電子檔案電子化精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇電子檔案電子化，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

關(guān)鍵詞：檔案信息 電子化現(xiàn)狀必要性

前言：檔案信息電子化就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案信息電子化對(duì)檔案管理的影響是深遠(yuǎn)的，也是檔案發(fā)展的必然結(jié)果。

1.檔案信息電子化的現(xiàn)狀

我國檔案管理應(yīng)用信息電子化得時(shí)間不是很久，在應(yīng)用上仍存在著很多問題。

1.1 軟件缺少通用性

在全國各大檔案管理部門，使用的辦公設(shè)備的型號(hào)完全是根據(jù)自己的喜好而配置的，缺乏統(tǒng)一性，形成一種檔案管理各自為政的局面，所開發(fā)的軟件也只適合一定的范圍，缺乏通用性，這位管理帶來了不便，而且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，因此，電腦將無法完成信息的管理，著嚴(yán)重阻礙了信息電子化的進(jìn)程和發(fā)展。

1.2 無法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

我國的檔案管理部至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，我國現(xiàn)有的電子信息規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，無法到達(dá)用戶的共享要求以及同行業(yè)之間的共享。

1.3 基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待提高

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息管理電子化，檔案信息管理的基礎(chǔ)工作必須達(dá)到一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但由于社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等多種原因，我國檔案信息管理自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，都是各自的系統(tǒng)適應(yīng)各自的工作或者適應(yīng)某一個(gè)專業(yè)，無法全面的實(shí)施、推廣。

1.4 管理方法意識(shí)有待提高

部分檔案管理人員在檔案的收集整理上仍按照最初的方式，這無法適應(yīng)檔案信息電子化的發(fā)展要求。

1.5 管理人員的素質(zhì)仍需提高

檔案信息電子化仍需要專業(yè)的人去管理，只有專業(yè)素質(zhì)的人才才能實(shí)現(xiàn)電子信息化，因此，檔案信息管理人員要求有較高的專業(yè)素質(zhì)以及對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)達(dá)到一定的水平，從我國目前的電子信息化發(fā)展來看，需要的是專業(yè)型的復(fù)合知識(shí)人才，實(shí)現(xiàn)真正的檔案信息電子化。

2.檔案信息電子化的發(fā)展

隨著電子信息不斷的進(jìn)入各個(gè)行業(yè)的管理，現(xiàn)在的辦公都是無紙化辦公，這算是辦公的最大變革，這對(duì)檔案管理是一個(gè)沖擊，檔案從紙質(zhì)閱讀到現(xiàn)在的機(jī)讀文件是一個(gè)很大的進(jìn)步。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。眾多檔案利用者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3.檔案信息電子化出現(xiàn)的必然性

3.1 檔案信息電子化將提高信息的利用率

檔案管理部門是為社會(huì)上需要信息的人提供信息為目的，傳統(tǒng)的檔案管理均為紙質(zhì)的資料，使用者需要到檔案管理室去一本本的查閱，一段段的摘抄，電子信息化的出現(xiàn)，改變這一現(xiàn)狀，一切實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，利用電子設(shè)備提高應(yīng)用信息的利用率。

3.2 提高信息的時(shí)效性

相較于傳統(tǒng)的信息加工模式，檔案信息電子化大大提高了這一速度從文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及時(shí)效性。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3.3 經(jīng)費(fèi)限制的障礙消失了

檔案信息電子化投入的經(jīng)費(fèi)是一次投入，多次產(chǎn)出，與傳統(tǒng)手工編研信息成果出版相比節(jié)省了很多的經(jīng)費(fèi)。

3.4 檔案信息電子化的傳播速度快

檔案信息電子化的電子信息結(jié)果可以通過電子的形式迅速的傳播到需要的用戶手里，節(jié)約成本的同時(shí)擴(kuò)大了社會(huì)的影響，增加了服務(wù)的范圍，檔案管理部門的工作效率也得到了很大的提高。

3.5 縮短與國際化接軌的進(jìn)程

檔案信息通過檔案信息電子化可以更快的與國際最新的相關(guān)技術(shù)接軌，雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但各行各業(yè)都應(yīng)該意識(shí)到他是社會(huì)發(fā)展的總方向，要做高提前的應(yīng)對(duì)措施，適應(yīng)這一歷史的必然選擇，在信息高速公路通車的時(shí)候可以做到最好的應(yīng)對(duì)。

4.檔案信息電子化的建議

面對(duì)檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，伴隨出現(xiàn)的問題也亟待解決，主要有以下幾方面的建議

4.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略

具體的操作就是通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

4.2 正確面對(duì)電子文件的保存

從理論上看，電子文件的保存性肯定好于傳統(tǒng)性的文件，電子文件不存在磨損等傳統(tǒng)的問題。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。

4.4 重視人員的結(jié)構(gòu)調(diào)整

我國對(duì)檔案文化的重視程度是足夠的，但是我國檔案人員的素質(zhì)要緊跟時(shí)代的步伐，要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。這是適應(yīng)檔案信息電子化得根本對(duì)策，必然途徑。

篇2

1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

篇3

辦公自動(dòng)化、無紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的，這也說明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過去都是紙質(zhì)的，而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔，過去都是紙質(zhì)和手工處理，而現(xiàn)在都是使用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)這些功能，在通過通訊線路進(jìn)行傳送。所以檔案就需要能夠被計(jì)算機(jī)所識(shí)別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會(huì)有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內(nèi)容，這些內(nèi)容可能處于各種機(jī)讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進(jìn)行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。

二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢(shì)

檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機(jī)進(jìn)行利用，提高其使用效率。現(xiàn)在很多的檔案館里面的計(jì)算機(jī)設(shè)備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻(xiàn)的加工效率，保證了其時(shí)效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當(dāng)時(shí)的科技不發(fā)達(dá)，另一方面也是有其可取之處，但是就當(dāng)前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準(zhǔn)確性上要高出手工加工不是一點(diǎn)半點(diǎn)，而檔案信息的利用非常注重其時(shí)效性，采用計(jì)算機(jī)加工，能夠縮短大量的加工時(shí)間，提升檔案信息的時(shí)效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費(fèi)比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國家對(duì)檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進(jìn)行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門，拓寬了服務(wù)范圍，讓社會(huì)對(duì)于檔案部門的重要性給予重視。

三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實(shí)現(xiàn)檔案電子化

篇4

[關(guān)鍵詞]城建檔案 信息電子化 數(shù)學(xué)化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。

一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀

城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。

2.建設(shè)部至今還沒有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無紙化的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。

3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。

篇5

關(guān)鍵詞：檔案電子化 電子檔案 整理 保護(hù)

一、電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

1.優(yōu)點(diǎn)。一是操作方便、傳遞快捷。電子文件在形成檔案之前的修改很方便，并且修改后不會(huì)留下痕跡，保證了文件頁面的整潔；電子檔案具有統(tǒng)一格式，在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢索時(shí)方便快捷；電子檔案的傳遞不受時(shí)間和空間的限制，可以從一個(gè)終端傳遞給其它若干終端，所用時(shí)間很短。二是存儲(chǔ)空間大，節(jié)省了大量紙張，攜帶方便。現(xiàn)在光盤等存儲(chǔ)設(shè)備的容量越來越大，使得電子檔案的存儲(chǔ)越來越方便，同時(shí)也節(jié)省了大量紙張，節(jié)約了資源，保護(hù)了環(huán)境。三是具有資源共享的特點(diǎn)。不同使用者可以在不同終端同時(shí)閱讀和使用，實(shí)現(xiàn)了資源的共享。四是表現(xiàn)形式多樣。計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的應(yīng)用推動(dòng)了電子檔案形態(tài)的多樣化發(fā)展，文字、圖形、聲音、影像等都成為電子檔案的內(nèi)容，這就是電子檔案的多媒體集成性，使得電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、生動(dòng)、形象。五是復(fù)制不影響文件質(zhì)量。紙質(zhì)文件在進(jìn)行復(fù)制時(shí)容易造成清晰度下降等問題，而電子檔案的復(fù)制就不會(huì)存在這種問題。

2.缺點(diǎn)。第一，由于電子文件容易被刪減和修改，而且不留任何痕跡，因此文件的真實(shí)性問題難以確定。電子文件容易修改既是它的優(yōu)點(diǎn)也是缺點(diǎn)，輸入者在輸入過程中無法留有自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在文件上簽發(fā)，這就使得文件容易被更改，真實(shí)性得不到保證。第二，由于電子文件傳遞的方便快捷性、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的開放性，如果電子檔案得不到有效保護(hù)就很容易被他人竊取，造成數(shù)據(jù)外泄，給單位造成嚴(yán)重的損失。

二、電子檔案的整理與保護(hù)方法

1.完善管理體制，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。由于我國的電子檔案管理法律法規(guī)還沒有形成完整的體系，因此相關(guān)部門應(yīng)該針對(duì)出現(xiàn)的問題，從我國實(shí)際出發(fā)，借鑒國外經(jīng)驗(yàn)，制定具有較強(qiáng)針對(duì)性和可操作性的電子檔案管理體制，統(tǒng)一電子文檔的管理標(biāo)準(zhǔn)，具體包括以下方面：（1）風(fēng)險(xiǎn)管理體制，主要指建立電子檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和安全等級(jí)管理機(jī)制；（2）災(zāi)害管理體制，主要指災(zāi)害的預(yù)警、突發(fā)事件的應(yīng)急處理和資料的備份等制度；（3）人員管理體制，主要指對(duì)相關(guān)人員的安全意識(shí)和能力培訓(xùn)、崗位責(zé)任和安全審查等制度；（4）系統(tǒng)安全體制，主要指機(jī)器設(shè)備的安全檢測(cè)、網(wǎng)絡(luò)安全管理等制度。

2.對(duì)電子檔案進(jìn)行設(shè)置和處理，防止電子檔案被隨意更改。要通過更高級(jí)的技術(shù)對(duì)電子文檔進(jìn)行設(shè)置和相關(guān)處理，強(qiáng)化電子檔案的安全性。主要包括以下方面：第一，檔案使用的環(huán)境監(jiān)測(cè)技術(shù)。檔案運(yùn)行的全過程都要有監(jiān)控設(shè)備的全程監(jiān)控，防止電子文檔的外傳。第二，簽署技術(shù)。目前電子文件的簽署技術(shù)主要包括證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。證書式數(shù)字簽名是發(fā)送方利用自己的不公開密鑰對(duì)發(fā)出文件進(jìn)行處理，接收方運(yùn)用相關(guān)原理進(jìn)行解密，獲取相關(guān)資料；手寫式數(shù)字簽名是指用生物測(cè)定技術(shù)來驗(yàn)證簽署人和他的簽名之間的關(guān)系，通過密碼技術(shù)把簽名與文件聯(lián)系起來。第三，加密技術(shù)。是指通過數(shù)學(xué)的或物理的手段，保護(hù)電子信息在存儲(chǔ)設(shè)備中和傳輸過程中的安全，防止信息泄漏的技術(shù)，主要包括計(jì)算機(jī)密鑰和防復(fù)制軟盤技術(shù)。第四，身份驗(yàn)證技術(shù)。指通過靜態(tài)密碼、動(dòng)態(tài)口令或生物識(shí)別等對(duì)操作者身份進(jìn)行識(shí)別的技術(shù)。

3.嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案的使用審批程序。電子文件歸檔保存之后要嚴(yán)格執(zhí)行使用審批程序，以保證電子文檔的安全性：若內(nèi)部人員使用需要經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，做好使用記錄并簽名，歸還時(shí)檔案管理部門人員做好相應(yīng)檢查，確認(rèn)文件完好再歸檔；若外單位使用需要對(duì)使用單位進(jìn)行審核，簽訂相關(guān)使用協(xié)議，雙方負(fù)責(zé)人各自簽名，并派相關(guān)人員監(jiān)督使用過程，若有復(fù)制，使用后要完全刪除，原文檔需要完整歸還。通過嚴(yán)格的使用審批程序可以降低電子文檔保存過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)，提高電子檔案的管理水平。

4.強(qiáng)化檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，提高管理水平。目前由于檔案管理人員知識(shí)水平不高或法律安全意識(shí)不夠造成的電子檔案的問題時(shí)有發(fā)生，這就需要檔案管理部門做好職位分析，聘用知識(shí)水平高、安全意識(shí)強(qiáng)的人員進(jìn)行檔案的整理和保管，同時(shí)還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技能和安全意識(shí)，提高檔案管理水平。

檔案電子化推動(dòng)著檔案信息化的發(fā)展，電子檔案在得到廣泛應(yīng)用的同時(shí)也出現(xiàn)了一些問題。因此在進(jìn)行電子檔案的整理和保存的時(shí)候要加以保護(hù)，通過加強(qiáng)電子檔案管理制度等切實(shí)維護(hù)電子檔案的安全性和完整性，實(shí)現(xiàn)檔案電子化的健康和持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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