高校數(shù)字化管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L格的5篇高校數(shù)字化管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

首先，我國各個高校已經(jīng)逐步實施圖書館的數(shù)字化管理，逐步建立起了圖書館的信息化處理工程。數(shù)字化圖書館就是包括歷史文獻在內(nèi)的，具有較高文獻價值的文本、圖像、影音、軟件等數(shù)據(jù)信息。對于高校圖書館數(shù)字化信息進行收集的過程中，要對其進行加工、保存以及進一步研究。其次，我國高校圖書館數(shù)字化管理主要通過互聯(lián)網(wǎng)實施。所以，我國高校是為讀者提供現(xiàn)代信息服務的圖書館，其主要是在社會信息的基礎上構(gòu)成的具有信息資源管理、存儲和傳輸?shù)然竟δ埽诠芾碇星度胴S富的超容量及多種媒體介質(zhì)的數(shù)字化信息資源，并通過網(wǎng)絡為信息需求者提供高效、快捷的數(shù)字化信息服務，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。再次，我國高校圖書館正在建立較為完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)。我國高校圖書館的數(shù)字化發(fā)展步伐遠遠落后于歐美發(fā)達國家，可以說，起步較晚。但是在建設過程之中，依托我國日趨完善的高校教育與信息技術(shù)的發(fā)展，其發(fā)展速度較快，發(fā)展水平也較高，不少圖書館基本上已經(jīng)實現(xiàn)了管理功能從傳統(tǒng)手動操作到現(xiàn)在的計算機控制管理。圖書館的自動化發(fā)展，為其向數(shù)字化管理發(fā)展奠定了良好的基礎。

二、我國高校圖書館的數(shù)字化管理問題

首先，在我國高校圖書館的建設過程之中，發(fā)展理念主要是從西方借鑒過來的，所以在發(fā)展中完全依賴于西方發(fā)達國家的發(fā)展模式，無論是其中的發(fā)展理念，還是發(fā)展過程、發(fā)展模式等方面都是以西方國家基本形式相適應的，所以這種發(fā)展理念，導致我國高校圖書館數(shù)字化管理的方式較為僵化，不能完全適合自身的發(fā)展。其次，在信息數(shù)字化的過程，發(fā)展較為緩慢，我國的各個高校在發(fā)展過程中，十分注意自身的各項基礎設施建設，但是由于在發(fā)展中缺乏對于圖書館數(shù)字化的基本關注，導致該項建設發(fā)展相對緩慢也相對滯后，這種數(shù)字化資源遠遠不能滿足為我國高校大學生以及科研工作者提供文獻支撐的力度。再次，由于我國高校的網(wǎng)絡建設以及其信息資源每一個高校有各自的特點，但是缺乏統(tǒng)一的標準，導致各個高校之間不能進行借鑒學習，阻礙了其發(fā)展之中的共同提高。

三、我國高校圖書館的數(shù)字化管理建議

篇2

關鍵詞：高校；圖書館；數(shù)字化模式；建設意見

高校圖書館中收藏了很多圖書，為學生提供圖書閱覽服務。隨著時代的發(fā)展，高校圖書資源底只管理提上日程。

一、高校圖書資源數(shù)字化管理的意義

高校圖書館為學生提供諸多資源，學生可以在這個地方進行交流，答疑解惑、分享成果等。現(xiàn)在生活節(jié)奏加快，人們對資源的需求量大，精確度要求也較高，因此，對圖書資源的要求較為高。現(xiàn)在，高校學生在獲取資源時一般選擇在圖書館里面檢索資料，因此，圖書資源數(shù)字化管理必須不斷完善。為了滿足學生的需求，圖書資源數(shù)字化進程要加快，圖書館還要尊重學生的需求，提高服務水平。此外，網(wǎng)絡資源更新速度快，為了能夠跟上時代的需求，為學生提供更加豐富的資源，高校圖書資源數(shù)字化管理必須不斷發(fā)展和完善。

二、高校圖書資源數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

圖書館作為信息聚集地，其資源豐富，人流量大。圖書資源數(shù)字化管理主要是在計算機上管理大量的數(shù)據(jù)。但是，調(diào)查顯示，部分高校圖書館還沒有做到圖書資源數(shù)字化管理，有的高校圖書館還是以傳統(tǒng)的方式（藏書）進行管理，致使很多珍貴的資料流失。傳統(tǒng)的圖書資源管理方式是以紙質(zhì)資源為知識載體，學生到圖書館借閱資料需要進行登記，人工檢查圖書借閱卡，而且對借閱者的借閱權(quán)限及借閱天數(shù)等采用人工計算、手抄的方式來進行。這就導致學生還書的時候程序煩瑣，數(shù)據(jù)復雜，容易出錯，去圖書館借閱書籍的積極性被嚴重打擊。高校圖書館沒有完善的信息管理系統(tǒng)，不利于學生的借書和尋找相關圖書資源，也阻礙了圖書資源數(shù)字化管理進程。

三、實現(xiàn)圖書館資料數(shù)字化管理的途徑

1.建立圖書資料信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)和資源共享。高校圖書資源數(shù)字化信息管理主要依靠計算機技術(shù)、信息技術(shù)，這些技術(shù)為圖書資源數(shù)字化管理打下堅實的基礎。現(xiàn)在，很多圖書以電子檔或者掃描件的形式在網(wǎng)絡空間被分享，圖書館建立圖書信息資源網(wǎng)絡系統(tǒng)，還可以與其他圖書館或者出版社進行合作，引進更多資源，實現(xiàn)資源共享。

2.通過建立標準化數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)圖書資料的數(shù)字化管理。圖書資源數(shù)字化后需要存儲在一個標準化的數(shù)據(jù)庫中，建立數(shù)據(jù)庫的途徑有以下幾種：一是分析高校自身需求，在學校各項規(guī)范的基礎上建立完善的資料數(shù)據(jù)庫，可以與其他圖書館進行合作，分享資源，實現(xiàn)圖書資源數(shù)字化管理。二是將圖書館的書籍按照學生的專業(yè)和內(nèi)容范疇進行分類，并安排在指定區(qū)域，然后在計算機上建立檢索鏈接，使學生能夠在最短的時間內(nèi)找到需要的資料。三是為了更新圖書館資源需要借助圖書數(shù)據(jù)庫，將新的知識和科研成果保存到數(shù)據(jù)庫中，運用網(wǎng)絡將資源進行整合。經(jīng)過這樣一系列的操作過程，數(shù)據(jù)庫里面的資源量會不斷增加和更新。

3.增加資金投入，提高管理設備的質(zhì)量。高校圖書資源數(shù)字化管理過程離不開設備支持。建立數(shù)據(jù)庫對計算機設備質(zhì)量和系統(tǒng)內(nèi)部構(gòu)造要求較高，只有引進高質(zhì)量的設備才能夠?qū)D書資源數(shù)字化管理的優(yōu)勢顯現(xiàn)出來。新型設備能夠提高數(shù)據(jù)信息的安全系數(shù)與數(shù)據(jù)分享速度，在后期數(shù)據(jù)系統(tǒng)維護上能夠減輕技術(shù)人員的難度和數(shù)據(jù)損失量。此外，新型設備內(nèi)部防盜措施和計算器的防攻擊能力較強，防范不法操作及黑客、網(wǎng)絡病毒的攻擊，提高網(wǎng)絡環(huán)境的安全性。圖書館建設也要根據(jù)其所處地域的經(jīng)濟發(fā)展情況，在圖書館管理中引進網(wǎng)絡技術(shù)，增加資金投入，合理規(guī)劃圖書館發(fā)展，避免出現(xiàn)資金浪費的情況。

4.擴大服務范圍，提高圖書館管理者的素質(zhì)。高校圖書館歸根到底還是一個為學生和教師服務的地方，其建設主要圍繞教師和學生進行的。高校圖書資源數(shù)字化管理需要滿足學生方便、快捷的讀書需求，建立網(wǎng)上咨詢平臺，學生遇到無法解決的問題時能在此平臺上進行詢問。學校最主要的活動是教學活動，因此，圖書館的圖書資源大部分是與學生的專業(yè)相關。除此之外，圖書館可以適當?shù)財U大書籍資源的范圍，引進新書后要及時公布在圖書館網(wǎng)絡系統(tǒng)中，使讀者能在第一時間借閱。高校圖書館數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)管理者的操作能力和素質(zhì)不符合要求的，學校應該加強管理者的培訓，提高其服務意識。同時，高校圖書館要積極引進高技術(shù)人才，為學生和教師提供更為專業(yè)、優(yōu)質(zhì)的服務。

四、結(jié)語

圖書館是學生學習和知識交流的場所，也是工作人員補充知識，提高能力的場所。高校圖書館只有不斷與時俱進，在推動數(shù)字化管理的過程中不斷發(fā)展和完善，才能滿足讀者的不同需求。

參考文獻：

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關鍵詞：云計算 高校 數(shù)字化 檔案管理 實現(xiàn)和應用模式

1.高校數(shù)字化檔案管理發(fā)展過程中面臨的主要問題

高校數(shù)字化檔案管理的發(fā)展實踐面臨的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，高校數(shù)字化檔案資源日益增多與資源存儲空間有限和資源異構(gòu)的矛盾。目前，電子檔案資源已經(jīng)成為高校檔案文獻資源的重要組成部分。大量遞增的數(shù)字化檔案信息資源，給高校檔案管理過程中對海量數(shù)據(jù)的存儲帶來了持續(xù)的壓力，不但加重了高校檔案管理中對基礎設施建設的負擔，還使對海量數(shù)據(jù)信息進行可靠訪問這一問題也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。另外，隨著高校數(shù)字化檔案建設的不斷深入，不斷出現(xiàn)大量異構(gòu)的檔案信息資源，包括“信息孤島”、“信息煙囪”等信息資源分散、孤立的狀態(tài)比較嚴重。第二，高校數(shù)字化檔案資源建設與服務之間的矛盾。高校數(shù)字化檔案資源建設總的涉及到兩個方面的內(nèi)容：傳統(tǒng)形態(tài)的檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化以及數(shù)字化檔案的存儲和流通。目前高校數(shù)字化檔案資源建設和管理中重建設而輕服務的現(xiàn)象一定程度的存在。不同用戶在個性化信息檔案需求以及知識服務等方面的要求日益增長，而高校數(shù)字化檔案資源利用效率低下以及服務層次不高的現(xiàn)狀使檔案信息服務與用戶對檔案信息的需求這一矛盾日益加劇，一定程度的制約了高校數(shù)字化檔案建設的發(fā)展。第三，高校數(shù)字化檔案資源利用與檔案資源保護之間的矛盾。檔案資源具有特殊性，面臨著保密和著作權(quán)保護等問題。因此高校數(shù)字化檔案資源管理中，在用戶的權(quán)限設定、數(shù)字化資源加密以及數(shù)字化檔案資源復制制度等方面都面臨許多問題。上述問題必然會對高校數(shù)字化檔案管理中的資源共享、用戶服務以及檔案信息安全等方面帶來不利影響，制約高校數(shù)字檔案資源價值的發(fā)揮與利用。

2.云計算在高校數(shù)字化檔案管理中應用的優(yōu)勢

云計算在高校數(shù)字化檔案管理和應用中有以下優(yōu)勢：第一，云計算能夠提供完善的信息資源服務能力，有利于提高數(shù)字檔案館的管理和服務水平。基于云計算構(gòu)建的數(shù)字化檔案服務平臺能夠有效利用各種數(shù)字化資源，使高校數(shù)字化檔案管理獲得更大程度的資源伸縮度，形成資源集成化。將高校數(shù)字化檔案的信息檢索、數(shù)字參考咨詢等業(yè)務訪問向云端遷移，實現(xiàn)一站式服務，大大的提高數(shù)字檔案館的管理和服務水平，并大大的降低服務成本。第二，云計算能夠提供多樣化和個性化的服務，促進數(shù)字檔案館職能不斷改變，實現(xiàn)以用戶為中心的服務模式，放大高校數(shù)字化檔案館的應用潛，提高數(shù)字檔案館的信息服務效率。第三，云計算有利于降低數(shù)字檔案館的工作成本，提供安全可靠的資源存儲能力。云計算對信息資源實施集中存儲的策略，檔案資源存儲于由“云”提供的由數(shù)量眾多的服務器組成的數(shù)據(jù)存儲中心，由數(shù)據(jù)中心對數(shù)字化檔案資源進行統(tǒng)一管理、資源分配、均衡負載和控制安全等等，能夠有效解決數(shù)字化檔案資源的存儲問題，還提供了低成本和高安全性的數(shù)字化檔案利用策略[1]。

3.基于云計算的高校數(shù)字化檔案管理的主要實現(xiàn)和應用模式

云計算概念的提出給高校數(shù)字化檔案管理帶來了新的信息服務與管理模式。以下嘗試從三個方面論述云計算環(huán)境下高校數(shù)字化檔案管理的主要實現(xiàn)和應用模式。

3.1基于云計算的高校數(shù)字化檔案資源整合框架

云計算環(huán)境下的高校數(shù)字化檔案資源整合的出發(fā)點就是實現(xiàn)資源的有效共享。因此，在云計算背景下，高校數(shù)字化檔案館的構(gòu)建就是要為用戶提供靈活的部署和應用服務方式，對來自不同服務平臺和系統(tǒng)的服務進行整合，提供開放的API接口，實現(xiàn)統(tǒng)一的認證服務[2]。從邏輯結(jié)構(gòu)上看，把云計算環(huán)境下的高校數(shù)字化檔案資源整合框架分為四層，包括基礎設施層、資源層、平臺層、應用和服務層。

3.2基于云計算的高校數(shù)字化檔案用戶的業(yè)務實現(xiàn)機制

針對高校數(shù)字化檔案的業(yè)務特點，云計算環(huán)境下高校數(shù)字化檔案用戶的業(yè)務實現(xiàn)機制可以采用“云+端”的形式。可描述如下：“云”端由分布的網(wǎng)絡、計算、存儲等基礎設施構(gòu)成，幾乎所有的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)和應用都可存儲在“云”里。云端作為服務端存在，對外提供接口供客戶端調(diào)用。包括PC、手機、PDA等統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)終端，數(shù)據(jù)終端只需要擁有瀏覽器和操作系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡接入“云”，經(jīng)驗證授權(quán)后，即可使用云中的檔案資源。

3.3基于云計算的高校數(shù)字化檔案資源的虛擬存儲機制

大量數(shù)字化檔案資源，給數(shù)字檔案館的存儲帶來了巨大的壓力。云存儲可以將各種物理存儲單元通過軟、硬件技術(shù)轉(zhuǎn)化成為一個邏輯的虛擬存儲單元，并共同對外提供數(shù)據(jù)存儲和業(yè)務訪問功能。在高校數(shù)字化檔案館的應用中，采用典型的網(wǎng)絡虛擬存儲作為云存儲的具體實現(xiàn)[3]。

4.結(jié)束語

高校應充分利用云計算提供的強大資源整合能力來提高高校數(shù)字檔案管理的整體業(yè)務能力和服務水平，論文的研究對于高校數(shù)字檔案館的資源建設、管理模式、應用服務方式等方面都具有一定的積極意義。

參考文獻：

[1] 胡亞南.云計算在檔案信息資源管理中的應用初探[J].蘭臺世界，2011，3月下

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關鍵詞：高校檔案管理；數(shù)字化；解決策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

文章編號：1009—0118（2012）10—0187—01

針對高校檔案管理數(shù)字化進程中存在的障礙和問題，必須研究對策，加以解決，否則就會因電子文件難以管理而阻礙辦公自動化的進一步擴展和深化，電子文件也會因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失。因此，在實施檔案數(shù)字化管理過程中，必須注意把握好以下幾個環(huán)節(jié)：

一、健全高校數(shù)字平臺，構(gòu)建和諧共享環(huán)境

檔案數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)工程，具體包括總體設計、軟件開發(fā)、檔案整理、系統(tǒng)管理、光盤備份等。高校檔案要想實現(xiàn)數(shù)字化，首先必須投資開發(fā)一整套與高校相適應的檔案管理軟件，配備構(gòu)建這個數(shù)字平臺所需要的硬件設施。由于高校日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應采用雙服務器、高速掃描儀集中掃描、光盤等雙備份解決方案。使檔案文件能及時、準確歸檔，保護磁介質(zhì)為載體的檔案的安全，延長其壽命。同時，為了提高利用率，還應設置適當?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作目標管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理、高校分類管理等，從而在機制上提高高校信息共享能力。此外，信息網(wǎng)絡系統(tǒng)也要達到以下二個方面的要求：

（一）系統(tǒng)應具有高可靠性

信息系統(tǒng)一定要具有穩(wěn)定性、可靠性，給電子資料提供一個安全的存儲環(huán)境。因此所采用的磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應完全是冗余設計（如陣列控制器、后端2條光纖環(huán)路、電源、風扇、鏈路控制器、雙口光纖硬盤等），不存在單點故障，確保整套系統(tǒng)的安全運行。磁盤陣列可采用不同的RAID保護級別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統(tǒng)應用的連續(xù)性。系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性要求很高，可根據(jù)用戶的需要，完成數(shù)據(jù)的隔離或共享。可通過增加應用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統(tǒng)的安全性。

（二）系統(tǒng)應具有良好的性能

要使用正規(guī)的檔案管理軟件，能夠跟隨網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。系統(tǒng)采用全光纖磁盤陣列產(chǎn)品，保證系統(tǒng)的高性能。系統(tǒng)升級不必停機，可在線升級。系統(tǒng)具有良好的開放性，各高校之間能夠互聯(lián)。系統(tǒng)支持多種主機系統(tǒng)及集群系統(tǒng)。

二、搭建溝通橋梁，銜接各領域的信息交流

（一）在辦公自動化系于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)之間建立橋梁

針對高校中辦公自動化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不能充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現(xiàn)與現(xiàn)有的財務系統(tǒng)、辦公自動化（OA）系統(tǒng)、人事管理、教務教學管理等系統(tǒng)的無縫集成。便于收集整理各部門生成的電子文件，更好地建立起高校檔案資料數(shù)據(jù)庫。

（二）在電子文件與紙質(zhì)文件之間搭建“綠色通道”

針對電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和影像方式共存，根據(jù)檔案管理數(shù)字化工作的發(fā)展以及數(shù)字檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規(guī)章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體質(zhì)量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。

對于存儲電子文檔的設備和磁介質(zhì)要派專人負責管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。切實確保電子文件的安全，解除人們的顧慮。

三、建立一支高素質(zhì)、高水平的專職檔案隊伍

實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。檔案數(shù)字化的實現(xiàn)要求管理者具有很強的分析能力，對一些專業(yè)性強的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據(jù)利用者要求提供大量的檔案數(shù)據(jù)信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任，因此有關部門應加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平。

四、提高高校人員的檔案意識

提高高校員工的檔案意識，尤其是高校領導的檔案意識，使他們認識到檔案工作對于高校發(fā)展的重要性，使領導和信息部門能夠重視檔案和檔案的數(shù)字化建設，并積極為檔案的數(shù)字化建設提供所需的資金和技術(shù)的支持。同時，檔案人員要虛心向檔案數(shù)字化建設走在前列的高校學習，樂于交流。汲取人家成功經(jīng)驗，結(jié)合自己高校的實際情況，逐步推進高校檔案數(shù)字化建設。

總之，高校檔案數(shù)字化建設是一個循序漸進的過程，不是一蹴而就的，我們要緊跟時展的腳步，積極學習新的計算機網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)，根據(jù)高校的現(xiàn)實狀況，不斷實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化建設，使檔案管理從保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉(zhuǎn)變。

參考文獻：

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關鍵詞：高校檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢弊端要點

檔案數(shù)字化是指利用計算機等技術(shù)手段將經(jīng)過鑒選、原本存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并加以存儲、保護、檢索利用的系統(tǒng)工程。檔案數(shù)字化管理是利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成了一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，提高了工作效率。

隨著高校體制改革的深入與隊伍交往活動的增加，一方面，使得檔案種類不斷增多，內(nèi)容復雜多樣，檔案數(shù)量急劇上升；另一方面，隨著社會信息化程度的深入，社會對檔案信息的依賴程度也越來越高，更需要提供一些系統(tǒng)、安全的檔案信息服務，這就使得檔案載體類型已經(jīng)不單單是過去的紙質(zhì)檔案，更多的發(fā)展為圖片、音像等多種載體模式。由此可見，檔案數(shù)字化已是信息化時代的必然趨勢。本文就高校檔案數(shù)字化的優(yōu)勢和弊端發(fā)表一下我的看法：

一、高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.有利于提高經(jīng)濟效益

隨著社會經(jīng)濟的日新月異，信息量的博大與政府機關及行政事業(yè)單位辦事效率的低下就顯得格格不入，過去辦公為粗放型模式，這樣便無形中增加了辦公人員及相關費用。為了解決、消除成本大幅上漲等一系列問題，數(shù)字化管理檔案便突出了其優(yōu)點。傳統(tǒng)檔案信息一般為紙質(zhì)，這樣不方便保存及管理，如今通過數(shù)字化管理檔案使其成為文檔保存于電腦中，不僅節(jié)約了一大筆保管費用，節(jié)省了使用空間，而且管理、搜索起來也異常方便，這也避免了紙張浪費及相關人員配置等問題。

2.有利于提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理應用于高校當中，不僅可為學校辦公人員提供了便利，而且可以時時更新資料并歸檔保存。除此之外，此管理技術(shù)可以方便用戶進行資料查詢、修改等操作，使工作更細化、更簡化，可真正讓用戶隨時掌握網(wǎng)絡信息。不得不說數(shù)字化檔案已經(jīng)實現(xiàn)了信息化、現(xiàn)代化，為國家發(fā)展帶來了重大推動作用。

3.有利于高校各行政部門和系部立卷制度的落實

以往高校檔案管理員對學校各部門的工作并不了解，檔案管理與各部門實際工作之間便產(chǎn)生了差異、不同步，從而導致材料不完整、檔案質(zhì)量存在問題等現(xiàn)象出現(xiàn)。當我校應用數(shù)字化管理之后，數(shù)據(jù)進行網(wǎng)絡化，各部門可以通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳輸至檔案管理室，這樣檔案管理員可以通過網(wǎng)上操作進行檔案數(shù)據(jù)更新及歸檔，為檔案管理等工作提供便利，也從根本上保證了檔案齊全，立卷制度得到落實。

4.有利于提高高校檔案信息全面化

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，以往管理模式主要是對檔案進行分類、分區(qū)域、分時等來進行整理、存檔，這樣只能有利于單一文件查詢和保管，但并不利于數(shù)據(jù)的及時更新和眾多文件查詢。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，通過網(wǎng)上管理信息資源，對各檔案進行分類、存檔并保存于指定硬盤中去并標注。若辦公人員想查詢某一文檔，可以通過檢索等功能來搜索所需文檔及數(shù)據(jù)。若同一時間發(fā)生眾多的事情，可以在文檔分時的情況下再細化。這樣便使辦公人員可以各方面掌握情況并能添加或修改所需數(shù)據(jù)，及時更新資料防止數(shù)據(jù)遺漏。

二、高校檔案數(shù)字化管理的劣勢

在我國檔案數(shù)字化管理應用還沒有幾年，屬于新興管理模式。我校在此方面的應用也只是屬于初級階段，難免應用過程中遇到一些問題，如下：

1.由于病毒等因素導致電子文件保存、歸檔時間有所限制，所以不能長期無限制保存，存在不安全隱患。雖然電子文件具有占用空間小、方便用戶操作以及網(wǎng)絡傳輸速度快等優(yōu)勢，但在安全方面卻存在眾多不確定因素，難以控制，如信息的保密、利用工作等。由于電子文檔可根據(jù)用戶需要進行修改，通過修改，以往的數(shù)據(jù)信息將不再存在，而以修改后的最終信息來進行保存，用戶也無法查詢最初數(shù)據(jù)情況。如果用戶誤操作保存的話將損失重要數(shù)據(jù)及文件資料，對工作也帶來不利因素。

2.數(shù)字化檔案存儲受載體制約性強

數(shù)字化檔案應用，其性能、數(shù)據(jù)傳輸?shù)裙δ芘c所使用的計算機軟硬件有所關聯(lián)。雖然計算機存儲容量很大，但總有“山窮水盡”的時候。不僅如此，現(xiàn)今網(wǎng)絡發(fā)展迅速，技術(shù)先進，計算機軟硬件更新速度比較快，很可能會出現(xiàn)文檔在舊系統(tǒng)下可以正常更新、保存，但在新開發(fā)的系統(tǒng)下卻存在識別問題，不能完整兼容或不能正常讀取。若依舊使用原有系統(tǒng)，可能出現(xiàn)技術(shù)落后，對日后管理操作順利進行帶來了一定影響。雖然每個文件占用空間小，有時只有幾KB，但這些都是各部門、各辦公人員的勞動成果，都花費了人力和物力。這些電子文件跟紙質(zhì)保存有很大區(qū)別，容易受到計算機病毒的侵害或人員誤操作等導致數(shù)據(jù)丟失，這些因素都會給電子文件保存和管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)和威脅。

3.檔案進行雙重保存，加大空間利用及資源浪費

通常文件檔案需經(jīng)過紙質(zhì)、電子文檔的保存，有時為了更加可靠的保存會進行電子文檔備份，雖然文件保存可靠性提高，但是操作多、占用空間大、資源也有所浪費。由于在文件保存過程中，文件通常人手一份，給辦公人員及時更新數(shù)據(jù)提供便利，但無疑加重了工作量和人員量，通過電子文檔的數(shù)據(jù)更新及保存，紙質(zhì)檔案保存也得更新。雖然保存方式不同，但內(nèi)容相同，工作細化的同時便造成了人員及資源的浪費。

4.高校數(shù)字化檔案利用率低，阻礙現(xiàn)代化管理進程

雖然檔案信息管理系統(tǒng)在高校推行多時，高校各部門及人員對此管理系統(tǒng)的認識還不到位，并沒有產(chǎn)生合理利用這一想法和具體操作。辦公人員由于長時間使用以往管理模式和理論，信息數(shù)據(jù)的檢索模式已經(jīng)有所習慣，對這數(shù)字化管理系統(tǒng)了解不深，便會或多或少忽略其優(yōu)勢。人們對于檔案管理認識有所局限性，忽略網(wǎng)絡傳輸?shù)谋憬菁熬W(wǎng)絡資源。長此以往，辦公人員對數(shù)字化檔案認識不足使其利用率降低，計算機網(wǎng)絡功能在工作中的應用也僅限于文字編輯，信息傳輸及打印等小功能，這樣便使數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不能被充分利用，造成了人員及其資源浪費。

三、實施高校檔案數(shù)字化管理需要注意事項

通過本人對高校檔案數(shù)字化管理具體應用中存在的一些問題，我從以下幾個要點發(fā)表一下我的看法：

1.建設好高校系統(tǒng)工程

如何進行信息共享、檔案電子化保存等，是一個重要目標，具體可以下幾方面：

軟件方面：對于軟件開發(fā)方面進行研究，使網(wǎng)絡資源、文檔信息在最新系統(tǒng)下可兼容應用，盡可能使用最新、功能簡單便捷的軟件。硬件方面：對于硬盤存儲容量有所擴充，使其最大程度保存更多文件。包括檔案整理、備份、查詢管理以及安全措施等工作。由于高校辦公人員每天都會更新電子文檔，添加或修改信息，因此該系統(tǒng)應采用雙服務器，同時輔以掃描儀、光盤等。系統(tǒng)建設：可進行查詢系統(tǒng)建設，方便資源利用率及工作效率的提高，并實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享。

2.做好高校數(shù)字化檔案的安全工作

由于電子檔案存在不安全的因素，同時電子檔案還有保存、修改等方面的隱患，應制定相應的管理制度來進一步完善管理系統(tǒng)，如文件歸檔、保密、鑒定等制度，從而使數(shù)字化檔案建設可以在具體應用時安全可靠進行。這些管理制度中最為重要的便是安全管理制度。由于檔案關乎個人信息，有些如工作經(jīng)歷、所獲證書、知識技能等方面信息可以公開，但有些重要私人信息應該進行保密，這樣便對數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全性有所要求，顯的格外重要。安全管理主要包括硬件和軟件兩部分。硬件方面，主要是對所使用設備的壽命及質(zhì)量有所要求，從而提高信息保存時間。除此之外還得安排專門人員進行檔案管理或設備保養(yǎng)、檢修，防止文檔引設備問題而導致丟失。軟件方面，主要是通過文檔密碼加密或設置系統(tǒng)應用權(quán)限，對于重要信息應進行多層結(jié)構(gòu)的通訊、監(jiān)控，這樣便可使文檔更安全，使其數(shù)據(jù)免受非法修改或破壞，真正做到校園數(shù)字化信息的保密性和安全性。

3.組織檔案管理團隊，提高管理水平

由于現(xiàn)今網(wǎng)絡發(fā)展迅速、信息現(xiàn)代快，高校檔案管理模式也發(fā)生改變，從以往的勞動密集型向現(xiàn)今的技術(shù)密集型轉(zhuǎn)化，大大提高了工作效率。這些進步便對管理者要求有所提高，這一方面要求他們有較強分析力，可以對一些較專業(yè)性問題提供建議和操作方法；另一方面則要根據(jù)用戶需求提供大量的數(shù)據(jù)信息。這類崗位需要高素質(zhì)、高技能管理人員才能更好的勝任。所以學校應該加強檔案管理人員的自身培養(yǎng)，使其更多的學習相關管理知識，形成文件保密意識，使管理人員思維發(fā)生轉(zhuǎn)變，跳出原有檔案管理理念，投身于現(xiàn)今數(shù)字化管理理念研究、應用當中。

總而言之，隨著現(xiàn)今網(wǎng)絡發(fā)展的要求，高校數(shù)字化檔案管理已成為必然。不過高校檔案管理數(shù)字化方面認識、應用還有一定不足，需要進一步的研究和解決，逐步實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理的完美應用。

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