企業(yè)文件檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L格的5篇企業(yè)文件檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

建筑文件檔案的管理是行政工作中一個主要部分，為行政工作的決策提供依據(jù)，為企業(yè)未來發(fā)展的方向，提供所需求的資料，為企業(yè)管理者提供正確的數(shù)據(jù)和案例，由此可見檔案管理已是企業(yè)各部門組成的重要一環(huán)。它是一項政策性、機密性、專業(yè)性強的工作，要充分認識檔案管理的重要性，管好文件檔案，能提高企業(yè)的工作質(zhì)量和效率，維護歷史的真實面貌，用制度規(guī)范人、約束人、以制度實施文件檔案管理，認真學習“檔案法”和國家“行政公文處理辦法”有關(guān)規(guī)定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開拓，要求檔案管理者要面對壓力挑戰(zhàn)自我，要不斷學習，提高再學習再提高，進一步提高對文件檔案的認識，提高辦公效率，文件檔案工作是企業(yè)的窗口，需要掌握新的知識理論技術(shù)手段，必須通過組織業(yè)務學習與技術(shù)培訓活動。在實踐中建立健全文件檔案管理新模式，提升自身的專業(yè)素質(zhì)，提升服務水平，我們的文件檔案工作在新形勢下就會出現(xiàn)新特點，就能夠找出一條適合企業(yè)文件檔案管理的新模式。結(jié)合本單位健全一套服務于社會服務與企業(yè)各部門的管理模式，要與時俱進，立足當前服務于未來，使檔案管理在不斷發(fā)展中更加完善。

2文件檔案的實踐經(jīng)驗

企業(yè)文件檔案管理工作經(jīng)過實踐經(jīng)驗，總結(jié)了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經(jīng)不適應現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關(guān)真實的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。我國的文件管理業(yè)經(jīng)歷了一個漫長的發(fā)展過程。社會進入了一個嶄新的發(fā)展時代，國家經(jīng)歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰(zhàn)。科學安排大力倡導開拓創(chuàng)新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結(jié)檔案工作的好經(jīng)驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關(guān)，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經(jīng)濟效益和社會效益更加完美的結(jié)合，突出檔案資源建設(shè)和服務全局的重要性。

3電子文件檔案的管理

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及全球性的網(wǎng)絡(luò)的日益成熟，在計算機中，各行各業(yè)迅速發(fā)展，按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業(yè)文件檔案系統(tǒng)工作效率高，更多的信息實現(xiàn)了共享，數(shù)據(jù)準確、規(guī)范，使企業(yè)工作更加適應時代的需要，市場的需要，在互聯(lián)網(wǎng)時代真實記錄不會因為檔案管理人員疏忽遭受損失，為迎接網(wǎng)絡(luò)的挑戰(zhàn)，應認真研究、扎實學習每一個程序，使企業(yè)歷史記錄在網(wǎng)絡(luò)時代得以延續(xù)，可以保證查全率和查準率，通過網(wǎng)絡(luò)服務這個平臺，全面的了解文件的重點和最新、最快的檔案管理信息。結(jié)合計算機文件的特點，采用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)。高效、快捷的電子檔案信息管理模式，發(fā)展文件檔案的技術(shù)優(yōu)勢，為文件檔案提供優(yōu)質(zhì)、安全存儲空間，為企業(yè)提供準確的文件檔案信息服務。文件檔案對電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理，為信息存儲提供查詢功能，以確保文件的檔案完整與安全，防止文件檔案的流失和病毒的破壞，文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時，增強文件檔案管理、注重完善自我、熱愛本職工作、加強檔案法制意識，共同推進電子文件的網(wǎng)絡(luò)化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案管理工作順利開展，實現(xiàn)信息資源共享。盡快提高學習電子文件歸檔管理的基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，正確地處理各種信息，努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才，盡早擔起電子文件檔案管理工作的重任，做出應有的貢獻。

篇2

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應用計算機技術(shù)階段   

現(xiàn)行文件應用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（mis的建立，什么是mis，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。   

現(xiàn)行文件應用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。   

檔案管理應用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。   

總之，在計算機技術(shù)應用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。   

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術(shù)階段   

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。   

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。   

不管企業(yè)應用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。  

三、電子文件階段   

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國cad應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了cad電子文件應用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。   

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》gb／t17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。   

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術(shù)應用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：   

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應用cims的必然結(jié)果。   

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。   

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。   

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。   

篇3

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；企業(yè)管理；階段

中圖分類號：G27文獻標識碼：A

根據(jù)計算機技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應用計算機技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS?的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術(shù)應用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

3 電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關(guān)于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999?把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術(shù)應用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。

4 結(jié)語

綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運用計算機技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計算機技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。

參考文獻

篇4

對于企業(yè)而言，檔案管理和文件建設(shè)是企業(yè)經(jīng)營管理中的重要內(nèi)容，對企業(yè)經(jīng)營管理產(chǎn)生了重要影響。只有對檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)引起足夠的重視，才能達到提高企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)水平的目的。基于這一認識，在企業(yè)經(jīng)營管理中，應對檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的重要性進行認真分析，并把握檔案管理和文件建設(shè)原則，認真分析企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)存在的問題，并以此為依據(jù)制定具體的應對措施，保證企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)能夠取得實效。

2 企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的重要性

從目前企業(yè)經(jīng)營管理來看，企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)是經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，其重要性主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 企業(yè)檔案的規(guī)范管理為企業(yè)后期的生產(chǎn)經(jīng)營、決策、創(chuàng)新、訴訟提供了重要依據(jù)

在企業(yè)經(jīng)營管理中，有許多重要數(shù)據(jù)和原始憑證需要及時保存，特別是生產(chǎn)數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)等，不但關(guān)系到企業(yè)后期的生產(chǎn)經(jīng)營，同時也為企業(yè)的決策和意外因素導致的財務訴訟以及其他訴訟提供原始材料支撐。從這一點來看，企業(yè)檔案的規(guī)范管理是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，對企業(yè)的整體運營有著直接或間接的影響。只有重視企業(yè)檔案管理工作，才能保證企業(yè)檔案管理取得實效，進而為企業(yè)的經(jīng)營管理提供可靠保障，保證企業(yè)的經(jīng)營管理水平不斷提高。

2.2 記錄了企業(yè)的成長發(fā)展歷程

企業(yè)的檔案資料，是企業(yè)發(fā)展歷史的全面反映，同時也是企業(yè)發(fā)展歷程的集中體現(xiàn)。加強企業(yè)檔案資料的管理，不但能夠使企業(yè)檔案資料管理更加科學規(guī)范，同時還能提高企業(yè)檔案資料管理的實效性，為企業(yè)的經(jīng)營管理提供可靠支持。從這一點來看，鑒于企業(yè)檔案是企業(yè)成長發(fā)展歷史的重要見證，加強并完善企業(yè)檔案管理工作，對企業(yè)經(jīng)營管理而言具有重要意義。同時，依托企業(yè)檔案管理衍生出的企業(yè)文件建設(shè)工作，也對企業(yè)的發(fā)展起到了重要的支持和促進作用。

2.3 企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要載體

從目前企業(yè)檔案中記錄的信息來看，企業(yè)檔案不但包含了企業(yè)經(jīng)營管理過程中的所有信息，同時也包含了企業(yè)經(jīng)營管理中的重要經(jīng)歷和細節(jié)特征。對于企業(yè)來講，檔案已經(jīng)成為了企業(yè)文化的重要載體，通過檔案這一有效手段，企業(yè)的各種信息數(shù)據(jù)得以保留，對企業(yè)的發(fā)展有著直接的影響和促進。同時，企業(yè)檔案的發(fā)展也催生出企業(yè)文件建設(shè)這一概念，在這一理念的指導下，企業(yè)對檔案文件的認識更深一步，對檔案管理和文件建設(shè)的重視程度得到了持續(xù)加強。

3 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)存在的問題

雖然企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)對于企業(yè)發(fā)展而言非常重要，但是受到企業(yè)管理機制、管理手段和管理理念等因素的制約，企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)還存在較多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)，沒有建立起良好的管理機制

通過了解發(fā)現(xiàn)，企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)，雖然得到了一定程度的重視，但是在具體的管理過程中，并沒有建立起良好的管理機制，導致企業(yè)檔案管理工作和企業(yè)文件建設(shè)不能全面有效的開展，最終對企業(yè)的經(jīng)營管理工作產(chǎn)生較大影響。因此，企業(yè)在檔案管理和文件建設(shè)過程中，只有建立起良好的管理機制，才能達到提高檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)水平的目的。

3.2 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)，缺乏強有力的管理手段

在目前企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)中，所采取的管理手段相對陳舊，不但沒有形成對現(xiàn)代化管理手段的全面應用，也沒有在管理手段上進行有效創(chuàng)新，最終導致企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)在整體效果上難以滿足實際需要，制約了企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)的發(fā)展。因此，企業(yè)要想加強檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)效果，就要在管理手段上進行不斷創(chuàng)新，確保管理手段有較強的針對性。

3.3 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)，在管理理念方面需要不斷更新

檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)是企業(yè)經(jīng)營管理過程中的重要內(nèi)容，同時也是關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營管理實效的重要手段，只有在管理理念上進行不斷更新，并及時引入先進的管理理念，才能保證企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)取得積極效果。但是從目前企業(yè)檔案管理與文件建設(shè)理念來看，目前的管理理念相對陳舊，不但談不上創(chuàng)新，能否滿足目前的管理需要都是未知數(shù)。因此，管理理念的更新迫在眉睫。

4 企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的具體措施

基于企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的重要性，在企業(yè)經(jīng)營管理中，應對檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的作用和地位有正確認識，并根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營管理特點和實際需要，制定具體的檔案管理和文件建設(shè)措施，具體應從以下幾個方面入手：

4.1 企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)應建立起良好的管理機制

為了保證企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)能夠取得積極效果，在企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)過程中，應根據(jù)企業(yè)實際建立起具有較強針對性的管理機制，使檔案管理和文件建設(shè)能夠融入企業(yè)經(jīng)營管理過程中。其中檔案分類管理和文件按重要性保管都是先進管理機制的具體體現(xiàn)。因此，企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)應提高其實效性和針對性。

4.2 企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)應采取現(xiàn)代化的管理手段

結(jié)合企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)的實際需要，在具體管理中，應采取現(xiàn)代化的管理手段。例如，在檔案管理中，應建立電子文件數(shù)據(jù)庫，將所有紙質(zhì)文檔掃描轉(zhuǎn)化成電子文檔。同時還要根據(jù)文件形式建立電子文件庫和紙質(zhì)文件庫，使文件建設(shè)能夠滿足企業(yè)的現(xiàn)實需要，達到降低企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)難度的目的，提高檔案管理和文件建設(shè)的整體效果。

4.3 企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)應積極更新管理觀念

鑒于企業(yè)檔案和文件的更新速度較快，在企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)過程中，應建立起動態(tài)管理理念，重視對企業(yè)檔案和文件的動態(tài)化管理，提高企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)水平，最終滿足企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)的實際需要。因此，更新管理理念，并積極建立動態(tài)管理手段，對企業(yè)檔案管理而言具有重要的現(xiàn)實意義和推動作用。

篇5

電力企業(yè)建設(shè)工程中的檔案管理首先要做到職責明確，做到責任落實到個人。電力項目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項目簽訂開始，就應該明確各方各自牽涉到的相關(guān)文檔文件和電子文件。先把責任落實到相關(guān)單位，再從相關(guān)單位落實到具體科室，最后把責任落實到每個人的身上，并持續(xù)追蹤檢驗。進行檔案管理，一個標準化的流程是十分必要的。一套科學、可操作性強、合理、適用的檔案管理辦法會減輕企業(yè)檔案管理的難度，增強檔案查閱、修改等工作的方便性。要對組織領(lǐng)導、職責分工、獎懲機制、崗位培訓等等方面做出系統(tǒng)化、標準化的體制建立。對文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗收等提出具體要求。

2對于檔案管理工作的具體工作及要求

多媒體工具的運用和標準化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進行培訓。

2.1建立學習考核制度

有效提高檔案管理的準確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識，對多媒體工具的熟練運用以及標準化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統(tǒng)的培訓與考核機制。首先，應制定檔案室職員的學習規(guī)劃，請專業(yè)的教師團體對檔案員工進行培訓，或科室內(nèi)部培訓。給科室員工制定詳細的課程表、授課時間、及所學內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學習新知識的機會與時間。其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學習規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進一步激勵職員學習的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習，定期對員工進行考核，并記錄到員工績效。對于學不會和不肯學，以及積極性不高學不好的員工進行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學不會、學不好、不肯學的員工都需要管理人員進一步探索。

2.2提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識

檔案管理對于電力設(shè)施的運行，改建，設(shè)備升級，企業(yè)自身經(jīng)濟效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。對于企業(yè)經(jīng)濟效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實的精神面貌、工作作風等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認識了這一點，電力工程企業(yè)才會真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業(yè)的負責人有效重視。必須在全企業(yè)樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中。提高認識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標準，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設(shè)備廠商，每一個材料供應商。在電力建設(shè)工程開始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細化責任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進度，做到有效管理。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標準化。

2.3如何應對電力施工過程中的不同步

在電力工程進行中，各施工單位的工作進度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負擔。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關(guān)工作，細化到每一工程，做到一工程一驗收。時刻追蹤各項工程的進展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環(huán)節(jié)，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。

3結(jié)語