人事檔案管理的新模式。加強人員與機構的溝通、合作，形成由技工院校和機構合作管理編外用工人員檔案的新模式。技工院校及時收集、整理編外人員在教育教學工作過程中產生的材料，定期送達機構。機構按檔案管理制度的規定及時整理歸檔。這種形式既減輕了技工院校的負擔，又健全了編外人員的教育教學方面的檔案信息，為教育系統的人員流動提供可靠依據。

篇2

【關鍵詞】文件檔案管理  規范化  系統化  建議 

【中圖分類號】G647        【文獻標識碼】A         【文章編號】1674-4810（2015）31-0130-02 

數據化信息時代的到來，使各個單位的文件檔案管理工作面臨前所未有的變革和發展。尤其是高等教育單位，文件檔案管理工作的重要性和繁重性以及高校與其他單位的緊密聯系決定其必須加快信息化建設步伐，改變工作方式及提高工作效率以適應大數據時代的要求。 

目前，高校正逐步實現文件檔案管理信息化，包括教務系統、財務系統、通知發文、其他各項審批手續等。這些信息是高校進行教學、科研、管理的依據，對高校本身的發展及社會的進步都具有重要價值?？茖W歸檔、合理保存重要信息關系到高校有價值的歷史資料的長期保存。建立健全電子文件檔案管理機制，是高校檔案部門和檔案工作者責無旁貸的任務。尤其是文件檔案初始信息的管理，作為整個文件檔案管理工作的基礎和關鍵，必須引起相關人員的高度重視。 

高校信息化建設，由于缺乏系統化、規范化，其發展進程緩慢。因缺乏統一規范化的指導，各部門雖都建立了自己的業務系統，但缺乏有效的系統集成，使得信息無法在一定層面上共享，導致各部門間信息的重復錄入保存，甚至出現同一信息各部門更新狀態不一致的現象，影響信息的實時性和準確性，嚴重制約著高校的發展。同時，由于電子文件的數據信息具有易流失、易更改等特點，文件內容、結構和背景信息出現差錯的可能性比紙質文件要大得多。高校信息化管理不完善，權限不明確，缺乏監管機制，也是導致信息缺乏準確性的原因之一。另外，受傳統歸檔思想影響，高校更側重于紙質文件歸檔模式，紙質文件歸檔與電子信息化進程不同步的現象也經常出現。 

針對以上問題，對高校文件檔案管理提出以下建議。 

一 建立高校信息化建設的系統化、規范化管理制度 

實施科學合理的文件檔案管理目的在于精確有效的利用以及永久性保存的適時利用。目前，高校信息化建設的管理較為混亂，權責不明確，缺乏統一管理的制度標準。 

《高等學校檔案管理辦法》第十六條規定，檔案歸檔實行部門立卷，即由檔案材料產生部門進行立卷。檔案館進行歸檔保存前，需通過數據審核，即部門用戶也就是立檔人進行確認，確認后才能接收、打印、歸檔保存。這樣可以解決由于人為因素導致的電子數據與紙質檔案不一致的問題。從學校層面建立信息化建設的整體規范化制度，明確各部門的職能權限，為各部門信息化業務系統的建立提供導向，最好能夠提供標準化建設流程及細節要求，使各部門完成信息化建設有章可循、有據可依。因此，針對文件檔案的特點，從檔案的形成、收集、整理、歸檔、保存等各個環節明確相關部門管理規范及職責范圍顯得尤其重要。 

二 對高校各部門業務系統進行系統化、規范化集成 

傳統各部門業務系統的集成方式多為點對點的緊耦合對接方式，當業務系統需要更改或者升級時，就會顯得非常脆弱。應根據高校各部門的業務特點，建設集成化的高校檔案資源管理系統，在不改變學?，F有的應用系統的基礎上，實現資源共享和電子數據實時歸檔，解決各部門之間的“信息孤島”現象。 

以江蘇某高校為例，其科技部門統計的各位老師的科研成果等信息應和本人的人事信息關聯起來，形成以管理服務對象為導向的管理服務模式，這樣可以保證信息的完整性和唯一性。同樣，該高校財務報銷系統中，實驗材料類的財務報銷應和固定資產及辦公用品等其他類別的報銷一樣，實現報銷進程信息共享并且可跟蹤。這樣可以避免紙質材料上交后出現無法了解報銷進展的情況。尤其是可以避免因報銷過程中缺乏及時有效的溝通導致不符合規范的單據一直處于未被處理狀態而錯過年度內報銷時機。 

三 堅持信息資源的全程管理和前端控制 

現行文件檔案管理的質量直接決定其管理的成敗，因此要求檔案管理部門必須積極進行文件的前端控制和全過程管理。若要防止信息失誤、控制差錯，需重視信息建立的初始階段。高校對文件電子格式、數字信息憑證等要求必須在文件形成之初就嚴格加以規范，以確保檔案自身質量及管理質量，避免無意義的重復勞動。只有這樣，才能防止電子文件在運行和利用過程中遭到篡改或破壞。同時也可以減少重復作業和滯后作業，優化管理功能，提高系統管理效率。 

四 加強相關管理人員的素質培養 

人才的選擇和培養是管理體系中最為重要的環節。管理人員素質的高低將直接影響高校檔案管理信息化的水平。所以，一要注意招聘一支有檔案管理知識、有檔案管理專業技術的人才來壯大檔案管理隊伍。二要定期對檔案管理人員進行考核培訓。培養電子文件檔案管理人才，必須結合實際工作內容的需要，順應未來發展趨勢，緊密聯系工作內容對不同層次人才的不同需求，因需施教，注重實效，學以致用。要重視職業道德的培養以及相關基礎知識的培訓。例如，財務信息、人事信息、國有資產信息等實際管理工作技能的訓練，根據有關要求對文件進行數字化處理、錄入、明確閱讀權限，適時上傳給相關領導進行審核，做好電子文件檔案的管理、維護等日常工作。 

具體辦事人員素質的提高必不可少，整個管理隊伍的統籌調配也需重視。因此，要明確各工作內容的分管領導，確定文件檔案的報送員和審核員，文件審核員一般由本單位分管領導或辦公室主任、秘書科長等擔任，對上報的文件進行審核把關，以便正常開展工作，確保電子文件檔案的安全保管。 

同時，根據各部門的實際情況建立一定的激勵制度可以創造良好的競爭氛圍，使相關人員主動提高自身素質，確保文件檔案管理工作的高效、有序進行。 

總之，文件檔案管理是高校日常管理工作中必不可少的一部分，實行信息化管理是高校未來發展的必然趨勢。重視高校文件檔案管理中存在的問題，努力探尋切實可行的解決辦法，是高校管理者應有的姿態。為了保證高校文件檔案管理工作的穩定發展，使高校信息化建設走上一個新臺階，我們需要綜合各方面的建議，結合高校實際情況，不斷實踐、改進，形成具有自身特色的信息化建設和管理的道路。 

參考文獻 

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[3]符昌慧.高校電子文件歸檔管理情況分析及對策[J].檔案與建設，2015（2） 

[4]向禹.基于SOA架構的高校檔案資源管理系統設計與實現[D].中南大學，2013 

篇3

主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

2、檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

3、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

4、案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。

6、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。

從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、提高檔案管理基礎工作的建議

1、 結合實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

2、 統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

3、全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

4、重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

5、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

1、分門別類

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

2、分級次著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分清輕重緩急

篇4

關鍵詞：檔案 科學化管理 問題 建議

高校檔案是學校在從事基建、科研、人事、教學、資產、黨政管理等各方面工作的原始材料，它不僅作為各項工作的查考憑證，保證了高校運行的延續性，而且能為高校管理者做出正確決策提供參考。今年來，我國高校教育事業不斷發展壯大，招生規模連續數年大幅度擴充，辦學指導方針由“擴規?！鞭D為“抓質量”，在這一趨勢下，高等教育學校為了提高辦學質量的任務，在管理創新、基礎設施建設、機構改革等方面均要實行大規模的改革。這些變化無疑會對檔案管理工作提出更高的要求。在高校各職能不斷深化和提升的今天，如何推進高校檔案管理科學化、規范化、現代化建設是高校發展的有效保障和必然要求。

一、 高校檔案管理工作存在的幾點問題

1、檔案工作受重視程度偏低

目前在國內高校的教師群體中，大多數認為檔案管理只不過是收集、整理、保存一些已經成為歷史的資料，抓好檔案管理工作難以在短時期內見到成果，沒什么實在意義，對檔案管理工作的認知面窄；領導檔案意識淡薄，對檔案工作缺乏必要的關心和支持，導致教師平時也不注意收集、保存學校開展各項活動的原始資料，致使一些具有保存價值的重要檔案流失；檔案管理部門相比于其他行政部門、科研部門，沒有經濟地位、社會地位、政治地位，被認為是無足輕重、可有可無的部門。

2、 基礎建設經費投入不足，管理手段落后

物質基礎是完善檔案管理必不可少的前提，現代化的管理工作，無論是軟硬件的設備購置，還是檔案信息數字化建設，都要有一定的資金支持。但目前，很多高校對檔案投入經費不足，缺乏安全保存檔案的專門庫房，沒有配備防火、防盜、防蟲的必要措施，這一相對滯后的檔案管理基礎設施一方面致使檔案建設中許多問題得不到及時的解決，另一方面也致使檔案管理人員在查閱檔案時，用手工查找，大大降低了工作效率，檔案現代化管理舉步維艱。

3、 檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊

高校檔案管理工作缺乏職責規范、系統的考核流程，在法制化管理和科學化管理方面嚴重滯后；檔案工作人員在收集、整理檔案的過程中，沒有及時歸檔的檔案意識，經常隨意存放、草率處理，導致原始材料不可挽回；檔案的交接手續不嚴密，如在檔案管理人員的離職或調動工作時，未能按要求嚴格執行交接程序，導致了檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。

4、 檔案未得到充分的利用

某些高校職能部門工作手段老套單一，不充分調取利用數字化的檔案信息，而依舊采用傳統方法工作，耗費了大量的人力、物力。

5、檔案專業人才稀缺、素質不高，工作隊伍穩定性差

高校檔案管理人員很大一部分屬于兼職性質，沒有受過專業檔案管理的培訓，專業技能低，職業素養不高；職稱、待遇、工作時間等與其他行政部門相比偏低，致使檔案管理人員不安于本職工作，很多兼職的檔案管理人員更是頻繁的更換，檔案管理員工流失率居高不下，管理隊伍不穩定，為高校檔案管理的科學化、規范化增添了難度。

二、 加強高校檔案工作科學化管理的建議

1、重視檔案管理工作，制度發展規劃，完善檔案工作的制度化、規范化

高校管理者要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高重視程度，在制定學校長期發展規劃中，將檔案工作納入領導管理議程，做到年初有計劃、年中有檢查、年末有總結，同時為了避免在具體工作中出現無章可循、草率行事的情況，需健全和完善檔案工作的各項制度，并且為檔案部門提高一個良好的工作環境，也只有這樣，才有可能將檔案工作向著標準化、規范化、信息化、現代化方向推進。

2、 加大基礎建設經費投入力度，推動管理信息化建設，提高管理手段

提高檔案館的硬件設備，購買專門保存檔案的庫房，增添防火、防盜、防有害生物的必要措施，隨著信息數字化的迅猛發展，檔案儲存的載體也有傳統的紙質轉為了各種載體，如聲像、圖文影像等，因此，高校要配備相應的圖文影像掃描設備、存儲器、數碼攝像機等硬件建設和規范化的檔案信息系統軟件設施；借鑒當今先進的計算機技術、網絡技術、多媒體技術，用數字工具完成高校檔案管理信息數字化，真正實現高效率、高精準、低成本的檔案信息化管理。

3、 規范管理工作體系，創新檔案管理模式

制定高校檔案管理的職責規范、系統的考核流程，可以遵循集中統一、歸口管理的原則，由校級領導帶頭組成一個檔案工作小組，各部門設立檔案聯絡員，及時收集應歸檔的資料，各部門形成的檔案定期移交到學校檔案室集中管理，防止分散管理出現的弊端；建立健全檔案管理制度，從檔案的收集、整理、歸檔、移交、建檔定級到責任追究都要有完善的規章制度，推進檔案管理工作的制度化和規范化；明確規定因檔案人員因失職而造成檔案的流失或損壞的相關懲罰，完善檔案激勵機制；引進競爭機制，推行全員聘任競爭上崗，優勝劣汰，開拓檔案工作充滿活力、創新的新局面。

4、 開發高校檔案資料對實際工作的指導利用價值

高校管理者做決策時，應該參考借鑒檔案資料，實現高校事業科學有序地發展，如教務管理部門依據“課時兩”“學生評教成績”等資料，準確評估新進教師的教學情況，為學校教師的合理安排提供有力依據；再如，高校擴大招生規模，可依據學生檔案、基建檔案，評估招生規模擴大的程度。

5、提高檔案管理人員素質，推進檔案管理人才隊伍建設

一是通過提高現有檔案工作人員的福利待遇水平，穩定人才隊伍；在職稱晉升工作中，加大檔案管理中、高層人員的比例，可以吸引更多高學歷的人才加入檔案管理隊伍之中；定期舉辦檔案管理人員的交流會，分享心得，一方面提高檔案管理效率，另一方面使從業人員有了工作的熱情以及組織的歸屬感。二是引入培訓計劃，定期為現有的檔案管理人員開展加強現代信息技術方面技能的培訓，使管理隊伍滿足新形勢的要求；另外，興趣是最好的老師，可以引導專業技術人員學習業務技能的興趣，從而達到事半功倍的效果，大大提高了檔案工作效率。三是引進具有檔案學歷的畢業生，他們有專業的檔案管理技能，對檔案學科前沿、發展方向有敏銳的觸覺，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高檔案管理人員的職業道德素質，忠于祖國、愛崗敬業、講道德、守紀律、不計較個人利益，干一行愛一行的職業情操。只有這樣，才能克服困難，刻苦專研，為高校檔案工作作出貢獻。

總之，隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校檔案管理工作已經成為衡量學校教育質量、管理水平的重要尺度，只有不斷創新，加強檔案管理的信息科學化、數字化、網絡化、標準化建設，才能更好的為高校的建設和發展服務。

參考資料：

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[9]趙新旺.提高檔案管理人員素質加強檔案科學化管理[J].管理科學,2011,(3).

篇5

關鍵詞：農業科技檔案；管理現代化；對策

中圖分類號：G278.5 文獻標識號：A 文章編號：1001-4942（2013）08-0129-02

隨著社會發展和農業科技進步，農業科技檔案數量日益增多，利用要求日益提高，傳統的檔案工作手段和方式越來越不適應檔案事業日益發展的客觀需要，不可避免地面臨著保管龐雜、查找困難、提供遲緩、管理水平低等問題。因而，提高農業科技檔案管理水平，全面實現檔案管理現代化，是當前檔案工作的重要課題。

1農業科技檔案的特點

農業科技檔案是人類在農業技術活動中自然形成的各種文字、聲像、電子材料等信息資源的總稱，是科技人員辛勤勞動和智慧的結晶，具有原始性、長期性、專業性、繼承性和保密性等特點。1.1原始性

科技檔案是科技人員在研究過程中形成的原始記錄，是科技活動原時原地的印記，而不是事后整理出來的加工產品，具有唯一性和排他性，不存在替代品。

1.2長期性

據中國農業科學院對878項農業科技成果的統計，平均研究周期為5～7年，其中獲國家發明獎和國家科技進步獎的成果平均在10年以上。農業科技檔案作為對科研活動的記錄，其積累和收集是一個長期、系統工程。

1.3專業性

不管是自然科學還是社會科學，科研工作都是一定研究領域的深入探索和實踐，其檔案材料與其他綜合類檔案相比都具有較強的專業性，因此專業性是農業科技檔案的突出特點。

1.4繼承性

科學研究的一般規律就是在前人研究成果的基礎上進行繼承和創新，因此被賦予了繼承性的特點。古往今來，科技檔案就是在繼承與創新之間，從時間上到空間上傳播著科技進步的信息。

1.5保密性

科技檔案作為科研活動的真實記錄，是維護知識產權的有力憑證，在處理知識產權糾紛中具有無可替代的法律效力。因此，科技檔案在開發使用過程中必須要處理好合理開發與適度保密的關系。

2農業科技檔案管理中存在的問題

2.1基礎設施簡陋

由于對檔案工作的重視程度不高，資金投入不足，目前多數科研單位的檔案現代化設施配置不齊全，檔案室庫房簡陋，防光、防火、防塵、防潮、防盜、防霉、防蟲、防有害氣體的條件差，嚴重影響了檔案的使用壽命和后續開發利用。尤其是市級科研單位計算機配備不足、缺乏現代化檔案管理條件的問題更加突出。

2.2管理人員隊伍素質有待提升

大多數農業科研單位還未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍。一方面專職檔案工作人員的學歷結構、知識結構、年齡結構、職稱結構都不盡合理。另一方面，科研單位的兼職檔案員幾乎都未接受過檔案管理專業的專門培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能。

2.3科技檔案材料收集困難

由于農業科研項目研究時間一般較長，在科研過程中會形成大量不同載體的檔案材料，檔案材料的流失現象時有發生。同時，科研人員存在重申報、輕建檔，重成果、輕積累等問題，只重視項目申報、科技成果鑒定和報獎階段的檔案收集和管理，輕視科研準備階段、研究試驗階段、推廣應用階段的檔案保存，導致科研材料歸檔不全或核心材料缺失。

2.4管理技術落后，檢索效率低

目前，農業科研資料大多數以電子文檔的形式出現，但很多科研單位的檔案管理手段還停留在傳統的手工操作模式，收集歸檔的材料只限于紙質文檔上，檢索方法單一、速度慢、準確率低，滿足不了檔案資源共享、深化利用等現代化管理的需要。同時，檔案部門與研究室、科研人員接觸少，專業知識不足，一定程度上也阻礙了科技檔案的有效利用。

3加快科技檔案管理現代化的對策建議

科技檔案管理現代化就是用科學的思想、現代化的方法和手段對檔案工作進行有效的管理，獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益的工作方法。當前，科技檔案種類不僅有紙質資料、電子文檔，還有圖片、音像資料和多媒體資料等，載體形式日趨多樣化，使得檔案信息管理更為復雜，迫切需要實現檔案管理現代化，減輕檔案保存壓力，提高檔案利用效率。

3.1實現檔案管理技術現代化

信息技術給傳統的檔案文獻服務帶來了生機和活力，目前越來越多的科研單位利用計算機承擔著科技檔案的查詢檢索、輔助立卷、編制目錄、數據統計等各項業務。但是由于軟件、人員素質等方面的原因，目前科技檔案的計算機管理還不盡如人意。下一步要通過數字化、網絡化技術手段，建設各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫，加強檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

3.2實現科研文檔一體化管理

文檔一體化是從文件管理與檔案管理出發，實現文件從形成到歸檔的全過程控制和管理?？萍紮n案管理工作實現文檔一體化，要求在科研項目的設計階段就要樹立檔案管理意識，確保將試驗過程中的各類數據和記錄都能認真保存起來。同時，建立檔案管理參與制度，每一個研究室都要配備專門的檔案收集整理人員，負責科研項目全過程的材料歸檔工作，待項目完成后提交專門的檔案管理部門管理。加強檔案管理的標準化建設，完善各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，確保檔案規范管理和高效利用。

3.3實現檔案管理人員專業化

隨著檔案信息化的發展，科技檔案管理要迎接信息革命的挑戰，最根本的是要提高檔案管理人員的素質。一方面要通過舉辦各種培訓班、研討會等形式，大力加強在職人員的崗位培訓，以提高在職人員的整體水平；另一方面還要引進和培養一批專業人才，使科技檔案管理人員不僅具備相應學科專業知識和檔案管理知識，而且要掌握計算機現代化管理知識，成為一專多能的“復合型”管理人才。

3.4實現檔案管理資金支持穩定化

目前，資金投入不足已成為制約科技檔案現代化管理的重要因素，要實現檔案資源的科學管理和有效利用，必須加大對檔案管理的穩定投入。加強檔案庫房建設、計算機配備等基礎設施建設和檔案管理系統研發的資金支持，將檔案現代化管理納入科研單位的工作計劃，建立穩定支持檔案工作的機制，定期聽取檔案工作匯報，及時解決檔案工作中存在的問題。

3.5實現檔案資源“管用并重”

實現農業科技檔案管理現代化，要著力改變“重管輕用”的傳統管理模式，針對農業科研工作中提出的各種相關問題，通過編制檢索工具、編寫各種科技檔案資料匯編、開展定期服務等多種方式，開放檔案資源，同時建立科技檔案展覽室，對科技成果、知名學者專家的業務檔案、有影響的論著等進行展覽，促進科技成果及相關資料實現共享共用。

參考文獻：

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