人事檔案電子化管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇人事檔案電子化管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

現(xiàn)狀分析

傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理模式，工作量大、步驟繁瑣，且難以對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料進(jìn)行信息提煉與加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、多媒體等新技術(shù)的快速發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，檔案信息的快速共享成為可能。在養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等人社業(yè)務(wù)搭乘“信息高速公路”逐漸實(shí)現(xiàn)異地信息共享的背景下，檔案管理業(yè)務(wù)卻仿佛“信息高速公路”上的“減速帶”，受限于紙質(zhì)載體的特性而發(fā)展滯后，限制了人事檔案信息資源價(jià)值的最大化發(fā)揮。人事檔案電子化可以使信息資源實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域流動(dòng)，提升服務(wù)質(zhì)量和群眾滿意度，創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，意義重大。

人事檔案電子化管理存在的問題

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，對(duì)人事檔案電子化提出了新的挑戰(zhàn)。

電子檔案的原始性、真實(shí)性易被破壞。原始性、真實(shí)性是檔案所具有的本質(zhì)屬性，紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性和真實(shí)性很容易確認(rèn)，而電子檔案具有可變性以及載體可分離屬性，計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的電子檔案無(wú)個(gè)人筆跡特征，無(wú)書寫墨跡和新舊區(qū)別，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，更沒有極具權(quán)威性、可辨識(shí)真?zhèn)蔚墓珓?wù)用章，一旦被刪改，復(fù)制或篡改內(nèi)容都很難被識(shí)破，給日后檔案材料真實(shí)性和權(quán)威性認(rèn)定帶來(lái)很大困難。

電子檔案的安全性問題日益突出。用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來(lái)了極大的威脅。電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過網(wǎng)絡(luò)、高效流轉(zhuǎn)，電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送時(shí)容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時(shí)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)又面臨病毒的入侵。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對(duì)黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴(yán)重威脅。

沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件，電子檔案法律效力低。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及材料認(rèn)定工作，加之電子檔案沒有固定載體，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定困難，致使電子檔案難以被法律認(rèn)定。

人事檔案電子化管理實(shí)施策略

面對(duì)大量的電子文件，檔案工作者要解決電子文件檔案管理過程中存在的問題，可采取以下主要措施：

建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對(duì)所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性鑒定，而“保護(hù)體系”的實(shí)現(xiàn)正是為解決該問題而提出的一個(gè)重要途徑與方法，制定科學(xué)、合理及符合我國(guó)實(shí)際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，是全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。

多措并舉提高檔案管理的安全性。一是提高檔案管理者的信息素養(yǎng)。檔案信息安全是檔案管理工作的生命線，而檔案工作電子化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)，這就要求檔案管理者必須具備計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)等多元化知識(shí)背景。因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的。這就要求檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，同時(shí)上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃地選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，并通過以老帶新、以強(qiáng)帶弱、互幫互學(xué)等方式建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。二是讓檔案管理工作者提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。把原來(lái)紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多后控制手段提到最前端，盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在設(shè)計(jì)階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。三是對(duì)電子檔案實(shí)行備份制度。保證用作處理和存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)專人專用，并對(duì)電子檔案進(jìn)行加密，最大限度防止計(jì)算機(jī)病毒感染、文件破獲等。對(duì)電子檔案實(shí)行分布式雙機(jī)備份制度，當(dāng)工作計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題時(shí)，另一臺(tái)備份機(jī)立即開始工作，使存儲(chǔ)和處理電子檔案的計(jì)算機(jī)不會(huì)發(fā)生崩潰，電子檔案不會(huì)丟失，保證電子檔案的安全性。

加強(qiáng)立法，確保電子文件的法律效力。通^立法給予電子文件充分的證明力，在已有相關(guān)立法的基礎(chǔ)上，如《檔案法》中，進(jìn)一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實(shí)可行的電子文件管理法規(guī)及實(shí)施細(xì)則，保證電子文件的關(guān)聯(lián)性、真實(shí)性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。

篇2

關(guān)鍵詞：  醫(yī)院  人事檔案管理  電子檔案

        醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院從業(yè)人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。它是個(gè)人發(fā)展、醫(yī)院人才招聘、提拔和實(shí)現(xiàn)整個(gè)社會(huì)人才優(yōu)化配置的基本依據(jù)。現(xiàn)代科技的發(fā)展為醫(yī)院人事檔案管理提供了便利，當(dāng)然也對(duì)檔案管理提出了更高的要求，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用計(jì)算機(jī)建立電子檔案是新時(shí)代人事檔案管理的必然趨勢(shì)。

        網(wǎng)絡(luò)建檔是社會(huì)進(jìn)步和信息系統(tǒng)發(fā)展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲(chǔ)檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對(duì)于過去的紙質(zhì)檔案，建立電子檔案則體現(xiàn)出更多的優(yōu)越性：

        1.保存壽命長(zhǎng)，不易損壞

        檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優(yōu)盤等電子存儲(chǔ)介質(zhì)內(nèi)，不會(huì)因?yàn)橄窦堎|(zhì)檔案一樣因?yàn)樘鞖狻⒆匀粸?zāi)害和存放時(shí)間等的影響而發(fā)生破損、丟失的情況，即使經(jīng)過很長(zhǎng)時(shí)間電子文檔里面的信息依然能完整無(wú)缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現(xiàn)問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補(bǔ)，打破過去紙質(zhì)檔案袋的“唯一存在”，也就增強(qiáng)了醫(yī)院人事檔案的安全性和可靠性。

        2.信息全面有效

        由于電子設(shè)備存儲(chǔ)空間很大，對(duì)于醫(yī)院人事檔案的信息可以覆蓋個(gè)人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時(shí)更新，及時(shí)地補(bǔ)充和修改個(gè)人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無(wú)人問津、有檔無(wú)人有人無(wú)檔等導(dǎo)致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時(shí)鮮性，讓醫(yī)院及其他用人單位可以通過檔案了解個(gè)人的實(shí)時(shí)情況以適當(dāng)評(píng)估調(diào)用，個(gè)人也會(huì)因?yàn)闄n案的這種時(shí)鮮性而警惕，更加嚴(yán)格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

        3.提取檔案方便

        以前的人事檔案是放在一個(gè)專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個(gè)人的已屬不易，更不用說(shuō)查找某些細(xì)節(jié)信息了，更何況很多檔案由于年代久遠(yuǎn)，查找目錄存在不全、不準(zhǔn)確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

        4.共享性

        將檔案袋保存在醫(yī)院的檔案室里，個(gè)人的信息只被這所醫(yī)院擁有，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立的電子檔案則體現(xiàn)出鮮明的共享性。 

通過網(wǎng)絡(luò)可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網(wǎng)上，跟各種醫(yī)藥科研網(wǎng)、醫(yī)學(xué)教育網(wǎng)以及人才網(wǎng)等一起共享信息，在這樣更寬的平臺(tái)上，對(duì)個(gè)人素質(zhì)的發(fā)展和醫(yī)院人事管理的提高都將起到很大的推動(dòng)作用。如果最終能實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的人事檔案共享，那對(duì)我國(guó)的人才優(yōu)化配置都將是十分有利的。

        5考核評(píng)價(jià)公開公平

        在紙質(zhì)檔案內(nèi)的考核評(píng)價(jià)部分，一般是由單位上司或部門個(gè)人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無(wú)從知道里面的內(nèi)容。醫(yī)院可以將電子檔案的這部分內(nèi)容掛在網(wǎng)上，考核評(píng)價(jià)結(jié)果予以公示，由全體工作人員來(lái)檢查核實(shí)或是由大家來(lái)一起考核個(gè)人的工作生活情況，給予評(píng)價(jià)。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實(shí)的反映個(gè)人情況，保證了人事檔案的真實(shí)性。

        當(dāng)然電子檔案并不是完美無(wú)缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫(yī)院檔案管理人員有較高的的專業(yè)能力。如何更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：

    首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)立專門的微機(jī)室代替過去的紙質(zhì)檔案室來(lái)存放電子檔案，注意火電問題，保持微機(jī)的正常工作以及網(wǎng)絡(luò)的通達(dá)。然后引進(jìn)適合本單位人事檔案的管理信息系統(tǒng)，確保各種檔案信息的錄入、分類、統(tǒng)計(jì)、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機(jī)還是信息系統(tǒng)都要有良好的升級(jí)環(huán)境，能確保醫(yī)院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時(shí)代步伐。

        然后，醫(yī)院要分配專人來(lái)管理。管理人員必須具備很強(qiáng)的責(zé)任感，主動(dòng)地搜集補(bǔ)充醫(yī)院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時(shí)全面。還有就是專業(yè)素質(zhì)，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要具備信息技術(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)，才能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高效地進(jìn)行電子檔案的管理工作。同時(shí)他們還需要具有良好的職業(yè)素質(zhì)，不隨意泄露他人的檔案信息，不會(huì)因?yàn)槠渌麊挝换騻€(gè)人的利惑而非法借閱、修改檔案。

        其次，醫(yī)院應(yīng)該建立完善的檔案管理制度。強(qiáng)調(diào)《中華人民共和國(guó)檔案法》的總體要求，同時(shí)建立自己?jiǎn)挝坏南嚓P(guān)管理制度，一來(lái)可以使檔案管理更加的規(guī)范，防止不法分子以不正當(dāng)?shù)氖侄伪I取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經(jīng)不法分子利用將貽害無(wú)窮，要切實(shí)做好保密工作。在這方面醫(yī)院應(yīng)該重點(diǎn)做好監(jiān)督管理的規(guī)范工作，挑選專業(yè)能力和道德素質(zhì)都較高的管理人才來(lái)?yè)?dān)任，合理設(shè)置崗位，上機(jī)操作的各個(gè)部分分別設(shè)置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監(jiān)督，以確保檔案管理的安全、有效。

        最后，要進(jìn)行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點(diǎn)、優(yōu)點(diǎn)、管理方法、對(duì)單位和個(gè)人的特殊要求等常識(shí)深入人心，增強(qiáng)醫(yī)院工作人員對(duì)個(gè)人檔案的重視意識(shí)，讓他們自覺地將自己的各種信息真實(shí)地提交給檔案管理員。讓醫(yī)院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫(yī)院對(duì)個(gè)人工作、服務(wù)態(tài)度、思想進(jìn)步等各方面的考核、監(jiān)督工作都積極開展起來(lái)，這樣反過來(lái)也讓個(gè)人以更大的熱誠(chéng)和更積極地態(tài)度投入到工作中去。

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的電子化將使醫(yī)院人事管理具有更大的動(dòng)態(tài)性和靈活性，使醫(yī)院的發(fā)展更緊跟時(shí)代的需求，當(dāng)然也對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫(yī)院都應(yīng)該努力完善自己的人事檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，使其更加科學(xué)化，完備化。

參 考 文 獻(xiàn) 

篇3

一、事業(yè)單位人事檔案電子化管理的好處

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)水平逐漸提高，被社會(huì)中的各行各業(yè)廣泛地應(yīng)用于生產(chǎn)生活當(dāng)中，事業(yè)單位的檔案管理方面也自然不能例外，要加強(qiáng)自身與新型信息技術(shù)的融合，將信息技術(shù)充分應(yīng)用到事業(yè)單位的人事檔案管理當(dāng)中，注重應(yīng)用創(chuàng)新手段，完善管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化的管理。

人事檔案電子化的好處諸多，其中比較顯著的就是方便、快捷、高效的特點(diǎn)。在檔案管理中融入電子化的技術(shù)手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強(qiáng)度，并且使其對(duì)檔案的管理效率有顯著的提升。此外，應(yīng)用電子化檔案能夠極大地減少單位在檔案方面的成本，電子化的檔案打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的紙張限制，都存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并且進(jìn)行檔案的傳遞時(shí)，電子化檔案更加方便快捷，省時(shí)省力。

此外，在檔案信息的利用率方面，電子化檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比對(duì)信息的利用率也有極大的提高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案將信息都呈現(xiàn)在紙張當(dāng)中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進(jìn)行查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，能夠在海量的信息中快速找出所想查找的一項(xiàng)，并且遺漏率極低。因此，電子化檔案能夠在現(xiàn)代化的事業(yè)單位中得到廣泛的應(yīng)用。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案電子化管理的策略

（一）事業(yè)單位必須完善人事檔案電子化的管理制度。事業(yè)單位檔案管理實(shí)質(zhì)上是一件比較復(fù)雜的工作，完善對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制是保障事業(yè)單位人事檔案電子化工作順利開展的基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，完善人事檔案管理機(jī)制，明確檔案的儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)和管理方法。

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的壯大，事業(yè)單位中各部門也呈多元化的發(fā)展趨勢(shì)。因此，人事檔案管理部門也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，各部門之間各司其職，各管其是，對(duì)于不同部門之間的檔案要分開管理，避免混淆。如果兩個(gè)部門之間需要借鑒人事檔案時(shí)，應(yīng)做到及時(shí)登記注明，以免發(fā)生電子信息錯(cuò)亂或者丟失的現(xiàn)象。此外，事業(yè)單位不要盲目借鑒其他事業(yè)單位的管理方法，要針對(duì)自己?jiǎn)挝坏奶攸c(diǎn)，建立一套屬于本單位特有的事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制。

（二）事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視。對(duì)于人事檔案管理部門，事業(yè)單位必須要加大重視程度。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該轉(zhuǎn)變思維理念，如果高層領(lǐng)導(dǎo)都不重視這個(gè)理念，那么即使人事檔案員有這樣的認(rèn)識(shí)，也會(huì)因?yàn)槿鄙偌夹g(shù)設(shè)備或者相關(guān)人員的支持而無(wú)法實(shí)現(xiàn)合理的管理。此外，人事檔案管理人員的意識(shí)對(duì)人事檔案工作有著極其重要的影響力。人事檔案管理看似是一份輕松的工作，但人事檔案的信息錄入需要管理人員有一定的耐心與責(zé)任心，否則容易引發(fā)工作者的懶惰心理。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該建立明確的賞罰機(jī)制，對(duì)人事檔案管理者起到激勵(lì)作用，避免人事檔案管理者出現(xiàn)消極情緒，不利于工作的進(jìn)行，甚至?xí)o整個(gè)事業(yè)單位帶來(lái)不利影響。所以要引發(fā)人事檔案管理者的工作熱情，使他們認(rèn)識(shí)到自己的部門不是可有可無(wú)的，是對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起著重要作用的。事業(yè)單位人事檔案的管理者也應(yīng)該不斷提高自身的綜合素質(zhì)，成為符合事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)合型人才，要熟練掌握自己的本職工作，在各部門來(lái)進(jìn)行信息查找時(shí)，能夠迅速找到。在工作出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)修復(fù)和改正，并給出建設(shè)性意見。

（三）事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的科技創(chuàng)新。對(duì)人事檔案管理進(jìn)行科技創(chuàng)新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進(jìn)行人事檔案管理，將事業(yè)單位內(nèi)部資料采用數(shù)字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷地使用。這樣做也可以避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案年限過長(zhǎng)導(dǎo)致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現(xiàn)象，還可以節(jié)約儲(chǔ)存空間、便于快速查找等，使得事業(yè)單位資料與事業(yè)單位發(fā)展的步調(diào)一致。在運(yùn)用新科技進(jìn)行人事檔案管理的同時(shí)，人事檔案管理部門應(yīng)注意人事檔案管理系統(tǒng)的后期維護(hù)工作，要定期更新軟件系統(tǒng)、做好硬件設(shè)備的維修工作等，使人事檔案能夠正常運(yùn)行。同時(shí)各部門之間要注重溝通，做到資源共享。

篇4

[關(guān)鍵詞] 人事檔案；電子化；信息化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 13. 112

[中圖分類號(hào)] F272.92；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）13- 0200- 02

0 引 言

幾乎現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)中的人事檔案都是采用電子信息化管理方式。這種管理方式能夠符合當(dāng)前時(shí)代的特征，使得檔案管理工作能夠科學(xué)、規(guī)范、有秩序地進(jìn)行，從而提高整個(gè)企業(yè)的工作效率。但是目前我國(guó)的檔案信息化管理還未全面成熟，還有很大的上升空間。因此，人事檔案部門要加大對(duì)電子信息技術(shù)研究的力度，使它能夠與檔案管理工作更加融洽，相互發(fā)展，逐漸改變傳統(tǒng)管理方式帶來(lái)的滯后性。

1 人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方式帶來(lái)的問題

1.1 檔案的收集范圍過于狹隘

人事部門的主要工作就是單位內(nèi)部人員的檔案材料，可是現(xiàn)在社會(huì)上出現(xiàn)一種現(xiàn)象。他們對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)以及高層干部的資料收集非常齊全，但是對(duì)于一些地位比較普通的職員資料的處理非常馬虎，有些甚至連最基本的一些信息都沒有收集全，更不用說(shuō)一些組織鑒定、考評(píng)資料等等。在招聘人員的時(shí)候，對(duì)檔案資料的收集也不嚴(yán)格，除了一些與身份相關(guān)的信息外，其余的一些信息幾乎沒有收集。

1.2 檔案資料信息更新較慢

人事檔案在人事調(diào)動(dòng)的時(shí)候起到一個(gè)非常重要的作用。它具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。當(dāng)事人需要隨時(shí)對(duì)自己的檔案資料進(jìn)行更新補(bǔ)充，保持最新的信息資料。但是在現(xiàn)實(shí)生活中，要想實(shí)現(xiàn)信息不斷更新是相當(dāng)困難的事情。一般人事檔案中的資料包含著畢業(yè)情況、入團(tuán)入黨情況等等，這都是一些過去的資料，但對(duì)于工作后，它并不能反映出當(dāng)事人最新的工作狀況以及一些獎(jiǎng)懲情況。由于資料的收集程度比較困難，通常相關(guān)的人事工作者都需要較長(zhǎng)一段時(shí)間才會(huì)對(duì)資料進(jìn)行更新，這更是體現(xiàn)出了信息補(bǔ)充以及更新的時(shí)間滯后性。

1.3 檔案資料內(nèi)容可靠性不高

人事檔案是以真實(shí)情況為基本前提的，如果失去了真實(shí)性，那么它也就失去了存在的意義。一份錯(cuò)誤的人事檔案資料很可能會(huì)造成嚴(yán)重的后果，甚至有時(shí)會(huì)毀了一個(gè)人的一生。但是社會(huì)上還是有許多人事部門并沒有認(rèn)識(shí)到事情的嚴(yán)重性，對(duì)檔案資料的審查力度相當(dāng)寬松，有些造假資料也就被蒙混過關(guān)，這是對(duì)自己更是對(duì)他人不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。在一定程度上影響了社會(huì)的公平性，如：學(xué)歷的謊報(bào)、退休時(shí)間的核定、社會(huì)福利的發(fā)放等等。

2 對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理的必要性的探索

2.1 建立檔案電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，擴(kuò)大收集范圍

建立一套健全的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠很好地?cái)U(kuò)大信息收集范圍。在要求單位人員填寫檔案資料時(shí)，要將一些有用的信息設(shè)置為必填項(xiàng)目，盡量保證信息的完整性。不僅要求單位領(lǐng)導(dǎo)及高層要完整填寫，對(duì)于小職員也要一視同仁，只有這樣才能建立起完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，有利于日后的人事檔案的管理。除了一些畢業(yè)證書、學(xué)位證書等證明資料的收集，人事部的工作人員還要對(duì)職員的各個(gè)方面資料有一定的了解，并歸集成檔案保存好。

2.2 完善電子信息化系統(tǒng)，提高信息更新速度

隨著人口的不斷增加，人事檔案的管理越來(lái)越困難。要想對(duì)它進(jìn)行有條不紊的管理，實(shí)行信息化管理是必須要走的途徑。在這個(gè)信息化時(shí)代里，速度就是它最大的特點(diǎn)。人事檔案管理工作只有借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)手段才能跟得上時(shí)代的腳步。對(duì)于一些大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果還是運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，那么所要浪費(fèi)的財(cái)力物力非常之大，得到的效果也不如預(yù)期。因此，只有不斷地完善電子信息化系統(tǒng)，定期地對(duì)單位內(nèi)全體成員的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并更新，保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的及時(shí)更新。

2.3 加強(qiáng)審查力度，提高資料的準(zhǔn)確性

將電子信息技術(shù)融入檔案管理中，可以提高工作的準(zhǔn)確性以及高效性。與傳統(tǒng)方式相比，它可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)的先進(jìn)性對(duì)所填資料的內(nèi)容進(jìn)行一個(gè)快速的審查，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)上的信息數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)一些有疑慮、不確定的信息進(jìn)行多次的考察、審核，從而得出最準(zhǔn)確的信息資料。并且它工作的科學(xué)規(guī)范原則在審查力度上，也顯得更加嚴(yán)格，在不同程度上體現(xiàn)了公平性，使得檔案資料變得更加可靠。所以，人事檔案管理走向信息化管理是一個(gè)時(shí)展的趨勢(shì)，能夠推動(dòng)它的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3 結(jié) 語(yǔ)

由于我國(guó)人口眾多的特點(diǎn)，人事檔案管理工作就顯得愈發(fā)重要。目前，它還正處于從傳統(tǒng)向現(xiàn)代過渡的一個(gè)初級(jí)階段，需要一些時(shí)間進(jìn)行改革。因此，為了推進(jìn)走向信息化管理，人事部的相關(guān)工作人員需要對(duì)電子信息技術(shù)有進(jìn)一步的了解，將其更好地運(yùn)用到檔案管理工作中去，從而使它能夠與時(shí)俱進(jìn)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]張躍民.企業(yè)人事檔案電子信息化管理[J].中國(guó)商貿(mào)，2015（2）：21-22.

篇5

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，它真實(shí)地反映著醫(yī)院每一位衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、政治思想、業(yè)務(wù)能力、進(jìn)修培訓(xùn)、學(xué)術(shù)成果、科研水平、醫(yī)德行為、工資狀況、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的情況，是個(gè)人經(jīng)歷、工作實(shí)際的真實(shí)記載，為醫(yī)院選拔人才、使用人才、評(píng)估人才、考核人才提供著重要的依據(jù)。它是開發(fā)人力資源的資源庫(kù)，是個(gè)人發(fā)展、醫(yī)院招聘、提拔、實(shí)現(xiàn)人才優(yōu)化配置的基本依據(jù)。

隨著國(guó)家對(duì)衛(wèi)生人力資源配置的重視，醫(yī)院衛(wèi)生人力資源起著決定性的作用，對(duì)人事檔案管理工作越來(lái)越重視，如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來(lái)，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，提高工作質(zhì)量，其最有效的途徑就是實(shí)現(xiàn)人事檔案信數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，其優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)如下。

1 提高管理工作的效率

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理是以紙質(zhì)資料的整理、手工書寫為主，查閱個(gè)人人事檔案時(shí)，檢索困難，不便于查找；特別是查閱多個(gè)人的檔案時(shí)，更是費(fèi)時(shí)費(fèi)工。而使用電子人事檔案管理后，從生成、采集、驗(yàn)證、歸檔、建數(shù)據(jù)庫(kù)到利用等流程，運(yùn)用利用現(xiàn)代的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、壓縮技術(shù)等技術(shù)手段，為醫(yī)院人事檔案管理提供便利，把檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái)，節(jié)省了時(shí)間和人力，提高了效益。

2 檔案信息全面有效

由于電子設(shè)備存儲(chǔ)空間很大，對(duì)于醫(yī)院人事檔案的信息可以覆蓋個(gè)人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時(shí)更新，及時(shí)地補(bǔ)充和修改個(gè)人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無(wú)人問津、有檔無(wú)人有人無(wú)檔等導(dǎo)致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時(shí)鮮性，讓醫(yī)院及其他用人單位可以通過檔案了解個(gè)人的實(shí)時(shí)情況以適當(dāng)評(píng)估調(diào)用，個(gè)人也會(huì)因?yàn)闄n案的這種時(shí)鮮性而警惕，更加嚴(yán)格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

3 有利于檔案的完整保存

除了在建立數(shù)據(jù)庫(kù)初期輸入信息時(shí)需要用到原始資料外，原件在編號(hào)后便進(jìn)入檔案室歸檔入庫(kù)管理，較少再接觸原件，利于原件的保管與保存，延長(zhǎng)了檔案的壽命，避免因借閱造成檔案的缺失，保證了檔案的完整性。利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫(kù)房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

4 提取利用檔案方便

在眾多的檔案袋里找出一個(gè)人的檔案非常不易，更不談?wù)f查找某些細(xì)節(jié)信息了，更何況很多檔案由于年代久遠(yuǎn)，查找目錄存在不全、不準(zhǔn)確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

5 提高檢索速度和準(zhǔn)確性

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，以檔案的原始材料為依據(jù)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)。將信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類，盡力爭(zhēng)取人事檔案的數(shù)據(jù)化。通過數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)可以進(jìn)行人員住處的查查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等，實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面，快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。從而使數(shù)字化管理系統(tǒng)有足夠的信息基礎(chǔ)可以實(shí)現(xiàn)高效、精確的檢索，多種檢索方式的綜合查詢既適合于各種復(fù)雜條件的精確查詢，也可以滿足各種模糊查詢。

6 資源共享提高利用率