兒童檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L格的5篇兒童檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

進入信息時代以后，數(shù)字多媒體技術(shù)逐漸被廣泛應用于發(fā)展社會經(jīng)濟的多個領域，人們利用影像檔案的需求日益增加，福利院也通過影像設備即時記錄孤殘兒童日常生活的點滴細節(jié)，影像檔案逐漸成為留存最直觀記憶的主要載體。下面以檔案與影像技術(shù)之間的關(guān)系為切入點，探討提出若干做好福利院孤殘兒童影像檔案管理的措施，希望對提高檔案利用率有所幫助。

關(guān)鍵詞：

福利院；孤殘兒童；影像檔案；管理措施

孤殘兒童影像檔案是福利院的一種特色檔案，是切實維護孤殘兒童合法權(quán)益的可靠依據(jù)，做好孤殘兒童影像檔案管理能促進孤殘兒童救助工作的扎實開展，并在進一步保障孤殘兒童基本生活、提供福利服務等方面發(fā)揮重要作用。因此，加強開展福利院孤殘兒童影像檔案管理工作已經(jīng)成為檔案人員的重要職責。

一、檔案與影像技術(shù)的關(guān)系

（一）攝影技術(shù)準確即時記錄影像信息

攝影技術(shù)的意義在于它對人類信息的保存與傳播有重要作用，它和以往的自媒體不同，很少受到主觀因素的影響，對于福利院孤殘兒童影像的記錄最為真實、形象，且其保存和傳播不易出現(xiàn)失誤。依托攝影技術(shù)發(fā)展起來的電視、電影等共同構(gòu)成了視覺影像，成為傳承、記錄福利院孤殘兒童成長信息的載體。

（二）影像技術(shù)普及簡化推動檔案進程

攝影技術(shù)在普及之前，圖像編碼相當復雜、困難，且成本很高，而隨著攝影技術(shù)逐漸普及、簡化，圖像編碼變得越來越簡單，特別是網(wǎng)絡技術(shù)和數(shù)碼影像的制作、傳播，手機拍照更是讓使用者能隨時享受拍攝和傳播影像帶來的樂趣，數(shù)碼相機、單反等讓業(yè)余和專業(yè)之間的劃分日益模糊。當下，很多報紙、電視臺都使用業(yè)余人員拍攝的影像，即平民影像，這一點可被應用于福利院孤殘兒童影像檔案管理[1]。影像媒介的平民化讓影像信息編碼、譯碼簡單化，擁有操作便捷、傳播效率高、傳播范圍廣、成本低廉等特征。

二、做好福利院孤殘兒童影像檔案管理的措施

（一）明確孤殘兒童影像檔案收集范圍

孤殘兒童并非簡單地疊加殘疾兒童與孤兒，而是生活在福利院的、無人撫養(yǎng)的、公民權(quán)以及生存、生活、受教育等權(quán)利得到法律保護的孤兒、棄嬰、殘疾兒童。一般情況下，福利院的孤殘兒童主要包括肢體殘疾兒童、各類型腦癱兒童、智力低下兒童、持續(xù)癲癇狀態(tài)兒童、自閉癥兒童等。對應地，孤殘兒童影像檔案就可理解為福利院等相關(guān)部門在日常業(yè)務中積累的、與孤殘兒童入院離院有關(guān)的、直接形成于其成長過程中的、富有保存價值的影像憑證與記錄[2]。

（二）建立福利院數(shù)字影像檔案工作室

各級檔案館應針對福利院建立起孤殘兒童數(shù)字影像檔案工作室，為福利院的孤殘兒童提供影像檔案拍攝服務，從而主動參與到福利院孤殘兒童重要活動檔案的形成過程，同時提供口述福利院歷史視頻檔案的服務，建立健全孤殘兒童影像檔案。當然，檔案館在建立福利院孤殘兒童數(shù)字影像檔案工作室之后還應專門配備工作人員，使其直接參與福利院的企事業(yè)單位領導看望孤殘兒童、各界愛心人士愛心捐贈等重大活動檔案的記錄工作，為相關(guān)單位提供孤殘兒童影像檔案拍攝記錄，以及策劃制作紀實片或宣傳片、沖印數(shù)碼照片、畫冊等服務，在拓寬孤殘兒童影像檔案收集渠道的同時消除福利院內(nèi)部影像信息因外包加工制作而面臨的安全隱患，幫助檔案人員全面、及時地掌握福利院等機關(guān)單位需要歸檔的孤殘兒童影像信息資料的狀況，提高影像檔案管理效率。

（三）疏通孤殘兒童影像檔案收集渠道

要想完善收集福利院孤殘兒童影像檔案，保證檔案資料的齊全，選擇必要物資保障、疏通影像檔案收集渠道是非常關(guān)鍵的。因此，檔案人員要全面出擊，在通過福利院各個科室移交檔案室，接收孤殘兒童影像檔案的基礎上，針對形成于重大活動中的影像檔案可主動出擊、直接參與、跟蹤拍攝，如上所述；針對在重點科室、重點單位形成的孤殘兒童影像檔案則需檔案人員經(jīng)常與其保持溝通，即時掌握實際情況，有針對性地加強影像檔案收集；針對攝錄人員等重點人物手中的孤殘兒童影像檔案則需檔案人員多方努力，可直接上門征集或收集。

（四）盡快建立福利院孤殘兒童影像庫

為提高福利院孤殘兒童影像檔案在使用過程中的質(zhì)量，科學管理影像膠片，使其能被有效利用的主要措施就是盡快建立信息化孤殘兒童影像庫，其優(yōu)勢在于：一方面，影像庫能再現(xiàn)孤殘兒童的情況，形象直觀，部分圖像資料還附帶著文字記錄，保存意義重大；另一方面，影像庫中的圖像實體能表現(xiàn)孤殘兒童的信息，圖像資料能真實反映孤殘兒童的學習與生活等情況，幫助福利院等機構(gòu)從影像庫真實的影像中得到準確的信息，確保福利院孤殘兒童影像資料能齊全入檔。

（五）積極爭取有關(guān)部門的協(xié)同與配合

由于孤殘兒童影像檔案不僅形成于兒童生活中心，醫(yī)務科，康復中心、教育科、辦公室、家庭寄養(yǎng)中心等其他科室也會形成具有保存價值的、關(guān)于孤殘兒童成長情況的原始資料，所以檔案人員在收集影像檔案時必須積極與有關(guān)科室或部門加強溝通與協(xié)作，及時做好材料交接工作[3]。對于在實際工作中存在的部分業(yè)務科室保管影像材料不精心的情況，如工作或活動結(jié)束后簡單地把影像材料裝進塑料袋并堆置于櫥柜，時間一長往往易導致孤殘兒童影像資料的破損或散失。所以福利院各個科室在辦理完每一份影像材料之后都要及時收集、整理并核對，妥善保管孤殘兒童影像檔案，確保所有檔案不丟失。最后由檔案人員，專門負責收集、整理、保管形成孤殘兒童影像材料，做好福利院孤殘兒童影像檔案的收集與管理工作。

三、結(jié)語

孤殘兒童在福利院收養(yǎng)人群中占據(jù)的比率越來越大，入住福利院的孤殘兒童往往舉目無親、無依無靠，需要福利院、國家及全社會給予幫助，如何將孤殘兒童的影像檔案管理工作做好有重要的現(xiàn)實意義。為有效管理福利院孤殘兒童影像檔案，檔案人員務必要順應時展，掌握攝影技術(shù)與檔案的關(guān)系，有的放矢加強影像檔案管理，最終實現(xiàn)福利院孤殘兒童影像檔案管理的網(wǎng)絡化、規(guī)范化，為保障孤殘兒童權(quán)益服務。

作者：徐娜 單位：遼陽市福利院遼陽市兒童福利院

參考文獻：

[1]常瑛.淺析影像檔案資料的現(xiàn)代化管理[J].管理觀察，2015（15）：36-37+40.

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【關(guān)鍵詞】殘疾兒童；檔案管理基礎工作；現(xiàn)狀；措施

為了能夠更好的規(guī)范殘疾兒童檔案管理工作，需要從基本工作抓起，檔案管理人員要從日常基礎工作入手，及時對工作中存在的不足之處進行補充，強化檔案管理基礎工作，以此來有效的提高殘疾兒童檔案工作的質(zhì)量和效率，為殘疾兒童檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎，使其成為保障殘疾兒童合法權(quán)益的重要依據(jù)。

一、高度重視，加強組織管理

殘疾兒童檔案工作需要給予充分的重視，并將其納入到重要的工作日程上來，進一步做好殘疾兒童檔案管理基礎工作，從思想認識、到人員及組織等各個方面都要到位，做好檔案收集工作，對檔案歸檔范圍和保管期限進行明確。歸檔范圍包括殘疾兒童的出生年月、性別、體驗表、父母相關(guān)的信息，同時殘疾兒童康復過程中所產(chǎn)生的各種資料也應納到歸檔范圍。

二、殘疾兒童檔案管理的規(guī)范化

首先，需要做好殘疾兒童檔案收集工作，利用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋來對采集到的檔案信息進行包裝和密封，而且在對相關(guān)檔案資料進行調(diào)集時，要有相關(guān)的憑證作為依據(jù)，檔案要具有統(tǒng)一的格式，收集的檔案要確保操作步驟的規(guī)范化。

其次，殘疾兒童檔案整理和歸類工作需要由專門的檔案管理人員進行，可以采用編碼形式來對檔案信息進行整理和歸類，以此來提高檔案管理的有序化，為檔案查找效率的提高奠定良好的基礎。

最后，在對殘疾兒童檔案進行保管過程中，需要保證檔案室環(huán)境的適宜性，不僅要具備良好的通風，而且進行除灰處理，控制好檔案室內(nèi)空氣的溫度和濕度，保證檔案信息資源的安全。

三、加強對殘疾兒童檔案形成過程的指導、監(jiān)督和檢查

殘疾兒童檔案文件形成時，在嚴格對殘疾兒童申請、入戶調(diào)查等過程中形成的文件材料進行審核，確保所收集到的檔案資料的真實性和齊全性。檔案管理人員要定期和不定期對檔案文件形成的過程進行監(jiān)督、指導和檢查，控制好檔案形成過程中的質(zhì)量。不僅在確保檔案文件資料的齊全性和完整性，同時還要確保文件材料的規(guī)范標準，確保案卷質(zhì)量的全面提高，這對檔案后期的整理、加工和利用會帶來積極的促進作用。目前在相關(guān)部門和單位中，文字資料形成過程中和檔案管理工作存在相互脫節(jié)的問題，兩者各自為政，彼此分割，這對檔案管理工作帶來了不利影響。文件資料形成過程中和檔案管理工作相互關(guān)聯(lián)，具有不可分割性，檔案管理人員需要參與到殘疾兒童相關(guān)文件資料形成的整個過程，同時檔案人員還要積極參與到單位各項行政及業(yè)務活動中，對工作的內(nèi)涵進行了解和掌握，并在工作中做好指導工作，使相關(guān)人員在書寫文件資料時要嚴格按照規(guī)范的要求進行，為檔案編輯加工工作提供更多的便利條件。對于各科室形成的文件資料要積極主動收集，確保歸檔材料的齊全性和完整性，為檔案后期的加工利用打下堅實的基礎。

四、完善檔案管理設施

檔案管理工作效率會受到檔案管理設備的直接影響，殘疾兒童檔案的管理也是一樣的。目前，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化信息管理的模式前進，這不僅能提高檔案的安全性，同時也避免紙質(zhì)檔案的過渡消耗，并且相比傳統(tǒng)的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開展時，應緊緊貼近時代潮流，引入最新的管理方法與設備，配備檔案現(xiàn)代化管理所需要的各種設施，加大檔案管理設施的投入力度，培養(yǎng)檔案管理人員努力提高自身的操作能力，并使其能夠熟練的對檔案管理系統(tǒng)進行應用，使檔案管理人員能夠?qū)⑺鶎W到的理論知識與實際工作有效的聯(lián)系起來，從而進一步提高殘疾兒童檔案管理基礎工作的效率。

五、建立檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

殘疾兒童檔案要實現(xiàn)信息化管理，就必須建立檔案管理計算機信息系統(tǒng)，因此，在實際工作中，需要進一步改進和規(guī)范計算機條件下檔案管理工作流程，使之適應檔案信息化管理的需要。依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計。在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，應注意到電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。同時還要重視電子檔案的真實性。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。另外，電子檔案的法律效力問題也不容忽視，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

六、結(jié)束語

殘疾兒童作為弱勢群體，受到全社會的普遍關(guān)注，因此需要做好殘疾兒童檔案管理基本工作，特雖是在當前科學技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，更需要根據(jù)殘疾兒童檔案自身的特點，進一步對殘疾兒童檔案管理工作進行規(guī)范，充分的利用各種先進的技術(shù)來加快推動殘疾兒童檔案信息化建設，更好的實現(xiàn)殘疾兒童檔案的重要價值，有效的保障殘疾兒童的合法權(quán)益，使全社會能夠更關(guān)心弱勢群體，促進和諧社會的建設。

參考文獻

[1]閆亞平，高建軍.孤殘兒童檔案建立及規(guī)范化管理[J].陜西檔案，2012，02：38-39.

篇3

【關(guān)鍵詞】農(nóng)村，留守兒童，建立檔案，思考

孩子是家庭的希望，祖國的花朵，民族的未來。隨著我國社會政治經(jīng)濟的快速發(fā)展，越來越多的青壯年農(nóng)民走入城市，隨之廣大農(nóng)村也產(chǎn)生了一個特殊的群體――農(nóng)村留守兒童。農(nóng)村留守兒童是指父母雙方或一方外出到城市打工，而被父母留在農(nóng)村生活的孩子們，他們一般與自己的父親或母親中的一人，或者與上輩親人，甚至與父母親的其他親戚、朋友一起生活。農(nóng)村留守兒童在思想和身體都處于成長的關(guān)鍵時期，他們無法得到父母在思想認識及價值觀念上的引導和幫助，成長中又缺少了父母情感上的關(guān)注和呵護，極易產(chǎn)生盲目自卑、自暴自棄、盲目反抗和逆返、寂寞無聊、怨恨社會的心理，這些異常個性和心理的發(fā)展，會嚴重影響其健康成長，甚至使他們中的一些人走上犯罪道路。

2012年9月，教育部公布義務教育隨遷子女超1260萬，義務教育階段留守兒童2200萬，農(nóng)村留守兒童現(xiàn)象已成為一個普遍的社會現(xiàn)象，也是近年來一個突出的社會問題，已引起黨和國家及社會各界的廣泛關(guān)注。為便于加強對農(nóng)村留守兒童的教育和關(guān)愛工作，盡快建立農(nóng)村留守兒童檔案，讓黨和各級政府及時準確地了解和掌握全國農(nóng)村留守兒童的具體情況，有十分重要的意義。這也是實現(xiàn)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，構(gòu)建社會主義和諧社會的需要。

一、建立農(nóng)村留守兒童檔案的意義

1、有利于各級政府和相關(guān)部門全面及時了解到農(nóng)村留守兒童的真實、具體的基本情況：哪些孩子溫飽無著落，哪些孩子揮金如土，哪些孩子沉默寡言，哪些孩子缺乏引導教育，哪些孩子因家庭困難上不起學等等。通過農(nóng)村留守兒童檔案反映的詳實的情況，可以有針對性地從學習、生活各個方面對他們加強關(guān)心和監(jiān)護，幫助他們健康成長，比如學校可對留守兒童中的“問題兒童”，落實責任，進行重點教育監(jiān)管，也可針對學生品德的行為偏差和心理障礙問題，開展心理咨詢活動和心理矯正工作，幫助留守兒童疏通心理障礙，解決心理問題。

2、有利于了解農(nóng)村留守兒童的變化情況。農(nóng)村留守兒童不是固定的，而是經(jīng)常會發(fā)生變化。如有的農(nóng)村留守兒童由于爸爸媽媽回家創(chuàng)業(yè)或被接到城市上學，與爸爸媽媽一起生活，就不再是留守兒童；有的農(nóng)村孩子最先不是留守兒童，后因爸爸媽媽決定外出打工，臨時成了留守兒童。同一個留守兒童的生活狀況也是經(jīng)常發(fā)生變化的，有的因外出打工的父母生意不好做，或出了意外，生活陷入困境。如不建立農(nóng)村留守兒童檔案，政府和有關(guān)部門難以及時了解他們真實具體的情況。只有建立農(nóng)村留守兒童檔案，才能有的放矢地幫助農(nóng)村留守兒童，才能讓有限的愛心資助用在真正需要幫助的留守兒童身上。

二、農(nóng)村留守兒童檔案的內(nèi)容

建立農(nóng)村留守兒童檔案首先要確保信息完整、內(nèi)容準確、適時更新，能夠為各級管理部門決策提供數(shù)據(jù)支撐，為科研單位提供詳實的原始數(shù)據(jù)，為社會救助團體提供可靠的救助目標和救助需求信息。

1、農(nóng)村留守兒童基本情況的記錄。主要包括戶籍所在地、家庭成員、身體狀況、外出父母的務工地址、聯(lián)系方式和收入狀況；留守兒童在家的主要托管人家長或臨時監(jiān)護人的聯(lián)系電話、地址、家庭情況等內(nèi)容；農(nóng)村留守兒童思想狀況、學習情況、所在班級及班主任姓名和聯(lián)系方式。

2、農(nóng)村留守兒童已獲資助情況記錄。農(nóng)村留守兒童越來越受社會的關(guān)注，大部分地方政府牽頭成立了關(guān)愛留守兒童工作委員會負責此項工作，社會各界的愛心人士和廣大自愿者也紛紛向農(nóng)村留守兒童伸出援助之手，農(nóng)村留守兒童獲得了更多的關(guān)愛，他們獲取資助的情況必須載入檔案，這既有利于追蹤愛心款的去向，也有利于了解留守兒童的具體情況。

3、農(nóng)村留守兒童最需要得到的幫助信息資料。農(nóng)村留守兒童的情況不同，所需要的幫助也不同。通過多種的方式記錄下孩子最需要的幫助，形成檔案，實現(xiàn)信息共享，有利于整合社會資源，及時地疏導孩子，教育孩子。

4、政府各級管理部門頒布的關(guān)于關(guān)愛農(nóng)村留守兒童的一些政策、法規(guī)性文件。

三、農(nóng)村留守兒童檔案的管理。

完善農(nóng)村留守兒童檔案管理措施，建立健全農(nóng)村留守兒童檔案管理制度。

1、農(nóng)村留守兒童檔案要采取動態(tài)管理的方法。因為農(nóng)村留守兒童的情況是不斷變化的，且農(nóng)村留守兒童家庭情況千差萬別，需要的幫助各不相同，獲幫助之后會有顯著變化。這些情況都應在檔案中及時記載，以便及時調(diào)整幫助措施。

2、利用現(xiàn)代信息技術(shù)，使農(nóng)村留守兒童檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化。由于農(nóng)村留守兒童檔案需隨時增添內(nèi)容，政府和有關(guān)部門需及時了解情況，農(nóng)村留守兒童檔案應建立網(wǎng)絡登記、實時更改、網(wǎng)絡查詢、信息等功能于一體的現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)農(nóng)村留守兒童檔案正規(guī)化、現(xiàn)代化的管理體系。

3、注重保護留守兒童個人信息。根據(jù)《檔案法》、《國家保密法》、《未成年兒童保護法》的相關(guān)規(guī)定，既要充分利用好留守兒童檔案，又要保證留守兒童個人信息不受侵犯。

四、建立農(nóng)村留守兒童檔案存在的問題及建議

篇4

首先，我國的社會福利機構(gòu)形式多樣，其中一個非常重要的分支是兒童福利院。兒童福利院肩負著撫養(yǎng)、康復、教育社會上無所依靠的、無家可歸的兒童，對我國社會的發(fā)展、社會治安的穩(wěn)定意義巨大。當兒童進入福利院開始生活，福利院方面就會為兒童建立相應的、具備保存價值的檔案，而這些檔案也就是我們通常意義上所指的“收養(yǎng)兒童檔案”。收養(yǎng)兒童檔案管理服務于孤殘兒童照顧，是為孤殘兒童提供良好生活保障的強大后盾，也因此收養(yǎng)兒童檔案管理的建立意義巨大。

其次，21世紀是科技生產(chǎn)力時代，電子科技不斷發(fā)展，信息化不斷普及，先進的技術(shù)生產(chǎn)力深入進人們生產(chǎn) 、生活的各個領域，并使之產(chǎn)生了深刻的變革。傳統(tǒng)的檔案管理在新的時代背景下遭遇挑戰(zhàn)，簡單的、只包含了姓名、編號、入院時間等等的傳統(tǒng)的福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案已經(jīng)難以匹配時展的需求，也因此福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案管理不斷發(fā)展，并逐步在傳統(tǒng)的檔案基礎上增加了兒童撫養(yǎng)、治療、教育等等項目，福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案得以細化，收養(yǎng)兒童檔案信息化管理也因此獲得了發(fā)展機遇。

最后，檔案管理信息化包括五方面內(nèi)容，分別是基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、檔案信息資源建設、人才隊伍建設和標準規(guī)范建設。在上述五方面內(nèi)容中，基礎設施建設是檔案管理信息化建設的根基，是檔案管理者利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，運用科學合理的檔案管理軟件，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，提高檔案管理水平，更是為檔案隨后的使用夯實基礎的一個要點。此外，收養(yǎng)兒童檔案記載了在福利院內(nèi)生活兒童的生存與發(fā)展資料，記錄了我國福利事業(yè)的發(fā)展，信息化的兒童檔案能夠有效地豐富福利院檔案，還能夠為國家制定工作計劃、出臺法律法規(guī)提供依據(jù)。

2 現(xiàn)階段我國福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理問題分析

首先，受客觀條件制約，與西方發(fā)達國家相比，我國社會福利事業(yè)的發(fā)展相對較晚，與福利事業(yè)相關(guān)的收養(yǎng)兒童檔案信息化管理沒有指導性的理論依據(jù)，也因此我國收養(yǎng)兒童檔案模式仍然被局限于傳統(tǒng)檔案管理模式之中，檔案的服務作用的發(fā)揮因此備受阻礙。其次，由于傳統(tǒng)的檔案管理方式仍是我國福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案管理的主要模式，也因此收養(yǎng)兒童檔案的信息錄入仍然以人工書寫為主，檔案的查詢完全依賴于人力翻查，檔案管理效率低下，檔案信息的準確性也因此難以保證。最后，以人工書寫為主的檔案以紙為媒介，紙質(zhì)媒介在保存、搬運等等方面存在弊端，也因此信息統(tǒng)計難以詳盡，檔案中兒童健康、性格、收養(yǎng)分布等等數(shù)據(jù)難以細致表現(xiàn)，也因此極易出現(xiàn)前后數(shù)據(jù)差異問題，不僅影響了檔案的質(zhì)量，更影響了檔案管理者的工作效率。

3 福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理的策略分析

3.1 創(chuàng)新檔案管理模式

檔案管理的最終目標是利用檔案服務于各種社會工作。隨著時代的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術(shù)應用已經(jīng)成為社會發(fā)展的一種必然，福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案想要完成檔案管理的最終目標，就需要不斷的創(chuàng)新自身的管理模式，與時俱進的發(fā)展，如此才能夠跟得上時代形勢，符合社會需求。在創(chuàng)新檔案管理模式的時候，相關(guān)人士必須有意識到解放思想，盡可能的擺脫傳統(tǒng)檔案管理思路的限制，要不斷提高檔案管理的服務意識，要能夠正確全面的認識檔案管理，并根據(jù)新的思想確定檔案的內(nèi)容、搜集等等工作，要能?蚴溝蛋腹芾沓浞值奶逑值蛋傅募壑怠V檔靡惶岬氖牽?檔案管理者是創(chuàng)新檔案管理模式的主要執(zhí)行者，也因此，想要完美地完成上述工作，檔案管理者必須有極高的素質(zhì)、極高的業(yè)務水平以及極強的信息現(xiàn)代化技能，如此才能夠保證檔案管理創(chuàng)新模式的建立少有阻礙。

3.2 提高檔案管理質(zhì)量

檔案管理質(zhì)量的提升能夠有效的提高檔案管理者的工作效率、提高檔案管理的服務性能。福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理需要不斷的完善檔案檢索系統(tǒng)，要不斷的改進案館指南、全宗、專題等，還要有意識地對檔案檢索系統(tǒng)進行信息化網(wǎng)絡化改革，逐步建立網(wǎng)絡目錄檢索，以提高檔案管理質(zhì)量。值得一提的是，檔案檢索體系的形成不僅與信息化的普及聯(lián)系緊密，還與不同福利院之間的合作、交流相關(guān)。因此福利院方面應該加大與其他福利院的合作力度，共建檔案信息聯(lián)網(wǎng)查詢系統(tǒng)，以拓寬兒童檔案檢索平臺，以提高檔案管理的服務質(zhì)量。

3.3 強化檔案管理的信息編研

對檔案管理工作而言，檔案信息編研是一個重點。檔案信息編研以研究館藏檔案為途徑，在研究檔案內(nèi)容的基礎上加工檔案，并以加工檔案為依據(jù)預測社會需求。正因為檔案信息編研具備上述屬性，也因此檔案信息編研能夠有效提高檔案的利用率，還能夠滿足信息時代檔案工作的新要求。福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案管理的信息編研工作應該加大力度改革傳統(tǒng)檔案資料的力度，要改變簡單收集、整理的檔案管理模式，要深化研究檔案、運用檔案。也因此，在編研選題的過程中，檔案管理者必須充分結(jié)合實際情況，要科學確定編研主體，要積極聯(lián)系各方力量，共同做好編研信息、錄入等等工作。當然，在條件允許的基礎上，檔案管理者還應對檔案內(nèi)容進行深入探索，要深入的研究檔案之中包含的特征和問題，科學加工檔案，全面提高檔案利用率。

3.4 提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)

因為福利機構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案與其他檔案差異明顯，也因此兒童福利院檔案管理與其他檔案管理差距較大。檔案管理人員在落實兒童福利院檔案信息化管理的過程中必須嚴格遵循檔案管理的各類規(guī)定，還要變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案錄入為電子錄入。也因此，檔案管理人員不僅要具備強的檔案管理素質(zhì)還要具備強的信息化技術(shù)能力，要能夠多元化發(fā)展檔案管理，要能夠在檔案管理的過程中合理運用先進的設備和技術(shù)以保證檔案的完整、有效。

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【關(guān)鍵詞】 兒童免疫預防接種檔案;微機化管理

自1978年兒童預防接種實行計劃免疫以來，兒童預防接種證和接種卡等檔案管理工作一直沿用手工抄寫，免疫程序全部由人工推算，各種接種數(shù)據(jù)報表手工統(tǒng)計分析，手續(xù)繁雜，人為影響較大。雖然在工作中不斷改進，但仍不能避免筆下誤、預約時間推算錯誤、報表數(shù)據(jù)不準確、流動人口管理難等問題。

兒童接種檔案微機化管理，是疾病控制信息化建設的基礎。通過刷卡自動計算兒童接種疫苗的免疫程序，自動記錄接種信息，各種報表由電腦自動生成，改變手工管理模式，具有操作快捷、信息準確、管理高效、程序符合率高的特點，能提高接種率，降低傳染病的發(fā)病率，大大縮短兒童家長接種時的等待時間等，具有極大的經(jīng)濟效益和社會效益[1]。

1 軟件介紹

基層金苗卡系統(tǒng)的主要功能有：(1)為兒童建卡，對新建和遷入遷出兒童進行管理。兒童的基本情況信息包括出生日期、性別、體重、居住地、出生情況、過敏史，父母的姓名、單位、聯(lián)系電話、是否乙肝攜帶等。(2)對兒童進行接種登記管理，對接種疫苗情況記錄。包括接種日期、疫苗名稱、批號、生產(chǎn)廠家、費用、接種者等。(3)生物制品管理：包括疫苗出庫、入庫及庫存的數(shù)量、日期、批號、生產(chǎn)單位、規(guī)格等信息。(4)轄區(qū)人口及行政區(qū)劃管理情況。(5)各類報表的生成與統(tǒng)計。(6)各類數(shù)據(jù)的查詢。

2004年7月我們將沈蘇公司的基層金苗卡系統(tǒng)，在全省率先首次應用到龍口市防疫站、中醫(yī)院、龍口二院的預防接種門診，并在實踐中逐步探索、研究怎樣利用計算機的強大功能，更加完善方便快捷地完成兒童接種記錄的所有過程。經(jīng)過一年的運行，我們在省內(nèi)率先將微機化管理的工作推廣使用到全市所有的預防接種門診，在全省內(nèi)率先實現(xiàn)了全市3周歲以內(nèi)兒童接種個案電子化，免疫預防檔案微機化管理，替代了延用近30年的手工操作，解決了手工時代的各種難題，使我市的計劃免疫管理工作處于國內(nèi)領先水平。

2 具體做法

2.1 實施微機化管理前的準備工作 (1)任何一項新技術(shù)、新工作的開展，都離不開政府的重視和領導支持。所以就這項技術(shù)的優(yōu)越性、可行性、緊迫性與政府部門各級領導、各鎮(zhèn)醫(yī)院院長進行了良好的溝通，各級政府給予政策、財政等各方面的支持，使這項工作能順利進行。(2)制訂詳細、可行的方案。我們在全省內(nèi)，率先對微機化管理在兒童預防接種工作中應用的可行性，進行了大量的調(diào)查研究，根據(jù)本市的經(jīng)濟基礎和現(xiàn)有的各預防接種門診的條件，制定了詳細的工作方案，決定先小面積試點，積累一定經(jīng)驗后，再在全市進行推廣應用。(3)加大宣傳力度，廣度。充分利用廣播、電視、報紙等新聞媒介，宣傳兒童電子接種證的好處，兒童接種檔案微機化管理的優(yōu)越性，取得兒童家長的配合。

2.2 實施階段

2.2.1 物資配備 首先各預防接種門診要配備一臺512M以上的微機、針式打印機、UPS、U盤，讀卡器由防疫站統(tǒng)一配發(fā)。

2.2.2 人員安排及培訓 為了保證微機化管理工作的順利進行，要求微機操作員年齡在45歲以下，高中以上學歷，具有一定的電腦操作水平。培訓采取集中培訓的方式，時間2天。有個別不會的再強化培訓，務必達到所有人員回去后都能開展工作。

2.2.3 總結(jié)經(jīng)驗試點先行 首先在計劃免疫工作較好的防疫站、中醫(yī)院、二院三個預防接種門診開展此項工作。第一步首先進行計算機的系統(tǒng)維護，錄入各單位的各項基本數(shù)據(jù)，例如單位編碼、接種周期、行政村名稱、人口資料等。每個預防接種門診都有一個全國唯一的用戶編碼。然后利用2004年12月和2005年1月強化服苗的有利時機，將前來服苗的2000年以后出生兒童的接種證全部收到接種門診，利用周末和夜間，采取歇人不歇機的辦法，1個月內(nèi)將所有兒童的有關(guān)信息全部錄入微機。包括兒童的姓名、性別、出生日期、家庭住址、家長姓名、聯(lián)系電話等基本情況，以及所有的以往的疫苗接種記錄、過敏史。之所以用接種證作為錄入電腦的本底資料，是因為在實際工作中，接種證的信息記錄更加真實可靠。錄入完畢后，為每名兒童發(fā)放了電子接種證，這個電子接種證就保存著該兒童的全部預防接種信息。每名兒童在電腦里有一個唯一的地址，這樣兒童接種數(shù)據(jù)實時上傳時，就不會造成混亂。

2.2.4 刷卡接種 2005年2月份開始，在全省率先使用了兒童預防接種信息卡。在接種日兒童家長開始用信息卡到預防接種門診為兒童進行疫苗接種，用信息卡記錄了所接種疫苗的接種日期、種類、批號等所有的相關(guān)信息，并自動進行下次接種時間預約，達到了方便、快捷、高效、準確無誤，使兒童家長體會到了現(xiàn)代化管理的優(yōu)越性，得到了各級領導和兒童家長的好評。

2.2.5 試點成功，全市推行 2006年，在試點成功的基礎上，在全省內(nèi)率先實現(xiàn)了以一個市為單位，所有預防接種門診，全部實行了兒童接種信息化管理。目前，在全市范圍內(nèi)，兒童攜帶著電子接種證，在所有的預防接種門診，都可以進行接種，而絕不會出現(xiàn)人為的計算錯誤，或漏登、漏記現(xiàn)象。

3 效果

3.1 提高了工作質(zhì)量

3.1.1 卡證符合率顯著提高 兒童接種微機化管理，減少了手工抄寫時登記大卡、小證的筆下誤。2006年年終工作檢查時，對全市19處接種門診的120名兒童進行了卡證符合率調(diào)查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，卡證符合率由未使用微機前2003年的72%提高到現(xiàn)在的98%。

3.1.2 兒童接種的免疫程序準確無誤 由于各種疫苗的免疫程序，均由電腦控制，避免了人工推算免疫程序所導致的時間誤差。

3.1.3 對流動兒童管理更加有效 減少了流動兒童因流動性大，接種記錄不全而導致的錯種、漏種、重復接種現(xiàn)象的發(fā)生。全國兒童預防接種信息聯(lián)網(wǎng)后，對于到外地暫時居住而又忘記帶信息卡和接種證的兒童，可以在數(shù)據(jù)庫里查詢后，給予補發(fā)接種證，既能使兒童及時接種疫苗，又不用家長回家取接種證，減少了兒童家長因此而產(chǎn)生的誤工費用和往返的旅程費用。

3.1.4 接種率報表更快捷、準確 實行微機化管理后，各種接種統(tǒng)計報表由電腦自動生成，報表時間由過去的1天時間，減少為現(xiàn)在的5min，并且絕無差錯。

3.2 提高了工作效率

3.2.1 登記、預約一次完成 在省內(nèi)率先實現(xiàn)了由手工登記接種證改為機打接種證。節(jié)省了時間，減少家長等待時間，每登記一名接種兒童，由過去的家長平均等待8min，降為現(xiàn)在的2min。接種和預約記錄均由電腦一次打印在接種證上。

3.2.2 強化免疫或大面積加強接種時，更顯示出信息化管理的強大優(yōu)勢 我們在省內(nèi)率先使用機打預約接種通知單的方法，進行了大范圍的人群接種預約。在電腦中“強化接種”模塊內(nèi)，選定應種人群，短時間內(nèi)即可大批量打印預約接種通知單，比手工時代一份一份的填寫，大大縮短了工作時間。

3.2.3 未接種兒童查詢快速、方便 對于應來接種而未接種兒童的姓名、住址、出生年月日等信息的查詢，在電腦的“接種管理模塊內(nèi)”，一擊完成，省去了過去人工翻閱大卡或現(xiàn)場登記一頁一頁查找的麻煩。

3.2.4 短信、電話通知 對于數(shù)次預約不到或流動人口、臨時接種疫苗通知有困難的人群，在國內(nèi)率先采取群發(fā)短信、電話語音提示預約的方式通知。改變了過去由多名防疫醫(yī)生或鄉(xiāng)村醫(yī)生騎車上門通知的傳統(tǒng)方式，既節(jié)省了人力、物力，又節(jié)省了時間，還能達到非常好的效果。

2006年12月，我站接種門診強化免疫服糖丸時，開始的服苗率只有65%，對于沒來服苗的兒童，如果采取送上門通知或挨個打電話的方式通知，就需要大量的人力和時間。由于采取了微機化管理，所以就從微機上調(diào)出所有未種兒童的電話號碼，與電信運營商聯(lián)系，通過網(wǎng)絡發(fā)送了短信和電話語音通知，只用了很小的費用、很短的時間，就完成了上述任務，使接種率上升到98%，圓滿地完成了接種任務。

3.3 提高了疫苗接種及時率，降低相應傳染病的發(fā)病率 由于實行了兒童預防接種檔案信息微機化管理，使我們在日常工作中，對未種兒童的查詢更加及時，對各種疫苗接種的管理安排更加科學。因此提高了疫苗的接種及時率，特別是顯著提高了流動兒童的疫苗接種率，降低了相應傳染病的發(fā)病率，取得了極大的社會效益和潛在的經(jīng)濟效益。

4 小結(jié)

(1)在這項工作的開展過程中，課題組根據(jù)工作進展情況，及時調(diào)整工作方案，對工作中遇到的困難及時與上級業(yè)務部門及各級領導溝通，對金苗卡系統(tǒng)中一些不易操作的內(nèi)容及時與沈蘇公司聯(lián)系，提出建議。由于在全省內(nèi)率先將兒童預防接種微機化管理應用到全市所有的接種門診，積累了大量經(jīng)驗，對沈蘇公司提出了很多切實可行的建議，更改了不合理的程序，增加了短信和語音服務功能，進行了系統(tǒng)升級，使兒童預防接種微機化管理，更利于在基層應用和推廣。(2)在省內(nèi)率先推廣和使用兒童預防接種微機化管理，使兒童接種檔案更加規(guī)范，記錄更加詳細，調(diào)閱資料更加方便，信息全面而真實準確。為政府、衛(wèi)生行政部門制定免疫規(guī)劃政策、財政投入、設備更新等提供更加科學的依據(jù)。(3)兒童預防接種微機化管理，能指導預防接種工作實施，為接種單位提供疫苗管理、接種服務對象基本情況等具體信息，提高預防接種工作服務質(zhì)量。(4)兒童預防接種微機化管理，能及時為兒童監(jiān)護人提供兒童接種完成情況，能使兒童家長及時了解還需要開展哪些預防接種服務內(nèi)容。全國聯(lián)網(wǎng)后，還可提供異地接種實時傳輸功能，使流動兒童的接種管理更方便。還可開展多種方式的預防接種查詢服務，例如電話查詢、網(wǎng)絡查詢等，提高疫苗接種及時率。因此而降低傳染病所發(fā)生的經(jīng)濟效益，將在以后的工作中逐步顯現(xiàn)。(5)兒童預防接種微機化管理，易學易掌握，只要稍微具備電腦知識的計劃免疫專業(yè)人員，經(jīng)過2天的培訓都能學會，所以很適合在基層接種門診推廣使用。