檔案分類方式精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案分類方式，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等得到了普及與應(yīng)用，并將其引入到了檔案管理工作中，促使檔案管理模式發(fā)生了巨大的變化，分類方式也隨之得以轉(zhuǎn)變。根據(jù)計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用實(shí)踐以及應(yīng)用程度我們可以將其分類方式分為以下三個(gè)階段的轉(zhuǎn)變過程。

一、前計(jì)算機(jī)階段

在這一階段，人們?cè)谄髽I(yè)檔案分類的過程中，我們需要投入大量的人力對(duì)檔案進(jìn)行手工分類，也就是根據(jù)相關(guān)分類體系將混亂的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的分類，使其具有層次化與合理性。通過檔案信息的分類有利于后期對(duì)檔案信息的管理。在這一階段對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，主要是為了滿足社會(huì)的需要，將檔案信息按照內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類與處理，并將其按照需要編制成檢索工具，人們通過手工檢索類尋找到所需要的信息，在一定程度上充分發(fā)揮了檔案的利用價(jià)值。由于檔案信息是根據(jù)某一個(gè)規(guī)則而排列出來的，因此檢索的入口具有單一性，不利于信息檢索的效率。這一階段的檔案信息分類主要以固定性、單一性為主，其結(jié)構(gòu)形式成線性結(jié)構(gòu)。這一階段的檔案分類方式主要是采用手工方式進(jìn)行分類整理的。其分類結(jié)果是一個(gè)單線排列結(jié)構(gòu)，這就使導(dǎo)致檔案文件之間存在著一定的聯(lián)系，也不利于管理人員對(duì)其信息的深度開發(fā)。在手工分類中，首先需要對(duì)檔案的實(shí)體進(jìn)行分類，然后再根據(jù)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行分類。只有這樣才能夠保證檔案信息的連關(guān)心，從而建立一個(gè)固定的信息檢索線索，但是這一階段對(duì)于檔案信息的利用不夠靈活，只能夠?qū)n案信息的前度開發(fā)與利用。

二、電子目錄階段

隨著社會(huì)的發(fā)展，管理人員在對(duì)檔案管理的過程中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)輔助檔案，也就是利用電子技術(shù)來對(duì)檔案信息進(jìn)行分類與檢索。首先，在檔案實(shí)體分類的過程中，我們可以將手工與計(jì)算機(jī)有機(jī)的結(jié)合起來，然后根據(jù)類別、時(shí)間將其進(jìn)行分類整理并編號(hào)。在這一階段，由于是將手工模式與計(jì)算機(jī)相結(jié)合在一起，因此管理人員可以將每一份檔案信息進(jìn)行分析，并將其形成一個(gè)條目，并存儲(chǔ)于設(shè)備當(dāng)中，便于檔案信息的檢索，從而形成一個(gè)電子目錄。

在一個(gè)電子目錄中，每一條檔案信息都是以數(shù)據(jù)項(xiàng)的形式而存在于計(jì)算機(jī)當(dāng)中的，這些數(shù)據(jù)項(xiàng)既相互獨(dú)立，有相互聯(lián)系，有利于檔案人員對(duì)于這一信息的分類。此時(shí)檢索入口要比上述檢索入口要優(yōu)越得多，具有隨機(jī)性、交叉性、多項(xiàng)性等多種優(yōu)點(diǎn)。可以說，電子目錄階段是前計(jì)算機(jī)階段的重大改革。

在檔案信息分類的過程中，需要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將所有檔案信息直接錄入到計(jì)算機(jī)中，然后根據(jù)需要來確定檔案信息的排列順序，最后再根據(jù)不同類型的檔案進(jìn)行分類與整理，首先是將檔案的信息進(jìn)行分類，然后再對(duì)其進(jìn)行實(shí)體分類。

電子目錄階段所表現(xiàn)的特征有：1）其分類方式是手工與計(jì)算機(jī)相結(jié)合的方式，這是電子目錄階段對(duì)檔案信息分類的最基本特征。2）該階段的分類結(jié)果呈網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。與前計(jì)算機(jī)階段相比，電子目錄在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分類后的結(jié)果呈網(wǎng)狀分布，這是電子目錄階段對(duì)企業(yè)檔案信息分類的本質(zhì)特征。

在企業(yè)檔案進(jìn)行分類的過程中，對(duì)于檔案信息的分類便于檔案實(shí)體的分類，在對(duì)檔案實(shí)體的分類則是檔案信息分類的必然結(jié)果。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。檔案信息分類與檔案實(shí)體分類都發(fā)生了巨大的變化，因此我們?cè)趯?shí)際工作中，必須要加強(qiáng)檔案信息的分類，使檔案數(shù)據(jù)向規(guī)模化、多元化方向發(fā)展，充分發(fā)揮檔案信息的檢索功能，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足他們的需要。因此在檔案館藏室我們一定要建立健全的相關(guān)規(guī)定要求，然后將其落實(shí)到實(shí)際工作中，通過檔案的邊柱來提高檔案信息管理的質(zhì)量，使檔案分類之后更具有可操作性。

三、電子文件階段

已經(jīng)出現(xiàn)并將得到廣泛應(yīng)用的辦公自動(dòng)化和“無紙化辦公”系統(tǒng)，必然導(dǎo)致計(jì)算機(jī)完全進(jìn)入檔案領(lǐng)域，檔案管理工作完全置于計(jì)算機(jī)的控制之中，使檔案管理和檔案分類進(jìn)入一個(gè)新階段――電子文件階段。電子文件的載體主要有磁盤、磁帶和光盤。電子文件是以人類肉眼不可直接閱讀的二進(jìn)制代碼形式存在的，它必須經(jīng)過計(jì)算機(jī)解碼、“翻譯”，才可讀識(shí)。同傳統(tǒng)文件相比，電子文件是邏輯的，動(dòng)態(tài)隨機(jī)的；對(duì)電子文件，人們既不可直接讀識(shí)，又無法直接控制，只能借助于計(jì)算機(jī)處理才能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的管理。但一點(diǎn)是相同的：都是存儲(chǔ)在特定介質(zhì)的載體上，是實(shí)實(shí)在在的。

檔案信息分類在該階段表現(xiàn)了旺盛的生命力。辦理完畢的電子文件，從現(xiàn)行電子文件著錄數(shù)據(jù)庫中取出其各種特征信息數(shù)據(jù)項(xiàng)，添加檔號(hào)后，轉(zhuǎn)儲(chǔ)到檔案信息檢索分類庫中，極其簡單地完成了電子文件的分類歸檔，這個(gè)過程既是電子檔案信息分類的過程，也是完全在檔案信息分類控制下的電子檔案實(shí)體邏輯化排列過程。在應(yīng)用軟件控制下的檔案信息分類數(shù)據(jù)庫，構(gòu)成了檔案信息檢索分類系統(tǒng)即電子目錄，該系統(tǒng)與電子目錄階段的電子目錄有著本質(zhì)的不同，它不僅有多項(xiàng)的、隨機(jī)的、交叉的檢索功能，還有對(duì)電子檔案進(jìn)行全文檢索的功能；它的結(jié)構(gòu)不僅是網(wǎng)狀，還有自動(dòng)追蹤、組織控制電子檔案的功能，以及在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境傳輸電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息共享的功能。

篇2

【關(guān)鍵詞】 測繪檔案 分類方法 思考與實(shí)踐

隨著科技的不斷發(fā)展，測繪檔案從之前的傳統(tǒng)實(shí)物檔案向電子檔案的方向發(fā)展。檔案管理人員要在此基礎(chǔ)上不斷的研究新的方法和新的模式，進(jìn)而加強(qiáng)現(xiàn)代測繪檔案的管理工作。

1 測繪檔案分類和歸檔工作

首先測繪活動(dòng)中存在一部分技術(shù)性較強(qiáng)的技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果圖、展點(diǎn)圖、技術(shù)設(shè)計(jì)書和文件材料等測繪資料。這些資料涉及的專業(yè)比較廣，形成過程也比較的復(fù)雜，所記錄的介質(zhì)種類也比較的多。基于以上特點(diǎn)，如果忽略對(duì)測繪資料的管理和收集工作，那么就比較容易造成測繪資料的失真與不規(guī)范。對(duì)生產(chǎn)和管理活動(dòng)以及測繪科技方面的資料收集是測繪科技?xì)w檔的基礎(chǔ)，對(duì)測繪檔案的歸檔、積累、整理和形成有著重要作用。在將測繪資料歸檔之前，各個(gè)單位要進(jìn)行分類系統(tǒng)的整理，而且還要對(duì)檔案管理部門進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收。檔案管理人員還要參加測繪科研項(xiàng)目驗(yàn)收，進(jìn)一步的了解項(xiàng)目的情況，明確檔案的歸類范圍、內(nèi)容的檢定和手續(xù)的移交。在移交測繪材料的過程中，管理人員還要注意成果最終版本、移交期限等是否經(jīng)過了歸檔份數(shù)、整理份數(shù)和項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收的要求。在進(jìn)行歸檔的過程中，工作人員要在合理的時(shí)間范圍內(nèi)，按照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行歸檔。其次對(duì)于通用格式、數(shù)據(jù)成果形成單位、數(shù)據(jù)采用標(biāo)準(zhǔn)、管理部門責(zé)任和有關(guān)資料在利用、保管、運(yùn)輸和銷毀等的要求，都需要工作人員按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行。資料的收集與歸檔工作主要包括依法匯交的成果數(shù)據(jù)副本、基本測繪成果數(shù)據(jù)、出版發(fā)行的產(chǎn)品數(shù)據(jù)和相關(guān)的專用軟件與設(shè)備參數(shù)等。對(duì)于需要入館和上架的測繪資料，管理人員要及時(shí)的進(jìn)行分類、登記、制作檢索卡片以及編入檔案目錄，進(jìn)而方便今后的查找與上報(bào)。對(duì)于需要編入檔案信息庫的數(shù)據(jù)，檔案管理人員要對(duì)錄入設(shè)備有熟練的掌握，進(jìn)而做好軟件的分類歸檔并對(duì)比較重要的信息進(jìn)行備份保存。

2 內(nèi)容方面的分類

2.1 按照載體形式的不同進(jìn)行分類

測繪檔案主要包括全國性測繪檔案、地域性測繪檔案和專業(yè)性的測繪資料。地域性測繪檔案和全國性測繪檔案都是按照國家的統(tǒng)一規(guī)定，進(jìn)行分級(jí)管理和歸口負(fù)責(zé)的制度，并且由各個(gè)專業(yè)部門按照規(guī)定對(duì)專業(yè)測繪資料進(jìn)行自行管理。我國對(duì)檔案的有關(guān)規(guī)定為測繪系統(tǒng)的建立提供了檔案編制、歸檔范圍和檔案分類等依據(jù)。

2.2 根據(jù)載體的不同進(jìn)行分類

圖紙檔案主要是包括紙質(zhì)的圖表、照片文字說明、卡片、測繪記錄和成果成圖等，電子檔案則是需要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和編輯的測繪檔案，并且還需要通過硬盤、磁盤和光盤等進(jìn)行保存。

2.3 根據(jù)記錄的內(nèi)容進(jìn)行分類

根據(jù)所記錄內(nèi)容的不同可以將測繪檔案分為生產(chǎn)技術(shù)檔案、儀器設(shè)備檔案、教學(xué)科研檔案、測繪管理檔案和基本建設(shè)檔案。

2.4 根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類

根據(jù)檔案的性質(zhì)可以將測繪檔案分為特業(yè)測繪檔案、專業(yè)測繪檔案、基本測繪檔案和現(xiàn)勢(shì)資料測繪檔案。另外，常用的測繪檔案分類還包括專題分類、作者分類、職能分類、時(shí)間分類、區(qū)域分類、型號(hào)分類、外形分類和項(xiàng)目分類等。

3 加強(qiáng)測繪檔案分類管理的重要性

3.1 國土資源的基礎(chǔ)資料

目前，我國已經(jīng)大范圍的開展了林業(yè)、土地等的詳查工作，測繪檔案則是不同時(shí)期土地資源開發(fā)現(xiàn)狀的記錄。測繪檔案能夠使組織人員實(shí)地的進(jìn)行調(diào)繪，進(jìn)而準(zhǔn)確的反映出土地資源的變遷和利用的現(xiàn)狀。

3.2 測繪是經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的科學(xué)依據(jù)

科學(xué)的規(guī)劃是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，它必須根據(jù)能夠反映真實(shí)情況的測繪資料檔案，使布局更加的符合自然條件和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，進(jìn)而達(dá)到合理、經(jīng)濟(jì)、事半功倍的效果。我國一些重點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目在選址、布局設(shè)計(jì)、線路選擇等方面都是以測繪資料為依據(jù)，并在考證、研究和調(diào)查的基礎(chǔ)上進(jìn)行建設(shè)的。在對(duì)測繪檔案的充分利用上，科學(xué)合理的利用了地理優(yōu)勢(shì)。

3.3 能夠確保勘定界限的可靠性

我國決定用5年的時(shí)間來勘定各個(gè)省、市縣的界限，進(jìn)而確定各個(gè)行政區(qū)的范圍。影響勘定界限的因素有很多，其中包括生產(chǎn)生活過程中形成的環(huán)境，歷史記錄等因素，但最重要的還是依靠測繪檔案，它對(duì)勘界的地圖有著詳細(xì)的記載，為界限的勘定提供了比較有價(jià)值的參考資料。

3.4 測繪檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記載

測繪檔案是社會(huì)、歷史、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的記錄，是不同地域進(jìn)行歷史編纂的重要依據(jù)。很多記載都對(duì)各地的歷史進(jìn)行了直觀、具體的描述，這些地形圖為以后研究經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、歷史有著重要的作用。為了使測繪資料能夠更好的為社會(huì)服務(wù)，測繪生產(chǎn)單位在提交測繪資料之前要向上級(jí)上交測繪資料的目錄或者是副本，進(jìn)而實(shí)行統(tǒng)一的管理，以防測繪檔案資料的丟失，確保測繪資料的安全可靠，使其具有實(shí)際的參考價(jià)值。

4 結(jié)語

測繪檔案管理部門要利用現(xiàn)代的多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)建立完善的檔案分類系統(tǒng)，進(jìn)而提高檔案的質(zhì)量，進(jìn)一步的規(guī)范測繪檔案管理。測繪檔案不僅是一般的文檔資料，而且還涉及到經(jīng)濟(jì)、軍事和政治等多個(gè)方面，所以我們要使測繪檔案的分類與管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方面發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫續(xù)錦.新形勢(shì)下測繪檔案分類方法的探討及實(shí)踐[J].價(jià)值工程，2012（16）：306.

篇3

1 學(xué)生類檔案不適合一人一卷

1.1 檔案數(shù)量急劇增加。以一個(gè)學(xué)生規(guī)模為15000人的普通高校來說，庫房檔案量凈增15000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數(shù)量。案卷數(shù)量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。

1.2 動(dòng)態(tài)管理難度加大。以人為單位組卷需動(dòng)態(tài)管理，即學(xué)生在校期間陸續(xù)產(chǎn)生的檔案，要逐一補(bǔ)充到各自相應(yīng)的案卷中。動(dòng)態(tài)管理使檔案管理難度增加。

1.3 重復(fù)歸檔很難避免。一份涉及N名學(xué)生信息的文件，歸檔時(shí)為滿足不同案卷需要，該份文件須重復(fù)歸檔N次。

1.4 保管期限難以確定。學(xué)生類檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價(jià)值不同，本應(yīng)確定不同的保管期限，但因?yàn)槭且蝗艘痪恚荒芫透叽_定保管期限。這樣勢(shì)必增加庫房壓力和管理成本。

1.5 檔案分類層級(jí)太多。為甄別同名同姓學(xué)生，須增加分類層級(jí)，有人建議把學(xué)生所在學(xué)院、系別、專業(yè)、班級(jí)等信息，甚至學(xué)生姓名作為二級(jí)以下類目號(hào)處理。類目層級(jí)太多，不利于管理。

2 學(xué)生類檔案分類組卷需考慮的問題

2.1 利用原有管理基礎(chǔ)。學(xué)生類檔案由原分散存放于高校其他檔案門類中的學(xué)生檔案整合而成，因此，學(xué)生類檔案的建立并不是“從無到有”的過程，而是“變零為整”的過程。正因?yàn)槿绱耍瑢W(xué)生類檔案不可避免帶有原先所在檔案類別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護(hù)和管理工作延續(xù)性角度考慮，筆者認(rèn)為，在制訂分類組卷方案時(shí)，應(yīng)充分利用原有管理基礎(chǔ)。

2.2 延續(xù)部門立卷習(xí)慣。部門立卷制度在高校實(shí)行多年，既提高了立卷質(zhì)量又減輕了專職檔案員工作量，現(xiàn)已達(dá)成共識(shí)并形成習(xí)慣。為延續(xù)下去，就要盡量避免多個(gè)部門材料組合立卷。學(xué)生類檔案來源于學(xué)校多個(gè)部門，確定組卷方案時(shí)尤其要注意這一點(diǎn)。

2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，

使檔案管理人為復(fù)雜化的分類與組卷方式都不可取。學(xué)生類檔案數(shù)量龐大，涉及學(xué)生人數(shù)眾多，利用價(jià)值大，這些特點(diǎn)決定了學(xué)生類檔案無論管理還是利用，都要耗費(fèi)檔案員很多時(shí)間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學(xué)生類檔案更有必要實(shí)行簡單化管理。

3 學(xué)生類檔案的分類、組卷與管理

3.1 按檔案形成領(lǐng)域分類。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，高等學(xué)校檔案采用檔案形成領(lǐng)域分類標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生檔案因當(dāng)時(shí)未單獨(dú)成類，依其形成領(lǐng)域被分散保管在10大類檔案中，從而形成10大類的既成事實(shí)。《辦法》頒布后，從利用學(xué)生檔案原有管理基礎(chǔ)和延續(xù)部門立卷習(xí)慣角度出發(fā)，筆者認(rèn)為，在設(shè)置學(xué)生類檔案二級(jí)類目時(shí)，應(yīng)繼續(xù)沿用檔案形成領(lǐng)域這一分類標(biāo)準(zhǔn)。具體做法見下表。

各校可根據(jù)本校學(xué)生檔案組成的實(shí)際情況，調(diào)整二級(jí)類目設(shè)置，比如基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版等類別，如確系無學(xué)生檔案形成，可不予設(shè)置。

3.2 按文件問題特征組卷。從組卷方式統(tǒng)一性來看，高校10大類檔案大都采用了問題特征組卷，學(xué)生類檔案也應(yīng)該采用問題特征組卷；從問題特征組卷的靈活性來看，問題的概括可大可小，方便檔案管理者根據(jù)學(xué)生檔案數(shù)量的多少酌情組卷；從學(xué)生類檔案的特點(diǎn)來看，學(xué)生類檔案因數(shù)量大，組成復(fù)雜，來源渠道多，不適合按照文件時(shí)間、文件名稱、文件作者等特征來組卷。為保證學(xué)生類檔案組卷質(zhì)量，不排除必要時(shí)靈活使用多個(gè)文件特征進(jìn)行組卷。

篇4

1991年，國家檔案局了《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》(以下簡稱《規(guī)則》)，在第九條中提到：“聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式的檔案，其形成、反映的內(nèi)容和作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，一般不單獨(dú)設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類編號(hào)。考慮其載體形式和保管要求不同，應(yīng)分庫保管，其他則不作統(tǒng)一規(guī)定。”從字面理解，該條款包含有三層意思：一是特殊介質(zhì)檔案不單獨(dú)設(shè)置類目，二是特殊介質(zhì)檔案的分類編號(hào)與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，三是不同介質(zhì)保管要求的檔案應(yīng)分庫保管。

那么，在各類介質(zhì)檔案統(tǒng)一分類的前提下，特殊介質(zhì)檔案(非紙質(zhì)檔案)的檔號(hào)又該如何編制呢?

工業(yè)企業(yè)特殊介質(zhì)檔案檔號(hào)編制方式

《規(guī)則》中提到分類編號(hào)方案由“各地區(qū)、各部門”“結(jié)合各自的實(shí)際情況”制定。自《規(guī)則》以來，各地區(qū)、各行業(yè)的檔案主管部門陸續(xù)了各自的分類編號(hào)規(guī)則，對(duì)于紙質(zhì)檔案一般都采用了分類號(hào)+案卷號(hào)的形式編制檔號(hào)，但對(duì)于特殊介質(zhì)檔號(hào)的編制規(guī)定卻不盡相同。概括起來，大致有如下幾種：

1.介質(zhì)類型+案卷號(hào)

這種模式建立在仍然為特殊介質(zhì)檔案設(shè)置單獨(dú)分類的基礎(chǔ)之上。如《機(jī)械工業(yè)企業(yè)檔案分類編號(hào)規(guī)則》增加聲像照片檔案類作為第十一個(gè)大類，“聲像照片檔案類的二級(jí)及二級(jí)以下類目，按載體形狀設(shè)置。載體形狀類下按問題設(shè)置。”檔號(hào)形式為：聲像照片類(特殊介質(zhì)類)+介質(zhì)類型+問題+案卷號(hào)。此外，在實(shí)際工作中有單位在十大類的每一類下設(shè)特殊介質(zhì)類，再在該類下按介質(zhì)類型區(qū)分的，檔號(hào)形式為：大類號(hào)+特殊介質(zhì)類+介質(zhì)類型+案卷號(hào)。這種編號(hào)形式與下述第2種類似，但從本質(zhì)上講都是違背了《規(guī)則》的檔案分類精神，在按內(nèi)容劃分的同時(shí)，又按介質(zhì)類型進(jìn)行了區(qū)分，因此歸入本類型。

2.類目號(hào)+介質(zhì)類型號(hào)+案卷號(hào)

特殊介質(zhì)不單獨(dú)設(shè)類，特殊介質(zhì)檔案的檔號(hào)將十大類的一級(jí)分類號(hào)作為檔號(hào)的一級(jí)類目號(hào)，但不采用分類中一級(jí)類目的下級(jí)分類，而是按載體的不同，或分專題，或直接在一級(jí)類目號(hào)之后按案卷號(hào)排列特殊介質(zhì)檔案。即在“特殊介質(zhì)檔案的分類編號(hào)與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)”的要求方面，采用了對(duì)應(yīng)一級(jí)分類的方式。如蘇州市規(guī)定：“照片檔案的編號(hào)方法為：大類號(hào)+照片案卷號(hào)+照片流水張?zhí)枴！?/p>

荊州市規(guī)定“企業(yè)特殊載體形式檔案的檔號(hào)，其大類代號(hào)之后，須加上載體標(biāo)識(shí)，并加(　)號(hào)，照片檔案，在其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案大類代號(hào)后，直接以案卷為單位編寫順序號(hào)”，“錄音、錄像檔案，在其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案大類代號(hào)后，以盒為單位編寫順序號(hào)……”

3.分類號(hào)+介質(zhì)類型號(hào)+案卷號(hào)

該模式不設(shè)特殊介質(zhì)類，按統(tǒng)一的檔案分類方案對(duì)特殊介質(zhì)進(jìn)行分類，但根據(jù)介質(zhì)類型的不同，各介質(zhì)類型的檔案分別編制流水號(hào)。在分類號(hào)后或檔號(hào)末尾加上介質(zhì)類型號(hào)以示區(qū)別。例如，核工業(yè)檔案學(xué)會(huì)編制的《核電檔案分類標(biāo)準(zhǔn)》(NB／T20020)將介質(zhì)類型作為特殊介質(zhì)檔案的特征碼，在同一分類下，按不同的介質(zhì)類型分別編制流水號(hào)。如某公司在成立的活動(dòng)過程中形成3卷紙質(zhì)檔案、1盒照片檔案，而公司成立屬于A經(jīng)營管理大類下的A11公司籌建小類，那么這三卷紙質(zhì)檔案的檔號(hào)為A11-001，All-002，A11-003，照片檔案的檔號(hào)為All-SA-001，其中SA代表介質(zhì)類型為照片。

4.分類號(hào)+案卷號(hào)

特殊介質(zhì)檔案同紙質(zhì)檔案一起參與分類，單獨(dú)組卷，分庫保管，重新編制一套保管目錄，并做好保管目錄與檔號(hào)的對(duì)照表。這種模式最大的特點(diǎn)在于各類介質(zhì)檔案的檔號(hào)的要素和結(jié)構(gòu)是完全一致的。如《陜西省工業(yè)企業(yè)檔案分類編號(hào)試行規(guī)則》指出：特殊介質(zhì)檔案與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案“可作出參見卡或指引卡”。《浙江省工業(yè)企業(yè)檔案分類編號(hào)暫行規(guī)則》規(guī)定特殊介質(zhì)檔案“可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案一起分類，單獨(dú)組卷，列紙質(zhì)載體檔案之后編號(hào)”。“分庫保管，重新編制一套保管目錄，并做好保管目錄與檔號(hào)的對(duì)照表。”上海市的規(guī)定與浙江省的規(guī)定類似。

綜上所述，雖然各地區(qū)、各行業(yè)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)所針對(duì)的對(duì)象大體相同――都是工業(yè)企業(yè)，時(shí)間也大部分集中在20世紀(jì)90年代，但是對(duì)于特殊介質(zhì)檔案的編號(hào)方式卻有很大的差異。那么這些不同的編號(hào)方式是否能發(fā)揮檔號(hào)的作用呢?

檔號(hào)的作用

檔號(hào)是檔案工作中最常見、最重要的編碼之一。根據(jù)1994年的《檔號(hào)編制規(guī)則》，“檔號(hào)”是“檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼”，是“存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用”。《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》指出：“檔號(hào)是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)。必須反映高等學(xué)校檔案的分類體系和物理位置”。《電子文件管理細(xì)則(征求意見稿)》中指出檔號(hào)是“以字符形式賦予電子文件的，用以固定和反映電子文件排列順序的一組代碼”，“揭示電子文件分類、組合、排列、編目的結(jié)果，便于統(tǒng)計(jì)利用，在電子文件與其傳統(tǒng)載體(雙套保存的)檔案之間提供關(guān)聯(lián)標(biāo)識(shí)”。

此外，還有學(xué)者認(rèn)為“檔號(hào)既是檔案系統(tǒng)整理成果的一種反映，又是檔案保管和利用工作的一種特殊工具，還具備統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的功能。”

綜上，我們可以看到，學(xué)術(shù)界對(duì)于檔號(hào)的定義雖然具體的表述各不相同，但對(duì)于檔號(hào)功能的描述基本是一致的。即以“存取的標(biāo)記”和“整理成果的體現(xiàn)”兩大功能為主，并衍生出統(tǒng)計(jì)，監(jiān)督等功能。各類特殊介質(zhì)檔案編號(hào)的比較

從本質(zhì)上來看，以上4種特殊介質(zhì)檔案的檔號(hào)的區(qū)別在于介質(zhì)類型是否參與到了檔號(hào)的編制中。第1種類型中，特殊介質(zhì)直接參與了一級(jí)類目的檔案分類設(shè)置；第2種類型中，介質(zhì)類型編制到了二級(jí)類目中；第3種類型中，介質(zhì)類型編制到了最低一級(jí)類目中；而只有第4種類型，其檔號(hào)與介質(zhì)類型沒有任何關(guān)系。

特殊介質(zhì)類型參與檔號(hào)編制的情況下，其檔號(hào)中的“類目號(hào)”與檔案實(shí)體的分類號(hào)并不一致，這類檔號(hào)并不能“反映檔案的分類體系”，也不能揭示“分類的結(jié)果”，其作用更側(cè)重于作為“存取的標(biāo)記”。這種編號(hào)方式容易割裂同一主題的各類介質(zhì)之間的聯(lián)系。如企業(yè)在重大活動(dòng)中，一般會(huì)形成照片、錄像、錄音、領(lǐng)導(dǎo)題詞、禮品等檔案，在編號(hào)時(shí)，如果按介質(zhì)類型分別編號(hào)，就將這些檔案之間的聯(lián)系割裂開來，不便于展現(xiàn)整個(gè)活動(dòng)的全貌。而且在利用時(shí)必須分別查詢、分別提供利用，容易造成不便。

當(dāng)介質(zhì)類型不參與檔號(hào)編制時(shí)，特殊介質(zhì)檔案的檔號(hào)雖然能夠反映檔案的分類體系，但因特殊介質(zhì)檔案分庫存放，其存放位置并不能在檔號(hào)中體現(xiàn)出來，必須借助保管目錄、參見卡、指引卡等手段來輔助排架。這種編號(hào)模式分類清晰，保持了檔案材料的成套性，檔案分類標(biāo)準(zhǔn)唯一。對(duì)于內(nèi)容一致，載體不同的檔案，可以使用相同的檔號(hào)，不同的排架號(hào)來解決。但由于不具備排架功能，首先必須引入“排架號(hào)”、“存址碼”等額外的編碼。其次，特殊介質(zhì)檔案，特別是聲像檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域十分廣泛，且內(nèi)容交叉的情況很多，檔案人員在接收這些檔案時(shí)，因?yàn)榭扇祟惸枯^多，判斷分類比較困難，對(duì)檔案分類人員的要求很高，一旦分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，會(huì)對(duì)后續(xù)的查找和利用帶來不利影響。

結(jié)論

那么，有沒有一種特殊介質(zhì)檔案的檔號(hào)編制方法可以既反映檔案的分類體系又可以作為排架的依據(jù)呢?筆者認(rèn)為是沒有的。因?yàn)樵诟黝悪n案介質(zhì)保管要求不完全一致的情況下，必須按介質(zhì)分庫保管，這樣檔案信息的排列順序(即分類體系)和檔案實(shí)體的排列順序(即排架順序)是不可能完全一致的。在此前提下，我們?cè)谶x擇特殊介質(zhì)檔號(hào)的編制方法時(shí)只能根據(jù)企業(yè)的自身需要和管理?xiàng)l件，選擇最有利的編制模式。并利用一系列手段，彌補(bǔ)所采用的編號(hào)方法的不足，從而達(dá)到為檔案的各項(xiàng)工作服務(wù)的目的。

篇5

關(guān)鍵詞：城市；規(guī)劃檔案；整理與創(chuàng)新

從宏觀上來講，城建檔案整理工作從流程上來講大致可劃分為分類、組卷、排列、編目這幾個(gè)大的方面，而這個(gè)流程當(dāng)中，分類工作不僅是整個(gè)過程的重要環(huán)節(jié)，也是工作中的重中之重，這個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)城建檔案保管與利用工作的質(zhì)量和效率有著決定性的影響。所以說，分類工作是城建檔案整理過程中的一步重要環(huán)節(jié)。建設(shè)部最近頒布的《城市建設(shè)檔案分類大綱》規(guī)定，各地城建檔案館在制定本館分類方案時(shí)，大類和屬類的設(shè)置須遵照《城市建設(shè)檔案分類大綱》，小類可根據(jù)各地實(shí)際情況和實(shí)際需要設(shè)置，但是現(xiàn)階段規(guī)劃局的檔案分類及管理工作都面臨著量大、工作方式落后的問題，因此，在工作的過程當(dāng)中，應(yīng)在遵循這一基本原則的同時(shí)對(duì)分類工作進(jìn)行創(chuàng)新性的管理，具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行努力：

1 關(guān)于分類層次的問題

在分類的層次方面，分類可以是多層次的，也可以是單層次的。多層次方面，例如大類、屬類、小類等；單層次方面，例如大類下面不再設(shè)下位類而直接統(tǒng)率案件，當(dāng)然，這要根據(jù)同一類別的檔案數(shù)量多少來決定。在分類的過程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案檔案的保管和利用的便利性，首先應(yīng)該對(duì)規(guī)劃管理檔案的內(nèi)容和數(shù)量的整體狀況進(jìn)行了解，以此來判斷其是否有必要記性層次地分類，如D2和D3可以不必伸展下位類，對(duì)C類檔案中的總體規(guī)劃C2類，檔案數(shù)量較少且專項(xiàng)規(guī)劃就是綜合總體規(guī)劃的配套方案，建國至50年代僅形成幾十卷，所以C2也可以不必設(shè)小類。

2 關(guān)于信息分類和實(shí)體分類的問題

檔案整理工作中的分類實(shí)質(zhì)上屬于實(shí)體分類，其工作方式就是對(duì)具體的文件材料實(shí)現(xiàn)分類和組卷的目的。具體的來講，實(shí)體分類其主要目的在于對(duì)于檔案的實(shí)體保管，所以說，這方面，實(shí)體分類不適合有太多的層次。而信息分類則不

同于試題分類，它不受限于檔案實(shí)體的局限，信息重組的部分只涉及只對(duì)隱含其中的同類信息。信息分類的目的主要是為了便于信息的檢索，在這個(gè)方面，規(guī)劃局可以根據(jù)實(shí)際需求建立多種檢索體系，通過計(jì)算機(jī)管理模式不斷伸展和細(xì)化實(shí)現(xiàn)信息的分類。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，實(shí)體分類一般兩級(jí)便可滿足需求，而信息分類則不受限制，因?yàn)樾畔⒎诸惖念惸吭绞窃敿?xì)就越能體現(xiàn)其精準(zhǔn)性的特點(diǎn)，當(dāng)然，著對(duì)檔案分類人員的素質(zhì)要求也會(huì)相應(yīng)的提高。

3 關(guān)于檔案的保管

從目前的管理方式來看，規(guī)劃管理檔案還是按照屬類分類流水的方式來進(jìn)行排架的，這對(duì)庫房就提出了空間上的要求，涉及到庫房空間預(yù)留的問題。我們都知道，屬類設(shè)置的越詳細(xì)，預(yù)留的空間就越多，這樣，倒架的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)大大提升。要先解決這個(gè)問題，最好的辦法就是減少屬類的類目，或者改變傳統(tǒng)的庫房管理模式，進(jìn)行創(chuàng)新。否則，無法準(zhǔn)確掌握庫房的預(yù)留空間，使頻繁的倒架將再所難免。這個(gè)時(shí)候，在檔案進(jìn)行分類管理的過程中，引入計(jì)算機(jī)就顯得非常有必要了，之所以這么說是因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)管理的前提條件下，可以實(shí)現(xiàn)直接進(jìn)行文件級(jí)檢索的效果，無需再經(jīng)過案卷這個(gè)級(jí)別。可以將檔案工作人員從檔案組卷的煩瑣工作中解放出來，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在規(guī)劃管理檔案的管理中由于屬同一類檔案中的幾個(gè)部分可以按小卷立卷，立為3或4個(gè)小卷，雖然它們不合并在一起，但在計(jì)算機(jī)中卻建立了虛擬的關(guān)聯(lián)，保持了各小卷之間的有機(jī)聯(lián)系，這是“簡化整理。深化檢索”的創(chuàng)新嘗試，對(duì)于提高整理工作質(zhì)量和效率具有重要意義。再次，在規(guī)劃管理檔案檔號(hào)的編制方面，檔案管理工作還應(yīng)該能夠做到以下幾個(gè)方面：首先，應(yīng)該堅(jiān)持簡練的原則，以此來減少工作量和工作中的差錯(cuò)率。其次，還應(yīng)該堅(jiān)持穩(wěn)定性的原則。近幾年來，規(guī)劃局的各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和處室職能經(jīng)歷了多次變化，而規(guī)劃檔案的的類目并沒有與時(shí)俱進(jìn)，這就造成了相應(yīng)的滯后性，但是檔號(hào)的設(shè)置不會(huì)因機(jī)構(gòu)設(shè)置的變動(dòng)而變動(dòng)，它是相ξ榷ǖ模并且與建設(shè)部《城建檔案分類大綱》始終保持著一致，所以規(guī)劃局的檔案整理工作可以秉承這個(gè)原則在工作中進(jìn)行方法的創(chuàng)新。而要想實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，其必須要具備強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)為主，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為輔的意識(shí)，處理好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)投人的比例，加大對(duì)檔案信息資源建設(shè)的投入，以適應(yīng)電子信息時(shí)代的特點(diǎn)和需要。投入要本著部門匹配，比例適當(dāng)?shù)脑瓌t，合理劃分工作量份額，安排好整理工作與檔案信息庫建設(shè)的工作。此外，在加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)和利用的同時(shí)，有必要再對(duì)立卷改革進(jìn)行深化，簡化整理，深化檢索。在檔案計(jì)算機(jī)管理使信息檢索達(dá)到全面、迅速的時(shí)候，可以適當(dāng)削減“案卷”的概念。

可以說，創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，更是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。科學(xué)的決策是提高效率的關(guān)鍵。建立數(shù)字城建檔案館，服務(wù)于城市規(guī)劃管理建設(shè)，城市規(guī)劃管理檔案的整理工作將直接影響城市規(guī)劃管理水平，在今后的過程中，我們一定要堅(jiān)持以結(jié)果為導(dǎo)向創(chuàng)新檔案管理方式，這樣才能使規(guī)劃局能夠更好的服務(wù)于城市建設(shè)。

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