人事檔案日常管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇人事檔案日常管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

所謂檔案服務(wù)能力，是指檔案專業(yè)系統(tǒng)控制并運用檔案資源，服務(wù)社會各項建設(shè)事業(yè)、參與社會管理，最大限度地實現(xiàn)檔案價值的本領(lǐng)或力量。人事檔案的服務(wù)能力，往往悠關(guān)黨和政府的人事政策的落實。這里專門討論對檔案信息有需求的人事政策的落實，其涉及檔案服務(wù)能力的情形。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分。筆者作為一名人事檔案員，擬用最近兩個人事政策實施的實例，從人事檔案與檔案館藏文書檔案的關(guān)系、人事檔案的管理環(huán)節(jié)這兩個日常檔案管理的角度，表達對提升檔案服務(wù)能力問題的認識。

先介紹檔案服務(wù)成功的實例。由于注重提升檔案服務(wù)能力，順利地完成了省賦予的“解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險”的政策實施。2013年3月15日福建省財政廳等兩部門下發(fā)《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險的實施辦法》。縣級轉(zhuǎn)發(fā)，并對年齡認定、勞動關(guān)系認定等檔案材料的要求作了細化。其中，屬于人事檔案材料的有本人招工（干）登記表、履歷表、工資表等十份左右原始檔案。屬于文書檔案的有調(diào)動表、職工花名冊、工資名冊等。歷史原因，部分本應(yīng)歸人事檔案的材料竟移位到文書檔案（檔案館）。以教育系統(tǒng)為例，我們考慮到上述實際，把操作步驟具體定為：先到縣教育局人事檔案室查找個人原始檔案，再到縣檔案館查找補充。全縣本系統(tǒng)第一輪百余人報名，確定上報省部門審核23人，僅獲批3人。縣報送嚴(yán)格依照原始檔案，省審批也準(zhǔn)確、完整地依據(jù)縣送原始檔案（復(fù)印件）并及時反饋，故檔案服務(wù)水準(zhǔn)不容置疑，檔案服務(wù)能力倍受尊重。求助檔案服務(wù)、努力補充查找原始檔案，成為社會共識。當(dāng)事人對上級人事政策理解不深、有關(guān)部門操作經(jīng)驗不足，似乎與檔案服務(wù)能力沒有關(guān)系。但“至善乃止”。如果檔案員主動學(xué)透相關(guān)人事政策文件精神，提升檔案服務(wù)主導(dǎo)能力，引導(dǎo)其完整地查找檔案材料，而不是依其要求被動提供材料，檔案服務(wù)能力精益求精，該項人事政策必落實透徹。啟示一：檔案員要加強學(xué)習(xí)，甚至要了解一些非檔案專業(yè)的知識（如人事政策的某些要求），只要有利于檔案服務(wù)能力的提高，相關(guān)知識都可以學(xué)習(xí)。啟示二：亡羊補牢，尤未晚矣――人事檔案員帶領(lǐng)其前往縣檔案館補充查找，檔案館檔案員更熱情地協(xié)助該補充查找，促使其盡快補辦成功。無形之中，檔案員的檔案服務(wù)能力得到了提高。

再介紹一個檔案服務(wù)不盡如人意的實例。是有關(guān)“清退的公辦、民辦、代課教師”的統(tǒng)計、待遇問題，由于各種原因?qū)е聶n案服務(wù)能力拖累人事政策實施的情況。2011年之后，教育部、省教育廳先后下發(fā)了關(guān)于解決上述人員待遇的文件，市教育局下發(fā)了補充通知，不可謂不重視。統(tǒng)計時間跨度大，節(jié)點是1962年前后、1979年前后、1998年前后，對原始檔案的需求相當(dāng)嚴(yán)格和浩大。縣（區(qū)）教育部門進行了實際操作。但是，兩年、三年眼看過去，相應(yīng)人員的統(tǒng)計、待遇仍未塵埃落定。一個重要的原因，是部分基層單位檔案缺失嚴(yán)重，無法準(zhǔn)確摸底統(tǒng)計。檔案服務(wù)能力的弱化引發(fā)了相關(guān)人員及其家屬的強烈不滿，也給上級及時決策造成了困難。據(jù)悉，有的學(xué)校僅保有1990年之后的檔案材料，檔案缺失程度令人咋舌；大部分學(xué)校檔案材料從改革開放起源。縣一中建有專門的校史館大樓、檔案材料可以追溯到解放前，這類單位少之又少。人事檔案、文書檔案性質(zhì)的材料都呈稀缺狀態(tài)。檔案如此缺失，怎么能指望相關(guān)人事政策順利實施、有關(guān)人員待遇政策及時落實？

人事檔案與文書檔案的關(guān)系，筆者概括為：互相補充，各有長短。保管期限、管檔單位不同：人事檔案全部是在專門的人事檔案室永久保管，不用擔(dān)心材料到期、銷毀；文書檔案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交檔案館之前多由各職能辦公室附帶保管，有時會出現(xiàn)難以查找甚至已遭銷毀的情況。人事檔案較單純（以個人為立卷單元，更穩(wěn)定，易查找），由《干部人事檔案管理細則》規(guī)范；文書檔案較綜合（比較包羅萬象、材料豐富，但可能較難查找），由文書檔案管理法規(guī)規(guī)范。

可見，要做好人事政策等工作，就要提升檔案服務(wù)能力；要提升檔案服務(wù)能力，就要努力提高檔案查找（檢索）的能力；要提高查檔能力，就要求檔案員充分認識和發(fā)揮人事檔案室和檔案館各自特有的長處，彌補各自的不足。如，部分人士因身份問題、歷史問題，其人事檔案散失，就只好到檔案館查找線索；上級人事政策文件要求提供多種檔案材料時，也可能要求人事檔案室、檔案館共同提供檔案服務(wù)。上文所述補充材料的例證，即人事檔案室保管的材料沒有其工資信息，人事檔案員就必須引導(dǎo)其另行到縣檔案館查找文書檔案。人事檔案員的積極引導(dǎo)，文書檔案員的熱情再接待，該同志如愿以償找到了工資材料原件。這里體現(xiàn)的是：人事檔案與文書檔案的互補互助，人事檔案員與文書檔案員的通力合作，檔案員對提升檔案服務(wù)能力的自覺性。通過實際工作中對檔案服務(wù)對象的積極引導(dǎo)、熱情接待，潛移默化，檔案員的檔案服務(wù)能力得到了提升。

以上兩個事例，也一定程度上回答了日常檔案管理中“如何提高檔案服務(wù)能力”的問題。

一是：要加強身心修養(yǎng)，增強體魄，提高道德水準(zhǔn)。上述兩例，都是時間性較強的中心工作，要求在規(guī)定期限內(nèi)完成大量查檔工作，保障人事政策的按時實施。這就要求檔案員有在短時間內(nèi)進行高強度勞動的強健身體和道德勇氣，同時不能收取加班費。檔案員面對這種政策性、應(yīng)急性的檔案服務(wù)，必須多一點義務(wù)思想、雷鋒精神，不斤斤計較經(jīng)濟待遇，以高質(zhì)量完成檔案服務(wù)為唯一追求。這是提升檔案服務(wù)能力的主體保證。

二是：要重視協(xié)調(diào)人際關(guān)系，包括與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，與其他部門的關(guān)系。基層人事檔案室無法配備多名專職檔案員，比如筆者所在的人事檔案室，就長期只有一名專職檔案員。新頒布的人事政策往往對檔案服務(wù)要求甚為緊迫。怎么辦？除主動加班加點，就只好請局領(lǐng)導(dǎo)臨時安排協(xié)助查檔人員。檔案服務(wù)過關(guān)，緊接著是干部、財務(wù)部門的流水作業(yè)，這就要與這些部門協(xié)調(diào)時間安排。良好的協(xié)調(diào)能力，是提升檔案服務(wù)能力的劑。

三是：要引進現(xiàn)代化管理手段。本室正在進行的非在職人員基本情況電子材料錄入取得初步成果，加快了檢索速度。利器在手，何愁服務(wù)能力不提升？

一正一反，兩個檔案服務(wù)的例子，體現(xiàn)了提高檔案服務(wù)能力的必要性及部分實現(xiàn)途徑。追本溯源，提高檔案服務(wù)能力，不是空中樓閣，要從平時抓起、從檔案的管理環(huán)節(jié)抓起。

人事檔案的管理有收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用等八個環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都關(guān)系到檔案服務(wù)能力的提高。這里試析人事檔案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它們與檔案服務(wù)能力的關(guān)系。

收集能力。筆者平時注重主動出擊，養(yǎng)成定時專項通知催收材料的習(xí)慣，各種登記表格也力求完善，便于到時即刻準(zhǔn)確再次催收。所有通知、表格都收藏在U盤。常年專項催收通知分別與錄用人員材料、轉(zhuǎn)正人員材料、年度考核材料等常規(guī)材料有關(guān)。每年的相應(yīng)時間即通過寬帶教育網(wǎng)專線發(fā)出專項通知，收集進度全部登記在專門表格，期限到達立即以手機短信催欠，保持相對高壓。這樣，檔案收集的能力就比較強勢，基本能保證檔案材料不“欠收”，為檔案服務(wù)能力的提升打下了物質(zhì)基礎(chǔ)。

整理能力。表現(xiàn)在整理方式的創(chuàng)新能力上。首先是整檔工具的“四大發(fā)明”：人事檔案裝訂專用穿引鉤（摒棄直形針）、目錄專用業(yè)務(wù)條章（摒棄傳統(tǒng)抄寫）、新錄用人員專用電子目錄、檔案分類專用架。其次是管理程序的統(tǒng)籌兼顧：先由專職檔案員做好檔案分類等技術(shù)密集型步驟，再定期聘請臨時人員協(xié)助完成上目錄、裝訂等勞動密集型步驟。工具的創(chuàng)新和管理程序的合理化，使得檔案整理時間比傳統(tǒng)方式減少了50%以上，極大地強化了檔案整理能力，也把檔案管理員從繁重的體力勞動中解放出來，從而為提升檔案服務(wù)能力提供了足夠的空間。

篇2

一、人事檔案管理中所存在的突出問題

對人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到進一步完善，而且對不斷優(yōu)化技術(shù)人才的轉(zhuǎn)型管理等也有重要的推動作用。在實際的人事檔案管理工作過程中還存在一些較為突出的問題，比如個別工作人員沒有能夠充分履行自己的工作職能，而且對此也沒有產(chǎn)生足夠的重視，對檔案管理工作內(nèi)容的理解過于片面化，誤認為檔案管理工作的內(nèi)容就是簡單的抄寫以及對檔案的保管。在人事檔案的收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價值沒有得到充分發(fā)揮。在人事檔案管理的具體手段上仍然沿用以前較為傳統(tǒng)的管理模式，不能較好的隨著社會發(fā)展需要而不斷創(chuàng)新。在一些單位中員工對基本的電腦知識以及日常的檔案管理軟件等專業(yè)技能都不具備，在查找檔案時還是沿用傳統(tǒng)的人工查找的方法，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和工作水平。

二、和諧管理理論的具體內(nèi)容

在我們通常熟知的管理學(xué)理論中，其中一項非常重要的內(nèi)容就是和諧管理理論，從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內(nèi)部各個部分的內(nèi)容在一定條件下保持在一種較為和諧的狀態(tài)，從而最終實現(xiàn)整體性的和諧。對人事檔案管理單位來說，通過一定的和諧管理理論手段，能夠使人力資源在管理能力上和服務(wù)水平上得到較快的發(fā)展和提升，隨著現(xiàn)代社會競爭壓力的增大，在日常的管理中將和諧管理理論作為自己工作的核心，并不斷將其進行消化吸收，對日常事務(wù)中有效解決突出問題具有重要的促進作用。具體來講和諧理論的內(nèi)容主要體現(xiàn)在兩個方面：首先，所謂和諧管理就是要將各部分的因素不斷進行優(yōu)化升級，這樣才能夠促進整體和諧的充分實現(xiàn)。具體是在檔案管理中不斷融入和諧管理的相關(guān)理論知識，并對其進行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準(zhǔn)備。在和諧理論管理中，其所為的系統(tǒng)輸出簡單來講，就是在一定條件下，在還未對原先的自身精神狀態(tài)進行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而為最大化的服務(wù)狀態(tài)給表現(xiàn)出來的過程。第二，在和諧管理理論的知識構(gòu)成中，其具體內(nèi)容包含的價值。利益實際上是一種精神內(nèi)在體現(xiàn)和效果的外在表現(xiàn)。人事檔案管理單位在其具體的工作職責(zé)中，對單位的組成成員進行管理，單位在一定條件下不僅要將一部分的物質(zhì)手段和相關(guān)的生存手段提供給員工使用，同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現(xiàn)其自身價值，員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且對其精神境界的提高也起到一定的促進作用。在和諧管理理論的具體實施過程中，要不斷在其精神層面上尋找和諧成分，在日常管理工作中在追求工作效率的同時，還要從系統(tǒng)各成員的內(nèi)心目標(biāo)出發(fā)，從而實現(xiàn)效率的最大化。

三、人事檔案管理中和諧管理理論的應(yīng)用

在日常的檔案管理工作中，通過對管理學(xué)中和諧管理理論及其所存在的問題等進行綜合分析，從中可以看出，為了在一定條件下發(fā)揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以重視：

(一)在日常管理工作中，加強對人事檔案管理機構(gòu)工作職能的要求并不斷完善人事管理機構(gòu)的工作職能，在人事檔案管理的崗位分工過程中要做到合理和準(zhǔn)確，并將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理的日常工作中來，從而在一定條件下對人事檔案管理機構(gòu)組織進行有效保障，在一定環(huán)境下降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康地開展。通過這種途徑可以有效地將外界準(zhǔn)確及有效的信息提供給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，從而可以幫助其較好地開展人事任免工作和獎懲措施。

(二)進一步加快人事檔案管理中的信息化進程，在具體的實施過程中要充分運用和諧理論知識，在工作過程中可以構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，從而充分發(fā)揮人在主觀能動性上的先天優(yōu)勢，也在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人事檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子檔案，但是電子檔案受到計算機硬件的影響較大。因此，在日常的工作管理當(dāng)中，要不斷地合理地運用計算機技術(shù)，從而在具體的工作中能夠和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備相協(xié)調(diào)。而通過運用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好地幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層對員工做出正確的決策和分析。

(三)在日常工作中，要不斷地加強在人事管理中的程序交接流程，在人事檔案管理的交接過程中，其具體內(nèi)容需要更加嚴(yán)謹(jǐn)，而其自身也存在著一種巨大的責(zé)任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中嚴(yán)格按照相關(guān)程序來進行，從而更好地實現(xiàn)檔案的完美交接。

篇3

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 信息化 數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案信息存儲通常是以紙質(zhì)文檔進行分類、存儲，再經(jīng)過人工進行檢索和進行維護。且進行檔案備份需要大量的人力和物力，人工處理的過程中還需進行必要的糾錯。檔案信息化通過對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔進行掃描再錄入到計算機存儲系統(tǒng)中，使得人事檔案管理更容易進行實時的同步備份，使得人事檔案管理的存儲空間更小，維護更加快捷、方便和安全[1]。

一、當(dāng)前我國人事檔案管理的主要問題分析

管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國人事制度的改革以及社會的發(fā)展隨著人才流動壁壘的減少。我國人事檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國人事檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會的發(fā)展，人事檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。

（一）“人檔分離”。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端叢生。隨著人才流動的特征，“人檔分離”現(xiàn)象屢見不鮮。很多人事檔案，已經(jīng)無法真實的反映出當(dāng)事人的狀態(tài)，久而久之，人事檔案就會隨著其分離的狀態(tài)從根本上達不到其應(yīng)承擔(dān)的固有使命，從一定程度而言。這樣的人事檔案已經(jīng)喪失了其應(yīng)有的“檔案”的價值。人事檔案應(yīng)能夠首先反映出當(dāng)事人客觀真實的歷史記錄，而當(dāng)前我國的“人檔分離”狀態(tài)本身也成為了我國當(dāng)前人事檔案中的一種真實狀況的描述和反映。

（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長期開始定期公示 “長期失去聯(lián)系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過5年且被公示又無人認領(lǐng)的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統(tǒng)計，當(dāng)年在全國范圍內(nèi)就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。我國至上世紀(jì)九十年代開始，隨著新的用工制度建立，加劇了我國人員流動性，企業(yè)職工檔案管理也逐漸開始與企業(yè)分離，很多曾經(jīng)的“單位公職人員”隨著檔案管理逐漸與原單位的分離。逐漸顯現(xiàn)出其向“社會人”角色的一種轉(zhuǎn)變。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。

隨著我國各地人才服務(wù)機構(gòu)的托管檔案的增多，每年和檔案主人長期失去聯(lián)系的“死檔”數(shù)量不斷增加。交費率低且持續(xù)不繳費致使成為的“死檔”令人才中介機構(gòu)頭痛不已，因為誰都不敢隨便銷毀或者故意丟棄這些人事檔案，就算這些當(dāng)事人不來辦理相關(guān)手續(xù)，其檔案也不能隨意丟棄。各地的檔案部門將人事檔案視為“棄檔” 封存起來。而在封存期內(nèi)，由于無任何當(dāng)造成很大的影響。在當(dāng)前我國現(xiàn)行的人事管理制度下，這些原本已經(jīng)喪失“價值”的人事檔案，其余威仍在，由于我國特殊的人事制度背景下，特別是在國企、事業(yè)單位以及想進入國企或事業(yè)單位的人員而言，人事檔案將成為其入職前的必不可少的基礎(chǔ)資料之一。

二、我國人事檔案發(fā)展的方向和趨勢展望

（一）我國人事檔案管理的信息化方向。由于現(xiàn)有人事檔案中的很多當(dāng)事人的個人經(jīng)歷的記錄方式仍是紙張的保存，其檔案案卷具有唯一性，一旦遺失和損毀都將難以彌補，另外進行查詢和流轉(zhuǎn)效率低下已成為共識的普遍問題。隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展，我國政府職能的相關(guān)機構(gòu)幾乎在每年的統(tǒng)籌和總結(jié)大會中都會提及人事檔案的信息化管理和數(shù)字化進程，然而我國在人事檔案利用和服務(wù)方面的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方面盡管已經(jīng)取得一些較為明顯的進展。但要在全國范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數(shù)字化進程已初現(xiàn)成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務(wù)”項目，這些項目將分類整理的紙質(zhì)檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內(nèi)容相對應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數(shù)字檔案庫”中查詢當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當(dāng)事人或查詢單位開設(shè)證明。

（二）我國人事檔案進行電子化、信息化以及數(shù)字化成為必然方向。隨著我國全國開展得一輪信息化檔案工作使得我國很多地區(qū)人事檔案已經(jīng)實現(xiàn)了電子化，但與檔案研究領(lǐng)域的學(xué)者們的設(shè)想仍有一段顯著地差距，隨著我國人才流動的特征，當(dāng)前很多單位和企業(yè)的人才其實際上過去的歷史行為以及個人信用記錄很難真正被現(xiàn)單位了解，而構(gòu)建起一個“數(shù)字化”的人事檔案將有助與每一個用人單位都能夠及時客觀的了解到當(dāng)事人的公共行為以及誠信記錄。“數(shù)字化”管理也已經(jīng)成為了我國人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。

三、總結(jié)

人事檔案管理數(shù)字化的好處使得用戶進行檔案檢索更加快捷和方便，在當(dāng)今信息化網(wǎng)絡(luò)時代，如何利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)高效的人事檔案目錄公布、開放，同時讓用戶可以借助互聯(lián)網(wǎng)進行交互應(yīng)用已成為檔案管理人員所關(guān)心的最核心的問題。而傳統(tǒng)人事檔案運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行日常管理以及提升數(shù)字化應(yīng)用水平和質(zhì)量已成為了大勢所趨。

參考文獻：

[1]王露露.淺議干部人事檔案數(shù)字化工作[J].才智，2012，（21）：350.

篇4

一、高校人事檔案收集工作中存在的問題

1、觀念上，人事檔案在人們心目中一直較為神秘。

檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績。由于歷史原因和習(xí)慣勢力的影響，檔案材料中的個人經(jīng)歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結(jié)論多，內(nèi)容多是套話、官話，言之無物，大同小異；而對個人能力及業(yè)績的現(xiàn)實材料卻不能及時收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊伍的最新素質(zhì)，所以，可利用的價值不大。

2、管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統(tǒng)的管理辦法。

由于各項制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對檔案材料收集重視不夠，產(chǎn)生了有失真材料的出現(xiàn)。同時過去高校人事檔案管理長期處于一種封閉狀態(tài)，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊伍不穩(wěn)定，只是人事檔案長時間沒有收集整理也無人問津。在材料方面，有的認識部門也沒有審查、核實、嚴(yán)格把關(guān)，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現(xiàn)了失實甚至虛假的內(nèi)容，給今后的工作帶來很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機整體，也大大降低了他的使用價值。

3、檔案意識淡漠

由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識淡漠，對檔案工作的重要意義和作用認識不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷發(fā)展對教職工學(xué)歷學(xué)位要求不斷提高，教師外出進修、培訓(xùn)、攻讀學(xué)位、出國留學(xué)的機會不斷增多，在此過程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)生登記表等人事檔案的材料應(yīng)及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象，影響了檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

4、材料缺漏嚴(yán)重

隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發(fā)展，對人才的關(guān)注成為高校求生存求發(fā)展的重心。于是紛紛吸納了許多高學(xué)歷、高職稱的人才，但在日常管理中發(fā)現(xiàn)，引進的這些人當(dāng)中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團）材料，就是差年度考核表、學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)職務(wù)申報表、工資變動表等。究其原因，就是由于近幾年機構(gòu)編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，造成對檔案業(yè)務(wù)知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴(yán)重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機關(guān)、獎勵審批機關(guān)，不知道將材料移送管檔部門，認為應(yīng)由本單位保管；還有的單位甚至對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內(nèi)容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動的方式進行收集，即檔案管理人員坐等相關(guān)職能部門將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。

5、管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于組織人事干部平時工作繁忙少有時間參加專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，造成管理人員業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規(guī)范，存在著不該進而進檔、該進而不進檔，用紙規(guī)格和書寫工具也不夠規(guī)范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達到某種目的，進行改檔或偽造人事檔案等，嚴(yán)重影響了檔案的真實性，給人才的評價與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價值。

二、加強高校人事檔案收集工作的對策

1、加大宣傳力度，增強教職工的檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎(chǔ)性工作，同時也是一項與全體教職工切身利益息息相關(guān)的工作。把人事檔案管好，用好是一項非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強教職工的檔案意識，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對目前教職工檔案意識淡漠的現(xiàn)狀，我們必須進一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進行宣傳，主動把與教職工切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性，同時也可以在校內(nèi)各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩(wěn)定。人事檔案部門定期對他們進行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，責(zé)成他們負責(zé)本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個人前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，以喚起教職工們對檔案工作的意識，讓檔案工作為高校教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。

2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對教職工的考察、考核、學(xué)歷、學(xué)位、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動，檔案未隨著人員流動轉(zhuǎn)移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時：一方面應(yīng)做到內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，在收到從外單位調(diào)入的人員檔案時，要認真清理、核實，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計與外單位聯(lián)系，及時追補和不斷補充新的資料。另一方面，檔案收集工作應(yīng)變被動為主動。被動收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動出擊，把收集工作做得更細、更好，做到主動與校內(nèi)各部門聯(lián)系，收集各種相關(guān)材料，形成人事檔案材料收集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完整。

3、加強人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員自身素質(zhì)

為保證人事檔案工作能夠適應(yīng)高校的快速發(fā)展，就需要建立一支具有高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識。在短時間內(nèi)要提高高校檔案管理人員的素質(zhì)，從各種渠道引進具有檔案管理經(jīng)驗的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強對現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強計算機知識及人事檔案管理系統(tǒng)軟件知識的學(xué)習(xí)與掌握。隨著人事檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員還要加強專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識，又可以適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠為高校的檔案管理與服務(wù)水平的提高提供保證。面對二十一世紀(jì)的檔案工作，為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，必須拓寬知識面，學(xué)習(xí)技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面要繼續(xù)開展崗位培訓(xùn)工作：按照先培訓(xùn)后上崗，先培訓(xùn)后轉(zhuǎn)崗的原則，把培訓(xùn)的著力點放在提高檔案人員工作能力和工作技能上；要把崗位培訓(xùn)工作納入科學(xué)化、制度化和規(guī)范化發(fā)展的軌道。要積極開展檔案人員繼續(xù)教育，繼續(xù)教育是對在職專業(yè)技術(shù)人員的知識、技能進行補充、增新、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對提高專業(yè)技術(shù)人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平有著重要意義。在加強檔案員的政治思想教育和職業(yè)道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”；選配工作有責(zé)任心、事業(yè)心強的人員來充實學(xué)校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓(xùn)，加強檔案工作人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)。一方面學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

4、加大投入，建立檔案信息化建設(shè)的支撐體系。

針對高校檔案管理技術(shù)相對落后的實際,有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以加強檔案管理的技術(shù)裝備。由于高校檔案管理的核心問題是信息資源庫的建設(shè)，首先，信息化建設(shè)要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，實現(xiàn)人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。高效地利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計算機實現(xiàn)信息化管理。三是建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立起以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。

篇5

一、人事檔案管理中所存在的突出問題

人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到完善，而且對于不斷優(yōu)化技術(shù)人才結(jié)構(gòu)等都具有重要的推動作用。當(dāng)前，在檔案管理的具體工作過程中，還存在一些較為突出的問題。主要是：個別單位的工作人員沒有能夠充分認識到人事檔案管理的工作職能，對此沒有產(chǎn)生足夠的重視，對人事檔案管理工作的內(nèi)容過于片面化，誤認為人事檔案管理就是簡單的抄寫以及對檔案的保管；在人事檔案收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價值沒有得到充分發(fā)揮；在人事檔案管理的具體手段上，仍然沿用著以前較為傳統(tǒng)的管理模式，不能隨著社會發(fā)展需要而進行不斷創(chuàng)新；在一些單位當(dāng)中員工對基本的電腦知識以及日常的檔案管理軟件等專業(yè)技能都不具備，在查找檔案時還是沿用傳統(tǒng)的人工查找的方法，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的效率和工作水平。

二、和諧管理理論的具體內(nèi)容

在我們通常熟知的管理學(xué)理論當(dāng)中，其中一項非常重要的內(nèi)容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內(nèi)部組成的各個部分內(nèi)容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態(tài)，從而最終實現(xiàn)整體性的功能。對于人事檔案管理單位來說，隨著現(xiàn)代社會激烈競爭壓力的增大，通過一定的和諧管理理論手段，并不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會貫通在自己工作當(dāng)中，使人力資源在管理能力和服務(wù)水平上得到較快發(fā)展和提升，對于有效解決突出問題、構(gòu)建和諧勞動關(guān)系具有重要的促進作用。具體來講，和諧管理理論的內(nèi)容主要體現(xiàn)在兩個方面：

首先，所謂和諧管理，需要將各個要素進行不斷優(yōu)化升級，才能夠促進整體和諧的充分實現(xiàn)。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關(guān)理論知識，對其進行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準(zhǔn)備。在和諧理論管理中，其所謂的系統(tǒng)輸出，簡單來講就是在一定條件下，在還沒有對原先的自身精神狀態(tài)進行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務(wù)狀態(tài)表現(xiàn)出來的過程。

其次，在和諧管理理論知識構(gòu)成中，其具體內(nèi)容包含的利益價值，實際上是一種精神內(nèi)在體現(xiàn)和效果的外在表現(xiàn)。人事檔案管理單位在其具體的工作職責(zé)中，對其單位的組成成員進行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質(zhì)手段和相關(guān)的生存手段提供給員工使用，與此同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現(xiàn)其自身價值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對其精神境界的提高也起到一定的促進作用。

三、人事檔案管理中和諧管理理論的應(yīng)用

在日常的檔案管理工作中，通過對管理學(xué)中和諧管理理論的以及其所存在的問題等進行綜合分析后可以看出，為了在一定條件下發(fā)揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以對和諧管理理論的重視和應(yīng)用。

（1）進一步提高人事檔案工作的科學(xué)化水平。在日常的管理工作中，提高對人事檔案管理機構(gòu)工作的要求，并不斷完善人事管理機構(gòu)的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過程中，做到合理和準(zhǔn)確，并將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理的日常工作中來，對人事檔案管理機構(gòu)組織進行有效保障，降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開展。通過這種途徑可以有效的將外界準(zhǔn)確及有效的信息提供給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，從而幫助他們較好的開展人事任免工作和獎懲措施。

（2）進一步加大人事檔案管理中的信息化進程，在具體的實施過程中要充分運用和諧理論知識，在工作過程中可以構(gòu)建電子檔案的數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮人在主觀能動性上的先天優(yōu)勢，在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人事檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計算機硬件的影響較大。因此，在日常工作管理當(dāng)中，要不斷的合理的運用電子計算機技術(shù)，從而在具體的工作中能夠和現(xiàn)代化辦公設(shè)備相協(xié)調(diào)。通過運用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層對員工做出正確的決策和分析。

（3）在日常工作中，要不斷的加強在人事管理中的程序交接流程的規(guī)范，在人事檔案管理的交接過程中，具體內(nèi)容需要更加的嚴(yán)謹(jǐn)，自身也存在著一種巨大的責(zé)任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴(yán)格按照相關(guān)程序來進行，從而更好地實現(xiàn)檔案的完美交接。

（4）在和諧管理理論的推動下，要不斷的加強人事檔案管理的日常保存工作。在人事檔案管理的保存工作中，需要將其具體的原則內(nèi)容充分貫徹進來。保存工作中=要根據(jù)單位的實際情況來進行分析，從而做到與其相關(guān)管理制度和規(guī)范制定的合理性和準(zhǔn)確性。通過以往的實踐我們就能看出，通過科學(xué)準(zhǔn)確的人事檔案管理保存工作，對單位職工以及領(lǐng)導(dǎo)能夠起到重要的監(jiān)督作用，從而引導(dǎo)他們更好地開展人事檔案管理日常工作，更好地發(fā)揮好人力資源的優(yōu)勢。